工程有限公司-工程采购管理制度

程序会签单

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目录

1 目的 (6)

2 适用范围 (6)

3 编制依据 (6)

4 定义 (6)

5 程序管理 (7)

6 职责 (7)

6.1合同商务部职责 (7)

6.2 设计院职责 (7)

6.3 工程管理部职责 (7)

6.4 计划控制部职责 (8)

6.5财务部职责 (8)

6.6 风控监审部职责 (8)

7 采购工作程序 (8)

7.1采购方式的选择 (8)

7.1.1邀请招标采购 (8)

7.1.2询比价采购 (9)

7.1.3单一来源采购 (9)

7.1.4竞争性谈判采购 (9)

7.2招标采购工作程序 (9)

7.2.1组织机构 (9)

7.2.2招标依据 (10)

7.2.3拟定招标计划书 (10)

7.2.4招标文件的编制 (11)

7.2.5开标前准备工作 (13)

7.2.6开标 (14)

7.2.7评标 (14)

7.2.8定标 (15)

7.2.9发中标通知书 (15)

7.3询比价采购工作程序 (15)

7.4单一来源采购工作程序 (16)

7.4.1单一来源采购供应商选择 (16)

7.4.2 谈判流程 (16)

7.5竞争性谈判采购工作程序 (16)

7.5.1 竞争性谈判文件编制 (16)

7.5.2 竞争性谈判供应商选择 (16)

7.5.3 谈判流程 (16)

8 记录及相关联文件 (18)

9 附录/附件 (18)

1 目的

为规范1有为工程有限公司（以下简称“公司”）的工程采购管理工作，建立责权明晰、分工明确、全程受控的采购管理机制，确保采购工作顺利进行，特制定本制度。

2 适用范围

本程序适用于公司的工程项目（以下简称“项目”）。

项目是指工程以及与工程建设有关的货物、服务。工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等；所称与工程建设有关的货物，是指构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等；所称与工程建设有关的服务，是指为完成工程所需的勘察、设计、监理、检测、财务及法务的第三方尽职调查等服务。

有为集团有限公司（以下简称“集团”）自建及公司自主开发项目，由集团供应链管理部安排专人负责，执行集团相关的制度，公司合同商务部配合。

公司总部内办公用品等物资采购不适用于本制度。

3 编制依据

—《中华人民共和国招标投标法》

—《中华人民共和国招标投标法实施条例》

—《工程建设项目施工招标投标办法》

—《工程建设项目招标范围和规模标准规定》

—《文件编制管理程序》

4 定义

（1）采购：指公司在一定条件下从外部市场获取资源，保证公司正常运营的一项管理活动，包括物资采购、工程采购和服务采购。

（2）招标采购：为某项工程建设或大宗商品买卖，采购人邀请不少于三家供应商出价以从中选择承包者或交易者的采购方式。

（3）竞争性谈判采购：采购人邀请特定的不少于三家的潜在供应商谈判，并允许谈判对象多次报价的采购方式。

（4）单一来源采购：采购人与一家供应商直接谈判确定合同的实质性内容的采购方式。

（5）询比价采购：采购人邀请特定的不少于三家的潜在供应商进行比价的采购方式。

（6）零星采购：指一些金额小，零散的采购行为，所购买的物品商品单价较低，用量单一，多为一次性购买商品，没必要经集中采购的庞大流程来制约价格。

5 程序管理

本程序管理归口合同商务部，并具有以下签名：

—编制：编制人；

—审核：合同商务部主管领导；

—跨组织审核：工程管理部、市场开发部、综合管理部、财务部、设计院；

—符合性审核：安全质量部、计划控制部；

—批准：公司总经理。

6 职责

6.1 合同商务部职责

（1）负责制定公司工程采购管理制度，编制完善和维护公司的工程采购管理程序；

（2）负责公司采购的管理工作，收集汇总工程采购需求计划，制定工程采购方案并报请审批；

（3）负责执行工程采购方案，落实工程采购相关工作；

（4）负责招标文件中商务部分的编制，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，根据需要参与开标、评标并提出评标意见，负责报告编制及定标流程的报请审批；

（5）履行公司规定的应承担的责任。

6.2 设计院职责

（1）参与公司的工程采购工作，提报工程采购设备与技术服务类需求计划及技术规范要求；

（2）负责招标文件中技术规范要求的编写，负责审核投标文件中的技术内容，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，根据需要，参与开标、评标，提出评标意见。

（3）履行公司规定的应承担的责任。

6.3 工程管理部职责

(1) 参与公司的工程采购工作，提报工程采购建安工程与监理类需求计划；

(2) 负责编制招标文件的建安工程要求部分，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，根据需要，参与开标、评标，提出评标意见；

