文书学复习资料
基础知识-文书基础-复习提纲
基础知识《文书基础》复习提纲第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类(一)含义：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
(二)分类：行政公文、事务文书、商务文书。
1.行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2.事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
3.商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）。
(一)通用公文用纸和印装规格1.国际标准A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。
2.上白边37mm±1mm，左白边28mm ±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
3.从左至右，横写竖排。
每面排22行，每行排28个字。
4.左侧骑马订或平订。
文书复习资料整理
文书工作与档案管理复习要点一（文书的种类）1.党政公文的文种2.专用文书、事务文书的常见名称3.计划的名称和种类一、文书的分类（P22）1.党政公文的种类。
党的机关公有14种：决定、决议、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
国家行政机关的公文有13钟：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2.专用（规章）文书的常见名称：法律、法规、章程、条例、办法、规定、细则及各种制度规程等事物文书的常见名称：计划、总结、调查报告、公示、述职报告、提案、讲话稿、演讲词、解说词、典型材料等。
3.计划的名称和种类复习要点二（文种辨析）1.区别易混淆的文种（通知、通报；请示、报告；请示、函）2.常用文种的种类、适用范围（通知、通报、函、会议纪要）二、文种辨析（P33）1.请示与报告的区别2.通知与通报23.请示与函（具体见书上42，49）4.会议纪要（P50）A.适用范围：适用于记载、传达会议情况和议定事项B. 会议纪要的不同分类方法：按会议的性质和内容分：决议性的会议纪要和情况信息性的会议纪要按会议的形式分：办公例会纪要和座谈会纪要按会议的任务分：综合会议纪要和专门会议纪要C.三个特点行文关系的多样性、执行事项的依据性、备考性复习要点四（行文规则）主抄送规则；请示原则；行文方式四、行文规则(P289、P295)1.行文规则的基本内容3根据机关之间的工作关系行文。
各机关的组织系统、归属、职权范围，决定机关之间的工作关系，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关间的领导与被领导的隶属关系；同一专业系统中上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的指导与被指导关系；同一组织系统中同级机关之问的平行关系；非同一系统任何机关间的不相隶属关系。
2.正确选择主送机关与抄送机关除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，以防止由于多头主送而贻误处理。
文书学题库(总)
基础篇第一章绪论006文书产生的充分条件是社会组织的出现。
（DX0807）007公文是指社会组织在公文活动中形成的，具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。
（MJ0804）7 文书：是人们在社会实践中为处理事务的需要，以文字的方式，在特定载体上形成的具有一定效用的信息记录。
MC100410 文书的特点包括传递性、记录性 XX100711 文书的作用是指文书作为一种信息记录，在人类社会实践活动中独立承担的功能。
一方面，文书的作用是由文书的基本特征决定的，它是文书内在属性的外化形式；另一方面，文书的作用又是一种相对独立的形式，是其他信息载体不可替代的。
文书的作用包括：传播信息作用；凭证依据作用；（JD0707）012我国最早的文书机构出现于夏商时期。
（DX0804）012文书的凭证依据作用取决于形成主体的真实性、形成主体的合法性、文书内容的原始性、文书内容的可靠性。
（XX0804）13 我国文书工作的确立时期是秦汉时期 DX100416 我国文书工作与档案工作开始分离发生在唐朝。
