关于加强物资供应管理的实施办法

关于加强物资供应管理的实施办法

为进一步加强物资供应管理工作，提高物资供应管理水平，保证物资供应质量，降低生产经营成本, 保障公司生产经营稳定发展。经公司研究制定本实施办法。

一、贸易公司供应组的主要管理职责

物贸分公司供应组是公司材料类物资供应主管部门，负责公司安全生产、经营管理及物业后勤部分所需材料类物资供应、仓储以及修旧利废物资管理等方面的工作，主要包括：

1、材料类物资采购计划的编制和管理工作；

2、安全生产、经营管理、物业后勤部分所需材料类物资的及时供应；

3、材料类物资消耗的监督控制管理；

4、材料类物资储备资金的管理工作；

5、废旧物资处理的监督管理工作；

6、修旧利废监督管理工作；

7、签订设备采购合同、催货和编制付款计划，并协调售后服务和质量问题处理。

二、材料类物资采购计划管理

1、使用单位、部门提报材料类物资采购计划要明确专人负责，技术人员和行政领导要亲自把关。在提报采购计划前，要充分考虑生产任务、设备运行状况，材料消耗定额和库存以及修旧利废、自制加工情况，及时准确提报采购计划。

2、材料类物资采购计划包括月度计划和急用追加计划。各单位要在每月20日前上报次月月度计划，对于采购周期较长的材料，如：技改、大修、四防等专项采购计划要提前1个月提报。

3、为杜绝重复计划现象的发生，首先月度采购计划如上月已经计划的，要在备注栏内注明；其次是仓库根据库存情况进行第一关审核，对库存已有物资在计划上直接剔除；三是交物贸分公司供应组根据前期采购合同到货情况进行第二关审核，防止重复计划显现发生；四是把物贸分公司仓库、供应组审核完的计划交机动科根据生产和设备运行情况进行第三关审核，公司内部能够自制加工和维修的物资不在列入月度计划；五是机动科根据三方审核后的材料计划进行重新编制，然后提交计划审核小组按照规

定时间进行终结审核；经公司领导审批后报物贸分公司供应组。由于生产急需需要追加采购计划时，由使用单位提出报告报经营副总和分管副总批准，机动科签字登记后交物贸分公司供应组；每个使用单位每月追加采购计划最多不能超过两次，否则每超一次对责任单位月度考核扣1-2分，并按照追加次数对单位负责人、设备技术员进行相应处罚。特殊应急计划需经公司主要领导签批后方可安排采购。使用单位提报的采购计划要详细注明物资编码、名称、规格型号、数量、金额，加工件要提供图纸。特殊材料和配件要注明材质、技术参数、主机型号及生产厂家等。因计划提报不准确、不及时影响采购并造成损失的，由使用单位和有关责任人承担全部责任。另外对采购计划编报不负责任造成积压闲置的单位按积压物资金额收取管理费（按每月通用物资2%、专用物资3%的标准收取），物贸分公司仓库提供考核数据，企管科随月度工资结算，100%计入工资考核。

4、内部加工修理的项目按自制加工、修旧利废由企管科、机动科验收后（在修理前和修完后都要进行验收）实行内部结算。

5、物贸分公司采购员要深入使用单位、使用现场、库房调研使用情况、库存情况、质量情况，切实掌握物资计划管理的第一手资料。

6、为加大材料类物资采购计划的审查力度，公司成立以经营副总为组长，机动科、企管科、物贸分公司、生产科等单位负责人为副组长、仓库主管、供应组、设备管理员、及各车间主任为成员的材料类物资采购计划审查领导小组，在每月26日前对公司次月的月度采购计划统一进行会审，经审查批准的材料类物资采购计划由物贸分公司供应组负责汇总上报公司主要领导审批后统一组织招标采购。

