档案信息检索

《档案信息检索》讲堂录精简版

复习说明

考试重点如档案分类表、主题词表、计算机检索、搜索引擎、检索工具等。步骤、方法、原则之类的简答题。四角号码，15个字/15分。分类法和主题词的应用题。课件为主，教材为辅。

目录

出版物，又称官方出版物。由政府机构出版或编辑，并由其所指定的出版商出版的文献，如报告、公告、国家统计资料、地图、机关指南等。

指不公开出版，通过正规渠道难以获得的有重要价值的文献。如会议文献，学位论文，档案文献等。

工具为用户检索、揭示和传递信息的过程。一般有信息整序和信息检索两部分构成。

门用于各种较为规范的文献和数字化的文献信息存储和检索，并提供信息标引的语言系统。

将表示各种知识领域的类目按照知识分类原理进行系统排

列并以数字、字母等符号作为标志的检索语言，也称分类法。分类检索语言的具体表现形式是分类表。

也成作“叙词”，广义的主题词有时也包括关键词。（是将自然语言中的名词术语经过规范化处理后直接作为文献标志的检索语言，因此又称“主题检索语言”）

处理，具有实际意义的词语。

它是将自然语言中的名词术语经过规范化后直接作为文献标志的

检索语言（词汇），也称“主题检索语言”。（就是以自然语言词汇为基础，以规范化的主题词作为检索标志的文献标引与检索方法。）

字形笔画排列，首字相同者依第二字音序、调序、字形笔画排列，以此类推。非汉字字符起首的主题词，一律排在汉语拼音音序之前。

借助范畴号可以在范畴索引中查询与该主题词同属一类的有关主题词。

其中包括等同关系、属分关系、相关关系等。

列编制而成，与住标间由“范畴号”加以联系。

关系的正式主题词按其本质属性展开显示的一种词族关系。

是在编制档案检索工具时对档案内容和形式及各种特征加以分

析、选择和记录的过程。

过概念转换赋予其规范化的检索语言的过程。其中，赋予著录档案分类号的过程称为分类标引，赋予著录档案主题词的过程称为主题标引。

该问题在同一保存地点（或数据库中）的全部保存数量的百分比来计算。

衡量与关于该问题检出的全部档案数量的百分比来计算。

是对电子文件在形成过程中以及形成后所具有的各种特征

的准确描述和记录。

被计算机一网络系统自动辨别、分解、提取和分析归纳的数据。

特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检出所需的信息，继而再由终端设备显示的过程。

活动中直接形成的。具有清晰、明确含义、被固定在各种载体上的原始记录。

息进行组织排序，形成检索工具或检索系统的过程。一般包括实体整序和内容整序。

合中查出所需信息的过程，也是完成信息传递的过程。

格式是指决定文件外观的相关内容，如字体、颜色、语种、插入符、数字签字、时间等；智能格式是指决定文件形成过程以及管理背景的相关内容，如文本类型、图例、图像、格式、文件各部分内容排列顺序、注释等

性的程序，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低最基本指标，它通过“查全率”和“查准率”反映出来。

①按档案信息形成时间：历史档案信息和现行档案信息。②按档案信息形成属性：公务档案信息和私人档案信息。③按档案信息发挥作用：行政管理档案信息、科技档案信息和专门档案信息。④按新中国成立前后时间：中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案。⑤按档案不同载体划分：纸质档案、缩微档案、视听档案、电子档案等。

四种类型：事实性检索；专题性检索；导向性检索；综合性检索。

①事实性检索——包含数值数据检索和非数值数据检索。数值检索：具有数量性质，并且以数值形式表示的量化信息的检索。非数值数据检索：对事实、概念、思想等信息的检索。

②专题性检索——要求提供专题信息资料，根据特定的研究课题检索所需的文献。

③导向性检索——也称“指引性”检索，向用户指引信息检索的方向，如文献藏所有关专家，服务机构等，如档案馆指南。

④综合性检索——一般包括政策咨询和管理咨询。政策咨询：为国家和地区的战略性发展提供综合研究资料和系统设计方案。管理咨询：为有关部门或机构提供管理信息，协助制定工作方案，提高管理水平。

以上四中检索类型中，事实性检索和专题性检索是档案检索的主体。

不同的检索对象可以采用不同的检索语言，如检索文献实体和检索文献内容，有不同的检索语言。档案信息检索中主要有全宗检索语言、分类检索语言（分类法）和主题检索语言（主题法）专题信息检索、人物检索等。