【在唐朝以前的各朝，文书和档案工作一直是混为一体的，唐代，始创专门的档案库——甲库。
】（200904 单选）17 贴黄制度形成于唐朝。
【成熟期——隋唐时期，进一步健全了用纸制度、一文一事制度、贴黄制度等一系列制度。
】（200907 单选）17 我国古代提出一文一事制度的时期是唐宋时期 DX1007017建立于唐宋时期的文书工作制度包括一文一事制度、贴黄制度、引黄制度。
（XX0807）20 新中国文书工作的发展体现为完善文书管理制度、组建文书工作体系、研究文书工作规律。
（200907 多选）。
23 我国文书学形成阶段的主要表征是（开设公文学课程、设立专门研究机构、出版文书学论著）。
24 文书学形成阶段具有代表性的论著有徐望之的《公牍通论》、许同莘的《公牍学史》、周连宽的《公文处理法》 XX100424 我国文书学发展阶段的主要标志是(设立专门的文书学研究机构, 出版文书学学术专著 ) (XX 0704)26 文书学的基本特征:1.应用性与理论性的统一. 2.综合性与独立性的统一.28 学习和研究文书学的意义。
文书学复习纲要(王健版)
3.文件工作机构的技术性要求越来越高
4.文件工作机构的管理对象由单纯的文件管理向信息管理、知识管理转变
三、文件工作制度建设
（一）文件工作制度的种类
（二）文件工作制度的内容
（三）文件工作制度的制定过程
（四）文件工作制度的贯彻实施
（三）文件工作组织形式的变化
传统办公环境下，文件信息的最终形态主要表现为纸介质，信息载体和信息内容是一个不可分割的复合体，同一份文件在同一时间往往只能单向线性地运行，难以实现信息共享。因此，为了保证这些文件信息得到有效处理，文件工作的组织形式主要包括集中型、分散型、复合型、分级型四种基本方式。
《文书学》复习纲要（王健版）
目录
第一章 现代办公环境中的文件家族 2
第一节 文件的特点与功能 2
第二节 文件的种类与稿本 2
第三节 文件家族的新成员———电子文件 3
第四节 文件生命周期理论 3
第二节 下行公文的撰写 12
第三节 平行公文的撰写 13
第四节 事务性公文的撰写 14
第五节 会议公文的撰写 15
第七章 公文处理程序的特点与变迁 15
第一节 公文处理程序的特点 15
第二节 OA环境中的文件档案一体化管理 16
第三节 公文处理流程的重组 16
第八章 收文处理 17
第二章 现代办公环境下的文件工作 3
第一节 文件工作概述 3
第二节 文件工作的组织与管理 4
第三节 文件工作的内容与规则 6
第三章 公文写作要领导航 6
第一节 认识公文写作的功能与特点 6
第二节 明确公文写作的基本要求 7
第三节 把握公文写作的步骤 7
文书学的考试题及答案
文书学的考试题及答案一、单项选择题（每题2分，共10分）1. 文书学的研究对象主要包括：A. 公文的格式与写作规范B. 公文的传递与保存C. 公文的分类与整理D. 以上都是答案：D2. 以下哪项不是文书学研究的内容？A. 公文的起草B. 公文的审批C. 公文的发布D. 公文的销毁答案：D3. 公文的格式要求中，以下哪项是正确的？A. 标题应位于正文上方，居中排列B. 发文机关名称应位于标题下方，左侧对齐C. 正文应使用仿宋字体，字号为三号D. 附件应附在正文之后，与正文同页答案：B4. 公文的行文规则中，以下哪项是错误的？A. 公文应遵循“一事一文”的原则B. 公文应避免使用口语化表达C. 公文应使用第一人称进行叙述D. 公文应保持语言的正式和严谨答案：C5. 以下哪项不是公文的分类？A. 通知B. 通报C. 请示D. 报告答案：C二、多项选择题（每题3分，共15分）6. 文书学的主要功能包括：A. 指导公文的撰写B. 规范公文的格式C. 优化公文的处理流程D. 提升公文的传达效率答案：ABCD7. 公文的写作要求中，以下哪些是正确的？A. 内容要准确无误B. 语言要简洁明了C. 结构要清晰合理D. 格式要规范统一答案：ABCD8. 公文的审批流程通常包括：A. 起草B. 审核C. 签发D. 存档答案：ABC9. 公文的传递方式有：A. 纸质传递B. 电子传递C. 口头传递D. 邮寄传递答案：ABD10. 公文的保存要求包括：A. 定期整理B. 妥善保管C. 及时归档D. 长期保存答案：ABCD三、简答题（每题5分，共20分）11. 简述文书学在现代行政管理中的作用。
答：文书学在现代行政管理中的作用主要体现在：一是指导公文的撰写，确保公文内容的准确性和规范性；二是规范公文的格式，提高公文的可读性和正式性；三是优化公文的处理流程，提高公文处理的效率和准确性；四是提升公文的传达效率，确保信息的及时传递和有效沟通。
文书学复习资料
