养老保险档案管理办法
养老机构档案管理制度细则
养老机构档案管理制度细则第一章总则第一条为了加强养老机构档案管理，提高档案管理质量和服务水平，根据《中华人民共和国档案法》、《养老机构管理办法》等法律法规，结合本机构实际情况，制定本细则。
第二条档案管理应遵循集中统一、分类管理、安全保密、便于利用的原则。
第三条档案管理范围包括：老年人基本信息、健康状况、照护服务、财务管理、人力资源、设施设备、安全管理等各项业务档案。
第四条档案管理应实行责任制，明确各级管理人员和档案人员的职责，确保档案的真实性、完整性、准确性和及时性。
第二章档案管理机构与人员第五条养老机构应设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第六条档案管理部门应配备具备相关专业背景和业务能力的人员，负责档案管理工作。
第七条档案管理人员应具备以下条件：（一）遵守国家法律法规，具有良好的职业道德；（二）熟悉档案管理业务，具备一定的档案整理和保管能力；（三）具备较强的责任心和服务意识，能熟练使用档案管理软件。
第三章档案管理流程第八条档案收集（一）各部门应按照档案管理要求，及时收集归档相关资料，确保档案内容的完整性；（二）档案管理部门应定期对各部门归档情况进行检查，确保档案收集工作的落实；（三）对于重要活动、事件，应及时收集相关资料，形成专项档案。
第九条档案整理（一）档案管理部门应按照档案分类和编号规则，对收集的档案进行整理；（二）档案整理应遵循真实性、完整性、准确性和及时性原则；（三）档案管理部门应定期对档案整理情况进行审核，确保档案质量。
第十条档案归档（一）档案管理部门应按照归档要求，对整理好的档案进行归档；（二）归档应填写档案归档目录，明确档案编号、名称、日期、来源等基本信息；（三）归档后的档案应按照分类顺序存放，便于查找和利用。
第十一条档案保管（一）档案管理部门应设立专用档案库房，确保档案的安全保密；（二）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施，保持库房的清洁和温湿度；（三）档案管理部门应定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时报告并采取措施。
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法(试行)-2013年8月19日
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法（试行）2013年8月19日第一条为加强城乡居民社会养老保险（以下简称城乡居保）业务档案管理和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》(人社部、国家档案局第3号令)，结合城乡居保业务经办工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称城乡居保业务档案（以下简称业务档案），系指经办机构在经办城乡居保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、图表、声像、实物、电子文档等不同载体的历史记录。
第三条依法经办城乡居保业务的县级以上社保机构（以下简称经办机构）负责本级城乡居保业务档案管理工作，接受上级业务主管部门和档案行政部门的指导、监督，并指导下级经办机构业务档案管理工作。
第四条经办机构应遵循“谁经办、谁收集、谁整理”的原则，根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序开展收集、整理、立卷、归档等工作，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改。
第五条经办机构应实行档案工作目标管理，将业务档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划，将档案的归档情况纳入单位年度综合考核内容。
第六条经办机构应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条经办机构应按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）要求，设置符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“九防”要求的档案保管专用库房，库房面积应按不小于40㎡（使用面积）/万卷（库房建筑面积最小不少于20㎡）标准设立（库房楼面均布活荷载不应小于5kN/㎡，采用密集架时不应小于12kN/㎡）。
调阅室、办公室、档案库房应按相关要求分开设置。
档案库房应根据需要配备适用档案现代化管理要求的硬件设备和档案管理软件。
