综合办公室档案管理制度
办公室档案管理制度
办公室档案管理制度 一、背景介绍 办公室档案管理制度是为了规范和提高办公室档案管理工作而制定的一套规章制度。办公室档案是组织和个人工作的重要依据，对于保障工作的顺利进行和信息的安全管理具有重要意义。本制度旨在确保办公室档案的有效管理、保密性和可追溯性，提高工作效率和信息安全性。
二、档案管理的目的 1. 保障档案的完整性和可靠性：确保档案的真实性、准确性和完整性，防止档案的遗失、损坏和篡改。
2. 提高工作效率：建立科学的档案管理流程，提高档案的检索和利用效率，减少工作中的重复劳动。
3. 保护信息安全：加强档案的保密措施，确保档案信息不被非法获取、泄露或篡改。
4. 便于审计和监督：建立健全的档案管理制度，便于内外部审计和监督机构对档案管理工作的检查和评估。
三、档案管理的原则 1. 法律依据原则：档案管理必须遵循国家有关法律法规的规定，确保档案管理的合法性和合规性。
2. 真实性原则：档案应真实、准确地反映组织和个人的活动和事实，禁止篡改、伪造档案。
3. 安全性原则：档案应妥善保管，防止遗失、损坏和泄露，确保档案的安全性和保密性。 4. 效率原则：建立高效的档案管理流程，提高档案检索和利用的效率，减少工作中的重复劳动。
5. 统一性原则：档案管理应统一规范，确保档案的一致性和可比性，方便档案的检索和利用。
四、档案管理的责任 1. 领导责任：办公室负责人应对档案管理工作负总责，制定档案管理制度，并监督执行。
2. 档案管理员责任：档案管理员是档案管理工作的责任人，应负责档案的收集、整理、存储、检索和利用等工作。
3. 员工责任：全体员工应严格遵守档案管理制度，按规定使用、保管和归档档案，确保档案的完整性和安全性。
五、档案管理流程 1. 档案收集与整理： a. 根据工作需要和法律法规规定，办公室应收集、整理和归档相关档案。 b. 档案应按照一定的分类和编号规则进行整理，确保档案的有序性和易于检索。
办公室档案管理制度
办公室档案管理制度一、引言办公室档案管理制度是为了规范办公室档案的收集、整理、保存和利用，确保办公室档案的安全性、完整性和可访问性。
本制度旨在提高办公室工作效率，保护机构和个人的合法权益，促进信息共享和知识管理。
本文将详细介绍办公室档案管理制度的相关内容。
二、档案管理责任1. 办公室主任负责制定和实施办公室档案管理制度，并监督其执行情况。
2. 每位办公室成员都有责任遵守档案管理制度，并配合档案管理工作的开展。
3. 档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保存和利用。
三、档案的收集与整理1. 办公室应建立档案收集和整理的工作流程，明确责任人和时间节点。
2. 档案收集应包括办公室内部文件、来往函件、会议记录等各类文件，以及与外部机构的合作文件等。
3. 档案应按照一定的分类标准进行整理，确保档案的有序性和易查性。
4. 档案应采用电子化管理，实现信息的快速检索和共享。
四、档案的保存与保管1. 办公室应配备专门的档案室或档案柜，确保档案的安全保存。
2. 档案室或档案柜应具备防火、防潮、防尘等基本设施，保证档案的完整性和可读性。
3. 档案应按照一定的时间周期进行归档和销毁，避免档案的过度积累和浪费资源。
4. 档案的保管人员应定期进行档案的清点和整理，确保档案的完整性和准确性。
五、档案的利用与共享1. 档案的利用应遵循合法、正当和必要的原则，确保档案的安全性和保密性。
2. 档案的利用应通过授权方式进行，避免档案的滥用和泄露。
3. 档案的共享应通过内部网络或文件传输方式进行，确保档案的及时传递和共享。
4. 档案的利用和共享应记录相关信息，包括使用人、使用目的、使用时间等，以便后续的追溯和审计。
六、档案的销毁与归档1. 档案的销毁应按照一定的程序进行，包括审批、备案和执行等环节。
2. 档案的销毁应采用安全可靠的方式，确保档案的完全销毁和不可恢复性。
3. 档案的归档应按照一定的分类标准进行，确保档案的有序性和易查性。
办公室档案管理制度
办公室档案管理制度办公室档案管理制度是一套规范和管理办公室档案的制度，旨在确保档案的安全、完整、可靠、便捷的存储和使用。
该制度涵盖了档案的创建、分类、归档、借阅、销毁等方面的内容，以提高办公室工作效率，保护档案资料的安全性。
一、档案管理的目的和原则1. 目的：确保档案的安全、完整、可靠、便捷的存储和使用，提高办公室工作效率。
2. 原则：规范、便捷、安全、保密、科学、合理。
二、档案的创建和归档1. 创建档案：a. 档案的创建应当有明确的文件依据，包括会议纪要、文件公文等。
b. 档案应当按照文件的重要性和紧急程度进行分类。
c. 档案应当注明文件的标题、发文单位、发文日期等信息。
2. 归档：a. 档案应当按照一定的分类规则进行归档，例如按照文件类型、时间顺序等。
b. 归档时应当编制档案目录，包括文件题名、责任者、文件日期等信息。
c. 档案应当存放在专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全性和防火防潮措施。
d. 档案应当定期进行整理和检查，确保档案的完整性和准确性。
三、档案的借阅和归还1. 借阅：a. 借阅档案应当填写借阅申请表，包括借阅人姓名、借阅目的、借阅时间等信息。
b. 借阅档案应当在档案管理员的监督下进行，并记录借阅档案的详细信息。
c. 借阅档案的时间一般不超过7个工作日，如需延长借阅时间，应当提前申请并获得批准。
2. 归还：a. 借阅档案应当按时归还，如需延期归还，应当提前申请并获得批准。
b. 归还档案时应当进行档案的检查和确认，确保档案的完整性和准确性。
c. 归还档案后，应当及时将借阅记录进行更新，并存档备查。
四、档案的销毁和备份1. 销毁：a. 档案的销毁应当有明确的依据和程序，并经过相关部门的批准。
b. 档案的销毁应当采取安全、环保的方式，如碎纸机、烧毁等。
c. 销毁档案应当编制销毁记录，包括档案题名、销毁日期、销毁方式等信息。
2. 备份：a. 档案的备份应当定期进行，确保档案的安全性和可靠性。
办公室档案管理制度
办公室档案管理制度办公室档案管理制度一、总则办公室档案管理是指对办公室日常工作中产生的各类文件和档案进行有效管理的制度。
该制度的目的是保证办公室的档案能够合规保存、方便检索和有效利用，确保工作的顺利进行。
本制度适用于办公室内所有工作人员。
二、档案管理的职责1. 办公室主任负责整体的档案管理工作，包括制定档案管理制度和相关政策、监督档案管理工作的执行情况等。
