日常事务文书写作及排版要求

日常事务文书写作及排版要求

一、公文的格式要求

（一）用纸规格

目前我国行政机关公文用纸均采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

（二）印装格式

印装格式是指公文的印装和装订格式，《中国共产党机关公文处理条例》规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。……左侧装订”。

（三）文面格式

1.眉首部分

位于公文首页上方，红色反线以上位臵。包括以下要素：（根据需要，已适当删减）

（1）公文份数序号

（2）秘密等级和保密期限

（3）紧急程度

（4）发文机关标识

（5）发文字号

发文字号是该份公文的代号，由发文机关统一编排。发文字号由发文机关代字、年份、和序号组成。如社团字…2011‟7号，表示这份文件是校学生社团联合会2011年所发的第7份文件。联合行文只标注主办机关发文字号，用3号仿宋字体居中排布。

（6）签发人

注：发文字号之下4mm处印一条与版心相宽的红色反线，党的文件红色反线中间加“★”。字号上方空出五行，下方空出两行，供打印文头使用。

2.主体部分

由标题、主送机关、正文、附件和附件说明、印章、附注等要素组成。

（1）标题

公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。引用被批转、转发的公文标题时，也不要加书名号。

公文标题形式上可分为一行或多行居中排布；多行式标题回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题位臵在红色反线下空两行，用2号方正小标宋简体字。

（2）主送机关

主送机关即公文的受理机关。用3号仿宋体字印刷，位于标题之下，正文之上。

（3）正文

正文是公文的主体部分，是该份文件的内容。

注：公文书写在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，篇幅简短。语句合乎语法规范，正确使用标点符号，使用法定计量单位。正文中的层次结构序数，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。

（4）附件及附件说明

附件是公文正件所附的用来补充说明公文内容的有关文件、材料（图标、名单、说明等）。在形式上，附件是公文正文内容的一个有机组成部分。公文如有附件，应当在正文之后注明附件的名称。附件较多时，应注明附件的顺序和名称。发布的法规规章、转发批发的文件、领导讲话稿等都不是附件。

（5）成文日期

一般用小写汉字写明具体的年、月、日。

（6）发文机关署名和印章

印章是发文机关表示对公文负责，也是公文生效的标志。《国

家行政机关公文处理办法》（国发…2000‟23号）中规定：“除会议纪要外，应加盖印章。”

印章应清楚、端正。印章要上不压正文，下压成文日期。印章下弧无文字时，用下套方式，即以下弧压在成文日期上；印章下弧有文字时，用中套方式，即以印章中心线压在成文日期上。

二、几种常用事务文书的书写要求

（一）计划

首先要申明一点：工作计划不是写出来的，而是做出来的。计划的内容远比形式来的重要。我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。计划的标题一般包含单位名称、时限、内容和计划种类。

具体工作计划内容的四大要素如下：

1．工作内容（做什么：What）

2．工作方法（怎么做：How）

3．工作分工（谁来做：Who）

4．工作进度（什么做完：When）

缺少其中任何一个要素，那么这个工作计划就是不完整的、不可操作的，不可检查的。最后就会走入形式主义，陷入“为了写计划而写计划，丧失写计划的目的”。在企业里难免就会出现“没什么必要写计划的声音”，我们改变自己的努力就可能会走入失败。

（二）总结

年终总结（含综合性总结）或专题总结，其标题通常采用两种写法，一种是发文单位名称+时间+文种，如《铜仁地区烟草专卖局2004年工作总结》；另一种是采用新闻标题的形式，如松桃县大兴访送部的卷烟零售户诚信等级管理专题总结：《客户争等级，诚信稳销量》。

正文一般分为如下三部分表述：

1．情况回顾

这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。

2．经验体会

这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样，就无法让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条经验，以起到醒目、明了。

运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力，共同说明基本经验。

3．今后打算

这是总结的结尾部分。它是在上一部分总结出经验教训之后，根据已经取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设法、打算，成为新一年制订计划的依据。内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。

对于工作总结文字表述的要求如下：

1．要善于抓重点

总结涉及本单位工作的方方面面，但不能不分主次、轻重、面面俱到，而必须抓住重点。什么是重点？是指工作中取得的主要经验，或发现的主要问题，或探索出来的客观规律。不要分散笔墨，兼收并蓄。现在有些总结越写越长，固然有的是执笔人怕挂一漏万，但出有的是领导同志怕自己所抓的工作没写上几笔就没有成绩等等，造成总结内容庞杂，中心不突出。

2．要写得有特色

特色，是区别他事物的属性。单位不同，成绩各异。同一个

单位今年的总结与往年也应该不同。现在一些总结读后总觉有雷同感。有些单位的总结几年一贯制，内容差不多，只是换了某些数字。这样的总结，缺少实用价值。

3．要注意观点与材料统一

总结中的经验体会是从实际工作中，也就是从大量事实材料中提炼出来的。经验体会一旦形成，又要选择必要的材料予以说明，经验体会才能“立”起来，具有实用价值。这就是观点与材料的统一。但常见一些经验总结往往不注意这一点，如同毛泽东同志批评的那样，“把材料和观点割断，讲材料的时候没有观点，讲观点的时候没有材料，材料和观点互不联系”，这就不好。

4．语言要准确、简明

总结的文字要做到判断明确，就必须用词准确，用例确凿，评断不含糊。简明则是要求在阐述观点时，做到概括与具体相结合，要言不繁，切忌笼统、累赘，做到文字朴实，简洁明了。

（三）通知

事务性通知的正文写作大致可以包括三部分：第一，通知的背景、根据及目的；第二，通知的具体事项，如果内容复杂，可以分段列项来撰写；第三，结语，可以采取要求性结语，也可以采取说明性结语，或专用结语，如“特此通知”等等。

（四）通报

通报的标题一般也是由发文机关、事由、文种三要素组成。正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头应简明扼要地说明通报缘由，结尾应提出通报的希望和要求。

表彰性通报：一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由，要求把表扬对象的先进事迹交代清楚，但要注意详略得当，重点突出。主体部分写明通报表彰决定。结尾部分提出希望和要求；批评性通报：对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。写法和