电子邮件规范

邮件主题
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？这些标？题这恰些当标吗题恰当吗
1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE……
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(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意 见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面， 不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再 告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮 件。
★ 点击“回复全部”前，请三思而后行！
Βιβλιοθήκη Baidu
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6. 主动控 制邮件的来 往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末添 上以下语句：“全部办妥”、“无需行
动”、 “仅供参考，无需回复”。
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--简明、扼要、提纲挈领、与内容一致
○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 ○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引 起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字
电子邮件使用规范
--让我们高效的沟通
人力资源部
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如果你是初用邮箱新人。。。 回复？全部回复？
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○只发有必要的邮件! ○让邮件为你的工作 带来价值!
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职场故事：女秘书PK老板事件
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职场故事：女秘书PK老板事件
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职场故事：女秘书PK老板事件
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄 到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
3、回复不得 少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、 “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不
礼貌的。
3、签名 字体规格
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1、 及时回 复邮件
(1) 收到他人的重要电子邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
(2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重 要的邮件；
(3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时；
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正文范本
简洁、美观、 易懂
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特点
快捷
方便
广域
廉价
安全
记忆
商务
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签呈 报告 联络 求助 通知
作用
需要领导核准的文件 工作报告
通知收件人某事项
向收件人求助 通报书、公告
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你的邮箱是这个样子的吗？
初始状态
若干日月年后。。
(1836)
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SO
➢对邮件进行分类文件夹管理 ➢定期手动清理收件箱 ➢对通讯录进行管理
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某某
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1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之 类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这 是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中 会显得轻佻。
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4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼5、要区分单 个回复和全
部回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一 个人就行了；
(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 “全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完 成这件事情；
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4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。
• 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回 复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导 致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
(4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该 及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果 就会及时回复，等等”；
记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。
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2、进行针 对性回复
抄送注意事项
召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？
在必要和确定的情况下，抄送 给相应需要知道情况的人员。 尽可能把抄送人降至最少。 抄送人一般是上级领导。
顺序 ： 按职位逐次顺延 同级以邮件内容对其重要性排 序 其他部门的经理在前
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使 用 技 巧
邮件主题 称呼与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送
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邮件发送者 邮件接收者
邮件主旨 附件 称谓
正文
签名
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请问有哪位同事知道被称为中 国“史上最牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称E MC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)
EMC公司是全球最大的网络信 息存储商，总部在美国。
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职场故事：女秘书PK老板事件
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？这样处理邮客件？户恰这邮当样件处恰吗理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
回复邮件是我们与别人 沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了， 但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选 择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC (上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到 了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职 业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人， 这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以 沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也 无人会接受。
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电子邮件
一种通过网络实现相互传送和接收信息的现
代化通信方式。 电子邮件标注： @ @=at 如：zhangsan@qq.com，代表zhangsan在qq
网。
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