文书学复习第一章1、文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录2、文书的形成条件（１）文字的形成是文书产生的必要条件（２）社会组织的形成是文书产生的充分条件3、文书发展和进化的表现形式：（１）文书的制成材料（２）文书的用途和格式4、文书同公文、文件的区别与联系：（１）文书和文件是两个十分相近的概念，它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。
但文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不具备。
（２）公文是文书的一种类型。
公文是指在公务活动中形成的文书或文件。
5、文书的特点：（１）文书的记录性：是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的（２）文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的6、文书的作用：（１）传播信息作用（２）凭证依据作用7、文书工作的形成与确立的时期：（１）形成时期的主要标志：Ａ、有了专门负责文书工作的人员Ｂ、出现了文书工作的制度（２）确立时期的主要标志：Ａ、文书工作的组织逐步完备Ｂ、形成了一套文书处理制度8、文书工作的变革与发展的时期（１）变革时期主要表现：Ａ、颁布和修订了公文程式条例Ｂ、对文书工作进行改革（２）发展时期主要表现Ａ、完善文书管理制度Ｂ、组建文书工作体系Ｃ、研究文书工作规律9、文书学的酝酿阶段：自文书及文书工作的形成到20世纪初，体现三个方面：（１）汇集文书的资料（２）研究文书的撰制（３）制定文书工作规则10、文书学的形成阶段：从20世纪初至40年代末11、文书学的发展阶段：从20世纪50年代开始主要标志：（１）设立专门的文书学研究机构（２）出版大量的文书学学术专著12、文书学的基本特征：（１）应用性与理论性的统一（２）综合性与独立性的统一13、学习文书学的意义：（１）有利于继承优秀的文化遗产（２）有利于总结管理活动的经验（３）有利于提高公务人员的技能第二章1、公务文书：简称公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录2、公务文书的特点：（１）是由法定作者制发的（２）具有法定的权威性（３）具有现行效用（４）具有规范的体式（５）具有特定的处理程序3、法定作者：是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人4、公文现行效用：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能5、公文不同于图书、情报、档案等其他文献形式的主要特征：公文的特点，是公文区别其他文书，乃至图书、情报、档案等其他文献形式的基本属性公文的具体特点如题２。
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选择★文书产生的必要条件是文字的出现。
★文书产生的充分条件是社会组织的形成。
★早期文书的命名方式是根据载体的差异。
★文书的主流是公文。
★文书的重要作用是传播信息。
★我国最早的签名制度开始于商朝。
★我国文书的副本制度形成于周朝。
★我国颁布第一步公文程式条例的时间是1912年。
★标志着我国以专著形式传播文书工作知识的开端是《公文式》。
★内容多属于公文范围的文献是《尚书》★专门列有“文书门”的《庆元条例事类》产生于南宋。
★公文最本质的属性是公文的现行效用。
★制作公文的根本目的在于传递管理信息。
★面向社会或特定的范围公布、通知有关事项、通报情况、联系工作、商洽事宜、交流信息而制发的文书属于知照类文书。
★命令、决定、指示、批复属于领导指导类文书。
★通告、通知、通报、公函、介绍信、简报等属于知照类文书。
★定稿又称原稿。
★根据定稿缮印的，用于向外发出的正式文书属于正本。
★国书属于专用文种。
★平行或不相隶属的机关之间互相行文、商洽事宜时，用公函。
★文书工作的范畴是人们对文书工作本质的概括和总体的描述。
★下列属于文书的撰制工作的是校对。
★不属于文书的办理的是催办。
★有直接隶属关系或业务指导关系的机关之间一般采用逐级行文。
★为使公文尽快传递到若干级上级或下级机关，可采用的行文方式是多级行文。
★一份公文一般只能选择一个主送机关。
★行政机关对党的组织不可以制发领导性、指导性公文。
★联合行文时，作者应是同级机关。
★文书工作的专门机构的职责是承租文书的拟制、传递、办理和处置等工作。
★在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人属于控制层。
