档案数字化建设中档案安全问题研究
档案数字化建设中档案安全问题研究
摘要：随着信息化社会的发展和计算机及其网络技术的普及，电子业务和数字化办公越来越普及，档案数字化是大势所趋，然而电子档案的保存和纸质档案的保存是有差异的。数字化档案可能存在着来自硬件、软件、网络问题和自然灾害等方面的损害，讨论如何用法律、标准、技术和人才等方面的措施应对可能存在的威胁，保障数字化档案的安全。
关键词：数字化档案档案安全不安全因素
中图分类号：g270.7 文献标识码：a 文章编号：1007-3973（2013）008-155-02
数字化档案显然是信息化和网络化社会发展的必然产物，将现有的大量纸质、音影材料转化为电子文件，加以保存、传输和共享，必将提高档案的使用效率，充分发挥档案的使用价值。电子档案与过去的纸质档案和实物档案存在着共同点和不同点，通过数字化签名和加密来保证电子档案的真实性和有效性，也成为数字化档案管理的重要内容。数字化档案的特点，导致了它可能出现的威胁，例如存储设备的物理损坏，软件编码的错乱和丢失，人为误删或者病毒损坏，网络黑客攻击和文件密码泄露等，需要我们制定完善的法律法规，管理制度，严格遵守保密制度，根据保密级别来分类保存文件。相信只要我们制定了相应的管理措施，掌握了相关的技术，提供相应的物质保障，就一定能保证电子档案的安全。
1 数字化档案面临的威胁
档案信息化建设与档案管理的研究
档案信息化建设与档案管理的研究 摘要：近几年来，我国的互联网技术与信息技术的发展十分迅猛，档案管理也 将工作方法的研究伸展到了网络领域，良好的网络环境为档案工作的开展做出了 巨大贡献。在当下信息化环境之下，档案工作的模式和方式都发生了一些改变， 这不仅给档案管理工作带来了发展的机遇，同时也给档案管理工作带来了相应的 挑战。本文针对档案信息化建设的问题予以探讨。 关键词：档案工作、信息化、建设研究 引言：档案管理工作在近年来越来越受重视，档案管理是各个单位部门的日 常工作，伴随着一系列档案管理体系的建立和完善，也给各单位档案管理提出了 更高的要求。但是，在单位档案实际管理过程当中，还存在一些问题，必须加以 改善，有效提升档案管理工作质量。 1.当前档案信息化建设过程中存在的问题 1.1档案管理制度有待健全 当下，信息化的工作方式已经渗透进行了档案管理工作中，并且已经有了一 定的成果。但是对于档案信息化的建设还没有建立起相应法管理制度，在管理制 度的建设方面还缺乏完善。这一问题也主要是因为管理观念陈旧导致的，当前这 一阶段，单位档案管理制度还存在管理缺位的现象。有很大一部分的单位，都还 没有对档案信息化建设引起重视，导致档案管理部门的工作人员无法确定管理模 式与方法，这很容易导致管理结果事倍功半。再加上档案信息化建设理念在单位 中并没有融入多长时间，在制度方面还存在不成熟的情况，这会严重制约档案管 理效率和质量，同时，这也是当下大部分档案管理部门应该解决的实际问题。 1.2管理人员专业素养不高 在对档案管理提出新要求之后，单位也力求改革传统管理方式，我国也制定 出了一些档案管理政策，单位为了响应新要求，也开始做出整改工作。新管理要 求单位优化工作方式，并构建相关的管理监督部门，安排专业的档案管理工作人员，进行档案处理工作的管理。同时也需将原来的纸质管理变为电子档案管理。 但是，从单位实际的管理现状来看，单位并没有完全实现这些要求，只是做到了 其中一部分，在引入信息化的档案管理方式后也没有将其优势充分发挥出来，这 也是因为档案信息化建设工作没有得到足够重视导致的。并且，再加上管理档案 的人员流动性比较大，使得管理人员无法合理的调配工作时间，而新入职的档案 管理人员又没有经过培训就上岗了。不仅如此，在单位当中还有一种非常常见的 现象就是，档案管理人员往往身兼数职，管理人员的主要工作并不是档案管理， 每天除了处理档案管理之外，还有其他领域工作需要做。而大部分的工作时间都 放在自身原本工作上，只是抽一小部分时间用来处理档案管理工资，这不但会降 低档案管理的效率，还导致原本的工作质量削弱，因此还需做出合理的调整。 1.3档案管理意识不强 在单位档案信息化建设工作过程当中，虽然和以前相比较，重视程度有了一 定的提升，但在管理时依旧会有很多影响因素，使得单位放松了管理力度。并且，还出现有个别单位对档案管理工作信息化发展不重视，疏于管理的问题，影响档 案管理工作的效率。当意识没有得到升华的时候，就会出现业绩高于管理的思想，而这种思想在大数据背景下早已不适用，不但不会提高档案管理质量，反而还会 削弱档案信息化建设的作用和价值。 2.档案信息化建设的档案管理策略
数字档案室及档案数字化建设方案
《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织
目录 一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、背景 机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。 建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 二、建设原则 数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。
全国档案信息化建设实施纲要
全国档案信息化建设实施纲要 “十五”期间，全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。 “十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。
