成本采购档案管理办法
厦门大唐地产集团有限公司
成本采购档案管理办法
（2015版）
合同造价部
2015年11月
一、目的
为进一步规范成本与招采档案管理，杜绝资料流失，保证成本相关资料的完整性，便于成本与招标采购管控的严谨性与可追溯性，结合工程成本管理实际情况，特制定本办法，作为公司档案管理制度的补充。
二、定义
成本采购档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本相关的且具有保持价值的工程预算、工程合同、工程变更签证、招投标、成本数据库、付款台账、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录像录音、当地工程造价定额、造价信息等资料。
成本采购档案管理的工作包括收集、分类、编制、存档、查阅、保密及销毁等。
三、适用范围
本管理办法适用于集团、各城市公司、二级公司及项目部成本管理部门。
四、管理原则
安全性与保密性：成本采购档案是公司档案的组成部分，是整个成本管理工作的真实记录，实行统一归档、集中存放，不得将相关资料保存在任何部门和个人手中。
严禁任何人未经公司、部门批准，以个人名义私自外借集团及公司的成本文件资料或成本管理数据、成本管理方法等。
真实性与一致性：成本采购档案必须真实准确地记载项目成本管理活动过程中所形成的内容；不同载体上同一文件的名称、内容、编号数据等必须完全一致。
及时性与延续性：属成本部门负责归档的资料原件均需在相应的时间要求内移交公司档案室。
部门指定兼职档案员，对档案进行收集、整理、分类、归档。
复印件由兼职档案员存档。
如有关人员换岗或离职，必须做好及时移交、回收及登记工作。
五、成本档案分类
从物质形态上来说，目前资料分为实物资料和电子类资料。
从项目不同阶段上来说，分为项目前期阶段资料、招标采购阶段资料、合同履约阶段资料、验收结算及后评估阶段资料以及部门日常辅助资料。
以下仅列取归档责任属成本部门的相关资料，并未列全项目所有工程归档资料，成本部门管理人员在工作中需用到其它相关工程资料，可向归档责任部门或公司档案室借取原件复印后使用。
六、成本档案归档
对公司规定的应当立卷归档的文件材料，必须按照规定（详见公司档案制度），定期向资料室（总经办）移交（原件），集中管理，任何人不得据为己有；原件无法归公司统一管理者，需将复印件归档。
各阶段成本档案归档要求如下：
（一）项目前期阶段资料
（二）招标采购阶段资料
报名登记表.xlsx
企业基本信息表.xl
sx
资格预审表格.xlsx
实地考察表.xlsx
工程供方考察报告
（模板）.doc
招标过程资料往来登记表.docx
澄清函格式.docx 开标揭示表.doc
约谈记录表.doc
工程评（定）标报告（模板）.doc
定标审批表.doc
15、中标通知书范
本.docx
（三）合同履约阶段资料
总包合同交底模板
（其他参照编制）.ppt
进度款支付申请表
.xls
签证单格式.xls
8 扣（罚）款单台账原件 1 每月月底与工程组核对一次，
按月形成台账
项目成本组
9 动态成本资料电子版 1 按月更新归档成本部
项目成本组成本月报格式.xls
10 其他，如会议纪要
等过程资料
书面 1 按月更新归档
成本部
项目成本组
备注《设计变更通知单》、《现场签证单》统一成固定格式，一式四份，一份项目部存档，一份施工单位存档，一份成本部门存档，一份监理单位存档，并使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
（四）竣工结算及后评估阶段资料
序号资料名称存档
形式
存档
数量
存档要求归档部门样表
1 竣工验收报告复印件
2 工程竣工验收10个工作日
内复印件加盖公章归档
城市公司成本部
2 相关验收资料文件及
会议纪要
原件 2
工程竣工验收10个工作日
内复印件加盖公章归档
城市公司成本部
3 施工单位提报结算申
请书
原件 1
项目结算完成后10个工作
日内存档
城市公司成本部结算资料移交标准
.doc
4 结算审核报告（含工程
结算书、签证单等）
原件 2
项目结算完成后10个工作
日内存档
城市公司成本部
8、工程结算审核报
告（格式）.doc
5 结算确认书（含计算
书）
原件 2
项目结算完成后10个工作
日内存档
一式四份，我方三
份：档案室、成本、
工程各一份
9、建筑工程结算确
认书.doc
6 项目后评估报告电子版 1 项目后评估结束后10个工
