采购管理信息系统分析与设计.docx

第一章采购信息系统开发背景及调查结果

1.1概述

随着时代的发展，我国企业实施信息化的迫切需求正日趋增加。作为企业信息系统的关键组成部分，采购信息系统，使整个采购流程规范化，模式化，透明化，极大地提高了企业在采购环节的效率并切实降低采购成本。本采购系统为上海一机械制造企业量身定制，以促进该企业在采购方面的信息化。

1.2系统开发的背景、必要性和意义

由于现行人工手动运作采购流程，具有过多的主观人为因素，不能做到采购过程的客观，公正，精确。尤其是每月的采购需求数，在人工的计算下，经常出现错误误差。

通过采购信息系统的实施，企业的采购流程将大大优化。计算机化将有效减少错误数据的发生，降低采购成本，提高采购工作效率。

1.3 现行系统调查

1.3.1现行采购部门流程调查

1.编制采购计划：

根据生产计划，工作令，库存数确定采购品种及数量。生产计划采用双月制：本月

查缺补漏，下月提出计划。当月采购数=原材料希望数-库存数-在制数+安全数量+

已发货未到单数。

2.选择供应商：

通过供方登记表：名称、地址等，及其主要供货种类，材料价格，质量评级（由质

检单位、生产制造单位进行评级）及过往供应商的表现评分，选择合适的供应方。

将采购计划传真至供方，议价、定价、确认交货日期。签订购销合同。

3.过程跟踪：

根据采购计划的交货节点，了解跟踪分供方的制作进度，督促分供方按时交货。与

分供方确认交货品种、数量、时间，并与库管员及时沟通，货到后应与库管员核对

确认。

4.交货、检验、入库、入账手续：

核实物资是否到货：如果物资未到货，则寻找供方，催促其发货。如果物资入仓，

则库管员办理入库手续，采购部门与库管员核实。随后开具报验单，联系检验科进

行验货。如果验货通过，则检验科与采购部联系确认。否则办理出库并退货。

5.向供方催要发票、核对无误后交由财务登记入账

6.供方评价：

要求检验科对物资部件的质量及等级进行评价并录入系统。通过以下指标衡量供

方：（1）、供方的交货时间是否拖延。（2）、交货数是否与合同有出入。（3）、供方

服务态度。（4）、售后服务态度。

7.请款：

每月5日前根据上月进货情况，当月进货计划，并考虑应付款等情况，编制请款计

划。根据请款计划填写请款单。将请款单和分供方台账交由有关领导审批。将审批

的请款单送财务办理付款手续。将审批的请款单送财务办理付款手续。台账登录。

（由于公司已有现行财务系统，此采购系统只做了与财务系统的接口，为包含详细

与财务有关的过程）

1.3.2现行采购流程存在的问题

1.生产与仓储的数据不够准确。原来库存管理系统还存在问题，实际的仓储数量与系

统显示的数目不吻合，导致采购部门无法通过管理系统来进行原料的采购。

2.入库手续。材料入库时，由经办员开检验单，然后进行货物检验，如果不合格，则

再开据退货单。公司经理希望检验单能够由仓库管理员开据，但鉴于货物种类繁多，仓库管理员只能完成入库的操作，所以目前还是由经办员开据，供方到货前会有通

知，到货时则由仓库管理员通知。

3.入账手续。目前他们所用的财务管理软件只是起到了记录的作用，但无分析以及统

计的功能，更没有和生产、仓储部门衔接起来。

4.关于请款，采购经理认为，财务应该根据采购合同进行拨款，而不是由采购部进行

请款，付款的部门应该是财务部而非采购部。他现在也表示比较无奈，每次请款，

财务查看之前的采购单，看钱是否用完，用完的话再拨出一部分。采购经理认为他

们总是在做其他部门的事情，有时候没有做好的话，自己还得受委屈。

5.各个部门比较缺乏标准化管理模式。过去采购甚至没有合同，一个电话就可以采购，

价格最后再议。生产部门、仓储部门关于材料的实际数据无法精确反映。各部门有

些工作分配并不合理，很多事情采购部替其他部门都做掉了，一旦出了问题，很难

对症下药。

6.对于供应商的评价尚无法做到客观公正。目前还是由采购部自己对供应商评价，对

新的供应商有1年的考察期，是否通过完全是由他们自己说了算，总经理很难检索

以及评估到每个供应商的供货情况。

1.3.3企业对采购系统的要求

