第五章 采购与付款控制

采购与验收控制 付款控制
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第一节 采购与付款控制概述
一、采购控制的内容
二、采购控制的目标
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一、采购控制的宗旨及依据
（一）采购与付款的含义
采购是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品 或服务作为自己的资源， 为满足自身需要或保证生产、 经营活动正常开展的一项经营活动。
供应商的选择
1). 供应商的开发 2). 采购认证
建立采购环境的过程，即经过买家认可的、信得过的 采 购资源，它由一些供应商构成。
3). 供应商的衡量：产品好
• （1）企业生产能力强。 • （2）企业技术水平高。 • （3）企业管理水平高。 • （4）企业服务水平高。
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确定最适当的采购数量有以下方法： 1). 经济订购法 2). 固定数量法 3). 批对批法 4). 固定期间法 5). 物料需求计划法
3.采购预算的执行 4.采购预算差异的分析和调整 5.采购预算资金控制
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单位应设立请购制度，依据商品或 劳
务类型，确定归口管理部门，授予相应的 请购权，并明确相关部门或人员的职责权 限及相应的请购程序。
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（一）主要物品或劳务的请购
①生产部门据生产计划或将签发的生产订单提出请购单 ②材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记录的 库存数同生产部门需数量进行比较，当需要的数量超 过库存数时，就应签字同意请购； 注：从事大批量生产且产品生产一直比较稳定的企业，材
此凭单要求付款；
（7）所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档
案中，以待日后付款。 （over）
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附：付款凭单---式样 ：
我国没有付款凭单； 这种付款凭单，与我国内部使用有一种付款单 或会计凭证中的付款凭证都不相同；
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主要内容
一、业务环节
二、职务分离
二、授权批准
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采购与付款业务的基本流程
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一、采购控制的业务环节
（一）购货业务
1请购商品 请购单 4储存商品 3验收入库 2采购 订购单 验收单
（五）资本支出和租赁合同
应特别特权，只允许指定人员提出请购
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二、预算管理
1.预算管理及其重要意义
预算管理是指单位内部通过编制预算、执行预 算、分析预算差异和考核预算来管理单位的经 济活动。
2.编制采购预算
编制采购预算是指根据单位目标确定采购预算 项目、建立预算标准，采用一定的编制方法和 程序，将单位在未来一定时期内应达到的具体 采购目标以数量和货币的形式表现出来。
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第五章 采购控制
控制什么？
1.买什么？ 2.什么时候买？ 3.买多少？ 4.谁负责买？ 5.找谁买？ 6.怎么付款？ 7.记账？ 8.怎么收货？
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Contents
采购与付款控制概述 岗位分工及授权批准 请购与审批控制
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（二）临时性物品或劳务的请购
由物品或劳务使用部门直接提出，请购单一 般应对购需要作出描述，解释其目的和用途。
（三）特殊服务项目的请购
如保险、广告、法律和审计服务，一般由企业最高负责人 审批
（四 ）经常性服务项目
期刊杂志、保安等，由负责资金预算的部门进行审批
员签字批准。
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（相关图见下页）
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（二）签订采购合同
1、采购部门收到请购单后，对已批准的 请购单确定最佳供应来源，对于大额、重 要采购项目，应采用竞价方式来确定供应
OVER
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（四）储存已验收的商品
1、商品的保管与采购职责应分离，以减