7、为进一步降低库存储备资金，减少积压闲置浪费，公司材料类物资采购计划审查领导小组、有关部门要加大对采购计划的控制和积压闲置物资的调剂使用以及出售处理的力度。2013年库存储备资金要在2012年末的基础上适当压缩。公司对材料类物资储备资金逐月进行考核，以2012年末库存资金(600万元)为基数每增1%对机动科、物贸分公司和公司计划审查领导小组相关单位考核1分，在次年首月结算工资中兑现。同时要求2013年年底前库存资金要在2012年末基础上降5%以上，达到预期要

求，公司给予一定奖励，否则领导小组将组织有关单位进行分析，统算处罚；物贸分公司供应组要针对生产常用大型配件进行市场调研，采取招标议标形式和厂方合作形式实行零库存储备，努力降低库存占压，争取2013年度零库存物资达到库存物资的8%以上，实现这一目标，公司将对采购等人员年度提取适当奖励，企管科负责做账发放。

三、材料类物资采购业务管理

1、公司成立物资采购管理领导小组，组长：经营副总；成员包括：机动科、物贸分公司、企管科、生产科、安环科、纪检等部门负责人。主要负责物资采购价格、质量信誉等市场调研、论证，采购合同审查、审批等。领导小组在机动科设立管理办公室，机动科长兼任办公室主任，负责日常工作协调组织。

2、所有材料类物资采购计划按规定，经公司分管领导批准后，按公司规定的程序进行招标采购，参加人员必须在评标书下方签字，特殊情况需要议标的须经经营副总批准后方可议价采购，议价必须按照正常招标形式进行。正常情况下，所有采购合同必须经公司物资采购管理领导小组批准方能执行，为加强采购物资到货、验收、仓储、审批、发放管理，采购合同签订完成后需提交企管科复印件一份备查（考核到货率）。采购业务员要本着先急后缓的原则组织到货，即保证各项物资生产经营供应，又尽量减少库存周期。对违反公司物资采购有关规定造成经济损失的要对责任人进行责任追究，并视情节轻重对责任单位和责任人进行经济处罚。

四、材料类物资的验收

1、材料类物资到货后由物贸分公司牵头，企管科、公司纪检部门、物贸分公司供应组、仓库、使用单位及相关部门进行验收。验收内容主要包括：

（1）质量是否符合国家有关法律法规、行业、企业的标准和规定。

（2）涉及环保和危化要求的物资是否具备安全标识和生产许可证、“CCC”认证、计量许可证等相关生产资质。

（3）到货物资是否具备产品合格证。

（4）物资采购计划、合同、物资计划分配表是否符合规定。

（5）严格对到货数量进行验收，对于计件、检尺或称重验

收的物资，要按照国家有关规定的损耗范围进行验收。

2、验收相关规定

（1）验收员要准备必要的质量检测器具，按规定对待入库物资全部检验或抽检。严格核对随货同行（发货明细），认真做好外观检查，关键材料要通过检验、试验验收其内在质量，需要第三方检验的物资由物贸分公司供应组及时送检；同时要按计划、合同规定的品牌、生产厂家和质量标准进行验收。

（2）物资到货在进入仓库卸车前由仓库通知相关部门进行验收，不经验收和验收不合格以及有争议的物资不准进入库房或上架。

（3）物贸分公司供应组要建立物资质量管理登记薄，凡是出现质量问题的物资要及时登入账簿，并通知有关人员处理和使用单位停用。同时要按规定向领导汇报，问题较为严重的要提出索赔和终止供货、列入黑名单管理的建议。

（4）合同签订后物贸分公司供应组要积极与客户沟通到货节点，除加工件外，所有物资必须按照合同约定时间到货，到货率不能低于95%，否则，对贸易公司供应组每降低一个百分点考核1分。对影响使用并造成经济损失和安全事故的追究采购人员的责任。

