信息沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。
在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。
在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。
信息沟通控制程序
4.3.1各部门收集保存反馈给本部门的信息，并进行整理分类，确保已获取信息的完整性和可用性以便利用时进行调阅。
5.相关记录
5.1信息联系处理单。
3.2各相关部门负责工作范围内信息的传递与沟通，保存和管理相关的信息。
3.3紧急信息由品管部、行政部和相应的部门及时配合处理。
4.工作程序
4.1信息的分类
4.1.1外部信息包括：
a.质量技术监督局、商检局、公证行、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息。
b.相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等。
c.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录。
d.其它内部信息（如员工的建议等）。
4.2信息的收集、处理与沟通工具
信息可采用书面资料，质量记录，公告栏等沟通工具或方法进行传递。
4.2.1外部信息的收集与处理
4.2.1.1行政部和品管部负责质量技术监督局、商检局、验货公证行、认证机构等监测检查结果及反馈信息的收集，并根据情况和需要将该信息传递给相关部门进行处理。
4.2.1.2品管部负责与供方进行沟通，对其提供的产品质量施加影响，并对顾客投诉进行沟通处理，行政部负责与公司上级主管部门、媒体等的沟通，了解相关的信息，业务部、生产部以及品管部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客方面要求，对来自上诉相关信息，应根据需要传递给对应部门进行处理。
4.2 2内部信息的收集与处理
联升柯式印刷制品（深圳）有限公司
信息沟通控制程序
编号
QP02
版本
AO
审核
批准
页次
1/2
1.目的
为了及时，准确地收集，传递及反馈有关信息，做好信息的管理，特制定本程序。
信息沟通控制程序
1.目的确保与所有利益相关方就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。
2.范围适用于社会责任相关内部和外部信息的沟通处理。
3.职责3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会、劳动保障部门和其他外部利益相关方的信息沟通；3.2采购计划部负责与供应商和分包商的信息沟通；3.3营销中心负责与客户的信息沟通；3.4管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外社会责任信息沟通。
4.控制要求4.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
公司内部社会责任相关信息尽可能采取书面形式如《信息联络单》进行传递沟通，以便明确处理过程及责任人，并保存适当的记录和证据。
4.2公司在工作场所设立意见箱收集员工意见和投诉；公司实行“开门政策”，员工在任何时候都可以向主管和经理提出问题；员工代表积极协助收集员工的意见和建议。
4.3公司在各主要通道及明显和方便处设立总裁信箱，员工及相关方对公司社会责任方面有关质疑、质询和投诉信息可以随时提出，综合管理部不定期打开信息，将其中信息收集反馈给社会责任管理者代表并报呈总裁。
4.4对员工的质疑或投诉，综合管理部应安排合适人员进行调查，核实情况，分析原因，作出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。
重大问题应报总经理批准。
4.5对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
若有员工向外部提供公司资料，应解释公司的知识产权管理规定要求，而不得采取惩罚或歧视性措施。
4.6管理者代表定期访问本地利益相方者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。
4.7如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关方提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。
沟通、协商与信息交流控制程序
沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的。
2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职业健康安全管理体系实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理。