作日内电子版存档
城市公司成本部
（五）部门日常工作资料
工程供方名录.doc
图书清单
软件密钥清单
七、成本档案借阅
1.对公司规定应当立卷归档的文件资料，必须按照规定（详见公司档案管理制度），定期向档案室（总
经办）移交原件，任何人不得据为己有；
2.成本招标档案资料必须严格执行保密制度，非项目相关人员需要查阅、复印资料时，重要文件请示部
门负责人审批。
不得私自外泄成本信息、投标资料内容；
3.资料收发应作好记录。
原件发放或借阅必须严格执行登记、签名手续；
借阅记录表.docx
4.档案的借阅必须在公司内进行，并于当日归还；档案原件一般不外借，可
以向需要者提供复制件。
特殊情况必须借阅档案原件者，应经公司主管领导批准。
5.资料应建档，建立专门档案盒，存放相应档案柜，柜体注明资料类别，并做好资料登记台帐。
6.职工调离本单位，凡借有档案者必须归还。
存放档案者需移交。
八、成本档案销毁
1.根据档案的保管期限，由档案管理专员把已超过保管期限、失去利用价值的档案分别列出清单，填写
申请报告和销毁清册，经部门负责人审批后，指定专人监督销毁，任何人不得擅自处理和任意分散。
监督人在销毁档案前应认真清点复核。
销毁后，在销毁清册上签名盖章。
2.销毁清册要有目录，手续必须完备，以备日后查考。
3.从当前和长远利用档案的需求出发，根据档案的历史和现实价值确定不同档案的保管期限，以便保管
利用。
一时无法确定其价值时，可按照“保存从宽，销毁从严”的精神处理。
九、其他
集团合同造价部日常成本考核工作以及风险管控部过程的审计将成本档案管理纳入到日常工作，纳入到年度成本工作考核中。
厦门大唐房地产集团有限公司
合同造价部
2015年11月。
采购和档案管理制度细则
采购和档案管理制度细则1. 引言采购和档案管理对于任何组织来说都是至关重要的。
采购制度确保了组织能够以最佳的价格和质量获取所需的商品和服务，而档案管理制度则确保了组织的文件和记录能够被有效地保存和管理。
本文档旨在规定采购和档案管理的细则，确保在组织内部有一套清晰的规范和程序。
2. 采购管理细则2.1 采购流程任何采购活动都应该按照既定的流程进行。
具体流程如下：1.需求确认：部门负责人确认所需的商品或服务，并填写采购申请表。
2.供应商选择：采购部门收到采购申请后，根据需求选择合适的供应商，并提供供应商名单给部门负责人进行确认。
3.报价和谈判：采购部门与供应商进行报价和谈判，以确定最终价格和条件。
4.合同签订：双方达成一致后，签订正式合同，并确保所有必要的文件和凭证按照规定保存。
5.采购执行：采购部门负责监督供应商的供货过程，并确保按照合同要求执行。
6.问题解决：如果出现任何问题或纠纷，采购部门应及时处理并与相关方沟通解决。
2.2 采购审批为了确保采购活动的合规性和透明性，必须设立采购审批制度。
具体措施如下：•采购申请：所有采购活动必须通过采购申请表进行申请，并由部门负责人进行审批。
•采购预算控制：采购金额必须在预算范围内，并经过预算负责人的审批。
•采购合同审批：采购合同必须经过法务部门的审批，确保合同内容的合法性和合规性。
3. 档案管理细则3.1 档案分类和标识为了便于管理和检索，档案应按照一定的分类和标识规则进行组织。
具体规则如下：•档案分类：将档案按照不同的类型或主题进行分类，例如财务档案、人事档案、合同档案等。
•档案标识：每个档案应当有独立的编号或标识，以便于唯一识别和检索。
3.2 档案保存和销毁档案保存和销毁需要严格控制，以确保信息的安全性和完整性。
具体措施如下：•档案保存：档案应保存在专门的档案室或档案柜中，避免遭到损坏或丢失。
应有明确的管理人员负责档案的借阅与归还，并记录相应的借阅记录。
成本部档案管理制度
第一章总则第一条为规范成本部档案管理工作，确保成本档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高成本管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司成本部在项目开发、运营过程中产生的各类成本档案的管理。
第三条成本档案管理应遵循以下原则：1. 依法合规：遵守国家有关档案管理的法律法规。
2. 实事求是：确保档案内容的真实性和准确性。
3. 安全保密：加强档案保密工作，防止档案信息泄露。
4. 效率优先：提高档案管理效率，确保档案利用便捷。