一、档案信息化基础设施建设 1、继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。到“十五”末，全国应用计算机管理档案的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到90％，县以上各级国家档案馆达到70％；中西部地区省级机关档案部门达到80％，县以上各级国家档案馆达到50％。 2、各省、自治区、直辖市档案局馆都要建设和完善局域网，并且与当地政务网联通。到“十五”末，各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网；省以下档案局馆的局域网建设以北京市、天津市、江苏省为试点，80％的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通。 3、西部地区要把档案信息化建设纳入实施西部大开发战略的范畴，充分发挥后发优势，逐步推进西部地区档案部门计算机和网络技术的应用，努力探索一条适合当地档案信息化建设的路子。 二、档案信息资源建设
数字化档案馆建设指南
数字档案馆建设指南 （国家档案局发布2010年6月） 1．总体要求 1.1概述 数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 建没数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。 建没数字档案馆．有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 1.2建设原则与要求 数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。 统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。 项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带
动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。 需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件没施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。 合理适用、稳步实施。要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求，引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。 1.3 建设目标 数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。 其中，数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。 1.4建设内容 数字档案馆总体建设内容主要包括： ( l ）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数
档案信息化调研报告
档案信息化调研报告 档案信息化调研报告如何写?具体写一些什么内容呢?本文是小编精心编辑的档案信息化调研报告，希望能帮助到你! 档案信息化调研报告20XX年6月中旬，扬州市档案局组织有关人员对全市档案信息化工作进行了调研。调研主要围绕“十五”期间档案信息化基础设施建设，档案信息化资源建设及网络建设展开，并对档案信息化工作中存在的困难、问题，及“十一五”期间的规划设想等进行了研讨。各县档案局对此十分的重视，根据调研要求做了精心的准备。通过这次调研，对全市档案信息化建设情况有了初步了解并为科学制定扬州市“十一五”档案信息化工作规划奠定了基础。 “十五”期间，扬州市档案信息化建设经历了从无到有，由少到多，由点到面的初步阶段,取得了长足的发展。 档案信息化基础设施建设 “十五”期间，各地档案部门在经费比较困难的情况下，通过各种方法，增加对信息化基础设施建设的投入，并且取得了明显的成效。 目前，市和各县档案局计算机配置达到平均每人一台；扬州市、江都市及维扬区、邗江区档案局已经架构了服务器；市区机关单位档案室计算机普及率达到100%，一些单位还购
置了扫描仪、打印机、数码相机、数码摄像机、一体化传真机等相关数码设备，为档案信息化建设工作奠定了基础。 档案信息化资源建设 1、信息资源数据库建设。档案目录的数字化是档案信息化建设的基础工作之一，也是数字化档案馆建设的必备条件。目前扬州市档案馆馆藏档案、资料完成了案卷级、文件级数据库建设，现有目录95万条，市委、市政府全宗的部分档案实现了数字化管理，建立了全文数据库。馆藏7397张照片档案和706盘录像档案已全部数字化处理，并建立了多媒体数据库；仪征市、邗江区、维扬区档案馆全部完成了馆藏档案、资料数据库建设。仪征市档案馆已建目录数据749124条，其中：人物档案目录27539条，婚姻档案目录54414条；邗江区档案馆已建目录数据755823条，其中婚姻档案目录63869条；维扬区档案馆已建目录数据62727条；高邮市档案馆馆藏永久、长期档案完成了数据录入，共建目录数据万条，档案全息录入26卷，近3000页，照片档案数字化260张；江都市档案馆共建目录数据13万条。 2、推广应用标准化档案管理软件。“十五”期间，全市推广应用了相对统一、符合规范的档案管理软件，规范了档案目录的数据结构，提高了档案管理的技术和应用水平。扬州市区计有150多个党政机关、企事业单位和社会团体使用了江苏省档案馆开发研制的“永乐文档一体化”档案管理
