采购部门的职责,采购人员的素养和能力及采购管理的重要性

一、采购部门的职责

1、采购部工作职责

（1）采购员须注重职业道德，品行端正。做到不吃回扣，不贪污受贿，不吃请，不虚开发票，不从中牟利，不卡、拿、要，公正廉明。

（2）不迟到、不早退。采购员在工作中要多跑、多对比、多总结，边学习边实践，不断提高自己的采购业务水平。

（3）定期汇总所进的采购资料，协助财会进行成本核算。

（4）建立材料采购供应渠道，进行供应商的择优选择，新供应商的开发工作。

（5）加强与使用材料部门的联系，尤其是按时、按质、按量控制好各部门所需的各种材料，确保生产及销售能顺利进行。

（6）所购大宗材料必须要求供应商提供合格证明，严禁购进质量不合格材料，同时监控材料使用状况，控制不合理材料的采购与浪费的情况发生。

（7）在购进材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与有关部门进行协商处理。

（8）做好供应商的选择、评议工作，建立牢固、可靠的供应基地，并不断挖掘供应商，以保证材料供应的不间断性。

2、采购部经理岗位职责

（1）主持采购部的全面工作。

（2）领导采购部门按部门的工作职能做好工作。

（3）制定本部门的物资管理相关制度，使之规范化。

（4）制定物资采购原则，并督导实施。

（5）做好采购的预测工作，根据资金运作情况，材料堆放程度，合理进行预先采购。（6）定期组织员工进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧，培养采购人员廉洁奉公的情操。

（7）带头遵守采购制度，杜绝不良行为的产生。

（8）控制好物资批量进购，避开由于市场不稳定所带来的风险。

（9）监控物品流通的状况，控制不合理的物资采购和消费。

（10）进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行审核及成本的控制。

（11）完成上级交办的其他任务。

3、采购员岗位职责

（1）采购员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，积极按采购的规范和要求进行采购工作。

（2）采购员在工作中不辞辛劳，多跑、多对比，精通采购业务，选择供应商时货比三家，尽量压低采购成本。

（3）按采购工作的规范和流程进行有效工作，采购单据和报账程序必须符合财会的要求。（4）对审批后的采购计划组织实施，确保生产经营过程中的物资供给。

（5）有效进购所需物资，确保生产及销售的顺利进行。

（6）负责跟踪物料交期，保证物料的正常供应，并制定《物料供应计划表》。

（7）负责办理退货、补货事宜，并追踪物料到位。

（8）完成上级交办的其他任务。

二、采购员具备的素养

1、采购人员思想品德素质

（1）胸怀坦白，大公无私；

（2）有很强的工作责任心和敬业精神；

（3）树立良好的职业道德，把企业的利益放在首位，严格把好进货关；

（4）承受训练的毅力。

2、采购人员知识素质

（1）市场学知识；

（2）业务基础知识；

（3）社会心理；

（4）自然科学知识；

（5）文化基础知识。

三、采购员具备的能力

1、成本意识与价值分析能力

采购支出是构成销货成本的主要部份，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，锱珠必较，不可大而化之；其次，必须具有“成本效益”的观念。此外，对于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，对原料、人工、工具、税款、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评判。

2、预测能力

采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能对物品未来的供应趋势未雨绸缪。

3、表达能力

采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确，清晰表达所欲采购的各种条件。尤其是忙碌的采购工作，采购人员更必须具备长语短话，言简意赅的表达能力，以免浪费时间。而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达能力。

4、良好的人际沟通与协调能力

（1）与销售部门

销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划有效执行。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争者的用料需求信息，以及其它产品的销售数量，品质，价格等信息，提供给销售部门，以协助做好竞争策略的拟定工作。

（2）与生管部门

生管部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有充足的时间寻求货源，并与供应商议价。采购部门也必须通知生管部门其所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。

