文书档案文件级目录数据库结构与著录细则
平谷区档案馆档案电子目录数据库结构
平谷区档案馆档案电子目录数据库布局一、平谷区档案馆案卷目录数据库布局表：说明：1、档案馆名称：保留档案的档案馆全称。
2、全宗号：档案馆赋予立档单元的代码。
由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。
3、目录号：全宗内案卷目录类此外代号。
由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。
4、案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。
由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。
5、案卷题名：揭示案卷档案的主要内容。
一般应照录原案卷题名；案卷没有题名或案卷题名不克不及揭示案卷主要内容过过于或过于成过于冗长，应从头拟写题名或加以点窜后在录入。
案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。
6、卷内文件起始时间：案卷内档案文件的起始时间。
7、卷内文件终止时间：案卷内档案文件的终止时间。
8、页数：案卷内的总页数。
9、保管期限：案卷所划定的保管期限。
10、开放状态：案卷是否开放，填“是〞或“否〞。
二、平谷区档案馆文书档案文件目录数据库布局表：说明：1、档案馆名称：保留档案的档案馆全称。
2、全宗号：档案馆赋予立档单元的代码。
由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。
3、目录号：全宗内案卷目录类此外代号。
由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。
4、案卷〔盒〕号：案卷目录内每一个案卷的代号，立卷鼎新后著录案卷目录内一个归档盒的代号。
由四位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。
5、页〔件〕号：档案文件的首页号或件号。
由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“0〞。
6、责任者：团体责任者和个人责任者全称。
7、文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。
8、文号：原文件编号。
9、文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如：1973060810、保管期限：案卷所划定的保管期限。
11、开放状态：文件是否开放，填“是〞或“否〞。
12、密级：文件保密程度的等级。
13、备注：其它需要说明的事项，三、平谷区档案馆婚姻登记档案目录数据库布局表：说明：1、档案馆名称：保留档案的档案馆全称。
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为统一、规范我市文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我市各级国家综合档案馆、部门馆、专业馆及应向综合档案馆移交档案的党政机关、社会团体与企业事业单位，其他单位可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的、反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。
文书类电子档案包括数字化的纸质文书档案和原生的文书类电子档案。
本规范规定了按卷、件整理的文书类电子档案的著录项目。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可读性的元数据项，暂不列入本规范之内，按国家有关规定执行。
本规范所称“件”是指档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录要求：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程度，分“必填”、“选填”。
“必填”表示此著录项必须赋值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，无则为空。
数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数值型等。
数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。
三、著录项目本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。
共34项组成，分别为标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。
四、著录项定义与著录格式（一）标识项1.档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
档案数据著录规范.
档案数据著录规范一、数据准备数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提供准确有效档案目录信息的工作。
案卷不符规范要求的应改正，如没有页码的要补编、松散的案卷应重新装订等。
数据准备工作应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ35/Ｔ161－2002）及有关规定，著录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。
二、数据录入（一）文件级目录数据著录要求１、全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。
全宗号用４个字符（半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3，应著录为“0003”。
全宗号的格式是：××××２、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。
（采用按不同保管期限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得重复）。
用３个字符（半角）表示，如：第１２号目录应为012，一个全宗内的目录号不能重复。
３、案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用4个字符（半角）表示。
（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移交进档案馆后由档案馆编制）４、归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著录。
５、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半角）表示，如：102页应著录为0102。
（案卷内文件首页的号码存在重码、跳码的现象，应重编页码）６、文件题名：即文件标题。
（是字符型，不得超过80个汉字，全角状态下著录）（１）原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关于加强档案工作的通知”。
原文有错或漏字的，应照实录入，用“［］”在其后加以说明，如“中共建宁县委关于×××同的任通知”，应录为“中共建宁县委关于×××同［志］的任［职］通知”。
档案目录采集、全文格式标准
档案目录采集、全文格式标准（征求意见稿）一、纸质档案（一）文件级目录数据库结构文件级目录数据库中的数据记录由24个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表。
（二）著录项目细则1、档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号档案馆赋予每个全宗的顺序号4、目录号档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号。
5、年度指文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标识，如：“2003”。
同一卷档案中有跨年度的文件，按立卷时的年度录入，文件的形成时间不变。
6、案卷号一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号7、盒号按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号。
8、卷内顺序号案卷内文件的顺序编号，同一案卷内文件不得有重号、空号。
9、件号按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号。
同一保管期限内文件不得有重号、空号。
10、页（张）号档案在案卷内的起始编号。
案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号。
11、页数按照DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数。
12、数据类型档案保管情况的说明，分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种。
13、缩微号档案缩微制品的编号。
14、电子文档号档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。
推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。