1.由于整个系统庞大复杂，建议我们参考海外具有成功经验的ERP采购系统，适当进

行个性化的修改。

2.采购部门只是一个执行部门，需要根据库存以及生产要求来进行采购，所以系统上

关于上述的数据必须准确无误，否则，采购系统对于他们来说都是没有意义的。

3.提供标准的生产录入表，设置空白栏进行特殊项目的补充。提供各类零件材料，仓

库库存等各类信息的查询功能。

4.完善财务系统，与财务部门明确分工，互相联系，提高效率。对财务数据进行加密，

限定能够查看这些数据的人员。

5.引入供应商评价体系。通过系统，对货物的质量，送货进度，欠款，售后服务情况

进行记录，便于经理了解各个供应商的详细情况。

6.将生产、采购、仓储的各类数据整合，统计分析，便于管理层进行查询信息，观察

进度，处理问题，最终达到节约人力，提高工作效率，增加净利润的最终目的。

1.4 建议的新系统

为解决该企业采购部所面临的实际问题，以及为今后企业信息化及国际接轨这不可逆的时代潮流的考量，建议该企业使用计算机化的采购信息系统。该采购系统应是基于因特网及企业局域网的，实现业务管理自动化、数据流传输实时的，输入与输出标准化、将来能与其他企业软件兼容的，具有一定程度的信息安全保障的，包括全面的权限登录等级规划及数据安全防入侵保护及数据备份恢复功能。

1.5 可行性研究

1.5.1技术可行性分析

从软件角度来看，目前的软件技术发展的已经比较成熟，无论是数据库还是应用程序都可以实现系统功能。各种语言包括C#、JAVA等均能完成程序代码并实现信息系统功能。各种数据库包括SQL Sever， Oracle等均能为企业搭建数据库；从硬件角度来看，系统所要用到的硬件均可以以较为低廉的价格购买，满足系统要求。从人员角度来看，本系统的用户是制造型企业的采购部人员，懂得基本微机操作即可，无须另聘专人即可使该系统正常实施运行。从技术角度来看，开发技术和数据库技术已经具备了完备、成熟的理论和体系结构。所以本系统的开发在技术上完全可行。

1.5.2经济可行性分析

本系统的实施所需经费主要用于购买软、硬件、系统开发及系统维护。本系统总体耗费不多，是在一个企业和个人可以承担的范围之内的。应用本系统给大学毕业生，企业及管理人员带上一个新的高度，，提高了工作效率，节省了管理成本，方便政府对大学毕业生就业的管理，也方便大学生找工作和企业找员工。

1.5.3营运可行性分析

本系统的运营阶段，使用系统的采购部门工作人员，只需日常的计算机操作能力。

这方面的知识，与系统有直接接触的职员都已经具备。并且在项目投产前，还会安排对操作系统的人员进行必要的培训。系统技术维护支持工作，在初期仍将由硬件供应商及本人完成，以后由信息部接手。该公司信息完全具备使用维护该系统的能力。因此本系统营运方面可行。

1.6结论

综上所述，实施本系统，已具备技术可行、经济可行、营运可行的条件，所以公司同意开发和使用本系统。

第二章系统分析

2.1系统目标

1.降低人力及设备的费用成本。

采购系统优化了资源的配置，简化了人员的参与，从而降低了人力以及设备的费用。2.提高采购处理速度

与传统人工处理的采购不同，采购系统的自动化处理大大简化了原先繁琐的流程，避免了人工的过度参与，从而降低了错误的发生率，提高了采购处理速度。

3.降低采购成本

由于采购系统提供更为客观，公正，透明的数据输出，避免了人工询价下由于回扣等暗箱操作产生的额外成本，同时优化采购选择方案，降低采购成本。

4.提高决策的科学性

通过智能分析等模块，对企业各项数据进行分析，提供对企业至关重要的信息，帮助企业高层做出最优决策，规避不必要的风险，提高企业整体收益。

5.提高人员利用率

采购系统的实施，使得削减冗余人员成为了可能。先前过于庞大的采购人员限制了企业人员利用的效率。而采购系统精简了企业所需的人员配置，大大提高了企业人员利用率。

2.2组织结构分析

该企业下属多个部门，其中与采购部门有直接关联的由生产部门、库存部门、财务和审核部门。

采购部下设三个办事处，分别为计划处、供方联络处、物料检验处。其中计划处进行采购计划清单的制定。供方联络处进行对供应商的联络工作。物料检验处负责入库物料的质量检验。组织结构如图2.1所示