档案柜架应符合《档案装具》（DA/T 6-1992）、《直列式档案密集架》（DA/T 7-1992）等要求，能满足未来不少于10年的存放需求。
居民养老档案管理制度
第一章总则第一条为了规范居民养老档案管理，保障老年人合法权益，提高养老服务水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国老年人权益保障法》等法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本地区范围内各级各类养老服务机构、社区、家庭等机构和个人。
第三条居民养老档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）全面、准确、及时、完整；（三）便于查阅，方便服务；（四）分类管理，科学有序。
第二章档案分类与归档第四条居民养老档案分为以下类别：（一）个人基本信息档案；（二）养老服务档案；（三）养老保障档案；（四）养老救助档案；（五）其他相关档案。
第五条居民养老档案归档应当符合以下要求：（一）个人基本信息档案：包括身份证、户口簿、婚姻状况、子女情况、健康状况等证明材料；（二）养老服务档案：包括入住登记表、服务记录、护理记录、费用结算单等；（三）养老保障档案：包括养老保险、医疗保险、社会救助等相关证明材料；（四）养老救助档案：包括救助申请、审批、发放等相关证明材料；（五）其他相关档案：包括政策文件、工作总结、活动记录等。
第六条居民养老档案归档程序：（一）收集：由养老服务机构、社区、家庭等机构和个人按照规定收集相关档案材料；（二）整理：对收集到的档案材料进行分类、编号、编目；（三）归档：将整理好的档案材料按照规定时间、顺序、类别归档；（四）保管：按照档案保管要求，确保档案安全。
第三章档案查阅与利用第七条居民养老档案查阅应当遵循以下原则：（一）依法查阅，保护档案安全；（二）方便查阅，提高服务质量；（三）尊重隐私，保护个人信息。
第八条居民养老档案查阅程序：（一）申请：查阅人填写《居民养老档案查阅申请表》，说明查阅目的、范围和用途；（二）审批：档案管理人员对申请进行审核，符合条件者予以批准；（三）查阅：查阅人按照批准的范围、用途查阅档案；（四）归还：查阅完毕后，及时归还档案。
第九条居民养老档案利用应当遵循以下规定：（一）档案管理人员应当做好查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等；（二）查阅人不得擅自复制、翻印、拍摄、借阅档案；（三）涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅人应当遵守保密规定。
甘肃省城乡居民社会养老保险档案管理办法
甘肃省城乡居民社会养老保险业务档案管理试行办法为加强城乡居民社会养老保险管理，确保城乡居民社会养老保险业务档案真实、完整和安全，充分发挥档案的服务作用。
根据《中华人民共和国档案法》，人力资源和社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案规定（试行）》和人力资源和社会保障部《关于新型农村社会养老保险经办规程》、《关于做好城镇居民社会养老保险经办管理服务工作的通知》，结合我省实际，制定本办法。
第一条本办法规定的城乡居民社会养老保险业务档案，分纸质档案和电子档案。
纸质档案包括业务经办过程中所形成的记录、证据、依据等纸质材料；电子档案包括纸质档案生成的各类业务数据和形像资料等。
第二条省、市州城乡居民社会养老保险机构负责监督、检查、指导、协调辖区内业务档案的管理工作。
县城乡居民社会养老保险经办机构负责业务档案的集中保管。
乡镇、街道人力资源和社会保险服务中心协助县市区城乡居民社会养老保险经办机构做好纸质档案等相关材料的归集上报和电子信息档案录入等基础档案的保管工作。
村、社区应建立参保人员基础信息台账并妥善保存。
第三条城乡居民社会养老保险业务档案实行目标管理，明确分管领导，将业务档案工作纳入单位议事日程、年度工作计划和单位发展规划，设立相应的档案管理部门。
专、兼职档案工作人员，能适应业务档案工作的需要。
档案工作人员需要保持相对稳定，定期参加档案业务学习和业务培训，持证上岗。
第五条城乡居民社会养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房，能够容纳应接受全部城乡居民社会养老保险业务档案。
库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，并配备专用的铁制档案柜或者密集架，必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠。
办公室、库房、查阅室按要求分设，确保档案的安全，并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备，以适应档案现代化管理的要求。