3职责3.1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、协商与交流。
3.2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实施落实情况督查。
3.3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办。
3.4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息的收集、传递、处理和反馈。
4程序4.1沟通与协商的方式及内容4.1.1内部沟通与协商的方式及内容4.1.2顾客沟通的方式及内容4.1.3相关方沟通与协商的方式及内容4.2信息的分类及交流方式4.2.1内部信息的分类⑴体系运行信息：包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、纠正与预防措施等信息。
⑵产品实现信息：业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工（养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品。
⑶环境与职业健康安全信息：重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康安全绩效监测、事件等信息。
⑷资源配置信息：固定资产添置与维修、人力资源配置及培训、绩效考核、劳动保护、资金安排等信息。
⑸其他信息：企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息。
4.2.2外部信息的分类⑴顾客要求信息：合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息。
⑵相关方信息：上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息。
⑶法律法规信息：与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息。
⑷其他信息：外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等信息。
8协商沟通及信息交流控制程序
1目的为确保QHSE信息得到有效的沟通，使员工、相关方广泛参与QHSE管理体系的管理和实施，定期进行协商与交流，特制定本程序。
2适用范围本程序规定了QHSE信息、控制要求，适用于油田公司QHSE管理体系建立和实施的内、外部信息沟通、协商与交流的管理。
3管理流程（见流程图）4工作程序4.1信息分类和内容4.1.1内部信息a）QHSE管理体系的运行情况，其中包括：QHSE计划执行情况、第三层文件的落实情况、QHSE管理体系（内、外部）审核、管理评审、不符合（不合格）项的纠正、验证情况、QHSE培训、绩效监测、监督检查结果等。
b）法律法规和其他要求遵循情况。
c）内部文件的收、发、传递、传阅。
d）对有毒有害作业场所、作业人员健康、特种设备、质量、安全、环境、消防装置、仪表、设施的监测，事故的调查与处理。
e）接待、信访、上访、纠纷事件的协商、调解、处理。
f）g）职工代表大会、员工有关与QHSE相关的提案处理、相关方的意见、顾客满意度的调查与处理。
h）危害因素、重大危害因素。
i）其它内部信息。
4.1.2外部信息a）国家、行业有关的法律法规、标准的收集、汇编、传递。
b）政府文件、通知、公告、通报，执法部门的检查结果或监测报告。
c）上级部门的文件、通知、规定、通报。
d）认证机构对QHSE管理体系认证审核或监督审核的信息。
e）供方（承包方）提供的有关资料。
f）与顾客有关的过程。
g）重大危害因素。
h）其它信息。
4.2信息的收集、传递、交流和处理4.2.1工会是本程序归口管理部门，负责与员工、相关方适时进行协商和沟通。
各级工会对员工在质量、健康、安全、环保方面的投诉、意见和建议进行处理，及时与有关领导、部门/单位沟通、协商，重大事项及时向上级领导反映并形成记录。
4.2.2质量安全环保处负责对QHSE管理体系运行情况、绩效的测量、内外部审核、管理评审、不符合（不合格）项、QHSE 培训等有关信息的收集、整理、分析、处理，负责质量、安全、环境、职业健康、计量、节能、标准化等有关信息的收集、归类、整理、传递和处理。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序1.目的建立和规范内外沟通行为，确保一体化管理体系的有效性。
2.范围适用于公司内外沟通的管理工作。
3.职责3.1管理者代表负责各部门信息处理的协调工作。
3.2企业运营中心负责信息沟通的监督，并负责相关法律、法规信息的收集。