少未经授权的采购和盗用商品的风险； 2、存放商品的仓储区应相对独立，限制
无关人员进出。
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（五）编制付款凭单
记录采购交易前，会计部门的应付账款管 理人员应编制付款凭单，编制时应检查：
（五）订单控制
1）预先对每份订单进行连续编号；
2）在购货订单向供应商发出前，必须由专人检查该订单
是否得到授权人的签字，是否经采购部门负责人批准 ，以及是否有请购单作为支持凭证，以确保购货订单 的有效性； 3）由专人复查购货订单的编制过程和内容；
4 ）购货订单应一式多联，一联交请购部门；一联交验收 和仓储部门。
付款是指单位采购过程中的款项支付的行为
采购业务内部控制的宗旨是规范采购行为，防范采购
过程中的差错与舞弊行为，提高采购活动的经济效率
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二、采购控制的目标
购进的货物与生产、销售的要求相一致
资金支付后获得相应的货物或劳务
保证
应付款项的真实和合理以及授权支付 合理揭示采购业务中所享受的折扣和 折让 应付负债的合理记录
三、审批控制
对采购应实行严格、规范的审批。
对于超预算和预算外的采购项目，应明确审批权限。
在单位所有采购中，申请必须先由领用部门主管签字批
准。
采购部门应当负责检查采购申请书上的申请项目是否属 于该主管职权范围内的，即该主管有权审核、批准的项目。 超过限额的大宗采购，必须由单位管理层集体决策、
审批后，再交采购部门执行。
料保管部门也可以在库存材料达到再订货点时直接提出采
购请求。 后页续
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③请购单经材料部门主管签字后送交采购部门； ④采购人员审查采购单上的请求是否合理，并根据 市场行情进行采购所需资金的估算，签署同意采 购的意见后交给负责资金预算的管理人员进行审 批。 ⑤预算管理人员认为该请购符合经营目标并在指定 的资金预算范围之内，签字后可交采购部门办理 订货手续。 ⑥采购部门应将处理过的请购单归档管理
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（三）采购方式确定
1）一般物品或劳务采用订单式或合同式采购；
2）小额、零星物品或劳务采用直接购买方式。
（四）供应商选择
根据供应商的信誉、供货能力等情况，采取由采购、
使用等部门共同参与的比质比价的程序，并按规定的授权 批准程序确定供应商。
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采购发票 5编制付款凭单
凭证账簿 付款凭单
（二）付款业务 1、实际支付负债；2、记录货币资金支出
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（一）请购商品
1、企业生产计划部门根据顾客订单或对销售预测和存 货需求的分析来决定生产授权，签发预先连续编号 的生产通知单和材料需求报告； 2、仓库（或需求部门）根据材料需求和库存情况，填制 请购单，报采购部门； 3、每张请购单应经过对这类支出负预算责任的主管人
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（六）偿付款项（参见货币资金内部控制设计 ）
票结算时，编制和签署支票的有关控制包括： （1）独立检查已签发的支票总额与所处理的该批 付款凭单的总额的一致性； （2）应由被授权的会计部门的人员负责签署支票 （3）被授权签署支票的人员应确定每张支票都附 有一张经适当批准的未付款凭单，还应确定支 票收款人姓名和金额与凭单内容的一致性；（ 后页续）
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二、货物验收制度
货物的验收应由独立于请购、采购和会计 部门的人员来承担，其责任是检验收到的 货物的数量和质量。货物验收制度一般应 包括以下内容：
1.待收货 2.收货 3.货物待验 4.超交处理 5.短交处理 6.急用品收货
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（二）采购时间控制
包括：请购单的呈送审核、处理订单、供应厂商制造备货 、运输交货、验收入库等时间组成。 控制采购时间的目的： ①防止提前采购物品或劳务，从而导致物品积压，影 响 单位资金周转； ②防止单位生产经营与业务活动因物品或劳务未及时 到 达而“停工待料”，影响生产经营活动的正常进行。
（三）验收商品
1、验收部门收到有效采购合同后，应对供 应商发运的商品进行验收； 2、验收后，验收部门对已收货的每张订购 单（合同）编制一式多联、预先连续编 号的验收单 作为验收和检验商品的依 据；
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3、验收人员将货品送交仓库或其他请购部门 时，应取得经过 签字 的收据，或要求其 在验收单的副联上签收，以建立其对所采 购的资产应负的保管责任，验收人员还应 将其中一联验收单送交会计部门。
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（七）记录现金、银行存款支出（参见货币资 金内部控制设计）