2. 每个员工负责自己日常工作中产生的档案的管理，包括整理、归档、编目等。
3. 档案管理员负责维护整个办公室的档案库，确保档案的安全和有序。
三、档案的分类与归档1. 根据文件的用途和形式，将档案分为行政、财务、人事等不同类别。
2. 档案管理员负责对档案进行编目，根据文件的标题、日期、责任者等信息进行归档。
3. 档案应按照一定的顺序进行存放，确保档案的安全和易于检索。
四、档案的保管与借阅1. 档案室的访问权限应限制在相关人员范围内，未经许可不得随意进入和取阅档案。
2. 对于需要外借的档案，必须填写借阅申请表，并经以上主管批准后方可外借。
3. 外借档案应在规定的时间内归还，逾期归还者将承担相应责任。
五、档案的销毁与归档1. 档案保管期限为五年，超过保管期限的档案应及时销毁。
2. 档案管理员应对即将销毁的档案进行清点和记录，并由上级领导进行确认。
3. 对于需要长期保存的档案，档案管理员应制定长期保存计划，并按计划进行档案的归档。
六、档案的安全管理1. 档案室应设有防火、防盗、防潮等设施，确保档案的安全。
2. 档案室的出入口应控制在少数人员范围内，严禁非相关人员进入。
3. 档案室应定期进行巡检，发现问题及时整改。
七、档案的电子化管理1. 办公室应建立电子文档管理系统，将部分重要档案进行电子化管理。
2. 对于电子档案，应设有权限系统，限制访问权限，并定期备份和归档。
3. 电子档案和纸质档案同等重要，应享有同等法律效力。
八、档案的备份和恢复1. 档案室应定期进行纸质档案的备份，确保档案的安全和可恢复性。
公司办公室档案管理制度
一、总则为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全与有效利用，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司办公室档案管理范围包括：公司发展规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
2. 公司各部门形成的各类文件、资料，需按照本制度规定进行归档管理。
三、档案管理机构与职责1. 公司办公室设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 档案室负责人负责档案管理工作的全面领导，组织实施本制度，并对档案管理工作进行监督检查。
3. 档案管理员负责档案的日常管理工作，具体职责如下：（1）负责档案的收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作；（2）负责档案的保管、维护、修复、复制等工作；（3）负责档案的借阅、查询、利用等工作；（4）负责档案的统计、分析、报告等工作；（5）负责档案库房的安全、防火、防盗等工作。
四、档案收集与整理1. 公司各部门在形成文件、资料时，应按照归档范围进行收集，确保档案的齐全、完整。
2. 档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的文件、资料进行整理、立卷、归档。
3. 归档的文件、资料应注明文件编号、形成时间、主题词等信息，便于检索和利用。
五、档案保管与利用1. 档案保管应遵循“安全、规范、方便”的原则，确保档案的完整、准确、安全。
2. 档案管理员应定期对档案进行检查、整理，发现问题及时处理。
3. 档案借阅应办理借阅手续，严格履行审批程序。
重要档案的借阅需经公司领导批准。
4. 档案利用应遵循“合法、合理、高效”的原则，为公司各项工作提供有力支持。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定应按照国家档案鉴定标准进行，对失去保存价值的档案进行销毁。
2. 档案销毁应办理销毁手续，确保档案的销毁安全、合规。
单位办公室档案管理制度
第一章总则第一条为了加强单位办公室档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于单位办公室内部各类档案的管理，包括文书档案、科技档案、人事档案、声像档案等。
第三条单位办公室档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）完整、准确、安全原则；（三）及时、高效、便捷原则；（四）便于利用、便于查阅原则。
第二章档案收集与整理第四条单位办公室应建立健全档案收集制度，明确档案收集范围、收集渠道和收集方法。
第五条档案收集应做到及时、全面、准确，确保档案的完整性。
第六条档案整理应按照档案类别、时间、重要程度等进行分类、编号、装订，并建立档案目录。
第七条档案整理应遵循以下要求：（一）档案分类应科学合理，便于查阅；（二）档案编号应统一规范，便于检索；（三）档案装订应牢固、整齐，便于保管；（四）档案目录应详细准确，便于查阅。
第三章档案保管与维护第八条单位办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，确保档案安全。
第九条档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防霉、防火、防盗等条件。
第十条档案保管人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。
第十一条档案保管人员应做好档案的出入库登记、借阅登记等工作，确保档案的安全。
第四章档案利用与查阅第十二条单位办公室应建立健全档案利用制度，明确档案利用范围、利用方式、利用程序等。
第十三条档案利用应遵循以下原则：（一）保证档案的完整、准确、安全；（二）满足单位内部各项工作需要；（三）保护档案的保密性；（四）便于查阅、利用。
第十四条档案查阅应填写《档案查阅登记表》，经档案保管人员审核同意后方可查阅。
第十五条查阅档案时，应遵守以下规定：（一）不得在档案上涂改、污损、折皱；（二）不得擅自复制、摘录、翻印档案；（三）不得将档案带出档案库房；（四）查阅完毕后，应及时归还档案。
办公室档案管理制度
办公室档案管理制度一、引言办公室档案管理制度是为了规范办公室档案的收集、整理、保存和利用，确保档案的安全、完整和便捷使用。
本文将详细介绍办公室档案管理制度的相关内容。
二、档案管理目标1. 确保办公室档案的准确性和完整性。
2. 提高档案管理效率和工作效能。
3. 保护办公室档案的安全和机密性。
4. 促进信息共享和知识管理。
三、档案管理职责1. 办公室主管：负责制定和实施档案管理制度，并监督档案管理工作的执行情况。