3.3各部门做好各自信息的交流、收集和处理工作。
4.工作程序4.1信息的传递方式可采取：口头、电话、会议、文件、通知、板报、简报、网络、电视、其他可利用的通讯和宣传工具。
4.2公司内部的信息沟通4.2.1 内部信息沟通的内容a.内部审核信息、管理评审信息；b.外部审核信息；c.法律法规及其他要求信息；d.体系运行有效性和有关不合格（不符合）信息及纠正措施、预防措施的信息；e.目标、指标相关信息；f.顾客满意度情况；g.顾客履行合同情况；h.紧急信息，包括事件、事故等；i.员工提出的合理意见；j.公司体系文件及相关规定、办法的发布及修改；k.公司的发展变化。
4.2.2 内部信息的沟通和处理a.会议形式的信息交流1）由最高管理者决定召开公司办公会，讨论公司重要问题，并形成管理决策，企业运营中心负责做好会议记录；2）公司定期或不定期召开中层以上管理人员会议，总结布署阶段性工作，听取部门工作汇报，协调解决有关问题；3）各职能部室根据需要召开专题管理会议，将专业管理要求，工作安排及相关信息传达到车间和其它相关部室；4）各部门不定期召开会议，及时将公司有关会议精神传达到相关人员，研究布署本部门工作，部门负责人或指定人员做好会议记录；5）各班组负责人利用班前班后时间随时召开班组会议，保持与员工的交流和沟通，提出具体工作要求，鼓励员工积极参与一体化体系管理；6）公司通过职代会、总经理接待日或其他形式，组织员工参与质量、职业健康安全、环境等方面的协商与交流，对体系运行的管理和相关问题进行协商与沟通。
b.文件形式的信息交流1）文件形式：公司红头文件，一体化管理体系受控文件，管理考核规定或办法、报纸等；2）各职能部室负责相关文件编制，分管领导批准并按文件内容确定发放范围，文件控制部门进行分发（以公司名义发放的文件必须报企业运营中心存档）。
信息交流和沟通管理控制程序
信息交流和沟通管理控制程序1目的为保障信息交流畅通，及时、准确传递，对质量、环境和职业健康安全管理体系的信息采用数据分析的科学方法，保证公司各部门、相关方之间及时沟通各类信息，对可能产生环境污染和职业健康安全危险的相关方进行管理，维护公司质量、环境和职业健康安全管理体系的正常运行，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理，包括具有合作协议的合同方/承包方和进入工作现场、作业区域的人员进行信息交流,以及涉及与相关方有联系的所有部门的信息交流。
3 职责3.1 体系主管部门、办公室，是质量、环境和职业健康安全信息的综合管理部门，负责与上级和行业主管部门以及相关方的信息接收、传递和处理。
3.2经营部、项目部负责与顾客的信息接收、传递和处理。
3.3 工程部、技术部分别负责对公司统计技术进行培训指导；负责对劳务供方和承包方的现场施工管理以及与外单位施工交叉作业的协调和管理,负责现场环境安全意识教育及安全技术知识教育。
3.4 各相关职能部门予以协助,上传下达、内外沟通,并选用适用的统计技术进行数据分析、处理。
负责对相关的合同方/承包方进行监督管理。
3.5 项目部和各作业岗位做好本部门的信息交流,并向职能部门传递相关信息。
负责组织外来人员的环境、职业健康安全教育(包括QEO方针、环境、健康安全相关知识和法律法规等)；负责检查各部门对相关方管理的情况；负责处理相关方有关环境、健康安全方面的投诉。
负责外来货运车辆的控制管理。
4 工作要求4.1 内部信息4.1.1最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通渠道,确保质量、环境和职业健康安全管理体系的有效沟通。
4.1.2内部信息主要包括：1)体系运行信息(向员工传达质量、环境和职业健康安全方针、目标、报告各部门体系运行状况和内外部审核、纠正措施和预防措施的验证结果、管理评审结果等)；2)内部管理制度、员工有关质量、环境和职业健康安全方面的建议和要求、相应法律、法规的信息传递；3)公司领导意图贯彻以及职能部门之间、职能部门和项目部之间的联系和沟通；4)作业场所和活动中的隐患,评价出的环境因素、风险控制措施等；5)应急准备和响应计划；6)绩效监视、测量结果；7)设备设施及物资变更情况；8)组织机构变化情况；9)新工程项目等；10)其他媒体对公司有影响的信息。
沟通和信息交流控制程序
沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。
2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。
3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。
1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。
3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。
