合同保管及归档制度[工作范文]
纸质合同管理归档制度范本
纸质合同管理归档制度范本一、总则为了加强纸质合同的管理，确保合同的安全、完整和有效利用，提高合同管理的效率，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有纸质合同的管理，包括但不限于采购、销售、租赁、服务等经济活动所签订的合同。
三、管理职责3.1 合同管理部门负责纸质合同的签订、审核、审批、归档等工作。
3.2 档案管理部门负责纸质合同的保管、查询、借阅等工作。
四、合同签订4.1 合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合法性、合规性和合理性。
4.2 合同签订时，应由合同签订人、审核人和审批人共同参与，确保合同内容的准确性和完整性。
4.3 合同签订后，应进行合同的复印、扫描和归档工作。
五、合同归档5.1 各部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同的及时、准确归档。
5.2 归档的合同应按照合同类型、签订时间等分类进行整理，并编写归档目录。
5.3 归档的合同应放置在安全、干燥、通风的环境中，确保合同的完好无损。
六、合同借阅6.1 合同借阅应经过合同管理部门的批准，并填写借阅申请表。
6.2 借阅人在借阅期间应妥善保管合同，不得涂改、损坏或遗失。
6.3 借阅期满后，应及时将合同归还档案管理部门。
七、合同销毁7.1 合同销毁应经过合同管理部门的审核，并报公司领导批准。
7.2 销毁合同应按照相关法律法规的规定，采用适当的方式进行，确保合同内容不被泄露。
八、合同管理制度的监督与检查8.1 合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。
8.2 公司审计部门应对合同管理制度的执行情况进行定期审计，确保合同管理工作的规范运行。
九、违约责任9.1 违反本制度的规定，造成合同丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的法律责任。
9.2 对违反本制度的行为，公司有权采取相应的纪律处分措施。
十、附则10.1 本制度自发布之日起实施。
合同归档管理制度[工作范文]
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合同归档管理制度篇一：篇一：1.1.目的目的目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
便于查询，统一归档，特制定本制度。
2. 2.适用范围适用范围适用范围 适用于集团（含集团下属各分适用于集团（含集团下属各分//子公司）各类合同的管理。
理。
3. 3.职责职责职责 人力资源部是本制度制定的责任部门；人力资源部是本制度制定的责任部门； 总裁办是本总裁办是本制度执行的监督部门；制度执行的监督部门； 各部门是本制度执行的责任部门。
各部门是本制度执行的责任部门。
各部门是本制度执行的责任部门。
4.4.分类管理（详见下表）分类管理（详见下表）分类管理（详见下表）5.5.归档管理归档管理归档管理各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；描件进行电子档归档管理；电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；市场运营中心（含分建立查询目录；市场运营中心（含分//子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。
件。
6. 6.借阅管理借阅管理借阅管理 合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；考数据之一）；1如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同见附件：《合同 借阅申请单》）。
借阅申请单》）。
借阅申请单》）。
7. 7.交接管理交接管理交接管理 各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.8.8.本制度由人力资本制度由人力资源部制定，于20XX 年04月21日生效。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
1. 目的。
本合同保管及归档制度的目的在于规范和管理公司的合同文件，确保合同文件的安全保存和方便查阅，以保障公司的合法权益。
2. 适用范围。
本合同保管及归档制度适用于公司所有的合同文件，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。
3. 文件管理。
3.1 所有合同文件均应在签订后立即归入合同管理系统，并按照合同编号进行分类和归档。
3.2 合同文件的存储应当采取防火防水防盗的有效措施，确保文件的安全性。
3.3 确保合同文件的完整性和准确性，禁止私自篡改或销毁合同文件。
4. 查阅权限。
4.1 公司内部设立合同管理部门，负责合同文件的归档和管理。
4.2 公司员工如需查阅合同文件，应当提出书面申请，并经过合同管理部门的批准方可查阅。
5. 归档期限。
5.1 合同文件的归档期限应当根据法律法规和合同约定进行规定，并严格执行。
5.2 合同文件到期后，应当按照文件管理规定进行归档转移或销毁处理。
6. 法律合规。
6.1 公司应当遵守国家相关法律法规，对合同文件的保管和归档进行合法合规管理。
6.2 对于涉及商业机密和个人隐私的合同文件，应当进行特殊保密处理，确保信息安全。
7. 其他。
7.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据具体情况制定相应的管理办法，并纳入本合同保管及归档制度的管理范围。
7.2 公司应当定期对合同保管及归档制度进行评估和调整，确保其适应公司发展的需要。
本合同保管及归档制度自发布之日起生效，如有任何修订或补充，应当经公司相关部门审批并重新发布。
合同档案怎样归档[工作范文]
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合同档案怎样归档篇一：公司合同归档办法南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法一、公司合同按内容共分为三类1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等二、合同接收程序合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。
一般情况下，存档合同应为正副本各一份。
三、合同存档程序合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。
然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。
第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。