档案室建设档案整理数字化建设合同(20190215)
档案整理及数字化建设项目合同 采购人（甲方）： 供应商（乙方）： 根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》双方就贵单位档案数字化建设项目同意共同遵守如下条款： 一、服务内容及价款 说明：1、该价格为含税价格。 二、合同单价 按照合同单价据实结算，该合同单价包括上述所有服务项目验收合格交付使用之前及保修期内保修服务等所有其他有关各项的含税费用。本合同执行期间合同单价不变，甲方无须另向乙方支付本合同规定项目之外的其他任何费用。 三、技术和质量要求
1、在项目建设过程中，乙方须提供具有自主知识产权的《电子档案数字加工管理系统》、《电子档案质量控制检查系统》，系统规范和流程必须充分切合档案的技术标准和加工流程规范。 乙方提供的软件需具备以下几个主要功能以实现整个档案数字化加工全流程、全人员覆盖，为甲方在档案数字化监管工作提供有效的信息化管理手段。 (1) 档案出入库：为保障实物档案的安全，在档案数字化过程中进行的出入库，需在加工系统中建立有效的电子台账，方便甲方对整个实物档案情况的掌控。 (2) 加工流程：档案数字化工作中涉及的所有流程，均需在加工系统中实现，加工系统需记录各个流程环节的经手人，开始时间、结束时间等详细的加工记录台帐。时间信息应精确到秒。 (3) 加工系统需建立错误返工记录台帐，包括错误原因，执行人，被执行人，时间等信息。时间信息应精确到秒。 (4) 单件挂接：为保障索引与影像文件关联的正确率，需在条目著录过程中对影像文件进行关联，实行单件挂接方式；防止批量挂接出现的大规模批量错误。 (5) 机器检查：乙方就与甲方协商后的量化技术指标，纳入质量控制检查系统，对提交的成品数据进行机器检查，并提供质检报告。 (6) 人工检查: 乙方就与甲方协商后的非量化技术指标，纳入质量控制检查系统，供甲、乙双方在项目生产管理过程中进行人工检查，对于非量化指标乙方必须按甲方要求的时间频率和数量比例进行检查，并出具详细的质检报告。以作为甲方能进行有
档案数字化建设方案
档案数字化建设方案 根据。。约定，为完成。档案数字化工作，特制定工作方案。 一、工作目标 为保障文件和数字化信息安全，保证档案数字化工作质量，规划工作流程，尽快完成档案数字化工作。 二、工作机构 成立档案数字化工作小组，具体负责开展档案扫描的各项具体工作。 组 长： （职责：制定项目工作方案、协调扫描工作开展） 副组长： （职责：系统安装部署） 成 员： （职责：对系统硬件、网络环境进行部署，确保能够通过网络访问系统） （职责：具体负责扫描工作开展，要求每周进行档案扫描工作汇报） 其他人员： 三、档案数字化数量 扫描后的图像页数总计4.6万页，单面A4幅面按1页计算，双面A4按2页计算，大幅A3单面按2页A4幅面计算，大幅A3双面按4页A4幅面计算。 四、工作时间： 五、工作流程
（一）系统环境部署：在新购的服务器上安装档案管理系统（下称档案系统），并进行系统网络调试，确保系统使用正常。 （二）档案交接 1、办理交接手续：由业主整理需要进行扫描的档案，统计档案份数后移交至我方，我方根据业主统计出的信息进行档案清点数量，并核对文件是否有缺号或跳号、附件是否正确，确认无误后双方人员签字。 2、档案运输：双方各派专人共同运输档案至扫描地点，并在运输到达目的地后再次与档案扫描的工作人员进行档案详情确认。 （三）档案整理 1、档案页数清点：档案扫描工作人员对档案目录标注的档案页数与实际档案页数进行清点，数量不符时，应按实际情况进行修改。 2、档案预处理：扫描之前，应在保护文件不受损害的前提下，拆除装订物，对折皱不平等影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保扫描图像清晰。 （四）档案数字化 1、文件扫描：扫描分辨率规定为200DPI。档案扫描工作人员核对扫描的条目与实体相符后，逐份对文件进行扫描，扫描时根据文件幅面大小和纸张状况，可采取连续进纸扫描或平板扫描，扫描过程中不得损坏纸质文件，扫描完成后，纸质文件应按顺序存放。 2、质量自检及数据提交：档案扫描工作人员对扫描文件质量及挂接情况逐份进行审查，发现不合格的，应当重新处理，确认质量合格后
数字档案馆建设方案(修订)
大连恒智科技发展有限公司 TEL:0411-******** Dalian Hengzhi Sci & Tech Development Co., Ltd. 大连恒智科技发展有限公司 数字档案馆建设方案
目 录 第一章：前言 (1) 第二章：项目建设的意义 (2) 第三章：数字档案馆馆内建设目标、内容 (3) （一）“数字档案馆”馆内总体建设目标 (3) （二）“数字档案馆”馆内总体建设内容 (3) 第四章：数字档案室建设 (11)
第一章：前言 根据国家档案局颁布的档办〔2010〕116号《数字档案馆建设指南》中指出： 数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。 建设数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息
档案数字化工程项目验收资料