不同档案检索语言的检索对象不同：全宗检索的主要对象是档案实体；分类法主要按照学科分类和逻辑联系进行档案信息检索；主题法主要针对档案信息的主题内容进行检索；人物检索以人名为检索入口。

可分为案卷级，即含一组案卷；和文件级，即含一组文件。

①案卷级的特点：以案卷为单位著录成条目，数量较少，工作量较小，但不能具体揭示每一份文件的内容和特征，检索效果较差。

②文件级的特点：一份文件著录一个条目，数量大，花费时间多，不易保管（手工）。但存储的信息丰富，能揭示每份文件或几份有关联的文件的内容和形式特征，具有较高的查全率和查准率，是今后计算机存储和检索的主要选择。

①按体例分：目录、索引、指南、文摘、汇编等；②按组成形式分：书本式、卡片式；③按载体形式分：纸质载体、胶片缩微摄影、磁性载体（机读式）；④按功能分：提供检索线索工具、提供档案全文工具；⑤按检索信息深度分：综合介绍型工具、内容查找型工具。

①分类法体系的建立，类目的设置和序列先后都力求做到具有思想性、科学性、逻辑性和实用性，充分反应我国档案的特点，适应档案利用的需要；

②分类法的体系和基本类目的设置，依照我国档案的形成方式，以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系了（图书分类是按照学科属性）

③分类法能够包容各个历史时期、各项社会会动所形成的各类档案，力求保持基本类目的稳定性，既能适用于现有的档案分类需要，又能为今后档案种类的增加和内容的变化留有余地；

④分类法的类目名称和标志符号力求准确、规范、简明、易懂、好记，便于掌握和使用。

⑴选词原则

①力求思想性、科学性和实用性的统一。

②选用的主题词符合汉语的结构特点，词形简炼，概念明确，词义简单。

③选用的主题词能够反映综合性档案馆和机关档案室收藏档案内容的主题

概念，在标引和检索中具有实用价值和一定的使用频率。

⑵选词范围

①时间范围：主要选取20世纪初以来各类档案中出现的词语。

②内容范围：主要选择反映党、政府机关各项管理工作内容的名词。包括：党政公文中经常涉及到的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语，以及反映新事物概念的专用名词。也选取一些专有词或词组，如民族、宗教、知名人士、职务、节日节令、科学名称、文艺作品的泛称（如古典小说、沪剧、农民画等）

（1）维护真实性原则

真实性是档案得以存在和受到保存的基本前提。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后，直至转化成电子档案时与形成时的原始状态应保持一致。对电子文件进行著录时，应充分保证每一个著录项所指向的内容都是文件内容真实反映。

（2）保持完整性原则

电子文件的完整性包括两方面含义：一是文件数量要齐全，即作为记录社会真实活动的，且具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量要齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息等基本构成要素要完整，没有缺损。

（3）可读性原则P71

电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

（4）坚持前端控制原则

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体工作是中端，永久保存或销毁是末端。

⑴研读《中档法》认真研读《中档法》是进行档案分类标引的第一步，所有分类的标引结果都应在《中档法》中找到相对应的类目，因此，标引人员在标引工作开始时，首先应全面系统地研读《中档法》的编制说明、主表、附表，

了解该法的编制目的、适用范围、分类原则，全面熟悉该法的体系结构、标识符号、类目注释的具体内容，辨清各类目上位类、同位类、下位类的关系，理解分类理论在实际应用中的具体体现，深入透彻掌握其使用方法。

⑵分析题名文件和案卷的题名，是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，利用题名进行分类标引是最简单和最常用的方法。还应浏览正文，浏览正文就是通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的正文。重点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题。

⑶分析档案其他内容如立档单位的性质、职能和任务等，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面。

⑷判定类别进行内容分析后，须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些内容应予以标引，能为利用者提供检索途径。然后根据内容性质，到《中档法》中查找其所属的类目。

⑸标引分类号就是用《中档法》中的类号来表达档案内容的标引过程，也就是将判定的类别赋予分类标识。给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、内容多寡、起草意图、利用对象检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。

⑹审校审校是分类标引的最后一道程序，是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，内容判定是否准确、恰当，辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。审校程序分为自校、互校和总校。

