如何有效的系统演示及用户培训

如何进行有效地系统演示和用户培训2009-9-7一场好的系统演示和汇报或者培训，即是一场有效的技术讲解，也是一场优秀的演讲，亦是一场良好的销售艺术表演，实际也是一个个人能力和魅力的展示过程。

演示的效果直接关系到客户对软件系统的印象，对公司的整体印象，以及对演示者个人的印象。

本篇文章就如何有效进行的系统演示和用户培训话题一、哪些场景1.客户有意向前，需要了解公司相关的系统例如给太原小店用户当时确定之前，需要我们介绍烟台的税收管理员系统。

焦作用户在选择开发公司时做调研专门来北京，看北京债务系统的演示。

2.需求调研完成或者界面原型完成，需要给客户领导汇报；例如烟台项目需要调研完成，给徐局长演示。

3.开发过程中客户来公司了解进展情况，而且其中部分人员之前并不清楚系统。

例如太原杏花岭和山东烟台项目的开发过程中，客户都曾来过公司了解进展情况，并且来的人里面有事先对系统并不了解的人。

4.部署上线以后给客户使用者进行培训例如杏花岭用户给全局各科室、各级别用户200余人培训；烟台系统给300余人培训。

5.上线以后，给领导演示介绍系统例如杏花岭上线后，给唐局演示。

6.有客户的上级领导视察，演示介绍系统比如杏花岭系统上线后，省局市局的领导来视察，同时听系统演示汇报。

二、各种场景中讲解的不同侧重点上述不同的场景，也即不同的听众，以及他们不同的关注点，直接决定了我们所采取的不同的演示方式，以及不同的演示内容。

演示方式通常演示方式不同包括：采取PPT演示还是系统模型演示，亦或是实际的运行系统演示，或者是几种的结合。

这几种方式各有优缺点。

1）PPT：可以按照自己演示的意图事先编制内容，那么这样的内容就能突出重点，很灵活，需要什么内容就事先准备什么内容。

但是对具体的系统没有一个直接的视觉效果。

2）系统模型：听者对软件系统会有直观的感受，一目了然。

但是也有缺点，首先不能很好体现业务流程和设计思路，不能突出重点。

这就需要演示人员更好的口头表达来弥补。

另外有些流程性的功能，不能象正式的系统那样演示出各用户间流转的效果。

3）实际运行系统：基本相当于系统模型，但因为有实际的数据支撑，那么进行功能演示的时候就能更好的解释功能。

但缺点是需要事先进行数据准备，防止没有数据降低演示效果。

通常为了达到演示的效果，需要将上述几种方式结合进行，互相配合，让客户即能理解思路，又能看到实际运行效果。

演示内容演示内容的不同，主要包括进行效果演示还是功能演示，或者操作培训。

1）效果演示：主要是交代清楚涉及的业务、对该项业务系统的解决方案，整体思路等等，让客户明白，解决的什么问题，怎么解决的，了解系统有解决这部分问题的功能就行了，至于具体的功能是什么并不需要知道。

一般可以通过流程图、用户图2）功能演示：听者不光要知道你能解决某个问题，还要知道你是怎么解决的，这个解决的方式是不是够简单方便，符不符合他们的要求等等，这时候就不光要介绍解决的思路，还是演示清楚我们具体的功能是什么。

3）操作培训：对具体的功能如何使用进行说明，让听者能够学会操作这个系统。

前面也说了，具体采用什么样的演示方式，用那一种演示内容，完全是根据听众的不同以及他们关注点不同而定。

通常，做售前演示，比如给潜在客户演示我们的系统，可以采取PPT结合模型，进行效果演示为主，结合部分功能演示。

给客户上级领导演示，则采取实际系统或者模型，进行效果演示，交代清楚系统解决的业务问题，简要的说一下系统设计的思路，包括一些业务流程等。

重点强调会给实际工作带来的好处，比如某个统计功能很好，里面想要的结果都能快速统计出来；某个预警已经帮助用户找到了一些以前管理上的漏洞等等，让领导切实的体会到系统的好处。

给用户进行培训，则主要是操作培训，但操作培训不等于只讲如何操作，还要让用户理解这个功能的背景，同时要根据参加培训的用户关注系统中哪些功能，分侧重来讲，对他不涉及不到的功能即可一笔带过。

介绍功能的时候一定要能体现出对用户来说操作最少，做简单，忌讲的时候顺序不对逻辑不清，给用户造成系统操作过于复杂的印象，这种印象一旦形成，可能会带来很坏的影响，并且很难消除。

注意：演示内容的准备上注意取舍得当、长短适宜。

取舍得当，就是根据听者不同，准备的内容不完全一样，同一个系统的演示，可能给不同的人演示时，哪些功能需要讲哪些不需要讲就要根据客户的不同有一个判断。

长短适宜，是指，在讲解我们的系统时，对我们的系统的优势和劣势用什么方式表达，怎样表达等也要根据实际情况灵活处理，有时需要扬长避短，有时候还要适宜的点一下不足，主要都是围绕一个目的，让客户对这个系统感兴趣，认为确实不错，能解决他们实际问题。