其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/T 13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。
各个部分之间用“-”号连接。
示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT15、题名（1）一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。
著录细则
档案著录细则一、题名---档案馆、档案室必著项目，不可以为空值题名一般由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部门组成，用于揭示文件的内容和成份为查找利用提供线索。
题名包括正题名、副题名、说明题名文字和并列题名。
（一）正题名1.在通常情况下，参照原文著录。
题名中化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均原文招录，不能省略。
如安徽省档案局转发国家档案局关于档案安全问题的通知2.单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”，如建国时期的文件。
自拟题名中一般不加标点符号。
有的题名中包括法规、规章的名称，著录时应加书名号。
会议记录没有题名时，应根据其内容拟写题名，题名中应包括召开会议的组织机构，会议的主要内容，并标明会议记录。
如[ 安徽省人民委员会关于半耕半农专科学校学生学历问题的批复]；[ 中共安徽省委关于印发《安徽省绿化达标奖惩办法》的通知]；[财务局讨论干部任免事项的会议记录 ]3. 单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。
4. 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。
5．需要根据内容另拟题名附后的是以下3种情况：（1）文件题名只有责任者和名称，不标明事由，如《国家档案局令》《安徽省人民代表大会常务委员会公告》需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如国家档案局令[ 国家档案局为颁发《中华人民共和国档案法实施办法》]（2）文件题名中，省略责任者和事由，只标明名称，如《通知》，《布告》需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如通知[ 安徽省文化厅关于召开老干部座谈会的通知]（3）题名含义不清楚，不能全面揭示其内容，又没有副标题可以补充。
需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如：含山县关于执行安徽省委…1998‟25号文件精神的通知[含山县关于执行安徽省委进一步加强农业生产的通知]（二）副题名及说明题名文字副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
平谷区档案馆档案电子目录数据库结构
平谷区档案馆档案电子目录数据库结构一、平谷区档案馆案卷目录数据库结构表：说明：1、档案馆名称：保存档案的档案馆全称。
2、全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。
由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
3、目录号：全宗内案卷目录类别的代号。
由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4、案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。
由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
5、案卷题名：揭示案卷档案的主要内容。
一般应照录原案卷题名；案卷没有题名或案卷题名不能揭示案卷主要内容过过于或过于成过于冗长，应重新拟写题名或加以修改后在录入。
案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。
6、卷内文件起始时间：案卷内档案文件的起始时间。
7、卷内文件终止时间：案卷内档案文件的终止时间。
8、页数：案卷内的总页数。
9、保管期限：案卷所划定的保管期限。
10、开放状态：案卷是否开放，填“是”或“否”。
二、平谷区档案馆文书档案文件目录数据库结构表：说明：1、档案馆名称：保存档案的档案馆全称。
2、全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。
由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
3、目录号：全宗内案卷目录类别的代号。
由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4、案卷（盒）号：案卷目录内每一个案卷的代号，立卷改革后著录案卷目录内一个归档盒的代号。
由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
5、页（件）号：档案文件的首页号或件号。
由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
6、责任者：团体责任者和个人责任者全称。
7、文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。
8、文号：原文件编号。
9、文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如：1973060810、保管期限：案卷所划定的保管期限。
11、开放状态：文件是否开放，填“是”或“否”。
12、密级：文件保密程度的等级。
13、备注：其它需要说明的事项，三、平谷区档案馆婚姻登记档案目录数据库结构表：说明：1、档案馆名称：保存档案的档案馆全称。
DB35 T 161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则
DB35 T 161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则福建省地方标准DB35/T 161-2002文书档名目数据交换格式与著录细则2002-01-25公布2002-03-01实施福建省质量技术监督局公布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案名目数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案名目数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是按照GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准差不多上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级名目数据库的差不多结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与运算机档案名目数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级名目数据库与文件级名目数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采纳GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
文书档案名目数据交换格式与著录细则1 范畴本标准规定了《文书档案名目数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级名目数据库的建库和传递，亦可作为编制有关档案治理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的名目治理系统以及建立其他专门档案名目数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞按照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
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文书档案文件级目录数据库结构与著录细则1 范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。
本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T1988-1989 信息处理信息交换用七位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法（1997年）档案出版社中国档案主题词表（1995年）国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）3 术语和定义DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1 著录项目 items of description揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。
3.2 著录格式 format of description著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.3 数据库 database按照概念结构组成的存储档案内容和形式特征的数据的集合。