2. 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保存和利用。
3. 办公室成员：负责按照制度要求正确使用和维护档案。
四、档案管理流程1. 档案收集：a. 办公室成员按照规定的格式和要求填写相关文件和表格，并提交给档案管理员。
b. 档案管理员对收集到的文件进行分类和编号，并登记入档案管理系统。
2. 档案整理：a. 档案管理员根据文件的分类和编号，将文件整理成档案册或文件夹，并标注清楚档案的名称和编号。
b. 档案管理员制定档案存放位置和存储方式，并将档案按照一定的顺序存放在档案柜或架上。
3. 档案保存：a. 档案管理员定期检查档案的保存环境，确保温度、湿度和光照等因素符合档案保存要求。
b. 档案管理员制定档案借阅和归还的流程，并记录借阅人和借阅时间。
4. 档案利用：a. 办公室成员需要使用档案时，填写借阅申请表，并经过主管审批后，方可借阅档案。
b. 借阅人应妥善使用档案，不得私自更改或损坏档案，并按时归还档案。
五、档案管理制度的执行1. 定期培训：办公室成员和档案管理员应定期参加档案管理培训，提高档案管理的专业水平。
2. 内部审核：办公室应定期进行内部审核，检查档案管理制度的执行情况，并提出改进意见。
3. 外部审计：定期请第三方机构对办公室档案管理制度进行审计，确保制度的合规性和有效性。
六、档案管理制度的优势1. 提高工作效率：规范的档案管理流程和便捷的档案检索方式，可以提高办公室成员的工作效率。
办公室档案管理制度
办公室档案管理制度一、背景介绍办公室作为一个组织内部的核心部门，承担着重要的文件和档案管理职责。
为了保证办公室档案的安全、完整和便捷的管理，制定一套科学合理的办公室档案管理制度是必要的。
二、目的和范围本办公室档案管理制度的目的是规范办公室档案的收集、整理、保存和利用，确保档案的可靠性、完整性和可检索性。
本制度适用于办公室内的所有档案管理工作。
三、档案的定义和分类1. 档案的定义：档案是指办公室内产生或接收并具有业务价值的各种文件、资料、记录和电子数据等载体，包括纸质档案和电子档案。
2. 档案的分类：(1) 按照形式分类：纸质档案和电子档案。
(2) 按照内容分类：行政档案、财务档案、人事档案等。
(3) 按照保管期限分类：永久档案、长期档案和短期档案。
四、档案管理流程1. 档案收集：(1) 办公室各部门根据工作需要，按照规定的格式和要求，将产生或接收的文件、资料整理成档案，并填写档案目录。
(2) 档案管理员定期进行档案收集，确保所有档案都能及时归档。
2. 档案整理：(1) 档案管理员根据档案目录，对收集到的档案进行分类、编号和整理。
(2) 档案应按照一定的顺序整理，确保档案的完整性和可检索性。
3. 档案保存：(1) 纸质档案：应存放在专门的档案柜或档案室中，保持干燥、通风、防尘、防火和防盗。
(2) 电子档案：应存储在专门的服务器或云端存储设备中，确保数据的安全和可靠性。
4. 档案利用：(1) 档案管理员根据需要提供档案查询和借阅服务，确保档案的及时提供和安全归还。
(2) 档案利用应符合相关法律法规和保密要求，严禁私自篡改、销毁或泄露档案信息。
五、档案管理责任1. 办公室主任负责档案管理工作的组织协调和监督。
2. 档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保存和利用等。
3. 各部门负责按照规定的格式和要求，将产生或接收的文件、资料及时提供给档案管理员。
六、档案安全与保密1. 档案管理员应加强档案的安全管理，确保档案的完整性和可靠性。
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综合办公室档案管理制度 综合办公室档案管理制度范本（通用6篇） 综合办公室档案管理制度1 为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。
一、立卷、归档 第一条各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。
第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。
第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。
第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 (1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。
(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。 (3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。
第六条文件的组合。组合的基本作法如下： 1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。 4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。 5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。 第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
第九条归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。
第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求： 1、归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。
3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。
第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室,电网档案盒。
二、档案的管理和利用 第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。 第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。
