探讨新形势下秘书人员的工作能力建设

…………………………一　变　一　Ｉ　探讨新形势下秘书人员的工作能力建设　广西国际商务职业技术学院陈美玲　【摘要】随着时代的进步和发展，秘书的重要性越来越突显，对秘书的工作能力要求也越来越高。本文从对秘书人员的工作认识和办公室工作对秘书人员的要求入手，详　细探讨新形势下秘书人员应该提升的各方面的工作能力。　【关键词】秘书；工作能力；建设　

秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领　导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种　有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的　好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。　～般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘　书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工　作具有综合性的特点。　当今社会的秘书，是领导者、主事者身　边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们　以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办　会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的　参谋和助手，掌握办公室工作的技巧，能在没　有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以　实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并　在所给予的权力范围内做出决定。《秘书辞　典》对于秘书的涵义是这样的：秘书是我国党　政机关、企事业单位、社会团体、军队内的一　种行政职位，其主要职责是当好领导的参谋和　助手，为领导工作进行辅助管理，综合服务。　一、对秘书人才的几点认识　秘书这一岗位的工作职责主要有：负责　会议记录、起草重要文件、撰写首长讲话稿、　编写工作简报；加工报送信息、审核机关文　稿、指导公文处理。因此需要有较高的政治理　论水平、科学文化水平、过硬的文字功夫和良　好的文风，对秘书人才的认识也就不能仅仅停　留在秘书只是“打杂”的层面上，要对其有深　层次的认识。秘书是一种特殊的管理人才，这　种人才具有综合辅助性；秘书是一种特殊的文　化现象，是人类文明进步的重要标志。我国历　届领导人对秘书的选择是非常重视的。周恩来　总理对秘书的素质要求主要有：迅速、准确、　保密；秘书要广学博览；秘书要替领导把关：　从领导角度思考问题；作风要勤、严、细；具　备综合概括能力。而江泽民同志在谈到对秘书　的要求时也指出，办公室人员在政治上要过得　硬；要培养一个好的作风，最重要的是群众路　线、实事求是；对自己要严格要求，要有光荣　感、责任感，但不能有特殊感、优越感：不要　帮领导的倒忙；要不断提高业务素质，包括调　研能力、综合能力、协调能力、办事能力和文　字水平，其中最重要的是政策水平。　二、办公室工作特点对秘书人员的要求　办公室工作是秘书人员对领导者进行辅助　管理和综合服务的实践活动。办公室是沟通上　下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的　中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理曰　常务的手足，其地位和作用十分重要。然而，　从长远发展而言，秘书人员不应困于各种繁杂　的事务性工作中，忽视了对自身的能力建设和　自我提升。