四、合同补充协议接收、存档程序由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。
存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。
补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。
PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。
五、《付款审批表》和《入库单》存档程序合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。
合同归档管理办法
合同归档管理办法甲方：公司A乙方：公司B签订日期：XXXX年XX月XX日一、双方的基本信息甲方为公司A，注册地址位于XX市XX区XX街XX号，法定代表人为XXX ，营业执照注册号为XXXX。
乙方为公司B，注册地址位于XX市XX区XX街XX号，法定代表人为XXX ，营业执照注册号为XXXX。
二、协议或合同的目的和背景为了规范双方在合同签订及履行过程中的文件归档管理工作，提高工作效率和保证合同的合法性和可执行性，特制定本合同归档管理办法。
三、具体的条款和条件1. 双方在签订合同后，应及时将合同文件进行归档管理，包括原件和复印件。
2. 合同文件应按照合同类型、签订日期等分类存档，并标注清晰的文件名称和编号。
3. 所有合同文件应在规定的档案室内保存，保证安全可靠，避免遗失或损坏。
4. 归档管理人员应定期对合同文件进行检查和整理，确保文件的完整性和准确性。
四、保密事项1. 双方在合同归档管理过程中，应严格遵守保密协议，不得擅自泄露合同内容和相关信息。
2. 未经对方书面同意，不得将合同文件提供给第三方查阅或复制。
五、不可抗力因素的处理若因不可抗力因素导致合同文件的遗失或损坏，双方应及时通知对方，并协商解决方案。
六、协议终止的条件1. 合同归档管理办法自双方签订之日起生效，至合同履行完毕且双方确认无异议后终止。
2. 若其中一方违反合同归档管理办法，经对方通知后仍未改正，对方有权终止合同。
七、违约和争议解决方式1. 若一方违反合同归档管理办法，应承担相应的法律责任，并赔偿对方因此造成的损失。
2. 若双方在合同归档管理过程中发生争议，应通过友好协商解决，若无法协商解决，可向有关部门申请调解或仲裁。
八、其他附加条款1. 本合同归档管理办法为双方的共同约定，具有合同效力。
2. 本合同一式两份，甲乙双方各持一份，具有同等法律效力。
以上为合同归档管理办法的具体内容，希望双方能够严格遵守并共同维护合同文件的安全和完整性。
愿双方合作愉快，共同发展。
合同档案管理制度范文
第一章总则第一条为了规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，提高合同管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏任何与合同相关的文件、资料。
2. 准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得出现错漏。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的安全，防止丢失、损坏、泄露。
4. 及时性原则：及时收集、整理、归档合同档案，确保档案的及时更新。
第二章合同档案的分类与归档第四条合同档案分为以下类别：1. 采购合同：指公司为采购原材料、设备、服务等与供应商签订的合同。
2. 销售合同：指公司销售产品或服务与客户签订的合同。
3. 技术服务合同：指公司提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等与客户签订的合同。
4. 产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等与合作伙伴签订的合同。
5. 测试协议：指公司使用自身产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
6. 联盟协议：指公司为拓展销售渠道而与分销商或代理商签订的协议。
7. 市场营销合同：指公司为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
8. 财务合同：指公司与相关金融机构签订的借款、还款等合同。
第五条合同档案归档流程：1. 合同签订后，相关部门应及时将合同文本及相关附件报送档案管理部门。
2. 档案管理部门对合同进行审核，确认无误后，登记归档。
3. 档案管理部门对归档的合同进行编号、分类、整理，确保档案的有序性。
4. 档案管理部门定期对合同档案进行清理、更新，确保档案的准确性。
第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管：1. 档案管理部门应设立专门的合同档案保管室，配备必要的保管设备。
合同归档流程制度模板范本
合同归档流程制度模板范本一、目的为了加强公司合同的管理，确保合同文件的完整、安全和有效，便于查询、审计和执行，特制定本合同归档流程制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有合同文件的归档管理工作。
三、归档部门1. 合同归档工作由公司的档案管理部门负责，档案管理部门可以是法务部门、行政部门或专门的档案管理部门。
2. 合同归档的具体工作应由档案管理部门的指定人员负责，并应当具备相应的专业知识和技能。
四、归档流程1. 合同签订后，应当立即将合同文件交给档案管理部门进行归档。
2. 档案管理部门应当在收到合同文件后的3个工作日内完成归档工作。
3. 归档工作应当包括合同文件的扫描、整理、分类、编号、存储等。
4. 归档后的合同文件应当存储在安全的地方，并采取必要的防护措施，确保合同文件的安全和完整。
5. 归档后的合同文件应当建立索引，便于查询和审计。
五、归档要求1. 归档的合同文件应当是原件或者具有同等法律效力的副本。
2. 归档的合同文件应当完整、清晰，不得有缺页、污损、涂改等情况。
3. 归档的合同文件应当包括合同的全部条款和附件。
4. 归档的合同文件应当标明合同的名称、编号、签订日期、签订主体等信息。
六、查询和借阅1. 归档后的合同文件可以供公司内部人员查询和借阅，查询和借阅应当遵守公司的相关规定。
2. 查询和借阅归档合同文件的，应当填写查询申请表，并经档案管理部门负责人批准。
3. 借阅归档合同文件的，应当签署借阅记录，并按时归还。
七、修改和删除1. 归档后的合同文件不得随意修改和删除，确需修改和删除的，应当经档案管理部门负责人批准。
2. 修改和删除归档合同文件的，应当留存修改和删除的记录。
八、责任1. 合同归档工作应当由合同签订部门和档案管理部门共同负责，各自履行合同归档的职责。
2. 档案管理部门应当对归档的合同文件进行定期检查，确保合同文件的安全和完整。
3. 任何人不得损坏、遗失、篡改或者非法使用归档的合同文件。
合同档案归档管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。
第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。
