浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式
电子文件命名方式、移交要求及照片档案组卷方法
浙能萧山发电厂天然气热电联产工程竣工档案电子文件命名方式及移交要求一、竣工档案数字化登记备份工作是省档案局和能源集团的要求，也是档案发展的必然趋势。
二、数字化登记备份范围：项目申报文件、设计基础材料、项目管理文件、竣工图、竣工验收文件、竣工资料、声像材料及其它在建设项目中形成的具有长远保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的档案。
三、竣工档案电子文件与纸质档案为一体化项目，谁主管谁负责。
大致如下：1、业主：前期、过程管理、试运行、部分设备资料等2、设计院：初步设计、施工图、竣工图等3、承包单位：工程竣工资料4、监理：监理资料5、重要主设备：生产厂家四、电子化要求1、以光盘、U盘或硬盘介质移交1）光盘名称：移交单位名称命名，如：2）光盘内一个单位工程建一个文件夹，以单位工程命名，如图1：图13）以“主厂房地下结构”单位工程为例说明如下：如果单位工程共四卷，每个文件夹以档案号命，如图2。
图3则为案卷的扫描文件或其它形式的电子文件，卷内电子文件也以档案号命名。
图2 图3图1：共移交4卷，刻成1张光盘。
每卷建立一个文件夹，以档案号命名。
每个文件夹内容见图2，即为扫描后（或其它形式电子化）的文件，根据卷内目录的条目以档案号和序号命名。
4）此文件夹为案卷目录、卷内目录、照片（见图4），照片文件夹内的目录见图5。
“照片说明”见下表：图4 图5浙能萧山发电厂热电联产工程照片档案投档说明照片档案以一个单位工程为一个单元，编写总说明和分说明。
总说明的字数一般不超过100个汉字，说明中要包括揭示照片所反映的全部信息：即照片反映的事由；所拍摄单位工程的时间、地点、位置、发展阶段、摄影者；被摄影的对象的名称或人物姓名、身份；对记录主题具有一定的背景介绍。
分说明的字数一般不超过60个汉字。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
DB12_T118-2018文书档案目录数据库结构与数据交换格式
2018- 11 -0 7 发布
2019-01 -01 实施
天津市市场2/T 118— 2018
目
次
前 言 ..................................................................................... ii i 范 围 ................................................................................... i 2 规 范性引用文件 ........................................................................ 1 3 术 语 和 定 义 .............................................................................1 4 缩 略 语 ................................................................................. 3
浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法—— 浙档发〔2019〕13 号
浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我省党政机关（以下简称“机关”）电子公文归档与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，根据《党政机关电子公文处理工作办法》《电子公文管理暂行办法》《机关档案管理规定》《电子公文归档与电子档案管理规范》和《电子档案移交与接收办法》等规定，结合我省工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于机关非涉密电子公文的归档与电子档案的保管、利用和移交等工作，其他单位可参照本办法执行。
第三条本办法所称电子公文是指以电子数字形式拟制、办理、管理的党政机关公文。
本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。
本办法所称元数据，是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。
第四条电子公文归档与电子档案管理过程中应遵循其形成和利用规律，坚持“统一管理、全程管理、准确规范、便于利用、安全可靠”的原则。
第五条机关应建立电子公文归档与电子档案管理制度，明确职责分工，切实做好电子公文归档与电子档案保管、利用和— 2 —移交等工作。
机关公文办理部门负责电子公文收文、发文办理完毕后的整理归档（以下简称“预归档”）；机关档案部门负责电子档案保管、利用和移交工作，对本单位电子公文系统预归档模块和电子档案管理系统的建设提出要求；机关信息化部门负责为电子公文归档与电子档案管理提供技术支持和保障，根据档案管理需求开发建设电子公文系统预归档和交换模块，做好与电子档案管理系统的技术对接。
第六条各级档案行政管理部门负责本行政区域内机关电子公文归档与电子档案管理工作的监督指导；各级国家综合档案馆负责对本级机关移交的重要电子档案进行接收和备份，并对同级机关电子档案移交进馆工作提供技术指导。
有条件的地方可由国家综合档案馆建设统一的电子公文归档、交换与电子档案管理平台，实现馆室一体化管理。
第二章电子公文归档第七条电子公文归档是电子公文办理的重要组成环节。
机关应根据《党政机关电子公文处理工作办法》及有关档案法律法规、机关档案管理规定，认真履行电子公文归档职责，任何部门和个人不得将应归档电子公文据为己有或拒绝归档。
杭州市国家行政机关电子公文交换格式规范第6部分归档
目次前言 (III)1 范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 电子公文归档流程 (1)4.1 归档的流程模型 (1)5 电子公文归档方式 (1)5.1 逻辑归档 (1)5.2 物理归档 (1)6 电子公文归档的机读目录 (2)7 电子公文归档的组成要素描述 (2)7.1 归档组成要素 (2)7.2 归档组成要素定义 (2)7.2.1 归档 (2)7.2.1.1 文件标识 (5)7.2.1.1.1 分类号 (5)7.2.1.1.2 全宗号 (6)7.2.1.1.3 件号 (6)7.2.1.2 文件背景 (7)7.2.1.2.1 文件形成单位 (11)7.2.1.2.2 文件责任者 (11)7.2.1.2.3 文件形成时间 (11)7.2.1.2.4 接收单位 (11)7.2.1.2.5 接收人 (12)7.2.1.2.6 接收时间 (12)7.2.1.2.7 关联 (12)7.2.1.2.8 文件标题 (12)7.2.1.2.9 主题词 (13)7.2.1.2.10 内容描述 (15)7.2.1.2.11 密级 (15)7.2.1.2.12 用户权限 (16)7.2.1.2.13 保管期限.................................................... 错误！未定义书签。