第二章档案分类与归档第四条成本档案分为以下类别：1. 可研成本档案：包括可行性研究报告、项目建议书等。
2. 目标成本档案：包括目标成本编制依据、目标成本执行情况等。
3. 动态成本档案：包括成本变化原因、成本控制措施等。
4. 招投标档案：包括招标文件、投标文件、中标通知书等。
5. 预结算档案：包括工程预结算、竣工结算等。
6. 设计变更与现场签证档案：包括设计变更通知单、现场签证单等。
7. 合同档案：包括合同文本、合同附件等。
8. 分析研究成果档案：包括成本分析报告、成本控制建议等。
第五条成本档案归档要求：1. 归档材料必须真实、完整、准确。
2. 归档材料需分类整理，按档案类别建立目录。
3. 归档材料需编号，并注明归档时间、归档人等信息。
第三章档案保管与利用第六条成本档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀。
2. 档案资料应定期检查，发现问题及时处理。
3. 档案资料应按照档案类别存放，便于查阅。
第七条成本档案利用要求：1. 严格审批制度，确保档案资料安全。
2. 申请人需填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。
3. 查阅档案时，需遵守档案保管规定，不得随意涂改、损坏或遗失档案资料。
第四章职责与奖惩第八条成本部档案管理人员职责：1. 负责成本档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 负责档案资料的保密工作。
3. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
8.成本档案管理办法
1.目的为规范某某集团成本档案管理，现结合集团成本管理的实际情况，制定本管理办法。
2.范围本管理办法适用于某某集团所属各房地产公司成本管理部。
3.职责3.1某某集团总部财务管理部成本组负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3.2某某集团所属各房地产公司成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。
4.方法与过程控制4.1总则4.1.1成本档案是指各房地产公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
4.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
4.1.3成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。
4.1.4成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。
首先，对于每份《工程合同文本》，必须把其《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。
国企成本部档案管理制度
第一章总则第一条为规范国企成本部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于国企成本部所有档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条成本部档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、准确，防止遗漏和损毁；2. 安全性原则：确保档案实体和电子数据的保密性、真实性、完整性和可用性；3. 可靠性原则：确保档案信息的真实可靠，为决策提供依据；4. 效率性原则：提高档案管理效率，方便快捷地为部门工作服务。
第二章档案收集与整理第四条成本部档案收集范围包括：1. 成本核算资料；2. 成本控制方案；3. 成本分析报告；4. 成本管理规章制度；5. 成本审计报告；6. 其他与成本管理相关的资料。
第五条档案收集方式：1. 内部收集：由成本部各部门按照档案收集范围，定期收集相关资料；2. 外部收集：通过合作单位、咨询机构等途径获取相关资料。
第六条档案整理要求：1. 按照档案收集范围，对收集到的档案进行分类、编号；2. 对档案进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性；3. 对电子档案进行备份，确保电子数据的完整性和安全性。