3.4 数据字段 data field数据库（3.3）中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。
3.5 字段名 field name标识数据字段（3.4）名称的一组符号。
3.6 字段类型 field type各字段对应内容的数据类型。
本标准涉及4种数据类型：定长字符型、数值型（整型）、文本型、可变长字符型。
3.7 字段长度 field width数据字段（3.4）中可存放数据的最大字节数。
3.8 数据记录data record数据库（3.3）中由若干数据字段（3.4）组成，描述著录条目的数据集合。
3.9 电子文档号 code of electronic records档案馆（室）管理电子文件的一组代码。
3.10 脱机载体编号 code of off-line medium反映归档电子文件的脱机存储载体排列顺序的一组代码。
3.11 题名title又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
3.12 责任者 name of author也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
3.13 文件编号 record number文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
3.14 控制标识 control identifier档案馆对已开放或应控制使用的档案所赋予的标记。
3.15 分类号 classified code依据《中国档案分类法》和DA/T 18 的有关规定标识的类目代码。
3.16 缩微号 code of archival microform档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号。
3.17 载体类型 type of medium档案信息载体物质形态的种类。
3.18载体数量 quantity of medium档案信息载体物质形态的统计数字。
3.19 载体单位 unit of medium档案信息载体物质形态的统计单位。
3.20 载体规格 specification of medium档案信息载体物质形态的尺寸及型号。
4 数据库结构文件级目录数据库中的数据记录，由36个数据字段组成（见表1）表1 文件级目录数据库数据字段一览表5 著录细则5.1 题名5.1.1 正题名5.1.1.1 正题名是档案的主要题名，一般只单份文件文首的题目。
照原文著录。
5.1.1.2 单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
5.1.1.3 单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
5.1.1.4 单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“...”号表示。
5.1.1.5 正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名。
附件题名必要时在附件项中著录。
5.1.1.6 转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。
转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“[ ]”号。
5.1.1.7 来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。
5.1.2 副题名及说明题名文字5.1.2.1 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。
必要时副题名照原文著录在正题名之后。
5.1.2.2 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后。
5.1.2.3 副题名及说明题名文字前加“：”号。
示例：强化目标管理推动机关档案工作发展：章明同志在市直机关档案工作会议上的讲话5.1.3 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名项中，并列题名前加“=”号。
5.2 文件编号5.2.1 文件发文字号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。
年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“[ ]”号内。
顺序号用阿拉伯数字表示。
其余照原文字著录。
5.2.2 科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，医院文件编号据实著录。
5.2.3 文件上有多个文件编号时，一般只著录主办单位的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。
文件编号之间以“；”号分隔。
5.3 责任者5.3.1 责任者为团体责任者和个人责任者两种。
5.3.2 责任者只有一个时，照原文著录。
5.3.3 责任者有多个时，著录列居首位的责任者。
主办单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级主管部门是责任者的必须著录，其余视需要著录。
被省略的责任者用“[等]”表示。
责任者之间以“；”号分隔。
多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“( )”号中，责任者之间以“，”号分隔。
同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“（）”号中，职责或身份之间以“，”号分隔。
5.3.4 机关团体责任者必须著录全称或规范的简称，并保持前后一致。
5.3.5 个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”号，个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相关的职务；外国责任者姓名前应著录易于识别的国名简称，其后著录统一的中文译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写，国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号；少数民族个人责任者在著录时应按民族的署名习惯著录。
5.3.6 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，将其真实名称附后，并加“（）”号。
5.3.7 未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[]”号。
5.3.8 文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“[]”号。
5.3.9 文件责任者有误，应照原文著录，将考证出的真实责任者附后，并加“[]”号。
5.3.10 考证出的责任者根据不足时，在其后加“？”号，一并著录于“[]”号内。
5.4 密级与保管期限5.4.1 密级5.4.1.1 密级分为公开级、限制级、秘密级、机密级、绝密级。
5.4.1.2 密级的标志采用汉字代码，即“公开”、“限制”、“秘密”、“机密”、“绝密”。
5.4.1.3 一般按文件形成时所定密级著录。
对已升、降密级的文件，应著录新的密级；对已解密的文件，应著录“解密”；公开级可不著录。
5.4.2 保密期限据实著录。
5.4.3 保管期限5.4.3.1 保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。
据实著录。
5.4.3.2 保管期限更改的，应著录新的保管期限。
5.5 控制标识控制标识分为开放、控制两种。
确定为开放的档案，著录为“开放”；确定为控制利用的档案，著录为“控制”。
5.6 时间5.6.1 成文时间是指文件形成时间。
一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，学术论文为发表时间等。
5.6.2 考证时间指时间是考证得出的，应在附注中加以说明。
5.6.3 时间表示方法基本格式为CCYYMMDD，用8位阿拉伯数字表示，其中[CCYY]表示一个日历年，[MM]表示日历年内日历月的顺序数，[DD]表示日历月中日历日的顺序数。
时间不详时用数字“0”表示，同时在附注中加以说明。
示例：00000728，即表示年度不详，月、日为7月28日。
5.7 编号5.7.1分类号依据《中国档案分类法》和GB/T 15418等有关规定进行著录，多个分类号之间以“+”号分隔。
5.7.2 档案馆代码依据《编制全国档案馆代码实施细则》所赋予的代码，据实著录。
5.7.3 档号按立卷方式整理的档案，依据DA/T 13的规定进行著录。
按《归档文件整理规则》整理的档案，依据DA/T 22等有关规定著录归档文件编号。
5.7.3.1 全宗号档案馆给定每个全宗的代码。
据实著录。
5.7.3.2 目录号全宗内案卷所属目录的代码。
据实著录。
5.7.3.3 室编卷号档案室编制的案卷顺序号。
据实著录。
5.7.3.4 馆编卷号档案馆编制的案卷顺序号。
据实著录。
5.7.3.5 室编件号按立卷方式整理的档案，依据卷内文件的顺序号著录；按DA/T 22整理的档案，依据分类方案的最低一级类目内的文件排列顺序号著录。
5.7.3.6 馆编件号按进馆要求标注。
5.7.3.7 页号一般著录案卷内每一件文件的首页号，最后一件文件著录起迄页号。