图1—公司组织结构图

2.3需求分析

2.3.1业务流程分析

采购管理信息系统按采购前、中、后三个时间段将业务流程分为采购计划管理采购过程管理收货管理

1.采购计划管理：采购员根据库存部门发来的库存单，生产部门提供的外购清单，采购员

制定月采购计划。采购计划分为基于工作令的采购计划和非工作令采购计划（非工作令物料通常指零星物料或一次性使用）。将采购计划交予审核部门审核，审核通过的采购计划，作询报价请求操作；未通过计划返还采购员进行调整重新制定。

2.采购过程管理：采购员拿到通过的采购计划后，查询及读取供应商提供的物料报价信息

和相应供应商历史评价信息，通过确认报价选择最佳供应商，生成采购订单。将采购订单送至审核部门审核，审核通过根据付款协议等与供应商签订采购合同。审核未通过退回作二次询报价或改选供应商。采购订单及采购合同只是表现形式不一样，数据相同。

合同比订单多了条款等附加信息，故下将合同订单作为一张单据。订单（合同）一式四份，文档留底，给供应商一份、财务一份，订单跟踪员一份。订单跟踪员读取采购订单信息，查询到货日期将至及到货日期已过货未到的订单所属的供应商，发送催询单，并对未按时到货的供应商作“过期”评价记录。

3.收货管理：供应商发货，携送货单及物料至接收员。接收员核对到货数量和采购订单，

并修改订单已到达数量。接收员开据报验单通知检验员检验。检验员检验产品后，根据产品质量情况，开据合格单，不合格（退回）单，及不合格（可回用）单。合格单与不合格（可回用）单交库存部门入库，不合格（退回）单退回供应商通知重新发货。产品质量情况亦发送订单跟踪员一份，作修改供应商评价信息，及修改订单数量，再次催询等。不可回用及不退回供应商则进行报废处理。（报废处理在业务流程图中省略）。

业务流程图图例：

（1）外部实体

（2）内部实体

（3）文件/单据

（4）信息流

图2—第0层DFD 图

2.3.2数据流程分析

本采购系统的顶层数据流程图如图2.3.2.1所示，二级数据流程图如图2.3.2.2所示.仓库管理员把缺货单给采购员,由采购员汇总制定采购计划,再编制订货单交给供应商。对收到的供应商的供货单和货物进行检验后，符合要求的入库，不符合的则退回给供应商或回用处理。

数据流程图图例：

第0层

图3.1—第0层DFD 图

（1）外部实体

（2）加工

(数据加工)

（3）数据存储

（4）信息流

第一层

图3.2—第1层DFD 图

第二层

=============================P1============================

图3.3—第二层P1 DFD 图

P1:——根据库存部门发来的库存单，生产部门提供的外购清单，制定月采购计划。采购计划交予审核部门审核，审核通过的采购计划记入未通过计划退回

==============================P2============================

图3.4—第二层P2 DFD 图

P2——根据采购计划所需物料，进行供应商选择，生成采购订单。 ，根据报价由低到高排序，并参照读取最终采购订单即合同，记入 ==============================P3============================

图3.5—第二层P3 DFD 图

P3——读取<=5

天的订单，②到货日期已过货未到的订单，制定催询单并发送供应商。同时记入

==============================P4============================

图3.6—第二层P4 DFD

图

P4到货数量，（若未全部按时到货，采购跟踪员读取采购订单文件时可以查询到还有x 数量未到，进行跟踪催询），出具报验单不合格品（或质量）记录，若有不合格品需要退回，则修改订单文件。将合格单，不合格（可回用）单交给库存部门做入库处理。不合格（退货）单发至供应商。