第六条城乡居民社会养老保险业务档案应建立保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理制度，并妥善保管，有序存放，严防毁损，遗失和泄密。
养老保险会计档案管理制度
一、目的与依据为了加强养老保险会计档案的管理，确保会计档案的真实性、完整性、安全性和有效性，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的养老保险会计档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算资料。
三、组织机构及职责1. 养老保险会计档案管理领导小组：负责制定养老保险会计档案管理制度，监督指导档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。
2. 财务部门：负责养老保险会计档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
3. 档案室：负责养老保险会计档案的存放、保护、查阅和保密工作。
四、档案管理要求1. 收集与整理（1）财务部门应按照会计制度的要求，及时、完整地收集养老保险会计档案。
（2）收集的会计档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
（3）整理会计档案时，应按照会计档案的类别、时间顺序进行分类、排列、装订。
2. 归档与保管（1）归档的会计档案应在规定的时间内完成，并填写归档登记表。
（2）会计档案应按照规定的保管期限进行分类存放，确保档案安全。
（3）档案室应定期对会计档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。
3. 查阅与利用（1）查阅会计档案应经档案室批准，并填写查阅登记表。
（2）查阅者应爱护档案，不得擅自复制、涂改、损坏档案。
（3）档案室应按照规定，对查阅者提供档案服务。
4. 销毁与销毁档案（1）销毁会计档案前，应按照规定程序进行鉴定，确认无保存价值。
（2）销毁会计档案时，应采取有效措施，确保档案安全。
五、安全与保密1. 档案室应配备必要的安全设施，确保档案安全。
2. 档案室工作人员应严格执行保密制度，不得泄露档案信息。
3. 对违反档案管理制度的行为，应依法予以查处。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由财务部门负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。
1城乡居民社会养老保险档案管理制度--档案达标验收
目录一、业务档案管理制度 (3)二、业务档案保管制度 (4)三、业务档案工作保密制度 (5)四、业务档案统计制度 (6)五、业务档案鉴定销毁制度 (7)六、业务档案工作分管领导职责 (8)七、专职业务档案人员岗位职责 (9)八、业务档案管理人员工作守则 (10)九、业务档案接收制度 (11)十、业务档案整理制度 (12)十一、业务档案利用制度 (13)十二、业务档案安全保卫制度 (15)十三、业务档案管理巡视检查制度 (16)十四、兼职业务档案员工作职责 (17)十五、档案设施设备使用管理制度 (18)十六、业务档案管理部门工作职责 (19)十七、业务档案借阅制度 (20)十八、业务档案库房管理制度 (21)十九、业务档案内部控制管理制度 (22)二十、档案管理流程图 (23)––1 ––业务档案管理制度1.及时将档案工作纳入本局工作计划, 纳入业务档案管理部门和有关人员的职责范围。
2.立卷工作由各业务部门独立完成, 业务档案管理部门负责对业务经办部门实行业务指导、检查和监督, 努力实现各类业务档案的标准化和规范化。
3.业务档案管理部门对接收的业务档案进行科学的分类、编目、登记、统计和必要的加工整理, 并根据上级规定及时确定利用与交流的范围。
4.建立健全档案验收制度, 在接收城乡居民养老保险业务档案时进行验收, 对不合格的应退回。
5.不断研究和改进业务档案的保护技术, 延长档案的寿命, 对已经破损和字迹褪色的以及圆珠笔书写的重要档案应及时修复或复制。
6、审慎鉴定剔除的业务档案。
对到期剔除的档案必须造具清册, 经业务档案管理部门鉴定并报局分管领导批准, 销毁时要指定监督人, 防止失密。
7、凡是单位或部门撤消或变动以及建筑物、构筑物、设备、仪器等, 转移利用关系时, 其档案要妥善整理, 并经领导批准后––2 ––办理相关手续。
业务档案保管制度1.业务档案保管应贯彻“以防为主、防治结合”的原则, 按照业务档案保管“九防”的要求, 健全业务档案管理工作的必要措施。
养老机构长护险档案管理制度
