办理领导批示件的几点体会

办理领导批示件的几点体会
认真办理领导批示件，是各级政府的重要职责，也是抓好领导决
策落实、推动工作开展的一种重要和经常性的手段。办理领导批示件，
充分体现了文秘人员的助手、桥梁和对政务活动的记载作用。对领导
批示件办理工作，笔者有一些粗浅的体会，现整理如下:
一、办理领导批示件工作的重要性
领导批示件，顾名思义，即领导对有关文字材料或问题的批示。
对机关、单位正式文件的批示，政府办公室一般都有专门的文电处室
来办理，本文主要讨论对非正式文件的批示办理。
对非正式文件的批示，又可分为两类，一类是对公务性文字材料
的批示，主要包括对机关、单位报送的公务性非正式文件，如工作汇
报、简报、信息等作出的批示。这一类批示一般用于解决政务工作中
的具体问题，指导具体工作的开展，推动党委政府决策的落实。
另一类是对群众信访件的批示。批阅信访件是领导了解基层情
况、倾听基层呼声、体察民情的一个重要手段，也是化解基层矛盾、
维护群众合法权益的重要途径。通过批阅信访件，可以对领导作出重
大事项的决策提供一定的参考作用，也可以促使政府尽快对社会上一
些不稳定因素拿出措施，及时维护社会稳定。
领导同志的批示，大都涉及党的路线、方针、政策和国家法律、
法规在具体工作中的贯彻落实问题，同政府中心工作以及人民群众的
生产生活有着紧密联系，具有较强的指导性和政策性。领导批示件不
仅是上级领导意志的反映和实施领导活动的重要载体，也是政府加强
与群众联系的重要窗口和桥梁。做好领导批示件的办理工作，有利于
促进党的决策的贯彻落实，有利于推动各项政务工作的开展，有利于
进一步密切党群、干群关系，有利于维护社会的稳定和促进社会的和
谐发展。
二、办理领导批示件的方法、程序
(一)实行分类办理。领导对公务材料的批示与对信访件的批示，
在办理时有不同的特点和要求。对批示件进行分类登记和办理，可以
避免交叉办理时出错，使办理工作更加有条不紊，也方便以后对批示
件的督办和查找。
(二)规范办理程序。
1、登记。登记事项主要包括:编号、来文单位、文件名称、批示
内容、批示时间、承办单位、签收人、签收日期、督办情况、督办日
期、办理结果等。
2、交办。批示件要及时复印并交办具体承办单位和承办人、同
时原件存档备查。
3、催办、督办。批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做
好记录;对紧急和重要的批示件，要随时检查办理进度，催促加快办
理。
4、汇总办理结果。为保证批示事项的落实，要按期对领导批示
件的办理情况进行汇总，一般按月统计，并报作出批示的领导审阅。
(三)实现微机处理。随着经济社会的发展，领导批示决策的事项
越来越多，批示件办理工作也日益繁重。将批示件办理的全过程，包
括批示件的登记、交督办、批示结果反馈等，通过微机进行处理，既
可以节省办理人员的时间和精力，也有利于减少手笔登记时的差错，
更方便检索和查找。
三、办理领导批示件的几点要求
(一)及时。批示件是领导对一个阶段工作的指导性要求、意见等，
时效性很强，如不及时进行办理，将会影响政务工作的正常开展。批
示件办理的每个阶段，都应做到及时、迅速。如批示件的登记不及时，
以后想查找就会很麻烦。有的部门领导会直接带着文件到市领导办公
室请示问题，市领导经常当时就在文件上作出批示，部门领导拿到批
示后，认为问题解决了，就直接回去了，忘了到处理批示件的同志那
里进行登记。结果过一段时间，批示件在该部门没有得到妥善保管，
部门再到政府办公室来查，就难查到了。办理批示的同志，只要发现
已流转的批示件没有登记的，就要随时收回进行登记和保存。
(二)高效。在具体工作中，既要保证重要紧急批示件的即刻交办，