附录D 《重庆市档案数字化工程项目验收资 料》 （资料性附录） 重庆市档案数字化工程项目 验收资料 项目名称：_________________________________________ 项目编号：__________________________________________ 项目业主：_________________________________________ 联系人：__________________________________________ 联系电话：_________________________________________ 项目施工单位：______________________________________ 项目起止日期：_________ 年月?____________ 年—月 验收日期：_____________ 年 _____ 月 _____ 日
重庆市档案局制 验收文件目录 1 立项文件 2 项目合同 3业主单位工作及试用报告 4施工单位实施及预验收报告 5 项目资金来源及使用情况 6验收内容及结论 7附件
档案数字化工程项目业主单位工作报告 参考提纟冈 业主方工作报告不再使用表格形式，由业主单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目背景及资金来源，档案门类、内容、数量，确定施工单位的方式，项目起始时间等） 二、档案数字化工程项目的组织管理（业主单位分工负责工程项目的领导及有关人员、加工场地安排、与施工方的配合及协调等） 三、档案数字化工程项目的质量和安全保密要求 四、档案数字化工程项目竣工后的试用情况
关于档案信息化建设的调研与思考
关于档案信息化建设的调研与思考 一、背景分析 目前全省乃至全国各地都在搞信息化建设，从各级国家档案馆的馆藏数字化到各单位的数字档案室建设；从电子文中心、电子阅览室、登记备份中心到农村档案信息共享等，可说是热火朝天。 档案局作为政府指定的信息管理与服务中心，既要保护传统载体的档案，又要管理数字化的记录。如何加快档案馆的数字化建设及电子档案的安全保管便显得尤为迫切。为贯彻落实省两办下发的《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，开展以电子文件中心各数字档案馆为基础的“电子文件和数字档案登记备份中心”建设工作，省档案局将电子文件和数字档案登记备份工作列为重点推进的创新工作。 考虑到随着社会进步和档案局的职责功能业务的完善，现在和将来各地档案局的档案相关的业务系统从数量和质量都在增长与提升，信息系统应该支撑起综合各类业务管理的“多核心”要求， 本文基于这样的背景，讨论新形势下档案部门的信息化建设的有序，高效和可持续发展的建设思路。 二、目前档案部门信息化建设方面存在的问题分析 从上文可以看到虽然这些年建设不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素难免存在不少问题，汇总为以下5点： 1、各自为政、散乱小。 现在建设档案信息化系统往往是由业务部门发起需求，但是档案局目前的业务范围还是比较广，业务分散，内容繁多，系统之间的关联与整合不够。建设各自系统的时候受部门条条框框的影响较大，缺乏统筹安排，导致每个对应的信息系统都是“麻雀虽小，五脏俱全”，重复度大。 2、费财费力，专业技术力量簿弱。 信息系统有个特点，需要支撑起ISO标准的7层结构，比如物理层，链路层，网络层等等一直到应用层。这样每套系统建设的过程需要覆盖考虑这些层级对应的设备和软件，为了更好的保质保量的完成这些工作，除了购买各类设备之外，在建设过程和运行维护阶段我们还需要配备各个方面的专业人才，但是这些对我
档案数字化工程项目的验收材料
附录D 《重庆市档案数字化工程项目验收资料》 （资料性附录） 重庆市档案数字化工程项目 验收资料 项目名称： 项目编号： 项目业主： 联系人： 联系电话： 项目施工单位： 项目起止日期：年月～年月 验收日期：年月日 重庆市档案局制
验收文件目录 1 立项文件… 2 项目合同… 3 业主单位工作及试用报告… 4 施工单位实施及预验收报告… 5 项目资金来源及使用情况… 6 验收内容及结论… 7 附件…
档案数字化工程项目业主单位工作报告 参考提纲 业主方工作报告不再使用表格形式，由业主单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目背景及资金来源，档案门类、内容、数量，确定施工单位的方式，项目起始时间等） 二、档案数字化工程项目的组织管理（业主单位分工负责工程项目的领导及有关人员、加工场地安排、与施工方的配合及协调等） 三、档案数字化工程项目的质量和安全保密要求 四、档案数字化工程项目竣工后的试用情况 五、档案数字化工程项目的社会效益和经济效益 档案数字化工程项目施工单位工作报告 参考提纲
施工单位采用汇报材料格式自行撰写，其内容主要包括以下几个方面： 一、档案数字化工程项目概述（项目来源、工作量、工期等） 二、档案数字化工程项目的施工组织 三、档案数字化工程项目的质量控制和安全保密措施 四、档案数字化工程项目的档案管理系统及数据库情况 五、档案数字化工程项目竣工后的自检及整改情况（装订还原、数据质量、压缩格式和备份方式、现场利用等）
项目资金来源及使用情况 项目负责人：（签章）填表时间：年月日
档案信息化建设的意义
档案信息化建设的意义 档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。 对于管理人员的意义： 1、档案管理不再费时费力 档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。 档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。 具体表现为： 数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。 各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。 自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。 2、检索查询更为方便 传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查
