第十四章 文书与档案实务

• 标题：东方学院各系关于开学准备、加强 学生思想工作、提高教学质量的报告
文书归档新规则的内容和方法
• 2002年12月6日，国家档案局发布了 《档案文件整理规则》，对归档工 作进行了改革。
文书归档新规则内容
1. 整理单位，以“件”取代“卷” 2. 保管单位，以“案盒”取代“案卷” 3. 分类方式，以 “年度、机构（问题）、 保管期限”取代“六个特征”
• 案卷一：
– 1.市教委关于2003年招生工作的通知； – 4.东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）； – 5.市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
• 标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、
请示、批复 • 案卷二：
– – – – 2.东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 7.东方学院关于调整系主任的通知； 8.东方学院关于做好开学工作的通知；
• 请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案 卷标题
（ 1）市教委关于2003年招生工作的通知； （ 2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； （ 3）东方学院2003年招生工作计划； （ 4）东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）； （ 5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； （ 6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定； （ 7）东方学院关于调整系主任的通知； （ 8）东方学院关于做好开学工作的通知； （ 9）东方学院各系关于开学准备工作的报告； （ 10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； （ 11）东方学院各系关于提高教学质量的报告； （ 12）东方学院2003年度工作总结；
– – 按保管期限分类。保管期限分为短期、长 期、永久三种。 按组织机构分类。按机关内部各部门名称 分类。 按问题分类。按工作性质及内容分类，如 人事类、宣传类、财经类等。
–
新规则下文书归档的方法
• • • 编制分类方案类目 平时归整 系统整理
– – – 确定案盒内文件。 对案盒内文件编号。 填写案盒各项内容。 归档范围 归档时间 归档质量要求
签收、拆封、登记
• 在送来的《文书投递单》或《送文登 记簿》上签字
–需要认真核对和清点，做到四个“查 清”；
• ห้องสมุดไป่ตู้记项目有：
–顺序号、收到日期时间、来文单位、来 文字号、标题、密级、份数、承办单位、 签收、复文号、归入卷号、备注等 。
分送
• 关系全局的指挥性文件或重大问题的请示、报 告，先送办公部门负责人或机关领导审阅或处 理； • 有明确分工的文件，按主管业务的分工范围分 送给有关部门或承办人阅办； • 阅批文件，先填好“公文处理单”，连同文件 一并送批 ； • 便函、请柬、介绍信、广告、启事等不作登记， 直接交具体负责人办理。 • 文件传阅时，应以文秘人员为轴心，进行轮辐 式传阅，
•
移交归档
– – –
第十四章
文书与档案实务
文书的种类
• 私人文书和公务文书
–私人文书是指个人、家庭为自身的需 要而形成使用的文书，包括家谱、房 契、手稿、遗嘱和书信等； –公务文书即公文，是指政府机关、社 会团体、企事业单位从事公务交往活 动的文书。
公文和文件的区别
• 公文是公务文书的总称； • 文件则有两种含义：
公文的行文规则（二）
• 凡请示的公文应当一文一事，只写一个主 送机关。不得在报告中夹带请示事项 • 主送机关与文件名称要互相呼应 • 经批准在报刊上全文发布的法规和规章， 视作正式公文，可不再行文 • 行文必须把握好职权范围和授权范围
收文办理程序
• • • • • • • • 签收、拆封 登记 分送 拟办 批办 承办 催办 注办
立卷类目的编制、平时归卷工作
• 立卷类目
–由类名和条款两部分组成：
• 平时归卷工作
–依照已经编好的立卷类目，将已经处 理完毕的文件，随时按类目上的对应 条款归入卷内。
年终组卷
• 调整立卷 • 卷内文件排列和编号 • 拟写案卷标题
案卷的编目与装订 、案卷归档
• 案卷的编目与装订
–案卷的编目 –案卷的装订与装盒 –案卷排列与编号
公务文书的种类
• 按照2000年《国务院行政机关公文 处理办法》的规定，国务院所规定 的行政公文共有13类14种：
–①命令（令）；②决定；③公告；④ 通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧ 报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿ 函；⒀会议纪要。
