外贸业务作业指导书

9、订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。
10、订单下方必须经业务员手工签字，不能以打印方式签字。
11、订单的最终确认前提必须是定金或货款到帐或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，计算用料，但要书面通知采购：“所有物料采购等通知”。
12、随时跟进生产进度，与生产部保持沟通，答复客户进度咨询。
13、与采购部和生产部保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。避免客户询问时出现“我不知道”、“我还不清楚”、“大概……”这样的言语。
14、会同生产部、品质检验人员，随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。如果发现成品有质量问题，立即通知生产部经理，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯，既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。如果客人要自己或指定验货人员来验货的，将查货日期告知生产部，如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知生产部。
8、客户下大货订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外总经理，讲明情况，如总经理提出新的建议的，立即总经理的要求去做。
20、妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档；
21、积极参加各类展会，发现潜在客户，开发新客户；
22、完成上级主管交办的其他事务。
3、根据客户来图或来样需打样的必须经过总经理签字确认，并在打样单上注明订单号、样件类类别（初样、确认样）、客户要求（尺寸、皮料、辅料、布标装法、特殊要求）、数量、是否留样交技术部进行打样。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买，如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报该业务员，由该业务员决定如何处理。
17、订舱位或订航班时，应提交给单证员的通用资料包括：中文订单、装箱单、货物单价。同时应另附一页，书面打印，显示如下内容：
--货号名称；
--贸易情况：一般贸易、进料加工、来料加工；
--拼箱还是整柜；
--价格条款：FOB、CFR、CIF、FOB但运费垫付；
--是否要原产地证：如是，FORMA还是C/O；
--发货人：
--收货人：英文全称、地址；
--通知人：英文全称、地址；
--货物存放地点：
--可拖箱时间，可送货时间；
--客户是否还要其它特殊的要求：在此列明；
18、催讨余款。如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行事宜将由单证员操作，但业务员应主动与单证员沟通，了解交单情况。如业务为电汇交易，业务员要做的事情如下：
4、打样完成后应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示总经理，由总经理决定。总的原则是：如果是新客户的都适当收取样品费，价格为大货价基础上增加20%左右，运费到付。
5、注意原料色卡的收集、制作和归档。寄给客户的色卡，一定要有至少一份一模一样的色卡留底，而且保存归档。新料到货，不管是客供料，还是自采料，必须在第一时间做出标准色卡，保存归档。
目的：为了更好的规范业务操作，提高业务素养，形成良好的业务团队。
范围：业务部门的日常工作
权责：业务部所有工作人员
操作标准及要求：
1、所有业务活动应以：维护公司形象、提高公司声誉、拓展公司业务、创造经济效益、推广品牌效益为前提。
2、认真遵从公司的规章制度，严格要求自己的言行，对外交往中不卑不亢，大方得体，对待客户要快速响应，礼貌周到，热情真诚。
6、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
7、根据成本核算单，精确地报出销售价格，报价时要实时了解货币汇率，新产品必须经过打样后核算好成本经总经理批示后方可报价。
15、提早与生产部经理沟通，预先安排好大货出货计划。出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后立即准备好所有出货资料，交给单证员，以便在第一时间订好舱位或航班。
16、委托报关：将报关所需资料给单证员交合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货；
如货物海运，先与单证员沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单传真给客户，并书面要求客户付清货款；客户付清所有货款后，把客户要求的所有正本文件用快递给客户，快递费一律预付不用到付；
19、在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录；