(3) 履行公司规定的应承担的责任。

6.4 计划控制部职责

(1) 参与公司的工程采购工作，提供项目工程进度计划；

(2) 负责编制招标文件的进度要求部分，根据需要审核投标文件的开竣工日期、工程进度内容部分，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，根据需要参与开标、评标，提出评标意见，招标结束后及时将招标过程文件整理归档；

(3) 履行公司规定的应承担的责任。

6.5 财务部职责

（1）参与公司的工程采购工作，负责对相关支付及税务内容的评审，必要时参加合同谈判；

（2）负责办理招标过程中收款退款手续，包括办理各种保证金、保函等，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，根据需要参加开标、评标，提出评标意见。

（3）履行公司规定的应承担的责任。

6.6 风控监审部职责

（1）负责监督工程采购的公平公正，杜绝违纪行为发生，及时更新有关表格并负责监督资料的填写、上报。

（2) 参加招标文件审核、发放和过程决议，竞标和非竞争性报价决议；

（3) 履行公司规定的应承担的责任。

7 采购工作程序

合同商务部负责与建设项目相关的所有服务、建安工程、设备类及零星采购在2万元以上（含）的采购工作，零星采购金额在2万元以下的采购事项由需求部门自行询价并上报合同商务部，经需求部门主管领导、合同商务部负责人及其公司主管领导审批同意后，由需求部门自行进行采购；

7.1 采购方式的选择

7.1.1 邀请招标采购：

供应商或分包商在三家及以上需组织技术和商务开展澄清质询需单独签订技术协议的，或标的预算金额人民币50万元以上（含），原则上采用邀请招标方式。

7.1.2 询比价采购：

对于通用设备、材料、生产消耗性原辅料、备品备件、信息网络设备、工器具、劳保用品、办公用品、生活用品、办公自动化设备及耗材、家用电器、家具等无需签订技术协议，技术标准单一的产品供应商在三家及以上无需分技术和商务分别评审，或标的预算金额在50万元以下的，可采用询比价方式。

7.1.3 单一来源采购：

属于技术垄断、单一来源供应商、政府部门指定、首次制造等的情形，或由于公司经营需要、受工程项目工期等条件限制的，由采购需求部门提出合理说明，经批准后可以采用单一来源采购方式定向议标。

7.1.4 竞争性谈判采购：

技术复杂或性质特殊、不能规定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足采购紧急需要的、不能事先计算出价格总额的项目可采用竞争性谈判采购方式。

7.2 招标采购工作程序

7.2.1 组织机构

招标工作由公司招标管理委员会统一领导，合同商务部或各有关部门协作完成，公司招标工作的组织机构如图1所示：

图1 招标工作组织机构图

7.2.1.1 招标管理委员会

招标管理委员会是招标工作的领导决策机构，主任由公司总经理担任，副主任由分管采购业务副总经理担任，成员由总工和其它分管副总经理担任。负责审批招标关键事项及招标结果，包括如下内容：

（1）审批供应商入围短名单；

（2）审批招标方案、邀请单位名单、招标文件、评标细则；

（3）审批评标工作组成员名单；

（4）审批招评标工作报告并审定评标结果；

（5）批准二次报价；

（6）批准中标价格及中标单位。

7.2.1.2 招标工作组

招标工作组负责发标、开标、评标过程的组织工作。招标工作组组长一般由公司合同商务部负责人担任，其他成员由合同商务部和各有关部门派出，名单由招标管理委员会审定。招标工作组主要负责以下工作内容：

（1）对潜在供应商的技术、商务、质保能力进行评审，向潜在供应商发邀请函；

（2）拟定招标方式、编制招标文件、评标方法等相关文件；

（3）组织开标、评标；

（4）汇报招标工作情况、评标情况；

（5）定标后负责合同谈判等活动，并完成相关文件和报审材料。

7.2.1.3 评标工作组

评标工作组由合同商务部负责牵头组建，其成员包括有关技术、经济等方面的专家或具有同等业务能力的人员组成（可由各职能部门推荐），成员人数为五人（含）以上单数（含组长1名）。评标工作组主要负责以下工作内容：