第三章档案保管与利用第七条档案保管要求：1. 严格按照档案保管规范，确保档案实体和电子数据的安全；2. 定期对档案进行清理、消毒，防止档案损坏；3. 建立档案借阅制度，明确借阅手续、期限和责任。
第八条档案利用要求：1. 严格遵守档案利用规定，确保档案信息的安全；2. 为部门工作提供档案查询、复制等服务；3. 依法为有关单位和个人提供档案信息查询。
第四章档案管理与监督第九条成本部设立档案管理员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第十条档案管理员应具备以下条件：1. 熟悉档案管理法规和业务知识；2. 具备良好的职业道德和保密意识；3. 具备较强的责任心和敬业精神。
第十一条定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范性和有效性。
国企成本部档案管理制度
第一章总则第一条为加强国有企业成本管理工作的规范化、制度化，确保成本档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于国有企业成本部所有与成本管理相关的档案资料，包括但不限于成本核算、成本分析、成本控制、成本预算、成本考核等各个环节产生的档案。
第三条成本部档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、保密性、安全性的原则。
第二章档案分类与归档第四条成本部档案分为以下类别：1. 成本核算档案；2. 成本分析档案；3. 成本控制档案；4. 成本预算档案；5. 成本考核档案；6. 其他与成本管理相关的档案。
第五条成本档案的归档应按照以下要求进行：1. 档案材料应齐全、完整，不得缺页、破损；2. 档案材料应分类整理，按照档案类别、年份、顺序进行排列；3. 档案材料应使用规范的档案袋或档案盒，标签清晰，便于查找；4. 档案材料归档前，应由成本部负责人进行审核，确保档案材料的真实性和完整性。
第三章档案保管与维护第六条成本部档案的保管应由专人负责，确保档案的安全和完整。
第七条档案保管应遵守以下规定：1. 档案库房应保持干燥、通风，防止档案受潮、霉变；2. 档案应定期检查，发现破损、褪色等情况应及时修复或复制；3. 档案查阅应登记，查阅人应遵守保密规定，不得擅自复制、外传；4. 档案库房应配备必要的消防、防盗设施，确保档案安全。
第八条成本部档案的维护包括：1. 对档案进行定期的整理、清理，剔除无保存价值的档案；2. 对档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理；3. 对档案进行备份，确保档案数据的完整性。
第四章档案利用与查询第九条成本部档案的利用应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和单位规章制度；2. 符合档案利用者的实际需要；3. 不得损害国家利益、单位利益和他人合法权益。
第十条成本部档案的查询应按照以下程序进行：1. 查询人提出查询申请，填写查询登记表；2. 成本部负责人审核查询申请，确认查询内容；3. 查询人按指定方式查阅档案；4. 查询结束后，查询人应填写查询反馈表。
成本档案管理制度
一、目的为了加强公司成本管理，规范成本档案的收集、整理、保存和使用，提高成本管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有成本档案的管理工作。
三、成本档案的定义成本档案是指在公司生产经营活动中产生的，与成本相关的各种原始凭证、统计报表、分析报告、管理制度等资料。
四、成本档案管理原则1. 完整性原则：成本档案应全面、系统地反映公司成本管理的全过程。
2. 及时性原则：成本档案的收集、整理、保存和使用应确保及时、准确。
3. 保密性原则：对涉及公司商业秘密的成本档案，应严格保密。
4. 可靠性原则：成本档案应保证真实、准确、完整。
5. 经济性原则：在保证成本档案质量的前提下，降低成本档案管理成本。
五、成本档案管理职责1. 成本管理部门负责成本档案的收集、整理、归档、保管和使用。
2. 各部门负责本部门产生的成本档案的收集、整理和提交。
3. 人力资源部门负责成本档案管理人员的培训和考核。
六、成本档案管理流程1. 收集（1）各部门在生产经营活动中产生的成本档案，应及时收集，确保档案的完整性和准确性。
（2）成本管理部门应定期检查各部门成本档案收集情况，确保档案的完整性。