（5）由于验收人员违反制度，出现验收责任事故或质量问题的视情节每次对责任人月度考核1-3分，并追究责任人的责任。

（6）公司成立机动科、企管科、物贸分公司、公司纪检部门及物资使用单位设备技术员等有关人员组成的验收小组，以上人员确因工作原因不能参加验收的，委托单位其他人员参加验收，验收后验收人员根据规定签字并对其在质量、数量等方面存在的问题负责，否则追究验收人员的责任。

（7）因夜间抢修、生产急需夜间到货物资的验收，需经生产调度安排，公司值班领导签字，次日按照规定补办手续。

（8）小型材料及配件到货验收后必须上架管理，严禁不入库直接进入车间，大型设备到货后放入使用现场，验收小组现场验收，否则，每发现一次，对仓库、物贸分公司、使用单位负责人各进行500-1000元处罚，发现两次仓库管理人员直接下岗。

（9）设备类物资到货办理挂账手续前，除经验收小组验收签字外，需经使用单位对设备使用及质量情况签字说明，否则，公司

财务不予挂账。

五、材料类物资的审批发放

1、领用计划内材料类物资必须由领用单位开具领用单，领料单内容应填写全面，加盖本单位公章，领料人及领料单位负责人必须本人签字，严禁代签（负责人休班除外）。批料人一般由仓库主管签字，特殊物资如劳保用品、工具及电缆等必须分管领导及企管科工资组签字。领用计划外或专项计划以及特殊储备物资必须经物贸分公司供应组审批。技改、大修的单项工程物资必须在领料单用途上注明用途，机动科加盖大修、技改专用章，否则，财务稽核一律列入单位材料费用；领用应急储备物资必须按应急管理规定程序审批，大修、技改等物资领用严格按照标准审批，坚决杜绝混搭领取现象发生，发现一次对领取人、审批人、单位负责人按照领取物资原值一次处罚。

2、非生产用物资按当月公司采购计划审查领导小组批准后的计划发放。办公设施如微机、打印机耗材、会议桌、办公桌椅、沙发、茶几、文件橱、床铺、电扇等由使用单位出具报告或领料单经党政办登记后方能审批发放。劳保类、工具类、福利类的物资领用必须企管科工资组审批审批，企管科工资组要建立职工劳保、工具档案，严格按照标准审批，否则，按照物资原值对审批人、领取人一次性处罚。

3、审批后的领料单三日内有效，过期领用必须重新办理审批手续，保管员必须按照所批物资的名称、规格、数量发放，不得私自改动，如有违反，每次对责任人考核1分。

4、物资发放手续必须齐全，保管员不得对库内物资私自借出，生产急需时必须经公司分管领导或物贸分公司经理签批方可借出，但两日内必须将领料手续补办齐全，杜绝白条抵库，否则视情节进行分析处罚。

六、实行交旧领新制度

为强化废旧物资回收，严格控制物资外流，公司实行部分材料、配件交旧领新制度，仓库要严格把关，对不能交旧物资按照要求一律不予发放，新安装的物资须经分管领导签字，第一次更换的物资可以在更换完成后上交，其他特殊情况须经公司经营副总签字，机动科、企管科月度对仓库交旧领新制度执行情况，对照采购到货及领料单进行抽查，执行出现问题对领用单位按照物资废品原值的5倍进行考核处罚，对仓库管理人员和发料人每次

罚款100元。对于连续出现不以旧换新的现象追究仓库管理人员的责任。

七、物资仓库标准化管理

1、仓库要严格参照xx集团《2012年仓储标准化管理考核评分标准》做好仓库管理工作，认真执行好“仓库四防”工作，制度要健全，消防设施、器材、设备要完好，确保库存物资安全。

2、仓库要按照物资类别建立物资定额预警机制。仓库根据近年领用情况编制材料配件表、储备标准。物资达到最高储备、最低储备时保管员要以书面形式向计划员进行预警。计划员接到预警通知后，要及时调整计划，否则每发现一种物资超储，对有关人员月度考核1-2分。