7.2.1.3 文件存储 (16)7.2.1.3.1 载体 (17)7.2.1.3.2 载体规格 (18)7.2.1.3.3 数据类型 (18)7.2.1.3.4 数据格式 (19)7.2.1.3.5 存储位置 (19)7.2.1.4 应用环境 (19)7.2.1.5 使用日志 (19)7.2.1.6 文件处置 (20)7.2.1.6.1 处置授权机构 (20)7.2.1.6.2 处置责任者 (21)7.2.1.6.3 处置行为 (21)7.2.1.6.4 处置时间 (21)7.2.1.7 扩展要素 (21)7.2.1.7.1 要素名称 (22)8 电子公文的归档格式文档的DTD定义 (22)9 电子公文的归档格式文档的Schema定义 (22)10 电子公文归档的XML示例 (22)附录 A （规范性附录）电子公文的归档格式文档的DTD定义 (23)附录 B （规范性附录）电子公文的归档格式文档的Schema定义 (25)附录 C （资料性附录）电子公文归档的XML示例 (30)前言本部分为杭州市标准规范《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范》的第6部分，已经制定的标准有《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第1部分总则》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第2部分公文体》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第3部分显现》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第4部分办理》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第5部分交换》。
《档案交接文据格式》
档案交接文据格式GB/T13968-19921 主题内容与适用范围本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。
本标准适用于档案馆、档案室、机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2 术语档案交接hand-over of archive按照国家规定，档案馆，档案室接收和移交档案的过程。
3 档案交接文据的格式3.1 档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。
档案交接文据应一式二份分别由移效单位和接收单位保存。
3.2 档案交接文据由三部分构成。
3.2.1 第一部分是：确认交接单位或个人的法室身份、交接性质及范围。
3.2.2 第二部分是：交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3 第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3 档案交接文据的规格为297mm×210mm。
（附图略）4 档案交接文据的填写方法4.1 第一部分的填写方法4.1.1 确认交接单位或个人的法定身份一栏应由变、接双方分别填写。
a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。
禁填曾用名称。
b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
c.经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
d.移出和收进日期应当相同。
e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
4.1.2 交接性质栏由交接双方共同填写。
4.1.3 交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆一档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
b.寄存：属体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4.1.4 档案所属年度栏应由档案移出单位填写。
浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知-
浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知浙档发〔2015〕18号各市、县（市、区）档案局，省直各单位：为全面贯彻落实省委十三届四次全会决定和省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，贯彻落实省直单位档案工作会议精神，进一步引导和规范全省数字档案室建设，根据《数字档案室建设指南》《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》等规范要求，现就开展全省数字档案室建设测评工作通知如下：一、工作目标按照省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求，到2020年全省县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室。
积极推进其他单位的数字档案室建设。
二、测评范围全省县直以上机关、国有企事业单位。
对于系统（行业）已与省档案局联合制定系统（行业）数字档案室测评标准的，按其系统（行业）标准执行。
其他单位可参照执行。
三、等级要求分为数字档案室、规范化数字档案室和示范数字档案室三个等级。
1．“数字档案室”应符合以下基本要求：（1）档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责，建立本单位档案信息化管理制度；（2）落实经费，配备必要的档案信息化软硬件设施设备，保证档案信息化工作正常开展；（3）室藏各类档案全部建立电子目录；（4）对室藏档案数字化进行规划，制定实施方案，并按计划开展；（5）档案室配备并使用档案管理软件，能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能；（6）档案室近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐患。
(档案管理)浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换(推荐)格式
浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立浙江省统一的民生档案管理和利用体系，更好地开发档案信息资源，切实提高档案信息资源社会化服务水平，特制定本规范。