（3）与质检部门

采购与质检部门的协调如下：

质检知识：采购人员应随时向质检部门学习质检的知识，以便与供应商接触时能了解物料品质，以期采购适当的物料以供生产。

品质标准：采购部门应与质检部门保持密切联系，以便质检部门随时提供必要的协助，使请购规格与验收标准相互吻合。

物料验收：质检部门对由于厂商交来的物料不符要求而拒收时，应立即通知采购部门，以便采取必要的措施。

开发供应厂商：采购部门与质检部门应共同开发供应厂商，以确认厂商是否具备供应所需品质及数量的产品的能力。

（4）与生产现场

采购部门提供生产现场所需物料，两者关系密切，但是两者却有不同的立场。通常，生产现场希望物料能快速供应，以免发生断料停工；而采购部门则希望能有充分时间进行议价，

以降低采购成本，因此在采购的购运时间方面，彼此需互相尊重，充分协调地，切勿意气用事。另外，对于“自制”或“外包”的决定，生产现场与采购部门彼此立场与见解也可能不同，此时应根据成本分析结果，以客观的态度共商办法。

（5）与财务部门

每一项采购交易，从订购开始到交货，请款，付款为止，都需要做财务处理。财务部门还可为采购部门提供各项有关的计算资料。

（6）与技术部门

技术部门在设计物料规格时，不可过分加调追求品质，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门的意见，而采购部门也应根据市场信息，建议适当的规格标准。总之，两都必须密切协调，才能顺利进行采购。

四、总结一个案例，说明采购管理的重要性

1、成功的案例

1993年，通用汽车提出了全球化采购的思想，并逐步将各部分的采购权集中到总部统一管理。目前，通用下设4个地区的采购部门：北美采购委员会、亚泰采购委员会、非洲采购委员会、欧洲采购委员会，4个区域的采购部门定时召开电视会议，把采购信息放到全球化的平台上来共享，在采购行为中充分利用联合采购组织的优势，协同杀价，并及时通报各地供应商的情况，把某些供应商的不良行为在全球采购系统中备案。在资源得到合理配置的基础上，通用开发了一整套供应商关系管理程序，对供应商进行评估。对好的供应商采取持续发展的合作策略，并针对采购中出现的技术问题与供应商一起协商，寻找解决问题的最佳方案；而在评估中表现糟糕的供应商，则请其离开通用的业务体系。同时，通过对全球物流路线的整合，通用将各个公司原来自行拟定的繁杂的海运线路集成为简单的洲际物流线路。采购和海运路线经过整合后，不仅使总体采购成本大大降低，而且使个个公司与供应商的谈判能力也得到了质的提升。

成功的原因：

独特的供应商管理程序，对不同的供应商制定不同的合作策略，整合采购和海运路线，降低采购成本。

2、失败的案例

2004年，北京市场的乳业格局已经发生巨大变化。2004年10月，北京三元牛奶已经在大本营北京市场上退居第三，排在蒙牛、伊利之后，而在巅峰时期，三元曾占据了北京市场的8成，即使是2003年，三元也有超过50％的市场份额。大本营失守以及成本控制乏力，使得三元利润大幅下滑。三元股份第三季度的季报披露，2004年1~9月，该公司的营业利润为负5439万元。2004年12月22日，郭维健因业绩原因，辞去三元股份董事总经理职位。此消彼长。市场规模在近年已没有太大的增幅，而面对主要对手——蒙牛、伊利的凌厉攻势，竞争乏力，三元在大本营的失利是必然的。

失败的原因：

品牌力不如对手，价格缺乏竞争力，大本营被入侵，成本控制乏力。

采购管理的重要性：

（1）采购物资的质量直接影响到产品的质量。产品所需的原辅料、电子元器件及设备等，在采购过程中都需要经过严格的筛选和检验后才能投入生产中。

（2）采购成本对于减少资金占用、降低仓储成本和加快营运资本周转起着重要作用。采购成本不仅包括采购费用，还包含仓储费用、流动资金占用费用等，采购成本过高将会很大程度降低生产的经济效益。

（3）物资采购是保证企业生产经营正常进行的必要前提。采购为企业保证供应、维持正常

生产和降低缺货风险创造了条件。没有充足的物料，生产就无法进行。