因此，在办公室工作中，秘书人员　应做到以下几点：　（一）机要性与群众性相统一　首先要做到忠诚可靠，取得领导信任；其　次要做到严守机密，克服虚荣心理；第三，要　做到谦虚谨慎，密切联系群众；第四，要做到　把好关口，学会挡驾艺术。　（二）综合性与专业性相统一　除了要树立全局观念之外，秘书人员还需　要具备广博的知识，并为此不断提高自己的综　合能力，以达到精通文秘业务的目标。　（三）事务性与思想性相统～　在这一基础上，要求秘书人员树立文秘工　作无小事的观念，并且培养快准细严勤苦的优　良作风，在理论上还要加强学习，不断提高政　策水平。　（四）被动性与主动性相统一　在办公室工作中，秘书人员必须做到正确　贯彻领导意图，始终围绕中心工作，针对事情　的轻重缓急进行处理，充分发挥主观能动性，　高质高量地完成任务。　（五）经常性与突击性相统一　作为一名合格的秘书人员，不仅要加强自　身的基础能力建设，更需要提高处理突发事件　的能力，从而增强完成突击性任务的本领。　三、秘书人员应建设和强化的几种能力　（一）公文处理能力　对于秘书来说，要想做好公文处理工作，　需要不断提高自身素质，主要有以下几方面：　１．工作作风认真、严谨、细致。在处理　公文过程中，需要很大的耐心，也需要进行大　量的判断思考，如果没有认真、严谨、细致，　极易出现失误，导致各种损失，而且会影响整　个部门的工作效率和形象，给部门带来负面影　响。　２．提高自我组织管理能力。秘书工作在做　好公文处理工作时，不仅需要有专业的公文处　理方面的知识，而且还要有扎实的文字功底，　而这种能力并不是与生俱来的，需要秘书人员　不断学习，自我鞭策。　３．增强服务意识和责任心。秘书是联系其　他部门、对外交流沟通的窗口，因此应该主动　增强服务意识，督促各部门及时办理公文，提　高工作效率。同时还要求秘书人员要有强烈的　责任心，对处理的公文不仅要秉公处理，而且　对机要文件要注意保密，保护好公文代表的部　门及个人的利益。　（二）公文写作能力　１．拿笔杆子是实行管理的重要方法　现代社会普遍以电脑等信息化方式办公，　对于秘书的笔头功夫要求有所降低，但拿笔杆　子是实行管理的重要方法。用笔写出来传播就　广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。　因此，秘书要学会拿笔杆子，用好笔杆子。　２．写作能力是以文辅政的重要资本和看家　本领　首先，公文是机关履行职能的重要工具，　各级领导对本机关公文质量负有直接责任；其　次，公文是各级领导决策的重要载体，直接反　映领导者的的思想水平和决策水平。因此秘书　人员一定要勤学苦练，辅助好领导做好此项工　作。　（三）科学管理能力　１．实行人性化管理　在日常组织管理过程中秘书人员以人为　中心，把调动人的积极性放在首位，在组织内　营造一个尊重人性的良好氛围。它包含很多要　素，如对人的尊重，充分的物质激励和精神激　励，给人提供各种成长与发展机会，注重双赢　战略，其核心是处理好各种人际关系。人性化　管理从根本上讲是尊重人性，满足人的需要，　从而激发人的工作热情，提高办公室工作效　率，改变我国现有的办公室管理存在的弊端，　使办公室管理制度越来越完善。　２．实行对标管理　所谓“对标”就是对比标杆找差距。推行　对标管理，就是通过明确自身与业界最佳的差　距，从而指明了工作的总体方向。标杆除了是　业界的最好水平外，还可以将组织自身的最好　水平也作为内部标杆，通过与自身相比较，可　以增强自信，不断超越自我，从而能更有效地　推动组织向业界最好水平靠齐。　３．实行精细化管理　所谓精细化管理，是以科学管理为基础，　以精、准、细、严为特征，致力于降低管理成　本，提高管理效率的一种管理方式。精细化管　理是加强办公室管理、提升办公效率的必由之　路。办公室全体人员必须树立精细化管理理　念，养成精细化工作习惯，通过制度化、标准　化，建立“公文处理、会务、接待、值班”等　各方面的标准化工作流程，培养大家严格按照　流程办事，并对工作任务进行分解，切实推进　精细化管理。　（四）人际沟通能力　１．做一个称职的秘书人员，应善于同他人　进行语言沟通，并且用心、耐心、虚心、有回　应地倾听　除了使用语言，还可以充分利用非　语言沟通，注意微笑、眼神、手势、身体姿势　在与人交往中所发挥的作用。　