4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。
4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。
5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。
信息交流沟通控制程序
信息交流沟通控制程序1 目的通过实施本程序，明确公司内部质量/环境/HACCP体系涉及的各部门人员及外部信息交流的畅通，以确保顾客与产品质量要求有关的需求和期望得到充分满足，并使顾客满意。
2 适用范围适用于公司管理层及各部门人员相关信息的内、外部交流及顾客沟通。
3 职责3.1 品管部负责监控本程序的执行；负责与各级食品安全主管部门进行外部沟通。
负责法律法规的收集、保存。
负责从国家政府部门或协会收集获取有关产品安全方面的信息以及收集公司内部有关产品安全方面的信息；负责组织对各方反馈回来的有关产品安全方面的信息进行讨论分析；3.2 销售部负责外部市场和客户信息的搜集、传递和答复；3.3 材料采购部负责采购信息收集。
3.4 材料采购部、销售部负责向承运方及客户发出《相关方告知函》，施加环境保护方面的影响。
3.5 行政人事部负责受理内部报告。
4 程序4.1内部沟通4.1.1最高管理者的内部沟通4.1.1.1总经理通过定期召开的高层管理会议、公司例会，与各部门负责人就实现质量目标、食品安全、生产过程、采购、销售、技术、基础建设等方面进行沟通，达到不断改进的目的。
4.1.1.2总经理通过召开的管理评审会议，与各部门负责人就环境、质量、食品安全体系的运行进行交流，确保能获得体系的变更信息，保持体系的持续更新和有效性。
4.1.1.3 利用员工满意度调查、员工合理化提案和持续改进项目等机会与员工进行沟通使员工与公司高层之间达成默契和理解。
4.1.1.4 行政管理部记录会议内容并形成决议，经总经理核定后，分发给各部门。
4.1.2各部门的内部沟通4.1.2.1各部门每周定期召开周例会，对上一周工作达成状况总结及本周工作安排，并做到上传下达。
4.1.2.2各部门内部不定期的会议，或者通过交接班，对生产运行情况进行沟通，保证生产运行过程中的食品安全问题能够被提出，必要时形成会议记录。
4.1.2.3各部门、各车间之间进行信息传递和交流，属简单容易处理的事宜可以用口头方式、微信等方式沟通;属较重要的事宜可以用电话或邮件的形式沟通，但书面沟通必须确保相关信息能及时和有效地传递，并追踪其有效性，以免贻误处理问题的时机。
(完整版)08信息沟通控制程序
版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 1 頁，共6 頁文件履历修改记录版本号修改内容生效日期A0 2011年8月10日第一次制定发行2011.8.10 B0 2015年4月30日第一次体系升级修订2015.4.30 C0 2018.4.10第二次体系升版修订2018.4.10文件评审部门职位姓名/日期部门职位姓名/日期文件制定、审批及受控制定审核批准受控状态受控何友桥谢婷版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 2 頁，共6 頁1.目的在组织内建立适当的沟通过程，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2.适用范围适用于公司确定和执行与质量管理体系运行有关的内外部沟通过程的活动。
3.职责3.1人资部负责公司内部就规章制度、员工动态方面沟通；3.2品保部负责公司内外部质量相关事宜沟通；3.3管理者代表负责质量管理体系的外部沟通；3.4销售部负责客户订单及客户满意的外部沟通；3.5采购部负责与供方沟通；3.6工程部负责技术开发、委外实验的外部沟通；售后组负责售后服务和技术支持的外部沟通；3.7各部门负责责任范围内的信息传递、措施执行。
4.术语无5.工作程序5.1外部沟通渠道和时机5.1.1当出现客户需求及其变更、法规或行业需要、第三方认证或委外实验检测、采购作业时，由相关部门按相关程序规定进行。
如采购作业时按《采购与供应商管理程序》；5.1.2进行外部沟通时应规定沟通窗口和沟通对接人，通常由部门负责人或由部门负责人指定。
5.2内部沟通渠道和时机5.2.1正常工作开展和异常出现时，需要正确有效的沟通。
相关部门在工作开展中需要沟通时可按相关程序规定实施，如纠正预防时按《纠正与预防控制程序》。
5.2.2正常工作信息应多反馈汇报、互动共享、实时发布和传递。
一般情形下，内部沟通应遵循逐级原则，依公司管理组织架构逐级上报或逐级下传，特殊情形或紧急需要时可越级沟通和传递；版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 3 頁，共6 頁5.2.3正常情况下，部门最高负责人和部门文员(助理)为公司内部跨部门沟通的窗口，在正常工作需要和职权范围内各岗位人员可以展开跨部门沟通和协调，必要时应上报和请示上级负责人(当出现异常、事态恶化、超出权限、重大/紧急事件或沟通失效时)；5.3内部信息沟通方法常见的内部信息沟通方法(方式、载体或媒介)有以下几种：5.3.1文本、磁盘、光盘、电子版等媒体的文件资料记录传递：公司下发所有文件是典型的下行沟通。