1）阅读档案原件，了解主题内容；

2）分析主题，选定主题概念，主题类型可以有多主题和单主题；

3）主题归纳、选定需要解释和表达的主题；

4）查表选词，进行主题概念的转换；

5）校对审查，从思想性、专指性、规范性等方面所选主题词进行审查，保证标引质量。

①检索受理。接受用户提出的档案信息检索要求。

②分析待检档案信息。

1）分析待检档案类型：文献类、事实类、人物检索、机构检索、数据检索和非数据检索；2）分析待检课题的学科性质及相关知识；3）分析待检课题对检索人员的要求（专业性要求）；4）分析待检标志，即那些标志可以作为检索的入口，待检档案已知什么，还需要了解什么，并确定它们之间的关系；

③提炼检索词。即选择检索词。如一般包括分类号、人物、时间、事实、地点、主题词等。可采用直接提取法和间接概括法：1）直接提取法。直接从待检档案信息中选取检索词，如主题词或关键词；2）间接概括法。选用一个能概括待检档案信息主题的词作为检索词。

④制定检索策略。即确定检索原则，确定检索顺序。

1）检索原则：尽可能利用各种检索工具，由简到繁、由易到难、由近到远、由少到多。

2）检索顺序：

▲先查线索性的，后查资料性的；先查目录、

索引类，再查内容概括类。检索工具如文摘、综述、年鉴等；▲先查专科性的，后查综合性的；▲先查常见的，后查罕见的；▲先查本地的，后查外地的。

▲先查概括的，后查专深的；▲先查现代的，

后查历史的；▲先查国内的，后查国外的。

⑤实施检索。根据已确定的检索方案和检索顺序，以提炼出的检索词为目标，借助各种检索工具实行检索文献的过程

⑥对检索结果的处理。一般检索结果有两种:档案信息的线索或档案文献本身。P89

1）检索结果是线索时（非全文检索）

一般是利用目录、索引等检索工具完成的，应完成以下工作：准确登记档案线索的各项标志，一般包括：数据库名、目录名、索引名、全宗名、档案标题、责任者和数据库名等。

2）检出结果是文献本身（载体）时

一般是利用数据库、全文检索、档案汇编、资料性工具书等完成，应著录完成以下几项工作：档案出处（收藏者、档号）、内容摘要、摘录人、摘录时间、档案责任者（形成者）、数据库名和建库时间、主题词、分类号等。

⑦统计当案检索工作的效率指标

检索效率是指在检索工程中，依据用户需求检出结果的全面性和准确性的程序，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低最基本指标，它通过“查全率”和“查准率”反映出来。

一般包括：责任者、全宗名、主题词、关键词、文件标题、摘要、形成时间、序号（发文号、登记号）、文种、目录、档号等。当利用档案数据库进行计算机检索时，以上所有各项统称“检索项”所有检索项都通过档案外形特征和档案内容特征显现出来：

⑴档案外形特征文件或案卷上记载的显而易见的标志和特点，一般包括：责任者（形成者、全宗名）、序号、收发机关、形成时间、密级、保管期限、档号等。其中，责任者途径和序号是常用的方法。

①责任者途径：责任者是指对文献内容负责的个人或团体：机构名、机构负责人名、编者、校点者、注释者、译者等。注意区分：一名多人、一人多名、笔名、室名等别称。主要检索工具：全总目录、机构目录、人名索引、机构名索引等。

②序号途径：根据档案文献的序号特征来查找信息的途径。

档案序号主要包括：期刊号、文件号（发文字号）、文件登记号、标准号等。常用检索工具：号码目录、号码索引。序号方法使用的检索号和检索对象是一一对应的，故多用于对档案实体的检索和查找。

⑵内容特征依据档案信息所描述的内容，涉及的事物所属主题进行检索。

①题名途径：以文献的名称（全宗名、文件标题、文种）为线索查找档案信息。题名途径常用的检索工具有：全总目录、案卷目录、卷内文件目录等。

②分类语言途径：根据文献所属的学科体系来检索信息，从古至今都是常用的检索方法之一。常用检索工具：《档案分类表》。

③主题语言途径：以表达文献主题的内容的主题词及其派生出的关键词为标志的检索信息的途径。主要检索工具：《中国档案主题词表》。

④其他途径：时间途径、地区途径、文摘、资料汇编等。

以全宗为对象，将全宗内全部文件（永久和长期）的内容和形式特征记录在卡片上，按照内容所反映的问题加以系统化而组织成的目录。一般多采用卡片式编制，它是档案馆，特别是机关档案室最常用的一种检索工具。

全宗文件目录设置的著录项一般有：全宗名、文件题名（标题）、责任者（作者）、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、内容摘要、分类号、档号等。