2.3.4数据字典

数据字典的主要内容是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。简单地讲，数据流图上所有成分的定义和解释的文字集合就是数据字典。数据词典对数据流程图的各种成分起注解、

说明作用，给这些成分赋以实际的内容除此之外，数据词典还要对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。

图2.9 数据存储条目

图2.14 数据元素条目

图2.10 数据加工条目

图2.11外部项条目

图2.12 数据流条目

第三章系统设计

3.1 总体设计

总体设计又称为概要设计，其主要任务是根据系统的总体目标和功能将整个系统合理划分成若干个功能模块。

功能模块图如下：

图4—功能模块图

3.2 详细设计

3.2.1 代码设计

代码是代表事物名称、属性、状态等的符号，为了便于计算机处理，一般用数字、字母或它们的组合来表示[20]。采用代码设计可以便于数据的存储和检索，提高处理的效率和精度，提高数据的全局一致性，简化程序设计，减少出错率，节省存储空间。

代码设计的好坏，将直接影响整个系统的质量，实用性和生命力。

1.本系统代码设计原则如下：

（1）唯一确定性。

即每个代码都仅代表唯一的实体或属性。

（2）稳定性。

代码的定义和描述应具有相对稳定性，要避免过多的改动。

（3）可扩充性

要考虑系统的发展和变化，必须留有一定的后备余量，当增加新的实体时，直接利用原代码加以扩充，而不需要重新变动系统。

（4）标准化与通用性。

国际、国家和行业的有关标准是代码设计的重要依据，采用已标准化的编码，系统内部使用的同一种代码做到统一。

（5）便于识别和记忆。

为了同时适合人和计算机，代码不仅要具有逻辑含义，而且便于识别和记忆。

2. 采购管理系统代码设计

代码分为无含义码和有含义码两大类。其中无含义码包括顺序码和无序码两类，有含义码包括系列顺序码、数值化字母顺序码、层次码、特征组合码、复合码。

采购员代码设计

设计依据：采购员代码由采购部门编号+采购组（PG01） +采购员进入系统时间上的先后顺序

供应商代码设计

设计依据：供应商代码在采购系统内由外部编号（T）+组编号（K1）+供应商进入系统时间上的先后顺序

例:起始号T-K10000；终止号 T-K99999

物料代码设计

设计依据：物料代码在采购系统内由外部编号（T）+物料组编号（M1）+物料进入系统时间上的先后顺序

例:T-M10020

采购订单代码设计

设计依据：采购订单代码由采购类型（标准采购订单为NB） +采购订单信息号（包括供应商、物料等信息）+采购组（PG01）

例:NB5400000PG01

3.2.2 数据库设计

1、E-R图

E-R模型是一种语义模型，它旨在表达数据的含义。在E-R模型中，实体型、属性及实体集之间联系的表达方法如下：

（1）实体型：用带实体名的矩形框表示。

（2）属性：一般属性用带有属性名的椭圆形框表示，多值属性用双椭圆形框表示，派生属性用虚椭圆框表示。属性与其对应的实体型之间用直线连接。

（3）实体集之间的联系：用带有联系名的菱形框表示，并用直线将联系与相应的实体相连接，且在直线靠近实体的那端标上1或n等，以表明联系的类型。

本系统的实体有：采购计划、采购订单、采购员、供应商、库存、物料、报价单；

联系有：查看、产生、接收、查询、属于、提供。全局E-R图见图5.1，实体及其属性见图5.1-5.4

图5—全局E-R图

图5.1—采购员实体及其属性

采购员（采购员编号，姓名，性别，年龄，电话，地址）

图5.2—供应商实体及其属性

供应商（供应商编号，供应商名称，供应商地址，联系人，联系电话/传真，电子邮件）

图

5.3—物料实体及其属性

物料（物料ID ，物料名称，BOM 序号，物料图号，材质） 图5.4—采购订单实体及其属性

采购订单信息（采购订单ID ，订单状态，物料编号，物料价格，供应商编号，分库类型，到货日期等）

2、数据库逻辑结构设计

数据库的逻辑结构设计是将概念结构设计阶段完成的概念模型转换成能被选定的数据库管理系统（DBMS ）支持的数据模型。即将数据组织成一个与计算机提供的数据库管理系统所采用的数据模型相符合的形式。首先，根据前面的设计结果和具体的特点，将全局E-R 模型转换成一个初始的关系模型。然后，对其中的每一个关系模式进行分析，判断是否存在不合理的关系模式，如有则利用关系模式的规范化方法消除之，以达到符合第三范式的要求。