1．范围1.1 本规范规定了婚姻、土地承包、山林、房产、移民、知青、国有转制企业职工、户籍、学籍、公证等民生档案基础信息数据交换的格式与要求。
1.2 本规范规定的档案目录数据文件的组织方式是以.dbf为扩展名的数据库文件。
1.3 本规范涉及的各种符号，如“＊”、“#”、“（）”、“；”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。
1.4 本规范适用于浙江省各级综合档案馆涉及民生档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，以及档案管理软件开发中专业档案数据库结构的设计与数据交换。
2．定义除明确规定外，本规范采用的有关定义和解释参照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）和《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕57号）执行。
3．数据库结构与交换格式本规范包括《婚姻档案目录数据库结构及字段一览表》、《土地承包档案目录数据库结构及字段一览表》、《山林档案目录数据库结构及字段一览表》、《房产档案目录数据库结构及字段一览表》、《移民档案目录数据库结构及字段一览表》、《知青档案目录数据库结构及字段一览表》、《国有转制企业职工档案目录文件级数据库结构及字段一览表》、《户籍档案目录数据库结构及字段一览表》、《学籍档案目录数据库结构及字段一览表》、《公证档案目录数据库结构及字段一览表》和《其他民生档案目录数据库通用结构及字段一览表》等11个数据交换格式。
3.1婚姻档案目录数据库结构及字段一览表（见表一）婚姻档案目录数据库结构及字段一览表注：1、根据归档文件采用按卷或按件等整理方法的不同，对全宗号、目录号、案卷号、张页号、年度、保管期限、档案馆编件号等档号组成项目可选择著录；2、对于按户或按人整理的业务档案，一般著录到案卷级即可。
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浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化需要，建立全省统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1、范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于浙江省档案馆、省直单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
2、定义本标准采用下列定义:2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.3 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.4 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.5 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.6 字段名称字段(著录项目)的显示名称。
2.7 字段名数据库中用于字段实际存取的名称。
2.8 字段值字段的取值范围，可以选择输入。
2.9 必须著录项目指省直单位范围的或由省档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。
2.10 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3、数据库结构与著录格式本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》和《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。
《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案电子目录。
3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式3.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1)案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段名字段类型长度字段值全宗号 QZH C 4 必须目录号 MLH C 3 著案卷号 AJH C 6录题名 TM C 254 项责任者 ZRZ C 100 目文件起始时间 WQS C 6文件终止时间 WZS C 6永久、长期、短期保管期限 BGQX C 4卷内文件份数 WJFS N 21、2、3 数据库级别 SJKJB C 1纸质、图像、影像、载体类型 ZTLX C 4声音密级 MJ C 4分类号 FLH C 80 选关键词 GJC C 80 择主题词 ZTC C 80 著载体规格 ZTGG C 15 录项载体数量 ZTSL C 6 目附注 FZ C 40全文标识 QWBS C 2503.1.2 案卷级目录著录格式3.1.2.1 全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、卷内文件份数、数据库级别、载体类型为必须著录项目。
其他著录项目为选择著录项目。
3.1.2.2 全宗号:是档案馆(室)给定每个全宗的代码。
全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
如“J002”表示建国后2号全宗档案。
3.1.2.3 目录号:是全宗内案卷所属目录的代码。
目录号以三位阿拉伯数字标识。
可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
如“003”表示目录号。
3.1.2.4 案卷号:案卷排列的顺序号。
案卷号用三位阿拉伯数字标识。
按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。
如“123”表示案卷号。
若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“()”。
如“123(2)”表示123号卷的第二卷。
3.1.2.5 题名:又称案卷标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。
3.1.2.6 责任者:案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。
如“浙江省交通厅办公室”。
机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”;例2:“浙江省交通厅”。
以上不应简称为“省委”、“省交通厅”等。