它是以全宗或全宗内的某一部分案卷为对象编制而成的一种检索工具，以案卷为检索单位。一般设有：案卷号、案卷题名、起止时间、保管期限等。

以每一个案卷内的所有文件问对象编制而成的检索目录，据此可以查找到卷内的每一份文件。一般设置的检索项有：案卷名、卷内文件顺序号（件号）、文件标题、责任人、主题词或关键词、分类号、页号等。

是一种揭示档案馆（室）中全宗内重要文件内容和成分的检索工具。一般设有：分类号、主题词、文件题名、责任者、文件形成时间、档号等。

是依据《档案分类表》，将档案馆（室）中全部档案材料按照分类标识进行分门别类形成的特殊检索目录，是档案馆（室）的一种综合性、主导性检索工具，在档案检索体系中占有非常重要的地位。

主要特点是：超越了全宗的界限，系统性强，问题集中，便于按照时间问题检索信息，比较符合人们的检索习惯。

依据《档案主题词表》，按照主题标识编排而成德一种检索工具，一般以卡片的形式编制。其主要特点是：

（1）问题集中：不受全宗、类别、知识门类、学科领域、分类体系的限制，把同一主题的档案材料集中，能向利用者提供某一主题的全部档案材料

（2）内容具体：将每份文件的内容用几个具体的主题词揭示出来，包括比较次要的内容揭示出来，存储的信息将较大，减少漏检率和误检率。

（3）编制灵活：主题卡片按字顺排列，可以随时对主题词进行增补、删除、改动，有利于计算机著录和检索。

（4）使用方便：以规范化的词或词组来揭示文件或案卷的主题，很容易查找。

常用的主题卡片的结构：《档案著录规则》中推荐的主题著录格式；“条目著录格式”（一份文件或一组案卷）如表6-6（P97）；集中著录，将主题词相同的若干份文件或案卷著录在一张卡片上。

按照特定专题（问题），以一定次序编排而成的检索工具。特点：以专门题目为对象，把同一问题的文件条目组织在一起，可以是一个全宗内有关某一专题的档案材料，也可以不受全宗的限制，把全馆（室）有关某一专题的档案集中在一起，具有问题集中、内容全面、针对性强、材料系统、专深等优势。

一般著录项目有：专题名称、类（项、目）、文件题目（标题）、责任者、文件编号、时间、主题词、档号、附注等。

将档案馆（室）所藏档案材料中涉及到的人名及简要情况著录下来，按照人名进行查找的检索工具。著录项目：一般有两部分组成：⑴个人的自然情况：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、文化程度、简历等。⑵指引部分：材料出处的档号、备注等。常用人名检索目录体例：

1）综合性人名卡片目录：以档案馆（室）的若干全宗或全部档案为对象，按单份文件所涉及到的人名进行著录。

2）专题人名卡片目录：以馆（室）藏档案中涉及某一专题的有关人名进行著录。

选定两个以上档案馆的全部或部分馆藏编制而成的目录。其作用：（1）将分散在各地的某种类型的档案材料著录下来，从目录上连成载体，实现资源共享；（2）有利于建立全国和地区性的档案目录中心，实现馆际协作和情报交流；（3）能进一步推动档案著录标准化，为实现档案检索自动化、网络化创造条件。

联合目录的种类：（1）从档案类型上分：明清档案、民国档案、革命历史档案等联合目录；（2）从内容上分：综合性、专题性联合目录；（3）从语种上分：中文、外文等；（4）从地域上分：全国性、地区性联合目录。

编制形式：（1）一馆为主，其余补充。先由收藏该类档案最多的馆编出一套目录，再分送到有关档案馆进行较对补充，最后由牵头的馆汇总。（2）各馆分编，一馆汇总。在统一著录格式和要求的前提下，各馆分编，再由一个馆汇总和较对补充。（3）各馆分编，集中较对。各馆分编，再由档案行政机关或与专业主管机关组织专门力量集中校对和汇总补充。

以文章叙述的方式全面、概要地介绍档案馆保存档案情况的一种工具书。

▲档案馆指南的结构：（1）目录；（2）序言；（3）档案全宗介绍：这是指南的主体部分，也称“全宗指南”，一般分为逐个介绍和综合介绍；（4）馆藏资料概况：对馆藏档案有关的馆藏材料进行介绍（5）附录：一般包括检索工具分册、规章制度、其他辅助工具，如工具书等。

▲全宗介绍的主要内容：以文章叙述的形式介绍某以全宗档案内容和成分及其价值，一般包括：1）立档单位和全宗历史概况。一般包括：全宗名称、存在的时间、工作职责任务、案卷数量等；2）全宗档案内容和成分介绍。一般包括：文件作者（来源、种类）、制成材料、可靠程度、时间和价值等。