公文的格式
• • • • • • • • • 版头 发文字号 印刷顺序号 密级 紧急程度 签发人姓名 公文标题 主送机关 正文 • • • • • • • • • 附件 发文机关 成文日期 机关印章 注释 阅读（发送）范围 主题词 抄送单位 印发说明
文书管理的内容和要求
• 文书数量、质量、时效管理 • 文书的保密管理 • 文书的立卷归档
文书立卷
• 立卷概念
– 将已经办理完毕的、具有一定查考利 用价值的文件材料，按照它们在形成 过程中的联系和一定的规律组成案卷。
立卷归档要求
• 归档范围
– 本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各 种文件材料，均应归档；
• 平行文
– 没有隶属关系的机关、单位之间的行文 – 同级机关之间的行文
公文的行文规则（一）
• 根据本机关的隶属关系和职权范围确定行 文关系 • 行文本着精简原则 • 一般情况下，不得越级行文 • 正确确定主送机关和抄送机关 • 各部门之间未经协商一致，不得各自向下 行文 • 同级机关可以联合行文
• 案卷归档
–案卷目录的编制 –文件检索工具的编制 –归档
档案的利用
（1）设置档案室； （2）提供档案外借； （3）制发各种复制本，实行档案的有偿交流； （4）利用所藏档案对申请者提供核实某种事实 的书面证据。 （5）以档案为依据，对有关问题进行专业性的 解答，提供咨询服务。 （6）将档案目录印制成册，以交流信息； （7）举办档案展览，充分发挥档案的作用。
文书处理的内容
• 发文
–起草、修改、审核、签发到印制、发出
• 收文
–签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、 催办以及答复
• 管理 • 立卷归档
公文的行文方式
• 下行文
– 逐级下行文 – 多级下行文 – 直达基层组织和群众的下行文
• 上行文
– 逐级上行文 – 越级上行文（特殊必要情况下才用）
–指政府机关、社会团体和企事业单位的正 式发文； –另一是指反映职能、政策、技术、活动等 具有保存、查考价值的文字或声像材料，如 工作总结、会议记录、重要活动的录音、录 像、照片等。
档案的含义
• 已经使用过的、已经办理完毕、具 有保存价值的文书，把它们挑选出 来按照一定的规则重新整理、立卷、 编排之后，便称之为档案。
• 标题： 东方学院关于招生工作、系主任调整、
开学工作的会议纪要、决定、通知
• 案卷三：
– 3.东方学院2003年招生工作计划； – 12.东方学院2003年度工作总结；
• 标题：东方学院招生工作计划、年度工作总结 • 案卷四：
– 9.东方学院各系关于开学准备工作的报告； – 10.东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； – 11.东方学院各系关于提高教学质量的报告；
分登用校缮编签核拟 发记印对印号发稿稿
发 文 办 理 程 序
• • • • • • • • •
拟稿、核稿、签发
• 拟稿。是文件承办人根据领导的交 拟或批办意见草拟文稿的过程 。 • 核稿。是指拟稿人员的上级负责人 对初稿的审查和核实。 • 签发。指机关领导人对文稿的最后 审定、签字发出。
编号、缮印、校对
• 归档时间
– 在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档， 特殊文件可根据具体情况适当延长时间；
• 归档要求
–应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表 格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。
公文立卷的方法
• • • • • • 按问题特征立卷 按时间特征立卷 按名称特征立卷 按作者特征立卷 按地区特征立卷 按通讯者特征立卷
• 编号。已经签发的文件，由文秘人员统一 编排发文字号。
• 缮印。对已经签发的文件定稿进行誊 清、复印或排版印制。 • 校对。将文件的誊写稿、打印稿或清 样按定稿核对校正。
用印、登记、分发
• 用印。在完成的文件上加盖机关印章。 • 登记。一切发出的文件，均应进行登 记，主要是为了便于对文件的管理和 查找等。 • 分发。指对准备发出的文件进行分装 和发送。
拟办、批办
• 拟办
–指对来文的处理提出初步意见或建议，供 领导人批办时参考； –可将有关文件（预先标出需要参阅的内容） 或文件的摘要卡片连同公文一并送上；
• 批办。
–指机关领导人对送批的文件如何处理所作 的批示； – 文秘人员根据批示内容，拟定办文程序。
承办、催办、注办
• 承办——机关有关部门或人员按照来文 的要求，或领导批办意见进行具体工作 或办理复文。 • 催办——文秘人员对必须办理答复的文 件，根据承办时限的要求，及时地对文 件承办的情况进行督促和检查。 • 注办——文秘人员在《文件处理单》上 或文尾的下角注明公文办理的结果 。