又要在尽可能短的时间内将一般的批示件交办到位;既要把握文字材
料本身的重要紧急程度，还要按照领导批示中对办理速度的要求，统
筹安排时间，对不同批示件分时段进行办理。领导批示限时办理的事
项，对当前重点工作的安排，对部门重要请求事项的批复，等等，这
些都属急办的范围，要首先进行交办。
(三)细致。对细致的要求，体现在批示办理的每一个环节。一个
环节粗心，就有可能造成大的失误。如对批示件的交办，一般批示件，
都应复印一份给上报材料的单位，让其了解批示情况，但有时批示涉
及的问题还在研究中，还没有定论，或批示内容本身具有机密性，不
宜让上报材料的单位知道，如果在交办时不细心审核，将批示内容复
印或告知上报材料的单位，就可能给领导的工作带来被动或造成不良
影响。办理批示的同志，每一件批示件都要过细办理，特别是在批示
交办过程中，对承办单位的确定，对批示件复印页码的审核，对批示
件是否被正确领取的检查等，都要细心、细致。
(四)保密。领导批示中，有很多是针对重要问题、矛盾问题的批
示，有的涉及到一部分群体的利益，有的甚至影响到千家万户。而这
些被批示的文字材料，又都是非正式文件，大多数未标明密级，因此
就需要办理批示的同志自己去判别。有时看似简单的问题，其实隐藏
很多矛盾的方面，如果不谨慎的话，很可能造成较大的错误事故，对
全局工作造成严重的后果。在工作中，要时刻保持高度的政治敏锐性，
对每一份批示都要坚持保密的原则，严格遵守保密工作的有关规定，
不仅要慎言、慎行，还要无私、无欲，对与批示应交办范围以外的任
何人，都不能透露。在办理有机密内容的批示件时，应在交办给承办
单位的批示复印件上，加盖机密件签收印章，以落实保密责任。
四、秘书在批示件办理中应发挥的作用
(一)助手作用。主要体现在以下几个环节上:
1、收文时要进行归口把关。要及时剔除一些不属领导职权或分
工范围，或不符合直接报送领导阅示程序的文字材料，以免干扰领导
办公，节省领导宝贵时间。
2、收集必要的信息或材料。有些重要的材料，领导没有足够的
时间了解详细情况，秘书在呈送领导阅批之前，要尽可能多地了解有
关信息，收集背景资料，提供给领导参考。
3、对领导批示内容提出建议。如对信访件的处理，秘书在报送
领导阅批时，可以在所附的信访处理单上，提出批办建议。在对领导
提出批示建议时，要注意摆正自己的位置，切忌对不了解的事情提供
错误信息，干扰领导决策。
(二)桥梁作用。办理领导批示工作，在性质上主要是上传下达，
这充分体现了秘书的桥梁作用。秘书要发挥好桥梁作用，应做到以下
几点:
1、准确地交办批示件。秘书首先要充分准确地领会领导批示的
内容和精神，在交办时，要根据文件内容和批示精神，对照部门职能
和领导分工，准确地交办有关部门和领导，千万不能该交办的不交办，
不应交办的错交办。
2、做好催办督办工作。领导批示下去的工作，如果不及时催办
督办，有的部门就会因重视不够，办理有难度，或者工作疏忽，不去
落实，不及时落实，或落实不到位。做好催办督办工作，是更好地维
护领导权威、保证领导批示得到切实贯彻落实的有效途径。
3、汇总和呈报批示件的办理结果。批示是否得到切实有效的落
实，在落实中是否有困难、有阻力，批示本身是否符合实际情况，这
些，都要通过秘书收集批示的办理情况来进行了解。将批示的办理结
果或落实情况汇总后呈报领导阅知，可以为领导部署下一步工作提供
参考，也便于领导进一步完善决策，推动工作的开展。
(三)政务活动的记载作用。领导的批示，是对一定阶段重要工作
的决策、部署和安排，秘书对其编号、登记，对其交办并收集落实情
况，到最后装订、存档，这是对政府重要工作的详细记载，具有重要
的研究和史料作用，可为后人提供学习和借鉴的素材。