采购员（采购员编号，姓名，性别，年龄，电话，地址）

供应商（供应商编号，供应商名称，供应商地址，联系人，联系电话/传真，电子邮件） 物料（物料ID ，物料名称，BOM 序号，物料图号，材质）

采购订单信息（采购订单ID ，订单状态，物料编号，物料价格，供应商编号，分库类型，到货日期） 3、主要数据表设计

数据库表的结构设计采用规范化关系模式的方法。规范化的基本思想是消除数据依赖中不合理的部分，让一个关系描述一个概念、一个实体或者实体间的一种联系，若多于一个概念就把它分离出去。

在采购管理数据库里面建设了4个表分为了采购员信息表、供应商信息表、物料信息表、采购订单信息表、信息表

采购员表用于存储采购员信息，其主键为管理员编号，该表结构如表3.1所示

供应商信息表用于存储供应商信息，其主键为供应商编号，该表结构如表3.2所示。

物料信息表用于存储物料信息，其主键为物料编号，该表结构如表3.2所示。

表3.3 物料信息

产品信息

采购计划信息表用于存储采购计划信息，其主键为采购计划编号，该表结构如表3.4所示。

报价单信息表用于存储报价单信息，其主键为报价单单编号，该表结构如表3.5所示。

表3.5 报价单信息

采购订单信息表用于存储采购订单信息，其主键为采购订单编号，该表结构如表3.6所示。

表3.6 采购订单信息

3.2.3 输入设计

输入设计对系统的质量有着决定性的影响。如果输入数据有误，即使计算机和处理均十分正确，也无法获得可靠的输出信息。同时，数据设计是信息系统与用户之间交互的纽带，决定着人机交互的效率。输入设计的目标是：在保证输入信息正确性和满足需要的前提下，应做到输入方法简单、迅速、经济和方便使用者，错误率越小。

1、输入信息校验

本系统采用目前较广泛使用的输入方式，从屏幕上通过键盘实现人机对话。对用户输入的数据进行校验。本系统使用的校验方法如下。

（1）重复校验

将同一处理内容重复执行两次，然后比较其结果，不同之处立即予以纠正。

（2）逻辑校验

对输入的数据进行逻辑控制。

（3）界限校验

如订单号的有效范围是不超过18位，如果录入一个超出这个范围的数据，则提示出错。

（4）代码校验

输入设计是在显示系统的登陆界面中，输入正确的用户名和密码后进入系统。

2、本系统的输入设计遵循下列原则：

（1）输入量应保持在能满足处理要求的最低限度。输入量越少，数据准备时间也越少。

（2）输入准备及输入过程应尽量简单易行，从而减少错误的发生。

（3）应尽早对输入数据进行检查（尽量接近原数据发生点），以便使错误及时得到改正。

（4）输入数据应尽早地记录在其处理所需的介质上，以避免转录及可能发生的错误。

典型模块的输入设计如图6所示。

图6—采购订单输入设计图

3.2.4 输出设计

在系统设计中，输出设计占有很重要的地位，输出时由计算机对输入的原始信息进行加工处理，形成高质量的有效信息，并使之具有一定的格式，提供管理者使用。因为信息系统对输入数据进行加工处理后的结果只有通过才能为用户所使用。另一方面，从系统开发的角度来看，输出决定输入。输出设计与输入设计大同小异，需要给出输出的方式和用户界面的内容，如显示输出的屏幕格式、打印输出的格式，每个显示、打印项目的类型长度。输出设计时，也要注意整个系统中统一设计风格。

信息输出方式有多种，有屏幕显示、打印、磁盘、光盘、绘图等。本系统选用显示、打印这两种输出方式。本系统在屏幕输出中，可以使用系统的条件查询程序对要查询的记录数据内容进行限定，经过查询后，系统会输出显示符合用户要求的内容，也可以通过转为word 格式打印出来。