★机要室主任属于执行层人员。
★向下级机关的哦重要发文应同时抄送直接上级机关。
★行文时，凡与公文办理无关的机关，一律不得抄送。
★标准是重复性事物和概念所作的统一规定。
★标准的本质特征是合理的、科学的、有效的统一。
★文书工作标准化的一个重要的特征是一定的强制性。
★文书工作标准化是实现人机结合，机机交换的基础。
《文书学》复习资料
《文书学》课程期末复习资料一、客观部分：（单项选择、多项选择、判断）全部出自平时练习题二、主观部分：（一）、名词解释1.文件2.上行文3.下行文4.平行文5.正本6.副本7.存本8.细则9.调研报告9.大事记10.交拟11.签发12.立卷六特征（二）、简答题1.文件有何特点？2.文件有何性质？3.文件的功能有哪些？4.文件的分类依据有哪些？5.文件分类的意义是什么？5.狭义概念上的文件与档案之间有何关联性与区别？6.文种选择的依据是什么？7.文书工作的性质包括哪些内容？8.文书工作包括哪三大具体内容？9.文书工作的基本原则是什么？10.文书工作标准化原则主要体现在哪三方面？11.文书工作组织机构按照机构职能和承担业务多少分为哪三类？12.文书工作组织形式选择的主要依据有哪些？13.你认为现代办公环境下文书工作人员的职业定位应该怎样？14.行文规则有哪些？15.行文方式有哪些？16.在什么情况下可以越级行文？17.文件的语言有何特点？18.文件写作的步骤有哪些？19.审核修改文稿一般从哪五方面入手？20.文件格式规范化的意义是什么？21.文件在形成过程中有有哪些文稿文本？22.报告和请示有何异同？23.请示与议案有何区别？24.通知有哪些种类？25.公告与通告的区别是什么？26.函的写作要求包括哪些内容？27.调研报告有哪些类别？28.大事记的写作要求包括哪些？29.收文登记的形式包括哪些？30.做好文件拟办工作必须做到哪几点？31.承办工作分为哪几类？32.做好承办工作要注意哪些问题？33.核稿主要从哪些方面着手？34.签发的种类有哪些？其内容包括哪三部分？35.校对工作要做到哪几点？36.印刷工作要做到哪几点？37.文书立卷的意义有哪些？38.文书立卷的基本原则有哪些？39.哪些机关文件文书需要立卷？40.编制立卷类目的好处有哪些？41.以“件”为单位整理文件的优越性有哪些？42.目前常见的装订方式有哪些？请列举至少四种。
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文书学复习资料一、简答题1、简述文书的形成条件。
答：(1)文字的形成是文书产生的必要条件。
文书区别于其他交流载体的首要特征就在于它有准确的信息内容，这种准确的“信息内容”是文字所赋予的。
后世的学者明确指出，自有文字后，文书也就逐渐产生。
(2)社会组织的形成是文书产生的充分条件。
文书的另一个区别于其他交流载体的特征就在于它是带有一定策令性的信息，带有一种影响力，而这种影响力是由制作文书的社会组织的权威性赋予的。
2、简述文书学的基本特征。
答：(1)应用性与理论性的统一。
文书学的研究对象来自广泛的社会实践，并伴随着社会实践的发展而发展。
同时，文书学作为一门独立的学科，它是对社会实践规律性的总结，而不仅仅是客观现象的描述，有着自身的范畴、原则和基本原理，具有较强的理论性。
(2)综合性与独立性的统一。
文书及文书工作所记述和服务的对象是社会管理事务，所涉及的专业和学科领域十分广泛，这就决定了文书学在学科结构和内容上必然融合史学、法学、管理学、语言学和文章学等学科的相关知识，表现为一定的综合性。
同时，文书学又不是上述学科的简单相加，它有着自身特定的研究对象和相对独立的学科体系，是其他学科不能包容和替代的，具有很强的独立性。
3、简述文书工作演化发展的规律。
答：(1)文书制成材料的改进。
文书制成材料的特点以及与不同文书功能相适应的选材要求，不仅关系到文书的寿命，而且反映了文书的形成及其规律。
(2)文书的种类、用途和制度的变迁。
文书用途的变化是其所记录的信息内容变化的反映。
随着人们交流形式的增加，产生了私文书和专用文种；随着管理内容的复杂化，文书从较为单一的传递向多种传递方向发展，产生了平行文书及其公布形式；随着管理方式的规范化，文书的格式日趋固定。
文书用途的变化结果是产生用以区别其用途的文书名称。
总之，文书与文书工作的发展变化，是同社会发展相联系的。
从总体上看，人类社会的发展，需要文书这样一种信息交流的方式；从具体形式上看，文书的种类、用途、载体和制度的变化，又是各种信息交流方式的表现，它必须服从和服务于社会管理方式的需要。
4、简述公文的功能。
答：(1)公文的基本功能：①公务管理的工具。
