公司对外接待管理办法

公司对外接待管理办法

一.总则

1.对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。

2.本办法适用于全公司各部门。

二.对外接待范围

1.本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

2.接待的对象分为内宾和外宾。

三.对外接待部门

1.公司综合办公室为公司负责接待的职能部门。

2.遇到重大接待工作和活动，可由综合办公室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。

四.对外接待原则

接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。

1.平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

2.对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部

门应予以协调，谁出面接待谁结帐。

3.节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。

4.周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。

5.保密原则。向不定期宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的部题。

五.接待规格的确定

1.高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

2.对等接待。适用于一般性接待活动。

3.低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

六.接待礼仪

1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

2.接待：主动起迎，问明来意。

3.安排交谈地点：

⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；

⑵手前头忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接呀另商时间；

⑶切忌让客人久候而无人问津。

⑷客户提出国家领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

七.引见

1.首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

2.引见顺序；

⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；

⑵按职务高低，依次介绍一行来客；

⑶职务相同，先介绍年纪大的。

⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

八.行路

1.陪同客人行路，请客人行于自己右侧；

2.乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；

3.自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。

九.其他

1.穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；

2.主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；

3.尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

4.因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。

十.接待内容和程序

㈠接待内宾。

1.接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、

性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

2.布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。

3.迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。

4.看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

5.安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

6.组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。