２．在适合的时间地点，给予对方恰如其分　和真诚的赞美，能够促进与领导、同事之间的　关系更加融洽，为工作提供一个良好愉悦的人　文环境。　３．面对各种状况和情绪时，沉着应对，　不卑不亢。在遭遇批评时，要从团结的愿望出　发，先从自我批评做起；需要向对方道歉时，　要放下面子，真诚以待，做到胸怀宽广；需要　拒绝别人时，做到既达到拒绝目的，又不伤害　人际关系。　４．恰到好处的沉默胜过千言万语。“沉　默是金”，当别人传播小道消息时，不推波助　澜；当别人议论第三者的是非长短时，淡然一　笑，默然置之；当别人在发牢骚、宜泄心中　的怨愤时，不火上浇油；当别人对你产生误会　时，你可做适当解释，但不必作过多的辩白。　时间可能是最好的证明。当领导当众批评你有　出入时，你最好保持沉默，会后向领导单独解　释清楚，不要当众辩解。　（五）公关协调能力　ｌ＿在协调领导关系上，认识到领导关系的　多维性，尊重领导职权，维护领导威信，不当　众解释和反驳领导的批评，不背后议论领导的　是非长短；严格按章办事，保持等距交往，讲　究传话艺术，乐于当避雷针。　２．在协调工作关系上，做到硬协调与软协　调相结合，明协调与暗协调相结合，冷协调与　热协调相结合，摸索协调艺术的最高境界。　（六）应急处突能力　在工作中，会有很多意想不到的事情和　状况发生，这就要求秘书人员在遇事时需要冷　

电子世界一４３３—　Ｉ　一一学　交　…………………………　现阶段的电网基建进度计：Ｊｔａｌ管理分析　深圳供电局有限公司　朱丹龙　【摘要】对电力系统综合计划管理能够在有效提高工作效率的前提上保障工作质量，电网基建的计划管理作为其中的重要环节，其地位不可替代，在实际电网基建工作　中，常常要面临繁多而艰巨的任务，因而有效的电网基建计划管理格外重要。本文整合了现阶段电网基建工程计划管理工具，对如何深入进行进度计划管理工作进行了研　讨。　【关键词】电网基建；计划管理；研讨　

目前环境下，我国电网基建的管理水平还　相对落后，电网基建工程中所面临的问题也较　为繁多，很多地方都走入了误区。在新的形势　推动下，电网基建进度计划管理工作需要进行　全面改善。　一、现阶段电网基建进度计划管理中的重　点　电网基建进度计划管理］二作的主要目的，　是为了克服电网基建工程的工期长、工序复杂　及工作量大等缺点，全面完善电网基建项目管　理工作。因而在实际工作当中还应当具体问题　具体分析，针对电网基建＿Ｔ程规模的不同，把　握进度计划管理工作的重难点。　（一）大中型电网基建工程管理中的重点　一是大中型电网基建计划里，并不涵盖信　息化与营销项目两个组成部分，需要制定对应　的独立计划对其进行处理。另外，在电网基建　的计划信息管理系统中，也应该将这两个部分　剔除。　二来以智能化为基建的计划方向，应该制　定详细周密的电网基建智能化投资方案，在电　网基建的计划信息管理系统中还要进行详细标　注，从而为智能化的电网基建奠定坚实基础。　三是在进行直流电、特高压交流电等跨省　等大型电网基建工程时应该严格遵循国家发改　委及上级公司的批示文件及意见，在与内部相　关部门做好沟通交接工作的同时，将电网基建　计划上报。　四是要细化电网项目的详细分类，把电网　基建的投资计划按照主网、城网、农网及常规　电源四个部分送出，每个部分都要有详细的文　件说明，在项目类别的填写上只允许填一个。　不论是电网电压的高低，都应该进行分类。　此外，电网及监督计划制定还应该严格遵　循党和中央的相关政策要求，实事求是。　（二）小型电网基建工程管理中的重点　应当根据实际情况详细划分小型电网基建　工程的步骤及流程，通过小型基建项目库的建　造，从而对电网基建的规模和成本进行大致估　算，从而方面以后工作的展开。　在项目数据库初步建立后，结合实际情况　进行分析，从项目数据库中选择最优化方案，　从而对资金预算和分配进行有效规划，提高电　网基建工作效率和整体效益。针对既定的初步　方案，需要集合基建各部门审核意见，对方案　中的遗漏进行补充改善，争取面面俱到，整理　完毕后，将方案报交给上级部门。　