一、总则为规范养老机构长期护理保险（长护险）档案管理，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理水平，根据国家相关法律法规和行业规范，结合我机构实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本机构内所有长护险参保人员的档案管理。
三、档案管理职责1. 养老机构档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
2. 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
3. 养老机构负责人负责档案管理工作的领导和监督。
四、档案收集1. 档案收集范围：包括参保人员的身份证明、参保登记表、缴费证明、评估结果、护理记录、费用结算单、理赔记录等。
2. 档案收集要求：档案收集应真实、准确、完整，符合国家相关法律法规和行业规范。
五、档案整理1. 档案整理原则：按照档案的生成顺序、类型、保管期限等进行分类、排序、装订。
2. 档案整理方法：采用手工整理和电子档案相结合的方式。
六、档案保管1. 保管场所：档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防虫蛀的专用档案室。
2. 保管期限：根据国家相关法律法规和行业规范，确定档案的保管期限。
3. 保管要求：定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
七、档案利用1. 档案利用原则：遵循真实性、准确性、完整性、保密性原则。
2. 档案利用程序：档案利用者应填写《档案利用申请表》，经批准后方可查阅。
3. 档案利用范围：仅限于长护险参保人员的个人档案、费用结算、理赔等。
八、档案销毁1. 档案销毁原则：遵循国家相关法律法规和行业规范，确保档案的销毁安全、合规。
2. 档案销毁程序：档案销毁前，应经档案管理员、部门负责人和机构负责人审核批准。
3. 档案销毁方法：采用碎纸机、焚烧等方式。
九、监督检查1. 养老机构应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 上级主管部门应对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的落实。
十、附则1. 本制度由养老机构档案管理员负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
养老保险档案管理制度
一、总则为了加强养老保险档案管理，确保养老保险档案的完整、准确、安全，提高养老保险档案管理的规范化、科学化水平，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国社会保险法》等相关法律法规，结合本地区实际情况，特制定本制度。
二、管理原则1. 法规遵循原则：养老保险档案管理必须遵守国家有关档案管理的法律法规，严格执行国家档案管理的各项标准。
2. 完整性原则：养老保险档案必须完整无缺，确保档案的连续性和完整性。
3. 准确性原则：养老保险档案内容必须真实、准确，反映养老保险工作的实际情况。
4. 安全性原则：养老保险档案必须采取有效措施，确保档案的物理安全和信息安全。
5. 规范化原则：养老保险档案管理必须按照规范化、标准化的要求进行。
三、管理机构及职责1. 养老保险档案管理部门：负责养老保险档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
2. 职责：（1）建立健全养老保险档案管理制度，确保档案管理的规范化和科学化。
（2）负责养老保险档案的收集、整理、归档工作。
（3）负责养老保险档案的保管、维护和修复工作。
（4）负责养老保险档案的鉴定和销毁工作。
（5）负责养老保险档案的查询、利用和提供咨询服务。
（6）负责养老保险档案的安全保卫工作。
四、档案收集与整理1. 收集范围：（1）养老保险政策、法规、规章和规范性文件；（2）养老保险参保人员的登记、缴费、待遇发放等业务档案；（3）养老保险经办机构内部管理档案；（4）其他与养老保险工作相关的档案。
2. 整理要求：（1）按照档案分类标准进行分类，确保档案的系统性；（2）对档案进行编号、编目，建立档案目录；（3）档案装订整齐，确保档案的整洁、美观；（4）档案整理过程中，要确保档案的完整性和准确性。
五、档案保管与维护1. 保管要求：（1）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉等条件；（2）档案柜架应整齐排列，便于查找和存放；（3）档案应定期进行消毒、防霉处理；（4）档案应定期进行检查、维护，确保档案的安全和完整。
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养老保险档案管理
办法