2. 整理（1）对收集到的成本档案进行分类、编号，确保档案的有序性。
（2）对档案进行审核，确保档案的真实性、准确性。
3. 归档（1）将整理好的成本档案按照档案保管期限要求，分别归档。
（2）对归档的档案进行登记，建立档案目录。
4. 保管（1）成本档案的保管应按照档案保管期限要求，实行分类保管。
（2）档案保管人员应定期检查档案保管情况，确保档案的安全、完整。
5. 使用（1）各部门需查阅成本档案时，应向成本管理部门提出申请。
（2）成本管理部门应根据申请，提供相关成本档案。
（3）查阅档案后，应将档案归还原位，并做好登记。
七、成本档案的销毁1. 成本档案保管期满需要销毁的，除特殊规定外，可以按照规定程序进行销毁。
2. 成本档案销毁前，应由成本管理部门提出销毁意见，经公司领导批准后，方可进行销毁。
细则成本档案管理办法
文化集团成本档案管理办法本办法依据《文化集团行政管理制度》编制。
1范围1.1范围：目标成本、供方、采购、合同、变更、结算等成本管理过程中形成的有保存价值的文字、图纸、声像等文件。
1.2适用部门：涉及成本业务的所有部门。
2密级3权责4时限4.1资料整理完成4.2移交至行政部：完成合同结算后当月。
5要求5.1封面：包含公司名称、项目名称、档案编号、归档日期、经办部门等信息，并需经办人、审核人签字，见《附件一：档案封面》。
5.2目录：内容应涵盖所有工作节点、所有流程附件，见《附件二：档案目录》，附件提供了供方、招标、直委、合同、结算存档目录，其他未提及资料参考执行。
5.3内容：与目录对应，审批OA存打印件，会签、盖章类资料存原件，采用招采平台的供方、招标资料不需线下存档。
5.4文件按形成时间顺序叠放，成册档案需胶装。
6编号成本档案编号由财务成本部统一管理，移交至成本档案员前与成本档案管理员确认编号，基本格式如下：7保管7.1成本档案按所经办部门分类存放。
7.2档案借阅、销毁执行文化集团人力行政相关制度规定。
附件一：档案封面档案编号：移交部门：移交时间：##事项工作档案公司经办人（手签）：审核人（手签）：附件二：档案目录【】类供方档案目录备注:适用于线下采购附件二：档案目录【】类供方基本信息备注:适用于线下采购【】招标档案目录备注:适用于线下采购【】直接委托档案目录备注:适用于线上及线下采购【】合同档案目录【】结算档案目录结算名称：。
成本管理部档案管理制度
成本管理部档案管理制度一、背景为了规范成本管理部档案的收集、整理、存储和利用工作，提高档案管理的效率和质量，特制订本制度。
二、目的本制度的目的是确保成本管理部档案的完整性、准确性和安全性，保障成本管理工作的顺利进行，提高成本管理部的工作效率和服务质量。
三、适用范围本制度适用于成本管理部对各项档案的收集、整理、存储和利用工作。
四、档案收集1.成本管理部应建立完善的档案收集制度，确保能够及时、全面地收集到各项相关档案。
2.档案收集应基于合法、合规的原则，不得违反法律法规和组织规定。
五、档案整理1.成本管理部应对收集到的档案进行整理，包括分类、编号、归档等工作。
2.档案整理应遵循统一的规范和标准，确保档案的组织结构清晰、易于查阅。
六、档案存储1.成本管理部应确保档案存储设施的安全性和可靠性，采取适当的环境控制和防火、防灾措施。
2.档案存储应按照文件类型、文件重要性等因素进行分类存放，并编制存储目录，方便查阅和管理。
七、档案利用1.成本管理部应根据需要，对档案进行及时、准确的查阅和利用，确保成本管理工作的正常开展。
2.在档案利用过程中，必须遵守保密要求，不得泄露与成本管理相关的机密信息。
八、档案备份1.成本管理部应定期对档案进行备份，确保档案的安全性和完整性。
2.档案备份的方式和频率应根据档案的重要性和敏感程度来确定，同时要确保备份数据的保密性。
九、档案销毁1.档案管理部应建立档案销毁制度，明确档案销毁的程序和责任。
2.档案销毁应严格按照相关规定进行，确保销毁的档案不会被恶意利用或泄露。
十、档案保管期限1.档案管理部应根据法律法规和组织规定确定各类档案的保管期限。
2.档案的保管期限到期后，应及时进行归档或销毁处理。
十一、档案管理责任十二、档案管理培训十三、档案管理评估十四、附则本制度的解释权归成本管理部所有，如有需要，可根据实际情况进行修改和补充。
以上为成本管理部档案管理制度的主要内容，具体实施细则可以根据实际情况来制定，以确保档案管理工作的规范、高效和安全。
成本部档案管理制度