询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。 提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。 提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。 3、档案的查借阅工作更加可控。 传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。 对于职能部门的意义： 1、提高整个部门的工作效率 实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。 2、提高整个部门的技术水平 企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。 3、有效的进行档案的收集工作 档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。
数字化档案建设方案
数字化档案建设方 案
数字化房产档案建设方案 档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措。随着城市的发展和进步，房产档案的形成会越来越多，类别越来越细，而传统手工作业方法已经呈现出了许多弊端：效能低、错误多、易损毁、易丢失。因此数字化档案的建设在当前的档案管理工作中的重要性正日益凸显出来。对于我局档案馆的数字化建设特制定以下方案： 一、制定批次 为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效的管理及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏的档案按照类别进行批次安排，确保在数字化过程中有序进行。 二、数字化处理 1、档案出库交接 根据数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查，对经过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《档案出库单》，确保交接中档案数量的正确性和完整性。 2、目录制定及档案整理 按照文件数据库目录结构及目录著录要求，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字度长度等规范要求。 对出库档案进行数字化加工前，需对档案文件进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。对影响扫描的非成册档案装
订进行拆除装订物，对破损严重，无法进行扫描的文件应进行技术处理，如纸张褶皱无法扫描的应进行压平等处理。对于档案内的资料应区分扫描件和非扫描件，并详细记录，确保档案内的资料不乱不丢。扫描完成后按照档案馆的要求进行装订，保证每卷档案不掉页，边缘整齐。 3、档案扫描 根据文件数据库要求的规格进行档案扫描，保证扫描件图像效果与原件吻合。大幅面档案采用大幅面扫描仪或者小扫描仪扫描后进行图片拼接。核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。对扫描图像进行命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象，扫描时要保证档案原件不被损坏。 4、图像处理 对颠倒、偏斜的图像进行纠偏处理，以符合阅读习惯。对页面中影响阅读的污点、黑线、黑边等杂质进行去污处理。对颜色深浅度进行调整，确保图像字迹清晰，对大幅面扫描所形成多幅图像进行拼接，合并为一个完整图像，以保证数字化图像的完整性。 5、文件录入 根据数字档案管理的软件以及文件数据库的要求，将扫描后的图像按照档案编码进行录入，在录入过程中要做到不漏页、不乱页，对录入的文件要进行准确性核对，确保文件的完整。
档案馆信息化建设
档案信息资源管理探索 摘要：档案信息资源管理是相对于传统档案管理提出的一种全新的工作理念和方式。传统 档案管理主要靠人工劳动，工作重心是档案实体的整理和保管，在提供利用上以档案信息供给为导向，实质上是人对物的管理。而档案信息资源管理则体现出人对档案管理认识的深化，将注意力从档案实体管理转向了档案内容的开发利用。对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势，需要从技术、管理、服务等多种角度对档案信息资源进行科学规划、整合、控制，确保档案信息资源的开发利用，有效满足社会对档案信息的需求。 关键词：信息资源管理档案信息网格技术 1.档案管理的现状 目前，我国的档案管理还远不能适应档案信息化和网络现代化建设的要求。以下列举了部分省市档案馆信息化数据作为参考 1.1浙江省档案馆信息化概况 （1）档案信息资源数据库建设 档案信息资源数据库的建设是一项循序渐进的长期工作，从2006年到2008年，经过两年时间的努力，全省档案信息资源种类和数量在原有基础上进一步充实，档案信息资源数据库已初具规模，一个依托信息化载体，存在于实体档案馆内部的数字化档案馆已初步成型，为下一步提供高效便捷的利用服务奠定了扎实的基础。 