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编 号 COP
程 序 文 件 版 本 01
文件名称： 信息沟通控制程序 责任部门 QMR
制定日期 02.01.04
页 次 1/3
责任部门负责人： 品质系统代表：
版 号 修 订 内 容 日期
01 重新修订 02.01.04
签 收 部
门
GM QMR QM SS HR AD PD PC PE PI ST EN MM
会
签
1、目的
1.1 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，保
证质量管理体系的有效性，特制定本程序。
2、概述
2.１ 适用于本厂内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。
3、职责
品管部、工程部、行政部、采购部负责统筹本厂对内、对外相关信息的传
递与处理。
3.2 行政部负责建立软件信息沟通系统。
3.3 行政部、品管部负责紧急信息的处理。
4、程序
4.1 信息的分类
4.1.1外部信息包括：
A. 质量技术监督局、商检局、咨询公司、认证机构及客户等监测或
检查的结果及反馈的信息；
B. 政策法规标准类信息，如质量、环保、法律、法规条例、产品标
准等。
C. 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及投诉等；
D. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进技术、
质量管理等方面的信息。
4.1.2内部信息包括：
A. 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、
内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；
B.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预
防措施处理单等；
C.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息和记录；
D．其它内部信息（如员工的意见和建议等）。
信息的收集、处理和沟通形式
信息可采用书面资料、图片、质量记录、公告栏、会议交流、互联网等
沟通形式或方法予以传递。
4.2.1外部信息的收集与处理
4.2.1.1品管部负责质量技术监督局、商检局、认证机构及客户等监测、检
查结果反馈信息的收集，并传递到本厂相关部门。当监测或检查结
果出现不符合情况时，按照[纠正及预防措施]的要求进行处理。
4.2.1.2政策法规、标准类的资料信息由工程部负责收集、更新、整理，交
文件管理中心保存，详见[文件及资料管理程序]。
4.2.1.3采购部、品管部分别负责与原材料供方、相关国家检测单位等进行
信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，品管部同时要与顾客的
信息沟通，以满足顾客各方面的要求；行政部负责有关工作环境、
环保、基础设施方面的处理。
4.2.1.4各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改进技术、质量管理
信息等，以[联络书]形式反馈到相关部门，由其负责分类、整理，
根据需要作出处理。
4.2.2内部信息的收集与处理
4.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常
工作信息；品管部按照相应程序文件的规定向相关部门传递质量方
针目标及完成情况、内部审核结果。工程部负责更新的法律法规及
产品规格等信息的收集与传递。
4.2.2.2(潜在)不符合信息的处理详见[纠正及预防措施]。
4.2.2.3紧急信息（如出现重大安全事故及品质事故）由发现部门迅速传递
到行政部和品管部组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通。
4.2.2.4其它内部信息，提供者可以[联络书]的形式反馈给相关部门处理。
信息库的建立和应用
4.3.1行政部负责建立电脑软件信息系统，各使用部门负责维护，不得擅自
更改、损坏、若有问题，应知会行政部协助处理。
4.3.2文控中心（DCC）负责建立公司系统品质文件及外来文件的管理，统
一保管及分发，按[文件及资料管理程序]（）进行。
4.3.3普通的信息资料由各相关部门自行保管，有关的品质记录按[品质记
录之管理]（）进行。
5、 记录及表格
无