典型模块的输出设计如图7.1、 7.2所示

图7.1-采购订单输出设计图1

图7.2-采购订单输出设计图2

第四章系统的实施

系统实施是系统开发的最后一个阶段。所谓系统实施是将系统设计的结果在计算机上实现，将原来纸面上的系统方案转换成可执行的应用软件系统的过程。

4.1 系统运行环境

(1)服务器的软硬件配置

硬件配置： CPU P4 1.8GHZ或以上，硬盘80G，内存512M

操作系统：Windows xp

Web服务器软件：IIS 5.0(Internet Information Server)

数据库服务器软件： Microsoft Access

(2)客户端的软硬件配置

客户端的硬件配置： CPU PⅢ 500MHZ或以上，硬盘4OG或以上，内存128M或以上

客户端操作系统：Windows 98/2000/xp Win7

客户端浏览器软件：IE(Internet Explorer)

4.1.1开发工具的选择

本系统使用的工具是ASP，是B/S结构。Active Server Pages（ASP）是微软公司开发的服务器端的脚本编写环境，可以组合HTML页、脚本命令和ActiveX组件来创建动态、交互的动态Web页或基于Web的应用程序[24]。严格来说ASP并不是一种语言，它只是提供一个环境来运行Script，它所用的语言仍然是VBScript或JavaScript，也可以是它们两者的组合。ASP没有固定的开发工具，任何一种文本编辑器都能胜任ASP脚本的编辑工作。

ASP是服务器端的网页技术，是在服务器端运行的，而对客户端没有特别的要求，只要有一个浏览器就行。ASP就是在HTML文件中引入了两个扩展的成对的HTML标记<%和%>，同时文件的扩展名改为.asp[25]。在IIS接到用户对.asp文件的请求时，首先执行括在<%和%> 标记间的VBScript语句，然后将执行的结果和其他的HTML语句一起返回客户端，这样客户看到的仍然是标准的HTML语句，不会看到开发者的编程逻辑。IIS（Internet Information Server），作为当今流行的Web服务器之一，提供了强大的Internet和Intranet服务功能，使用它可以轻松的发布站点，在本系统制作过程中可以随时进行调试，浏览自己的页面[26]。

4.1.2数据库的选择

本系统采用美国Microsoft开发的sql server 数据库系统，SQL是英文Structured Query Language的缩写，意思为结构化查询语言[27]。SQL语言的主要功能就是同各种数据库建立联系，进行沟通。按照ANSI（美国国家标准协会）的规定，SQL被作为关系型数据库管理系统的标准语言。SQL语句可以用来执行各种各样的操作，例如更新数据库中的数据，从数据库中提取数据等。SQL Server 是一个关系数据库管理系统。它最初是由Microsoft Sybase 和Ashton-Tate三家公司共同开发的，于1988 年推出了第一个OS/2 版本[29]。sql server 2000 由一系列相互协作的组件构成，能满足最大的web站点和企业数据处理系统存储和分析数据需要。

sql server 2000 的客户/服务器提供了许多传统主机数据库没有的先进功能，数据访问并非局限与某些已有的主机数据库应用程序。sql server 2000 的一个主要优点就是与

主流客户/服务器开发工具和桌面应用程序的紧密集成。可以使用许多方法访问sql server 2000数据库。

sql server 2000的特点：

（1）internet集成

sql server 2000数据库引擎提供完整的xml支持。它还具有构成最大的web站点的数据存储组件所需要的可伸缩性、可用性和安全功能[30]。sql server 2000程序设计模型与windowsd dna构架集成，用以开发web应用程序，并且sql server 2000支持english query 和microsoft搜索服务等功能，在web应用程序中包含了用户友好的查询和强大的搜索功能。（2）可伸缩性和可用性

同一个数据库引擎可以在不同的平台上使用，从运行windows 98 的便携式电脑，到运行windows 2000数据中心版的大型多处理器服务器。sql server 2000企业版支持联合服务器、索引试图和大型内存支持等功能，使其得以升级到最大web站点所需的性能级别。