论坛会务筹备执行的工作流程清单 空

会议类型 中型论坛培训 大/小型论坛培训

100－200人为中型会议

会议目标

公益形象或培训实施 营销成交

会议时间

年 月 日星期 09：00－17：30

会议场所

公司内 酒店

提前20天定

会议规划

人嘉宾 ； 人工作人员。

会议议程

明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等

会议主讲

提前预定主讲嘉宾或带领分享者

会议主持

确认大会主持串场人员及主持稿的核定组委会

三位核心筹备团队：

制作用品类

视需求制作：讲议，胸卡，背景板，易拉宝，签到板，证书，

奖杯，宣传资料，LOGE袋等的商务流程

提前确认方案，设计，印制或赞助置换。徐帮红189********

固定购买类

办公用品：笔，纸，胸贴，胸花等；茶歇用点心食品饮用水；

经济实用。备工具箱

租赁类

租主持人和演出服装；投影仪音响；租车；摄影拍照；道具。

适合合宜。投影李风1

3713768816

酒店评估

从酒店的交通位置，价格，服务，配置等评估三家酒店；提前一个月，提交酒店评估分析表及图

片及建议

酒店商务

酒店价格谈判，商务流程及预付定金

性价比高；合宜。

酒店对接

布场方面，VI布局，试音试灯试投影，主会场及分会场安排；

用餐及住宿安排；

优质服务。

场内VI

大背景，讲台，横幅，场内坐位图，挂画，嘉宾讲师牌，分分

场背景；

美观大气；场外VI

LOGE的VI;服装，签到背板及签到台VI,路牌指法，用餐图，温馨提示，易拉宝等；

美观明了；会务人员招募

发布招募，过程跟进，截止时间；

小里奥团队；会务定岗培训

关健及普通岗位人员定岗，制作岗位表，岗位定岗；会务动员及培训1或2次，岗位现场演练及连接定岗定人；

招生信息招生招商信息制作及发布（电子，微信版）会员招生招生变化跟进，收集、汇总名单

参会人员信息参会人数及名单整理成签到表，对接参会信息确认，交通用餐住宿提示

完整信息签到表；导师 嘉宾信息参会导师，嘉宾人数，住宿，接待，服务人员

清晰明了

室外布置

签到台，咨询台，宣传画，易拉宝，电子横幅，欢迎指引牌等当天整洁美观；室内布置室内清洁卫生，桌椅摆放；文具及资料摆放；座位牌、茶杯、贵宾瓶装水是否到位

当天舒适大气；签到预备

签到台整洁，签到桌牌，名牌托盘，签到表，签到笔，来宾胸牌等

当天提前预备

签到实施礼貌有序地为来宾签到，收名片，配胸卡；

当天礼貌有序无人员堵塞；设备检查

检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪当天正常合宜；电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助

当天服务周到；讲师接待陪同讲师熟悉会场，休息，饮茶，午餐接待

当天人性服务；来宾接待熟悉来宾分组排座，来宾欢迎，并指引有序入座当天有序服务

贵宾服务

贵宾洽谈，推广公司品牌和服务项目当天项目服务重点支持潜在硕士项目来宾，引导洽谈促单当天客服促单

服务来宾需求，促进销售签单

当天茶歇预备预计供应次数和数量及位置，在茶歇时间前20分钟，在合适区域预备好茶歇点心水果，

当天茶水点心服务

督促服务生勤加茶，敏锐客户个性化需求，并与客户互动。当天就餐确认确认接待就餐人数，保障午餐供应当天尊重自愿合宜；就餐指引指引与会人员到制定地点就餐

当天清洁卫生；

摄影把关

与专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关当天重要会议摄影剪切制作DV 摄像把关重点要拍云堡老师精彩演讲，并来宾采访录制

当天摄像有代表性用于宣传大合照拍摄

全体人员合影，提前确认场地协调摄影师配合，现场统筹指挥，拍三张保证效果。

当天

可选择

会后收拾会场清理回收并清空会场资料，检查是否有物品遗忘全体伙伴

当天资源物质回收。宣传资料准备稿件撰写及照片整理会后两天内宣传报道发布将稿件及照片进行宣传报道会后两天内会议纪要纪要整理

会议后尽早整理会议纪要

会后两天内会务费用结账

对会务期间发生的费用进行结账报销

会后两天内会务工作总结

组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处

会后两天内营销跟进管理

针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理

会后两天内

会务组

招生组信息组

会前筹备

布场组

接待组

设备组

酒店组

VI组

服务组

茶歇组

午餐组

摄影组

会中运作

签到组

会后小结

宣传报道

后续工作

跟进

招生是重点，多2成预备；重点环节专人负责保持健康卫生美观会前规划

会议筹划

物质组