三、一般步骤演示前：1.分析本次演示的目的和听众群体以便确定采取的方式，演示的内容，以及中间注意的细节。

2.编制演示/培训大纲，准备演示材料做好充分准备，事先可以自己模拟演示一次，确保到时候想要的资料临时找不到。

3.准备好演示环境。

不管是电脑是投影仪，还是演示的会场，不管是在客户处还是在公司，都要事先把硬件、线路调好，然后在开始前一定要提前到现场做最后的调试，准备好后等待开始。

防止临时出现问题，因为不管原因是什么，责任在谁，受影响的肯定是公司。

演示时：1.调整心情，不要显得太紧张激动，造成语速不协调，有结巴等；要姿态饱满，声音适中。

有精神，有朝气，有信心，给客户一种积极的印象。

2.准备一个好的开场白，做好自我介绍，交代背景以及今天演示的安排，忌一上来直接打开界面开始实质内容的讲解。

3.注意交代清楚各个方面的细节，特别是进行功能介绍时，对一般的听者来说，所有的内容都是陌生的，他们并不像演示者那样很清楚，哪些是重点哪些不是重点，哪些比较简单，哪些比较复杂等，被你省略或者一笔带过的东西都要向听者交代清楚。

4.注意采取“总-分-总”的方式。

开始演示时，要总体介绍一下系统，主要实现了哪些业务，有哪些功能等，然后细化到每个功能的时，首先还是要先总的介绍一下这个功能，然后详细的介绍，最后再做一个小的总结，演示的最后，再对所演示的内容做一个总结。

5.注意语速不要过快，操作动作不要太快，不要着急风风火火，注意阶段性的停顿。

因为虽然你很了解系统，驾轻就熟，但客户之前对系统可能一无所知。

6.避免较多的语气助词，如“恩…”“那个…”7.注意操作时鼠标的移动有规律，有条理，不要随意的无目的移动。

因为客户眼睛盯着你演示，往往就是盯着你鼠标的位置。

8.有效地控制演示节奏，中间过程中往往会有讨论，可能会出现讨论时间过长，内容离主题渐远，这时，演示者要能及时适宜的控制节奏，继续演示内容。

9.听汇报或者看演示的人，集中注意力的时间往往只有前20分钟，之后则会越来越精力不集中。

那么演示者作出一个精彩的开场，吸引其注意力，之后不时的点出其关注的地方，从而不断的吸引其注意力。

10.演示者注意眼、手、口的配合。

口到、手到，相互一致；眼睛同时注意观察听者的表情神态，随时根据观察到的听者的反映调整要说的内容。

注意不要只是鼠标在移动、翻页，而没有伴随口中的交代，因为你可能在查找你想要说的内容，但是听众并不知道，他不知道你在做什么，避免没有解释只有操作的沉默期时间过长。

11.注意听取演示过程中客户提出的问题，对提出的问题做合理的解释和记录。

演示后：对于不同的演示效果，一般客户不会有人直接告诉你这次效果好还是不好，但是往往能从各个侧面分析反映出来。

及时分析总结每一次演示的效果，特别是不足的地方，然后注意在以后的演示中避免，那么你的讲解水平就会越来越高。

对于如何知道效果，可以试探性的问一问客户或者其他听的人，征求他们的意见，也需要自己认真的回顾演示过程，演示当场的客户反应等来自我总结，主要是从下面几个方面总结：1.自己演示/培训时的仪态仪表有没有明显给人不舒服的地方，比如弓腰驼背姿势不雅，声音太小，过多的语气助词等等；有没有不好的习惯，比如无实际目的时鼠标乱点，眼睛没有注释屏幕或者听众等。

2.演讲的内容。

分析了解有没有遗漏的内容，有没有太过明显的错误，有没有哪各地方当时就感觉讲的不好等等。

3.对演示过程中记录的客户当场提出的问题再次进行分析，是否合理，以后如何更好的应对这些提出的问题。

4.另外像售前的演示介绍，完了之后是不是就没有下文了，客户没有再继续深入的了解。

是不是我们在介绍的时候没有把重点、亮点突出来，导致客户认为咱们的东西没什么新意，不符合他们的要求，这样的话因为咱们的一个介绍就把一个机会就丧失了。

5.演示完以后，客户是不是反复的问了很多问题，而这些问题中有相当部分是前面讲解时本应涉及到而被遗漏或者忽略了的。

6.这次培训完后，客户虽然没有评价我们的培训，但之后是不是减少了我们的培训次数，而尽量让他们自己来培训了，这些是因为别的原因还是因为他们觉我我们培训的效果不好。

总结每一次演示，都是为下一次更好的演示做好准备。

四、一些误区1）这个系统我一直参与开发，非常了解，没什么要准备的。

虽然比较清楚整个系统的结构，但是每次演示并不是通篇的把每一个功能介绍一下，演示什么内容，哪些重点强调，那些一笔带过，重点强调的如何演示才能让客户很快的理解等等，都是要提前进行准备的。

2）这些客户我都比较熟悉，随便讲讲就行，讲的不好也没什么关系客户不一定会针对某次做的不好就一定怎样，但这种情况有了积累，不好的印象一旦形成，往往会造成不可挽回的损失。

对我们来说，最保险的就是做好每一次。

给客户形成一个印象就是每件事都非常认真。

3）一定专拣好的说，把我们的系统说的特别完美。

虽然总体思想是扬长避短，但不能太过而显不真实，总体上还是要依据真实，对一些必须要掩饰的则一定要有合理的解释和说明。

一旦你忽悠的水平不够，让客户看出来冲你笑笑，就不仅仅是尴尬了。

4）这个系统我自己都觉得不好，你让我怎么演示和上面相反，对于确实存在较多问题但是仍然需要介绍给客户时，那么演示者就必须要找到合适的方式来使客户对这个系统感兴趣，或者让他觉得虽然有些问题但是都是能解决的，不致影响大局。

总体说来，无论演示也好，培训也好，包括我们平时的内部培训或者主题演讲，这些都是我们平时要做的事情，对于这些事情，一个统一的基本原则就是：认真对待，思想上要重视。

那么在这个基础上再去落实每一项准备工作，每一个细节，同时还要注意经验的积累，那么我们肯定会做好这件事情。

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