董 事 会 会议 文 件 制作 的 标 准(完整版)

董事会会议文件制作的标准(完整版)

-----集团成员企业董事会会议文件制作标准

（完整版）

一、目的与适用范围

（一）为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。

（二）本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

二、董事会文件内容要求

（一）-----集团所属企业董事会会议文件包括但不限于以下文件：

1.会议通知；

2.委托其他董事代为出席的授权委托书；

3.会议签到簿；

4.会议议程；

5.议案及其附件；

6.董事会会议纪要及决议。

（二）会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：

（三）授权委托书（参见附件三）应当载明：

1.委托人和受托人姓名、身份证号码；

2.授权范围，包括受托人是否有权对临时提案

进行表决等；

3.授权时效；

4.委托人签字。

（四）会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

（五）会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

（六）董事会议案包括但不限于以下文件（部分议案文本参见附件六）：

（七）议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。（八）会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、

会议性质；

2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席

的情况，会议列席人员；

3.会议议程；

4.议案汇报人的汇报意见；

5.董事发言要点；

6.每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃

权和反对票的董事姓名；

7.列席监事与列席总经理的意见；

8.其它需要记录的情况。

（九）董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：

1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、

会议性质；

2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席

的情况，会议列席人员；

3.决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和

反对票的董事姓名。

董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。

决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。

董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序（参见附件九）。

（十）纪要与决议的区别

纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

（十一）提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

（十二）签署

于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。

注意事项：

1.文件为数页，须页签。

2.受他人委托代行签字的，应署【受托人名字】

+“代”字样，并附授权委托书。

3.

三、会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下：

四、董事会文件制作与归档要求

（一）####集团对所属企业董事会会议文件制作的基本要求：

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

（二）会议文件页面基本参数设置采用Microsoft Office Word 2003软件默认设置参数：

1.纸张大小：A4；宽度21 cm/高度29.7cm；

2.页面设置：页边距上2.54cm/下2.54cm/ 左

3.17cm/ 右3.17cm；行距1.5倍；

3.装订线：0cm，装订线位置为左侧；

4.方向为纵向；

5.页眉距边距：1.5cm 页脚距边距：

1.75cm；

6.两端对齐，段前0行，段后0行，行距1.5

倍，段落间不空行，段落间距为零，不加任何背景色；

7.字体：宋体。

（三）除“标识”或特殊要求及用途外，文件所有文字一律采用黑色、简体字。

（四）在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下，提案人可以采用相互引证的方

法，对各相关部分的内容进行适当的技术处理，以避免重复和保持文字简洁。

（五）议案正文应以文字说明为主，表格、图片展示为辅。图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的，可做成附件。

（六）附件的制作要求如下：

附件中的图表如规格超出A4纸页面范围的，在装订时，应在不影响阅读的前提下，将其折叠在A4纸页面范围内，以保持会册外观整齐规范；如果附件较多，也可以另行装订成册。装订成册后的附件，其封面可以比照会册封面样式制作，并在封面中央加注“附件”字样。

（七）会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。（八）每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。

（九）企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。方请报送办公室统一管理。（十）公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

五、执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录

附件一

关于召开_______________公司

第_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事：

兹决定召开_______公司第__ _届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下：

一、主持人：

二、召开时间：_____年__ 月____日

三、召开地点：

四、参会人员：[人员名单]

五、列席人员：

（一）监事：[人员名单]

（二）会议记录人员

（三）公司邀请的其他人员

六、拟审议事项：

（一）[议题描述]；

（二）[议题描述]；

（三）[议题描述]；

（四）[议题描述]；

（五）[议题描述]；

（六）[议题描述]；

（七）[议题描述]；

（八）[议题描述]；

（九）[议题描述]；

（十）……

七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。

（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。

（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。

八、联系方式：

姓名：

地址：

电话：

传真：

特此通知，敬请准时出席会议。

_______ ______公司

召集人签名：

_____年___月___日

附：

一、《会议回执》；

二、《授权委托书》。

附件二

回执

_____________有限公司：

关于公司召开第届董事会第次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

签署：

日期：二〇年月日

附注：

一、请用正楷书写中文全名。

二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。

三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。

附件三

授权委托书

兹委托先生/女士（身份证号码：）代表本人，出席公司第届董事会第次会议，并代为行使表决权。

本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。

委托人签名：

委托日期：二〇年月日

附件四

_______________________公司

第___届董事会第___次会议签到簿

_____年___月___日

附件五

会议议程

会议时间：______年____月____日

会议地点：

会议主持：

参会人员：董事会成员

列席人员：

（一）监事：

（二）董事会秘书：

（三）公司邀请的其他人员：

议程及安排：

一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。

二、主持人介绍到会人员，宣布大会开始。

三、主持人宣读董事委派函、监事委派函（如有）。

四、审议《关于的议案》[发言人]

五、审议《关于的议案》[发言人]

六、审议《关于的报告》[发言人]

七、审议……

[发言人]

八、与会董事签署会议决议和会议记要。

附件六

议案______

关于__________的议案

各位董事：

提议，……(希望董事会做出某种行动：听取报告；批准预算、拨款；任免人事、修改章程、委托事项……)。

（概述事由，支持资料或文件作为附件并予以注明）。

以上，请予审议。

附：1、支持资料或文件

二〇年月日议案______

_______年度工作报告及______年经营计划

各位董事：

提议，批准以下年度工作报告及年经营计划。

一、上年度董事会决议执行情况

(针对上一年度企业董事会（包括定期会议和临时会议）作出的重要决议，逐项说明执行情况……)

二、主要经营指标完成情况

（以文字形式简要分析增长或减少的原因……）

三、重大事项报告