（1）根据招标文件规定的评标办法制定评标细则；

（2）采用二阶段评标时，进行质询工作；

（3）公平、合理的评审，出具评标报告文件，评标报告文件应由评标小组所有成员签字。

7.2.1.4 监标工作组

负责对开、评标过程的合规性进行监督。公司风控监审部派人进行监标。监标组成员名单由招标管理委员会审定。

7.2.2 招标依据

经公司领导批准的《采购需求计划》、《采购规划方案》等。设备类招标需提供批准完毕的《技术规范书》、建安工程类招标需提供批准完毕的《招标文件（含工程量清单）》。

7.2.3 拟定招标计划书

（1）合同商务部负责编制招标计划书。招标计划书包括以下基本内容：

①项目名称、标的名称；

②招议标方式、报价方式；

③标的预算金额、投标保证金的收取金额；

④ 合同形式、付款方式； ⑤ 开标地点、评标日程安排；

⑥ 推荐评委名单及拟邀请的投标人名单。

（2） 招标方式、报价方式、标的预算金额、投标保证金的收取金额、合同形式、付款方式等由合同商务部提报方案，评委名单由各部门负责人推荐，拟邀请的投标人名单从公司合格供方名单中选录（总包合同约定的供方除外）。新增投标人应当审核资质合格并经公司领导批准。

（3） 招标计划书由合同商务部发起，各相关部门会签，公司分管领导审定，报公司招标管理委员会批准实施。 7.2.4 招标文件的编制

根据《设备材料采购需求计划》、《计划外设备材料请购单》、《工程分包招标申请书》、《招标申请书》或请示的要求，及时编制和提供招标文件。

（1） 招标文件编号规则：

其中标的类别分为：设备类-SB 、工程类-GC 、服务类-FW 。 （2） 招标文件的编写

招标均需编制采购招标文件。采购招标文件由商务部分和技术规范部分组成。

年份 流水码 顺序码 标的类别 招标代码

表1 招标文件编写负责成员构成表

招标由合同商务部牵头制作《招标文件》并提报审批。《招标文件》应包括但不局限于以下内容：

①投标报价书：是要求投标方按照对投标总价、付款、工期、担保函、结算原则等的回复要求，为固定格式，要求投标方单独密封；（商务标书内容）

②本次招标的项目概况：包括工程的名称、工程的地点，并让投标方了解发标项目与公司的关系；（技术规范书内容）

③本次招标的范围和内容（技术规范书内容）：图纸范围要求、招标范围在图中的界定、上述范围内的具体工作内容；

④ 资质要求；

⑤ 承包方式：标明本项目招标采用承包方式；（商务标书内容）

⑥ 计价方式：工程量清单招标或总价包干、单价包干、包干总价加固定单价、其他方式等；（商务标书内容）

⑦材料、设备要求（技术规范书内容）：材料设备清单及品牌范围短名单、技术的响应的表格（需包含材料设备型号、配置、品牌、产地、材质使用的寿命、技术性能）、检验及验收要求；

⑧ 报价要求说明（商务标书内容）：总体报价要求及说明、主材及设备的报价要求、投标报价中包括的各项费用的说明、汇总方式；

⑨ 结算原则（商务标书内容）：承包范围内的结算原则、设计变更结算原则、招标范围外结算原则（设计变更及现场签证）、乙供主材替换的结算原则等；

⑩ 付款方式；（商务标书内容）

?履约担保；（商务标书内容）

?质量等级审核及验收规范；（技术规范书内容）

?特殊部位的检验及验收（如有）；（技术规范书内容）

?工期要求；（技术规范书内容）

?投标资料要求（技术规范书和商务标书内容）：商务投标书，包括法人证明书及法人委托书原件、营业执照及资质证书、主要工程业绩（同类型）、其他资料、投标报价书、报价清单、报价特别说明、单价分析表；技术投标书，包括管理组织架构、施工组织设计方案、质量保证措施、人员设备配置、工期安排、其他；

?资料密封要求；

?评标方法：

?招标时间安排：包括发标、答疑、投标截止时间；

?投标注意事项：主要对废标和其他情况的说明；

?投标附件：图纸（含设计变更、审图意见）；报价格式和清单；投标报价书；合同文本。

（3）招标文件编制完成后，合同商务部填写《招标文件审批表》，经招标工作组组长、招标管理委员会主任（副主任）批准后，发出邀请函。

（4）标书费的收取：

①建安工程分包标的（含施工、安装、调试等），标的金额达到100万元整的，一律收取2000元或2000元以下的标书费。

②设备招标，标的金额达到100万元整的，一律收取2000元或2000元以下的标书费。

③其他类招标，标的金额达到100万元整的，一律收取2000元或2000元以下的标书费。

④标书费收取金额须与商务部、财务部商议写入招标文件，由财务部统一办理。

7.2.5开标前准备工作

（1）合同商务部根据审批后的招标计划书要求向邀请的投标单位发出标书，并明确告之开标时间、地点。

（2）招标人发标后须向所有的拟邀请投标人电话核实是否收到最终版本的招标文件及其完整性。招标联络人收集拟投标人对招标文件需要澄清的问题，属共性问题汇总后向所有的拟投标人发出统一的答疑表（不说明问题来源），以保证所有投标人获取一致的招标文件信息。答疑表作为招标文件的有效组成部分应作为评标文件的组成部分。