第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。
第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。
第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。
第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。
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合同保管及归档制度篇一：合同发放与保管制度合同发放与保管制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、xx合同：解释说明二、xx合同：解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为xx部。
xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ……，表示公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
三、档案销毁1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
第六章合同借阅发放一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。
三、合同发放借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的。
必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由合同管理员催还。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现。
限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款xx元，并予以批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx元，并予以批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx 元；四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章附则一、本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件附件1 《合同借阅单》附件2 《合同登记本》附件1：附件2：合同登记本篇二：合同档案管理规定合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。
五、合同资料归档管理1、合同档案编号及排列归定（1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。
（2）柜编号：合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：A、B...AA、AB 柜等。
（3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。
（4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。
（5）合同的整理单位：归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
（6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行（1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
（2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
（3）更新时间：每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。
（4）相关信息：入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。
3、保管事项1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。
3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。
每天下班前要检查门窗是否锁好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。
六、合同档案借阅规定本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：1、内部查阅：即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。
需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。
2、外借使用：即借阅人将合同资料原件带出公司使用（1）由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期；（2）借阅人员科室领导审批；（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。
（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。
七、合同档案保密规定1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。
2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。
八、生效情况本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。
合同管理科20XX年5月10日附表：1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用2、合同资料归档登记表（一级子表）详细情况登记3、合同资料流转登记表（一级子表）详细情况登记4、合同资料借阅登记表（一级子表）详细情况登记5、欠缺资料登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况6、合同提交登记表（二级子表）-----即资料收取详细情况7、合同修改登记表（二级子表）-----即合同修改资料情况8、合同移交登记表（二级子表）-----即资料移交详细情况9、合同借阅记录薄（二级子表）-----即资料借阅详细情况10、合同内附记录（综合三级子表）-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况篇三：合同档案管理制度合同档案管理制度一、合同档案管理原则本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。