公文的首要功能是一种公务管理的工具。
会文内容、公文运转以及行文规则，都是管理理论租原则的具体应用。
脱离公务管理，背离了管理活动原则，公文的存在就没有了意义。
②社会沟通的手段。
公文在上传下达、左右沟通、实现公务管理工具效用的同时，在客观上成为社会组织之间、社会组织与民众之间相互沟通的手段。
(2)公文的具体作用：①行为规范作用。
②书面领导与指导作用。
③联系与处理公务作用。
④宣传教育作用。
⑤凭证依据作用。
此为公文最突出最宝贵的作用。
5、简述公文现行效用的机关范围界定。
答：(1)宪法、法律对一切国家机构和社会组织产生效办。
(2)行政立法性的规范性的公文对作为行政相对方的一切社会组织发生效力。
(3)公文本身依法予以明确规定。
(4)以公文本身依法正确标明的主送机关为准。
(5)以公文本身依法正确标明的一切受文者为准。
(6)以法律、法规和其他效用等级高的文件中的规定为准。
(7)以依法应为作者实现或保护法定权益的机关为准。
6、简述电子文件的含义及构成要素。
答：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
完整的电子文件包括以下三个要素，缺一不可：(1)内容信息：文件中所包含的表达作者意图的信息。
(2)结构信息：文件内容信息的组织表达方式。
(3)背景信息：能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源和传送目的地的信息、与内容信息相关的其他信息。
7、简述文书工作的含义及其基本内容。
答：文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。
其基本内容有：(1)文书的撰制。
包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)等环节。
(2)文书的传递。
包括接收登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。
(3)文书的办理。
包括拟办、批办、承办、注办等环节。
(4)文书的处置。
包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节。
(5)文书的管理。
包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。
8、简述文书工作标准化的意义。
答：文书工作标准化的意义在于：(1)通过实现文书工作标准化，简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，提高工作水平与工作绩效。
(2)文书工作标准化是科学管理文书、提高文书质量的技术保证。
(3)文书工作标准化是实现办公自动化的必要条件。
没有文书工作标准化，就没有文书工作现代化。
(4)实现文书工作标准化，有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平。
(5)便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础。
9、简述叙述及对其的特殊要求。
答：叙述是指记载和陈述人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式。
其基本要素为：时间、地点、人物、事件、原因、结果。
叙述在公文中常用于交代问题，说明原委或列举事例。
在公文中采用叙述手法时，应遵循如下特殊要求：(1)以“顺叙”手法为主。
在公文中通常采用顺叙的手法，即按照事物发生发展的时间顺序平铺直叙，使叙述的层次与事物的发展过程相一致，便于受文者对该过程及各个环节一一目了然。
(2)通常采用概括叙述的方式。
在公文中不仅要叙述事实，更重要的是在此基础上分析情况、解决问题，因此着重采用概括叙述的方式，不作详情描写。
10、简述附件与附件说明。
答：(1)附件指附属于公文正件的其他公文或材料，可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据。
(2)附件说明指为附件所作的标记，用以注明附件的序号、标题、份数等，以便查阅和保护附件，防止附件散乱、丢失。
(3)公文如有附件，应当注明附件顺序和附件名称。
附件说明中的附件名称必须与后面所附文件的标题完全一致。
11、简述公文主旨的确立要求。
答：(1)公文的主旨必须正确。
即公文的主旨必须符合党的路线、方针和政策，符合国家的法律、法规，符合公务活动的实际情况，经得起实践的检验。
(2)公文的主旨必须集中。