档案信息资源数据库存储量的大幅增长有几方面的原因，一是2007年没有开展信息化评估工作，两年完成的数据量积累起来实现了较大幅度的增长；二是各级档案馆越来越重视档案信息资源库建设，进一步加快了信息资源开发步伐，切实将档案信息资源数据库建设作为一项基础性工作来抓，取得了较为明显的成效。 2006年与2008年档案信息资源数据库建设数据均值对比表 年度馆藏档案目录数量档案全文数字化量照片档案数字化量声像档案数字化量2006年87万条14万页2242幅84小时 2008年93万条48万页5042幅140小时 增加6万条34万页2800幅56小时 增长 6.9% 243% 125% 67% （2）电子目录和电子文件中心建设 电子目录中心和电子文件中心是实现档案信息资源共建共享和政务信息公开的重要平台。通过电子目录和电子文件两大中心的建设，可以全面整合区域内档案信息资源，拓展档案工作领域，从而有效提高档案信息服务水平，进一步转变档案部门职能，加强档案工作的社会影响。 发生以上变化主要有几方面的原因：一是各级档案部门基本上已完成目录数据库建设，馆（室）内档案目录数据量庞大，存在大量可接收的目录数据；二是前期开展的档案信息化和数字档案馆建设侧重于馆内，随着相关工作的不断推进，各级档案馆逐渐将眼光转向未接
档案数字化加工方案和投标书
1 项目建设内容 ................................................ 2 历史档案数字化处理标准 ...................................... 2.1. ............................. 纸质档案数字化处理标准 2.2. ................................. 照片档案数字化标准 2.3. ................................. 声音档案数字化标准 2.4. ................................. 影像档案数字化标准 2.5. ................................. 实物档案数字化标准 3 数字化加工环节 .............................................. 3.1. ........................................... 档案接收 3.2. ....................... 标准的目录结构和文件夹的建立 3.3. ..................................... 建立目录数据库 3.4. ................................. 档案着录的工作细节 3.5. ........................................... 档案整理 3.6. ........................................... 档案扫描 3.7. ........................................... 图像处理 3.8. ............... 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) 3.9. ......................... 着录标记一稿双录、人机校验 3.10. .......................................... 数据挂接 3.11. .............. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) 3.12. .......................................... 光盘制作 历史档案数字化加工解决方案 东软集团股份有限公司 2011年02月
浅谈档案的信息化建设
浅谈档案的信息化建设 内容提要： 随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。本文将结合税务档案的自身规律，联系日常工作，阐述档案信息化建设的基本理论、实现信息化的必要性、如何实现以及在现实中急需解决的问题。 关键词：档案信息化 国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高，组织不力，缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，档案信息话建设存在很多问题。一、档案及其信息化 （一）档案概述 “ 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。 （二）档案信息化建设 开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念，即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。 档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。 二、档案信息化建设的必要性 （一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。 随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。 （二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。 档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。 （三）档案现代化管理可以增加信息存储量。 现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。 三、如何实现档案信息化建设 档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应