第一章总则第一条为加强成本部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于成本部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条成本部档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、连续、系统。
2. 准确性原则：档案内容真实、可靠、无误。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
4. 有效性原则：提高档案利用率，为成本管理工作提供有力支持。
第二章档案分类与归档第四条成本部档案分为以下类别：1. 文书档案：包括各类成本管理文件、报告、通知、会议纪要等。
2. 会计档案：包括成本核算报表、凭证、账簿等。
3. 专项档案：包括成本分析报告、审计报告、项目评估报告等。
4. 其他档案：包括照片、录音、录像等。
第五条档案归档应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行归档。
2. 归档文件应完整、清晰、整洁，符合档案规范化要求。
3. 归档文件应附有档案目录，便于检索和管理。
第三章档案整理与保管第六条档案整理应遵循以下程序：1. 检查档案内容，剔除无关、破损、假冒等文件。
2. 按照档案类别、时间顺序进行分类、排序。
3. 对档案进行编号、装订、粘贴标签。
4. 编制档案目录，确保档案检索方便。
第七条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
2. 档案存放应按照档案类别、时间顺序进行排列。
3. 定期对档案进行检查、整理、维护。
4. 对重要档案实行专柜保管，并配备必要的防护设施。
第四章档案利用第八条档案利用应遵循以下原则：1. 保密原则：严格按照国家保密规定，确保档案信息安全。
2. 便民原则：为用户提供便捷的档案查询、借阅服务。
3. 优先原则：对成本管理工作急需的档案，优先提供利用。
第九条档案利用方式：1. 查阅：用户可在档案室查阅档案。
2. 借阅：用户需填写借阅单，经批准后方可借阅档案。
成本预算部档案管理制度
第一章总则第一条为加强成本预算部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。
第二条本制度适用于成本预算部所有档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条成本预算部档案管理工作应遵循国家档案管理的法律法规和标准，坚持科学管理、规范操作、服务决策、保障安全的原则。
第二章档案分类与编号第四条成本预算部档案分为以下类别：1. 预算编制类档案；2. 成本核算类档案；3. 费用控制类档案；4. 预算执行类档案；5. 综合类档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别编号+年份+流水号。
第三章档案收集与整理第六条成本预算部档案收集应全面、及时、准确，确保档案的完整性和连续性。
第七条档案收集范围包括：1. 成本预算部编制、审核、批准的各类预算、计划、报告等文件；2. 成本核算、费用控制、预算执行过程中形成的各类凭证、报表、分析报告等；3. 相关政策、法规、标准、制度等；4. 其他与成本预算部工作相关的文件、资料。
第八条档案整理应按照分类、编号、装订、归档的程序进行。
第四章档案保管与利用第九条成本预算部档案应按照规定的存放条件进行保管，确保档案的完好和安全。
第十条档案保管分为以下等级：1. 一级档案：具有重大历史意义、珍贵、重要、稀有或需要长期保存的档案；2. 二级档案：具有较高历史意义、重要、稀有或需要长期保存的档案；3. 三级档案：具有一般历史意义、重要或需要保存的档案。
第十一条档案利用应严格按照审批程序进行，确保档案的保密性和完整性。
第五章档案销毁第十二条档案销毁应按照国家档案管理的法律法规和标准进行，确保档案的销毁安全。
第十三条档案销毁程序：1. 提出销毁申请，经部门负责人批准；2. 对拟销毁档案进行核实，确认无误后，填写《档案销毁清单》；3. 将《档案销毁清单》报上级主管单位审批；4. 按照审批意见，对档案进行销毁。
第六章责任与奖惩第十四条成本预算部档案管理人员应严格遵守本制度，履行职责，确保档案工作的正常开展。