即公文的主旨应当单一，在一篇公文中只有一个中心思想或基本观点；不要出现两个以上的中心，或塞进与主旨无关的材料及情节。
应当坚持“一文一事”的原则，以防主旨分散。
(3)公文的主旨必须鲜明。
即公文的主旨应当突出、深刻和新颖。
能够抓住问题的实质；提出的措施、方法符合事物的发展规律，有独到之处；态度十分明确，提倡什么，反对什么，应该做什么，不要做什么，直白显露，有一定的针对性。
12、简述细则的含义及其撰写要点。
答：细则：为具体执行有关法律、法规、规章以及其他规范类文书，针对其全部或部分条文制定的一种解释性、操作性的详细规则。
撰写要点：(1)标题形式多采用“适用事项(或母体文书标题)——实施(施行)细则”。
(2)第一条必须提出母体文书，多以“根据《×××》第×条规定，制定本细则”句式开头；最后一条必须说及具体生效时间或“本细则与《×××》同时执行”之类。
(3)从属于母体规范类文书并为之服务，所作的补充解释、说明，均不能逾越母体文书规定的原则范围。
(4)作者法定。
(5)注重内容精细化。
13、简述领导群体在公文处理中重要责任的具体体现。
答：(1)对整个公文处理负有总体决策和把关职责。
包括其组织形式的选择确定，机构人员的设置配备，工作程序和有关制度的制定修改，以及办公自动化的具体实施等方面的总体决策和把关。
(2)对重要文件负有参与起草或亲自撰拟的职责。
以保证方针政策的准确性和文件的质量。
(3)对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任。
按照有关规定，各社会组织负责人操作并负责的具体工作环节，包括：批办“一枝笔”，把握处理重要公文的决策权；审核“一道关”，对重要发文从内容到文字全面把关；签发“一个口”，公文由此履行法定的生效程序。
把好这三道关，才有可能对于公文产生的社会、经济效益以及可能带来的后果承担有关领导责任。
14、简述组织传阅的含义与做好该项工作的要求。
答：组织传阅，即由办公室及专(兼)职文书人员将公文在多部门或多位领导人之间传递，使之得到迅速有效的阅知处理的环节。
在公文数量较少又不便复印的情况下，应科学地组织传阅。
做好组织传阅工作的要求是：(1)区分办件与阅件。
(2)以文书人员为中心点组织传阅。
(3)合理规划传阅顺序。
(4)采用多种传阅方式。
(5)优化传阅程序。
15、简述机关档案机构对归档整理业务指导与监督的主要内容。
答：(1)负责传达贯彻国家有关政策法规、标准中有关文件整理的规定、意见和规则等；制定本机关的文件整理归档制度，指导、督促各部门贯彻执行。
(2)会同文书处理部门共同制定本机关文件分类规划，指导督促各部门依照规划合理开展文件的平时分类、归卷等整理工作。
(3)负责对本单位的文书人员进行定期或不定期的业务培训；指导并协助各部门做好文件整理的组织工作。
(4)深入各部门指导立卷。
每年上半年集中整理归档文书时，档案人员应该主动深入文书部门，现场指导并具体解决归档文件整理中出现的疑难问题，把问题解决在归档文件移交之前，以免重复，提高归档文件整理的质量和效率。
(5)严格检查归档文件整理的质量，把住“质量关”。
对文件收集是否齐全、是否有破损、文件分类是否科学、保管期限划分是否科学、文件排列是否合理等方面都应认真检查，及时发现并解决问题，从而为档案工作的顺利展开打下良好的、坚实的基础。
16、简述案卷目录的作用和基本结构。
答：(1)案卷目录，即案卷和名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。
(2)案卷目录的作用在于：固定案卷排列顺序，使整理成果最终得以固定下来；概括地介绍案卷的内容与成分，也为档案工作各环节的展开奠定基础。
案卷目录是归档文件移交的凭据，同时也是文书处理部门和档案部门查找文件的检索工具。
(3)案卷目录主要包括：案卷号、案卷题名、卷内文件起止日期、页数、保管期限和备注等项目。
二、论述题1、电子文件与其他电子信息的异同。
答：电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。
（1）电子文件与其他电子信息的相同之处在于：1）电子文件也是一种电子信息，具备电子信息的一般特性；2）以二进制代码形式存在，是纯粹的数字化信息；3）具有非人工适读性、对系统的依赖性、信息的易更改性、载体与信息内容的可分离性、存贮的高密度性、载体的不稳定性等。
（2）电子文件与其他电子信息的不同之处在于：1）电子文件具备文件特性，这是与其他电子信息的根本区别；2）电子文件要求由法定作者制发，具有法定的权威性和现行效用，具有规范的体式和特定的处理程序；3）电子信息中具有凭证效用和上述特点者才能视为电子文件。