（3）合同商务部针对招标标的类型安排落实评委邀请、招标会务安排、费用申请等招标准备事宜。

（4）关于投标保证金的收取。

投标保证金的收取范围只针对重大、重要的标的，具体由招标委员会确定。投标人应在提交投标文件之前缴纳投标保证金。投标保证金通常为预算金额的2％，由招标人规定具体金额统一收取，但最高不超过80万。投标保证金可以是银行保函、银行汇票或提前电汇，银行保函有效期一般为投标有效期后30天。

发生以下情况之一者，投标保证金将予以没收。

①投标人在投标有效期内撤回其投标；

②投标人在投标截止日期后对投标文件作实质性修改；

③投标人被通知中标后，拒绝按投标承诺签订合同；

④投标人不接受招标文件的规定或不按规定提交履约保证金；

⑤投标人被发现有串标、行贿或投标文件中含有故意的虚假陈述。

如发生应该没收投标保证金的情形，招标人应及时将情况报公司领导审批，收到批复后由招标联络人拟函，招标人的法务人员审核后致函给相关投标人。

中标人的投标保证金，将在签订合同后转为履约保证金。落标人的投标保证金，将在中标人与招标人签订合同后3个月内予以无息退还。

7.2.6 开标

（1）开标工作由招标工作组组织，招标联络人、招标工作组及财务人员应于投标截止时间前一小时到开标现场办理投标登记、收取投标保证金（如有）。

（2）在规定的投标截止时间之前到达的投标文件是有效的投标文件；在投标截止时间之后到达的，按废标处理。

（3）对于邀请参加投标的投标单位，不参加我公司招标的，应书面阐明弃标理由通知我方。

（4）邀请招标的，投标人应将投标文件密封递交至开标现场，在需求部门、风控监审部共同参与下开标、唱标。采用两阶段开标的，价格标递交后由风控监审部暂时保管，待商务、技术评审及澄清完毕后，组织投标人开启价格标。

7.2.7 评标

（1）评标方法划分

①最低价法

②综合评价法

（2）评标方法适用范围

①最低价法适用于同规格、型号的材料和设备采购项目、EPC总包及施工总承包采购，

该类项目根据投标报价最低者为中标单位，最低价评标法采用两阶段开标。

②综合评价法适用于工程类设备较多、施工复杂及其他特殊需要的EPC总包及施工总承包采购项目，综合评分越高越符合中标条件。

（4）评标环节按照相应的评标细则给出评价意见，评价的记录应予以保存。

①商务评标部分由合同商务部主导；

②设备及技术服务类的技术评标部分由设计院主导；

③建安工程及监理的技术评标部分由工程管理部主导。

（5）评标报告文件由评标工作组组长组织成员进行编写，签字后交招标工作组。

（6）如果招标组织过程中有重大问题的，招标工作组应及时报告招标管理委员会。7.2.8 定标

（1）招标工作组负责组织召开定标会议，根据公司招标管理委员会要求通知相关人员参加。

（2）评标工作组长就评标报告向招标管理委员会汇报。

（3）招标管理委员会根据评标情况择优选择，明确定标意见，由合同商务部将定标意见补充进综合评标报告，报招标管理委员会副主任、主任签字审批。

（4）招标工作组将定标意见书面传达给有关部门。

7.2.9 发中标通知书

合同商务部接到书面定标意见后向中标方发出中标通知书，并明确告之合同谈判时间、地点。原则上中标通知书以书面的方式进行，并确认回复。

7.3 询比价采购工作程序

（1）采用询比价方式时，由需求部门提报需求计划并提供相应的技术规范书等资料给合同商务部。

（2）采购需求计划经审批后，合同商务部组织询价工作，通知潜在供应商将报价文件在规定时间内发送至公司合同商务部专用指定邮箱。

（3）组织相关部门对报价文件进行工程量清单的数量和价格审核或对供应商提供的材料材质和规格、材料设备清单进行技术审核。

（4）报价文件审核后，按照报价由低到高对供应商排名并编写《询价报告单》，经相关部门会签，领导批准后确定。

（5）确定后，由合同商务部发出中标通知书，并明确告之合同谈判时间、地点。原则上中标通知书以邮件的方式进行，并确认回复。同时应口头或邮件通知未中标单位感谢其参

与。

7.4 单一来源采购工作程序

7.4.1 单一来源采购供应商选择

商品的来源渠道单一，或属专利、首次制造、合同追加、原有采购项目的后续扩充和发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购等情况，由需求部门提报需求计划，由合同商务部根据《合格供应商管理制度》要求供应商提供相关资料，经公司领导审批后进入采购流程。