3、坚持先进先出的原则，有保质期限的物资要有明显标示，必须在保质期限内进行使用或处理。

4、坚持定期盘点和永续盘点，确保账、卡、物、金额四相符，否按照差额损失追究责任。

5、加强物资保管保养。物资分类别、规格型号存放保管，物资码放做到“三条线”，即物资堆码一条线；货架摆放一条线；货卡一条线。库内物资管理实现“四号定位”和“五五”码放要求，不能上架物资存放要做到一头齐。

6、库内物资做到勤清点、勤整理、勤保养，凡属露天存放的大型物资做到上盖下垫，杜绝物资锈蚀、霉变、雨淋等现象。因风吹、雨淋、丢失、保管不善等原因造成财产损失的要追究库管人员及有关责任人的责任，视财产损失程度处以100—500元罚款。因装卸、运输等原因造成的物资损坏要追究装卸、运输有关责任人员的责任，并按物资损坏程度视情况对责任人按不低于原值50%的数额进行罚款。

7、开展积压物资调剂管理，认真组织清仓查库，对现有物资按备用、积压可调剂使用、积压可调剂出售、积压报废处理等进行分类。在此基础上充分发挥业务员的作用，积极调研内外积压物资使用信息或代用渠道。协调对外销售渠道，变采购业务员为销售业务员，并采取奖励政策强力推动积压物资调剂和销售处理工作，实现积压物资的效益最大化。对使用单位不负责任领用物资过多，造成库存积压浪费的，对责任单位和责任人按积压浪费金额10%的罚款。

8、积极开展仓储标准化管理创建工作。组织职工学技术学业务，开展岗位练兵，技术比武活动；开展星级保管员优质服务竞赛活动。

八、危化物品的管理

危化物品的运输、储存、使用、清退等工作流程要严格按照国家、省、市及盛隆公司有关危化品管理规定执行。

九、废旧物资出售管理

1、经全面挑拣，公司内确无利用价值的废旧物资，由使用、管理单位向机动科提出书面申请报告，机动科负责牵头组织纪检科、物贸分公司、使用单位等相关部门进行鉴定，经鉴定认为确实无利用价值的物资，报公司主要领导批准，企管科监督物贸分公司处理。

2、废旧物资处理装车时，按照公司规定，保卫科、企管科、物贸分公司及废旧物资所在单位共同现场监装，司磅员、企管科、物贸分公司、保卫科监装人员共同监磅并签字后，方能兑换出门证。

3、废旧物资出门时，提货人必须持有按规定办理的出门手续，否则门卫不得放行。

十、几点要求

1、各单位材料费每月考核标准根据各车间定额与实际生产量进行确定。

2、原材料消耗不纳入考核，但原材料的消耗按照指标进行考核，编织袋的使用根据硫铵的实际生产量计算费用。

3、单价5000元以上大型配件不纳入单位材料费考核。

4、设备更换，需组织相关单位对将要更换设备进行鉴定，确需更换的其材料费用纳入考核。

5、根据《关于材料与设备划分的暂行规定》划分出材料与设备，低值易耗的设备纳入考核（通信设备、仪表、低值电气）。

6、5000元以下低值易损设备纳入材料考核。

7、设备及材料的使用质量反馈不及时、质量跟踪不到位，使用周期短的纳入各单位月度考核。

8、材料计划到货后，三个月内未领取、使用的材料，将根据第二项第二款执行。仓库负责向企管科提供有关资料。

9、材料计划未到不催货，不汇报、不考核、重复上报计划不注明的对上报计划人员月度考核1-2分，并追究责任人的责任。

10、仓库不核对库存，供应组不核对前期合同到货情况，机动科不核实是否能自制加，又重复计划的，每发现一次对责任人月度考核1-2分，并追究责任人的责任。

11、机动科要对大修、技改材料计划根据大修、技改计划严

格审核。对材料的使用情况进行核实。如计划的材料在大修、技改后出现剩余，费用超过2万元以上的按照剩余材料费用的20%对相关单位进行处罚。

十一、本办法自二〇一三年六月一日起执行。