档案数字化建设方案
档案数字化建设方案 档案丄作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。 档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。 完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、LI录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。 业务流程 纸质档案数字化标准:DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》1.制订批次计划 为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处 理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接 根据档案数字化加工批次讣划进行出库，对出库的档案进行完整 性检查。 对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。 确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作
按照文件数据库LI录结构与LI录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要LI录补录的档案口录内容，包括确定档案LI录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。 4.档案整理 对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。 拆除装订 影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。 资料及档案内的成册资料严禁拆除。 区分扫描件和非扫描件 区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整 对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。 档案整理登记 详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订 扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。 5.档案扫描 黑白扫描采用（300dpi） TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi） JPG格式。 照片以原色彩为准（600dpi） TIFF格式扫描。 保证扫描图像效果原原件吻合。 大幅面档案采用大幅面匸程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。 需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率?300dpio对资料等成册材料不宜拆卷
档案信息化建设
论档案信息化建设 摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。 关键词：档案信息化建设问题重点 Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction. At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard; The records management personnel knowledge structure "the aging", the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient; Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse; Question and so on data protection existence risk. Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction Key word: The file information construction the question the key 档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。 人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。 一、档案信息化及档案信息化建设的内涵 什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。 档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。 二、当前档案信息化建设中存在的问题 档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。