外审时注意事项

外审时的注意事项

一. 公司认证目的：

认证，不是简单为拿到一张证书，而是做到真正运行质量体系，提高企业管理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。

二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到：

1. 知道应做什么事；

2. 知道如何做事；

3. 知道做事的依据；

4. 用记录证实所做的事；

5. 任何事都应形成循环（即PDCA 模式：计划、实施、检查、改进）。

三. 接受审核时应有的正常心态：

1. 不怕出现不合格，发挥出最佳水平；

2. 尽可能减少不合格；

3. 尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。

四. 受审核人员在审核中的角色：

1. 20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题；

2. 80%回答问题，回答时要谨慎。

五. 接受审核时回答问题的基本原则是：

1. 以公司质量体系文件为基础回答问题；

2. 以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明；

3. 紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了；

4. 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。

六. 回答问题时注意技巧：

1. 只说自己的事，不说别人的事；

2. 只说该说的事；

3. 用证据说明问题；

4. 自信而又不失谦虚，多解释，不争论；

5. 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。

七. 回答问题时应避免出现：

1. 不懂装懂；

2. 说别人的事；

3. 所说的不符合事实，拿不出证据证明事实；

4. 谋求帮助；

5. 对其他部门或人员进行底毁；

6. 争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。

八. 在正式审核到来之前，怎样做一下突击改善：

1. 对现场进行卫生整顿等清理工作；

2. 保证现场使用的文件为有效版本；

3. 每个部门进行自查自改；

4. 每位员工对照文件，熟悉工作职责；

5. 给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。

九对审核前的准备工作应如何开展：

1. 全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核；

2. 从各个方面体现一种与ISO9000 族国际标准精神一致的管理水平（包括后勤安排）；

3. 努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界；

4. 使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风；

5. 应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为；

6. 使全体员工轻松自如进入审核，不要施加太大压力。

十. 对文件进行清理和准备：

1. 各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录；

2. 使所有执行的文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置；

3. 为审核组准备两套质量手册和程序文件；

4. 各部门管理和使用的文件相对集中在各部门；

5. 质量记录相对集中在责任管理部门或人员处；

6. 进行中的记录按正常程序运作。

十一. 在审核进行过程中如何采取纠正行动：

1. 力争在审核组离开前纠正不合格；

2. 当天提出，尽可能当天纠正；

3. 自己提方案，自己纠正；

4. 经审核员确认可以接受。

十二. 在审核前对部门领导的要求：

1. 了解质量方针、质量目标；

2. 熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；

3. 熟悉本部门与相关部门的工作接口；

4. 熟悉对下属的工作要求和安排；

5. 熟悉本部门的质量工作情况。

十三. 在审核前对文件管理人员的要求：

1. 熟悉所管理的文件的范围；

2. 熟悉文件管理程序；

3. 熟悉文件修改情况；

4. 熟悉文件的归档；

5. 随时拿出所需的文件。

十四. 在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员的基本要求：

1. 熟悉本岗岗位职责；

2. 熟悉依据的规范、程序等；

3. 熟悉使用的工具、设备等；

4. 熟悉使用的统计方法；

5. 经过培训，持证上岗。

十五. 在审核前对一般工作人员的基本要求：

1. 熟悉本岗岗位职责；

2. 熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件；

3. 熟悉工作中需要作的质量记录；

4. 熟悉工作接口；

5. 熟悉本组织的质量方针和目标；

6. 熟悉实施ISO 国际标准的目的及ISO9000 标准的基本知识。

十六. 每一位员工回答问题时的心态：

1. 自信，相信所做的绝大部分是正确的；

2. 谦虚，承认个别情形会存在某些问题；

3. 不推卸责任。

十七. 正式审核时审核员经常询问的问题：

1.开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式审核，只是以另外

方式探路）

2. 提问过程中一般情况很少用"是否"字眼提问，通常以开放式提问问题：如您是如何……；请问当产生不合格品时您如何处理？或请问您何时填写顾客投诉处理单？或请问您何时开展管理评审？等等，即遵循5W（谁Who 何时When 何地Where 为什么Why 要做什么事What）1H（如何做How）,方便其搜集证据

3. 审核过程中审核员不会告诉您做的效果如何即不会做任何评价。在找资料时，审核员要什么，就找什么给他，不要一下把一整本文件都给他，这样会让审核员发现很多的问题,正确的方法是要什么就拿什么，然后先递给本公司陪同人员看，陪同人员发现问题应要求找另外一份给审核员看。当时如找不到资料应把审核员的注意力引到其它有准备的方面，另一方面要积极寻找相关资料，在审核员结束当天审核之前应将资料交给审核员；

十八. 回答审核员时的基本点：

1. 以文件为基础；

2. 以质量记录为依据；

3. 以实际情况来证明。

几个值得注意的问题

1. 并不是审核员提出的问题都必须回答，员工只需要回答自己职责范围内的问题。接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。见面笑脸相迎。当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。但只回答自己所做的，或者自己负责范围内的问题。其他问题，礼貌地告诉他。“这不是我负责的”。如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由陪同人员帮助解决。