▲全宗介绍要分类排列：一般可根据历史时期、全宗性质、机关隶属关系、重要程度等特点安排。新中国时期形成的档案全宗一般采用以下方法排列：1）性质相同的全宗，按时间排列；2）有隶属关系的全宗，先将该类全宗集中，再按先上级后下级排列；3）要区别重要程度的全宗，党政首脑机关和综合性机关在前，一般机构在后；4）按全宗的性质分类别排列，如医院、学校、工厂等。

▲全宗介绍的作用：帮助利用者研究全宗历史；为查找全宗档案提供线索；有利于从全宗的角度研究某个专题；帮助档案工作者掌握全宗档案的构成情况。

按一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆中保存的有关该题目的一种工具书，又称“专题介绍”。编制方法和作用：一般以专题目录为基础介绍某一专题的综合情况，不受全宗的限制，便于利用者从全面的角度了解有关该专题档案的内容。一般由序言、档案材料内容介绍和附录三部分组成，在介绍中一般只列出档案材料涉及的全宗名称和类目，不指出每条材料的具体出处，因此检索功能不如专题卡片目录强。

列出档案中所涉及的人物并指明出处的检索工具。

▲编制方法：将档案内容中涉及的人名摘要出来，按照某种方法加以排列。结构组成：人名和档号。

▲形式：一般采用卡片形式，有简单和详细两种。（1）简单人名索引：人名（字、号、曾用名、别名、笔名、艺名、代号、绰号、尊号、谥号等）材料出处的档号；（2）详细人名索引：一般包括两部分。1）第一部分：人名（同上）、性别、出生年月、死亡日期、民族、职业、工作单位、籍贯、文化程度、职务、政治面貌、简历、档案内容提要等。2）第二部分：指引部分，包括材料出处的档号、备考等。

人名卡片一般按照姓氏笔画、四角号码、汉语拼音字母顺序等方法分类排列。

列出所藏档案的文号，并将文号与档号相对应，是按文号检索档案的检索工具。一般采用表格的编制形式，又称“文号档案对照表”。

作用：对于从文号角度提出的检索要求，只有利用文号索引才能查出。尤其对于发文较多的领导机关、专业主管机关和有关全宗，这种检索工具尤为重要。

编制方法：一般按年度、发文机关分别编制，即将同一年度、同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册。格式有：号码对应试和位置对应试。（具体样式详见P93-94）

▲排检法含义：一种用人工检索语言编排检索工具的方法。编排与检索密不可分，只有进行科学的编排，才能完成检索。

▲排检法三大类：字顺法、类序法和自然顺序法。

字顺法是根据汉字的字形、字音等特征编排工具书条目的方法。根据汉字的形体构造归纳分类，再按照一定顺序编排条目的方法称为形序法；根据汉字字音顺序排检汉字的方法称为音序法。

1．1形序法（三种）

根据汉字的形体构造归纳分类，常用的形序法有三种：部首法、笔画笔形法、号码法。

⑴部首法

根据汉字部首编排和检索汉字的方法，又称为“部首检字法”。部首检字法是一种常用的汉字查字法，广泛应用于工具书编纂、汉字信息处理及其他领域的汉字检索。

▲优点：通过部首将数量庞大的汉字相对集中，符合汉字的结构特点，便于集中查询。

▲缺点：如部首判断不准，笔画数不正确，检索就比较困难。

⑵笔画笔形法

根据汉字的笔画多少和笔形顺序排列和检索的方法，是笔画法和笔形法的结合。

▲笔画法：根据汉字笔画数多少编排和检索汉字的方法，由少到多排列。

▲笔形法：根据汉字的笔画形状(横、竖、撇、点、折)和书写顺序编排检索汉字的方法，又叫“笔顺法”。

▲笔画笔形法的编排顺序：①按照汉字笔画数从少到多排。②笔画数相同的字按起笔到末笔各笔形“横、竖、撇、点、折”顺序排列。③以上各项相同时，按照汉字在国家标准汉字编码字符集中的编码值从小到大排列。

▲难点：检索时要注意数准笔画数，搞清笔形和书写顺序。

⑶四角号码法

四角号码法的基本原理是将汉字的笔形分为10种，分别用。0一9这10个数字表示，每个字按左上、右上、左下、右下(4个号)四角笔形取码，再按号码大小排列汉字。

四角号码笔形代码口诀：

横一竖二三点捺，叉四插五方框六。七角八八九是小，点下一横变零头。