3.1.2.7 时间项:指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。
时间项著录到月为止。
时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。
如“198108”表示1981年8月。
文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。
月考证不出，以“0”补之。
考证不出准确年份，可著录大致年份。
如50年代的，起始时间著录为“195001”;终止时间著录为“195912”。
3.1.2.8 保管期限:对档案划定的存留年限。
保管期限一般分为永久、长期、短期三种。
3.1.2.9 卷内文件份数 :用阿拉伯数字表示。
3.1.2.10 数据库级别:此处指系统内围绕某一案卷建立数据库的情况，一般分“1”、“2”、“3”为三级，其中“1”代表只有案卷级条目;“2”代表既有案卷级条目，又有文件级条目;“3”代表案卷级条目、文件级条目、文件全文内容都有。
3.1.2.11 载体类型:档案的载体类型分为纸质档案、图像档案、影像档案和声音档案等。
载体类型据实著录。
3.1.2.12 密级:密级是文件保密程度的等级。
案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。
按GB/T 7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级，名称与代码如下:文献保密等级代码名称汉字代码公开级公开国内级国内内部级内部秘密级秘密机密级机密绝密级绝密著录时应著录汉字代码。
密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。
3.1.2.13 分类号:分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。
案卷内容有多少主题就标引多少分类号。
多个分类号之间用“;”间隔。
3.1.2.14 关键词:是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。
关键词可标引分类号的汉语类名。
多个关键词之间用“;”间隔。
3.1.2.15 主题词:主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。
文件内容有多少主题标引多少主题词。
多个主题词之间用“;”间隔。
3.1.2.16 载体规格:标准的文书档案，如16K，A4纸的文件不著录，其他特殊类型的档案应著录。
规格指档案载体的尺寸及型号。
例1:105mm*148mm;例2:3/4英寸。
3.1.2.17 载体数量:特种载体档案著录，其他档案不著录。
数量用阿拉伯数字表示，单位用档案物质形态的统计单位，如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。
3.1.2.18 附注:附注著录档案中需要解释和补充的事项。
3.1.2.19 全文标识:用于访问全文。
文件正文有电子文件形式的著录，无电子文件形式的不著录。
全文标识的具体著录格式与方法另文规定。
3.2 文件级目录(1)数据库结构与著录格式3.2.1文件级目录(1)数据库结构及字段(见表2)文件级目录(1)数据库结构及字段一览表字段名称字段名字段类型字段长度字段值全宗号 QZH C 4目录号 MLH C 3案卷号 AJH C 6必页(张)号 ZYH C 3须正题名 ZTM C 200 著录责任者 ZRZ C 100项文件形成时间 XCSJ C 10 目文件编号 WJBH C 25永久、长期、短期保管期限 BGQX C 4 纸质、图像、影像、载体类型 ZTLX C 4 声音附件 FJ C 120稿本 GB C 8密级 MJ C 4选 80 分类号 FLH C 择80 关键词 GJC C 著录 80 主题词 ZTC C 项6 载体数量 ZTSL C 目15 载体规格 ZTGG C附注 FZ C 100文件所涉人名 WJSSRM C 250全文标识 QWBS C 2502. 文件级目录(1)著录格式3.2.2.1 全宗号、目录号、案卷号、页(张)号、正题名、责任者、文件形成时间、文件编号、保管期限、载体类型为必须著录项目。
其他著录项目为选择著录项目。
3.2.2.2 全宗号:见3.1.2.2 。
3.2.2.3 目录号:见3.1.2.3 。
3.2.2.4 案卷号:见3.1.2.4 。
3.2.2.5 页(张)号:是案卷内文件每页(张)的顺序号。
页(张)号用三位阿拉伯数字标识。
如“043”表示该卷的第43页(张)号。
3.2.2.6 正题名:文件的文首的题名。
有副题名原文照录于正题名后。
没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
3.2.2.7 责任者:责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
责任者有多个时，责任者之间以“;”号相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“()”号。
机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”;例2:“浙江省交通厅”。
以上不应简称为“省委”、“省交通厅”等。
3.2.2.8 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。
决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。
条约、合同、协议为签署时间。
时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
如“19810824”表示1981年8月24日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录。
月日缺少或不清部分以“0”补之;年缺少或不清，应考证出年份，加“[ ]”号。
考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示，加“[ ]”号。
如五十年代的文件，著录为“[19500000]”。
3.2.2.9 文件编号:文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
文件编号一般照原文著录。
有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。
文件编号的括号原文可能采用各种符号，本标准规定，一律用“[]”著录。
3.2.2.10 保管期限:见3.1.2.8 。
3.2.2.11 载体类型:见3.1.2.11 。
3.2.2.12 附件:附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名。
有多个附件时，应逐一著录各附件题名。
附件过多，题名又具有独立检索意义时，应另行著录条目，但应在附注中加以说明。