7.4.2 谈判流程

（1）由需求部门提供相应的技术规范书等资料；

（2）由合同商务部根据采购计划以及供应商审批情况发出邀请函；

（3）合同商务部会同相关部门组成谈判小组按已确定的谈判方案，同单一供应商进行直接谈判（供应商可多次报价），在保证采购项目性能、质量标准的前提下，合理商定合同价格及有关合同条件；

（4）谈判完成后编写《谈判报告》由谈判小组签字，经提报领导审批；

（5）审批完成后由合同商务部发出中标通知书；

（6）如单一供应商的报价经谈判仍超过采购目标成本，谈判活动终止；终止后，合同商务部需要采取调整采购目标成本或项目配置标准等，如采取其他采购方式的，应当在采购活动开始前按照新的采购流程进行审批。

7.5 竞争性谈判采购工作程序

7.5.1 竞争性谈判文件编制

（1）竞争性谈判文件除以上7.2.4招标文件内容外还应该包括谈判须知、谈判文件递交截止时间、地点、谈判需求、技术要求、谈判顺序确定方法、谈判程序、成交标准等，并载明确定符合采购需求、质量和服务相等的方法和标准。

（2）竞争性谈判文件编制完成后，合同商务部填写《招标计划书》，经部门会签、领导审批后发《邀请函》。

7.5.2 竞争性谈判供应商选择

合同商务部在《合格供应商名录》内选取相应供应商参与竞争性谈判，采用邮寄、邮件、传真等形式发出邀请函。

7.5.3 谈判流程

7.5.3.1 第一轮谈判

合同商务部会同相关部门组成谈判小组按已确定的谈判顺序，与供应商分别就将符合采购需求、质量和服务等进行谈判，并了解其报价组成情况。

谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。采购小组对谈判过程和重要谈判内容进行记录，谈判双方在记录上签字确认。

谈判小组一致确定响应供应商符合谈判文件要求的，按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。在第一轮谈判中采购小组来能确定成交候选人的，对谈判文件修正后进行第二轮谈判。

7.5.3.2 谈判文件修正

第一轮谈判结束后，谈判小组进行合议。根据第一轮谈判掌握的情况，可以对谈判文件进行修改，确定采购内容的详细规格或具体要求，优化采购方案。

谈判小组通知响应供应商集中，谈判小组强调调整后的采购要求，将谈判文件的修改结果以书面形式通知响应供应商，给响应供应商提供较充分的修正时间。

响应供应商根据第一轮谈判情况和谈判文件修改书面通知，对原响应文件进行修正，并将修正文件签字（盖章）后密封送交谈判小组。逾时不交的，视同放弃谈判。修正文件与响应文件同具法律效力。

7.5.3.3 第二轮谈判

谈判小组就修正后的响应文件与响应供应商分别进行谈判。谈判小组对谈判过程和谈判内容进行记录，谈判双方在记录上签字确认。谈判小组按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。

第二轮谈判，未能确定成交候选人的，对谈判文件修正后进行第三轮谈判。以此类推。

7.5.3.4 最后报价

成交候选人作最后报价，密封递交谈判小组。谈判小组按报价从低到高排序，推荐成交候选人顺序。

响应供应商的报价均超过了采购目标成本，谈判活动终止；终止后，合同商务部需要采取调整采购目标成本或项目配置标准等。如采取其他采购方式的，应当在采购活动开始前按照新的采购流程进行审批。

谈判过程由谈判小组指定专人负责记录，并存档备查。

7.5.3.5 确定成交供应商

谈判小组在谈判结束编制《谈判记录》，根据谈判记录原则上推荐成交候选人按报价最低的确定为成交供应商。谈判完成后编写《谈判报告》由谈判小组签字，经提报领导审批。

7.5.3.6 发出中标通知书

审批完成后由合同商务部发出《中标通知书》，同时应及时向未中标单位发放未中标通知书，感谢其参与，并退还投标保证金（如果有）。

8 记录及相关联文件

—《合同管理程序》

—《供应商管理程序》

9 附录/附件

附件 1 工程采购流程图

工程采购流程图

工程采购管理制度版本：A/0

附件 2 采购需求计划

采购需求计划

总经理：分管副总经理：合同商务部负责人：需求部门负责人：经办人：

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