陕西省城乡居民社会养老
保险业务档案管理实施办法（试行）
第一章总则
第一条为加强和规范全县城乡居民社会养老保险业务档案管理，维护城乡居民社会养老保险档案真实、完整和安全，进一步发挥档案服务作用，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《规定》）等规定，结合我省城乡居民社会养老保险经办工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于全省各级城乡居民社会养老保险经办机构的业务档案管理工作。
第三条各级城乡居民社会养老保险经办机构（以下简称经办机构），负责本级城乡居民社会养老保险业务档案管理，接受本级行政主管部门领导，在上级业务部门和档案管理行政部门指导下，按照村（社区）收集业务档案，乡镇（街道）负责对业务档案进行整理和审核，县（区）负责指导和保管业务档案模式，明确各级对业务档案管理职责，形成“统一领导、分级负责、集中保存”的管理机制。
第四条本办法所称城乡居民社会养老保险业务档案，是指导经办机构在业务经办过程中，直接形成的具有保存和利用价值的有关城乡居民社会养老保险的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第五条为实现对参保人员“记录一生、服务一生、保障一生”的总体目标，各级经办机构要把业务档案管理列入本单位的整体工作规划和年度目标责任考核范围，按照《规定》要求，落实专职或兼职业务档案管理人员和场地设备，健全档案组织机构，统筹安排并不断推进业务档案管理工作。
第二章档案管理组织机构及检查考核
第六条城乡居民社会养老保险业务档案管理工作实行全省统一领导，分级负责、集中保存的原则。
陕西省社会保障局负责全省城乡居民社会养老保险业务档案管理工作的组织、协调和领导，日常管理指导工作由局综合处负责；市人社部门和经办机构负责业务档案管理工作的领导和组织实施以及对下级经办机构业务档案管理工作指导；县（区）经办机构负责做好业务档案实施和管理工作并指导乡镇、村档案管理工作。
各级经办机构应按照业务档案工作量情况设置档案管理岗位，指定专、兼职人员具体负责本级业务档案管理工作，同时接受档案行政管理部门的业务指导和上级人社部门和经办机构的监督、检查和考评。
第七条档案管理工作人员应当忠于职守，遵纪守法，参加档案业务学习和培训，具备大专以上学历和一定的档案专业理论知识。
第三章城乡居民社会养老保险业务档案的管理内容
第八条各级经办机构根据本单位实际，建立以下业务档案管
理制度，确保各项工作有章可循。
（一）档案管理领导责任制。
档案管理主管领导负责审定并组织施行本单位业务档案管理工作，将业务档案的管理纳入本单位年度工作计划和发展规划，完善业务档案管理工作流程，对所属经办机构业务档案工作进行监督、指导和年度考核，明确各档案管理环节工作人员职责，协调内部相关科室对档案资料交接、服务，逐步实现业务档案管理工作标准化。
（二）业务档案登记制
为实现业务档案的完整与安全，提高业务档案管理工作水平，依照《档案法》和《规定》等要求，结合本单位实际制定业务档案登记制度。
制度包括：文件资料交接、档案移交、档案利用与效果、档案鉴定、档案销毁、档案装订登记、库房各项检测记录（安全情况、温湿度等）、档案工作重要活动记录等。
业务档案登记要明确责任，做到日常化、制度化。
定期对业务档案清点核对，达到归档文件与登记数字相符，并按月统计业务档案资料利用的件数。
（三）业务档案立卷、归档制。
凡涉及到《规定》中的业务档案资料均应定期立卷、归档经办机构要制定科学的业务档案立卷、归档流程和制度，相关业务科室和岗位须定期立卷，案卷要求保管期限划分准确、卷内文件排列科学有序、正确填写卷内目录、备考表、封面干净规范、案
卷标题准确、装订结实、齐整。
档案管理资料分类应严格统一，不同编目、编号、载体、门类、保管期限、接收和归档日期等应由移交和接收人员签字复核。
任何科室和个人不得将应归档的业务资料据为已有。
（四）业务档案保管制。
经办机构要制定业务档案保管、存放示意图、档案工作流程图，建立规范的全宗卷和归档文件目录。
保证业务档案妥善保管、存放有序，严防毁损、遗失和泄密。
做到每日检查业务档案保存的物理环境、设备、设施情况，对业务档案受损情况及时汇报并采取修复、复原、保护等安全措施。
（五）档案资料交接制。
管理人员工作变动，要办理交接手续。
各科室、向档案室移交档案资料时，要办理交接手续。
交接双方填写移交表备查。
（六）档案保密制。
外部、内部人员应严格遵守档案借阅、查询、利用制度，查阅档案只限在指定的阅览室内。
档案要及时入柜、入库，不得在不利于保密的地方存放。
档案库房重地，非因工作事宜不得进入。
对违犯规定者，视情节轻重追究责任。
（七）档案借阅、查询、利用制。
业务档案的借阅、查询、利用，实行登记备案审批制度。
本单位工作人员因工作需要，查阅本职范围内的档案须登记。