第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查,档案盒，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。
第十七条办公室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。
第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件,干部档案盒，以便存档和查阅。
第十九条确保文件、材料的安全，做好保密工作。 综合办公室档案管理制度2 第一部分：档案工作总的要求 1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规和方针、政策。 2、对本校各部门和有关人员形成的.各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。
3、集中统一管理本校各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。
4、为国家积累档案财富，按规定的时间和要求把具有长期保存价值的档案，向上级档案馆移交。
第二部分：档案的保管 1、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。 2、档案室负责全校档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
3、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理分明，编号科学规范、查找方便。
4、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。 5、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。 第三部分：档案立卷归档 1、凡记录反映本校职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
5、每年7月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务 第四部分：档案的鉴定与销毁 1、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
2、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在校长办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经校有关领导批准后，方可销毁。
4、销毁档案时，必须由两人以上在指定地点监督销毁，监督销毁人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销 第五部分：档案室的安全保密 1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。 2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播
3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。 4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄漏。
第六部分：档案的统计 1、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年报表
2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确、字迹工整，不得潦草和涂改，使档案统计工作标准化。
3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。
第七部分：档案库房的管理 1、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。
2、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
3、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。
4、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。
5、做好室内外温湿度记录，除湿、降温。 第八部分：文书的立卷归档 1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。
2、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。 3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作，各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。
4、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。
5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。
6、文书立卷归档的具体要求： （1）立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。
（2）立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。
（3）把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。
（4）把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。
（5）按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。
（6）把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。 （7）卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。
（8）案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。