确定方案以后，在完成上述工作的前提　下，经过公司高层人员的审核后，便可以将其　加入到公司的投资计戈　当中。此外，还需要将　方案的研究报告交给国网经研院进行统一审　核，对电网基建的规模、总投资进行优化，并　总结审核意见完成复抽检复核工作。　二、现阶段的电网基建进度计划管理的主　要手段　考虑到电网基建进度计划管理工程本身对　技术要求较高，其系统综合性也较强，因而存　在工期较长、工作量较大和操作步骤复杂等特　征。因此目前的基建管理工作当中，除了使用　人工管理外，还融入了信息化管理技术，以网　络计划技术、甘特图、挣值法等方法为代表。　在对前期制定计划并对其进行追踪监测　时，多用到网络计划技术和甘特图等网络计划　方式。网络计划管理主要是通过制定网络计划　图，在图中标注电网基建作业的时间参数将基　建管理工作流程以清晰化网　表现出来，以理　清作业顺序为基础，分清各项工作环节间关系　并明确工作重点，从而提高管理工作效率。甘　特图则主要通过以线状图标注工作流程的方式　理清作业顺序，且实际绘制较简单，但与网络　计划图相比，甘特图不具备理清各作业环节间　关系的功能，也无法对关键环节进行标注，因　而实际应用时应配合其他手段完善。　在计划管理实施的过程中，需要将计划进　度与实际电网基建工程进度差异进行比对，以　促进电网基建进度计划管理工程的顺利进行，　这一方法即为挣值法。实际电网基建进度计划　管理工作主要是以以往工作经验和前期各项工　作概况为基础进行的，但由于电网基建工程的　工期较长，所以实际工程进度管理与计划进度　相比有所变化是必然的。挣值法根据计划进度　与实际工程进度两者的详细差异，进一步调整　管理工作方向，从而有效保障了电网基建进度　计划管理工作的灵活性。　三、改善电网基建进度计划管理工作的策　略　（一）健全电网基建进度计划管理体制并　改善管理思路　一方面，要对现有管理思路进行改善并加　以明确，从而使计划管理工作循序渐进进行，　统筹协调整体工作，避免出现“打一枪换一个　地方”的临时应付现象，从根本上提高电网基　建进度计划管理的综合水平。管理者应当时刻　以科学发展观为指导思想，不断完善现有电网　基建计划管理体制中的不足之处，善于发现工　作的核　ｔｋ，要点，从而取使工作有明显成效。　另一方面，还应该在保证工作效率的前　提上，将工作分层分配给各部门，各部门在实　际工作中对计划合理性进行检验，再反馈给上　级部门，从而全面保障计划管理工作的全面有　效，使得计划管理工作的各个细小环节都能满　足业内乃至国家标准。　（二）整体提高电网基建工程计划管理水　平　具体而言，首先是全面分清工作职责，把　责任分配到个人，提高各环节工作效率，并保　障计划管理工作的每一环节都达到质量标准；　其次是对基础管理团队的培养，对团队人员的　综合素质进行全面强化，在调动工作人员积极　性的前提上，采取分组制度对管理工作质量进　行考评；最后还应当针对现有的计划管理手段　进行革新，主要是指对电网基建工作现场的监　测手段进行优化，从而对电网基建的工作进度　进行把握，进一步完善工作计划，为之后的电　网基建施工及管理奠定良好基础。　（三）促进电网基建工程的计划管理现代　化　伴随着科学技术的进步，电网基建工程可　应用到的现代化信息技术也越来越多，在各种　事物繁多的工作环境下，信息化技术的运用也　显得尤为必要。在实际管理工作当中，运用信　息技术保持与电网基建各部门之间的联系，从　而使得计划管理工作具有时效性，能够及时进　行协调，减少工作失误。此外，在包括财务报　表、设计方案及相关工程资料的整理归纳上，　运用计算机技术取代原有的手动方式，能够有　效的节省人力资源，并保证相关资料的完整　性，提高整体工作效率。　四、结束语　电网基建进度计划管理工作，主要是为了　使电网基建工程施工达到预期目标，全面保证　电网基建工作的顺利进行。通过计划管理，能　够合理调整工作方案，改善工作手段，从而全　面保障电网基建的工程质量。在现阶段，相关　部门及工作人员还应当结合实际情况，完善电　网基建进度计划管理工作，为电网基建工程奠　定坚实基础。