电子文件管理

第三章 电子文件管理工作
一、电子文件管理及其理论基础
（一）电子文件管理概述 计算机网络时代，档案形式的划时代变革。 甲骨→简牍→纸张→光盘
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时空黑洞出现 必须首先把电子文件收集保存起来！！！
（四）电子文件管理工作的原则及发展目标 坚持五项基本原则： （1）统一管理原则。 （2）全程管理原则。 （3）规范标准原则。 （4）便于利用原则。 （5）安全保密原则。 目标：积极推动电子文件管理规范化、法制化进程， 努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地 为党和人民的事业服务。
所有这些转变的核心可以归结为：“从由此产生的 文件或产品转向背后的创造活动或创造意图。”“ 将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注转变 成对文件、文件形成者及其形成过程有机联系、目 的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。”
2 后保管模式的重大理论意义 后保管模式的理论意义在于为电子文件时代的档 案管理建立了一个新的范例。在后保管模式中，重 视档案文件中所包含的有效信息——知识，要甚于文 件实体；重视文件的形成和运转，要甚于已经形成 的文件本身；重视联系要甚于每一份具体文件；重 视文件所体现的职能要甚于研究人员对文件的各种 要求。
与传统的文件生命周期理论形成鲜明的对照， 文件连续体理论淡化了对文件阶段性的划分，它 承认文件存在着不同的价值形态。其运动方向是 可逆的，就电子文件而言，连续体理论更有说服 力的阐释了电子文件较传统的纸质文件的新特性， 它将视野拓宽到文件与其形成者之间的关系。
在文件连续体理论强调文件与其形成者、保管者的互动关 系，强调文件具有多种价值形态并且可以同时存在，这样的 理念贯穿于文件运动过程，体现了文件形成、保管、利用的 一体化，进而使文件产生、使用、鉴定、保管等各机构部门 之间的联系更加紧密，对文档的管理更加符合电子文件的要 求。 此外，文件连续体理论对档案工作者固有观念的冲击十分 强烈，以往的文件工作重视利用，档案工作重视保管的泾渭 分明的观念受到挑战；尤其在电子文件时代，对文件连续体 理论的运用体现在文档一体化的趋势不可逆转，无论是文件 还是档案，其形成、传播、保管的实质都是为了更好的利用， 以最大限度的发挥其价值。因此，档案工作者必须形成以 “服务”为主导的工作理念，以其实现文件档案的价值。
维护电子文件的真实性必须做到： ①电子文件的制作过程要责任分明 ②电子文件形成后应及时进行积累，以防在分 散状态下发生信息损失和变动 ③建立和执行科学的归档制度 ④建立和执行严格的保管制度 ⑤加强对电子文件利用活动的管理 ⑥建立电子文件管理的记录系统
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子 文件的真实性。 5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与 权限控制。 5.2.2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记 录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 5.2.3对电子文件采用防错漏和防调换的标记。 5.2.4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用 的措施。
3 后保管模式基本内容是新来源观、宏观鉴定论和知 识服务 (1)新来源观：
新来源观从一个全新的角度阐述了“来源概念”的内涵。 特里· 库克认为“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、 酝酿和定意，这种来源不仅指文件的形成机关，而且包括其 形成的目的，形成活动，过程，处理程序和职能范围等等。” 冯惠玲:“这个‘来源’就是指文件的形成过程及背景，即 文件是由谁，在什么条件下，运用那些数据为了什么目的， 采用了何种结构形式的等方面的情况。”她还指出“不管文 件是独立产生于一个机构，或是由来自若干个数据源的数据 组合而成的，只要我们掌握它的形成过程，并把这些信息随 同文件信息一同保留下来，就可以寻根溯源，了解该文件的 始末原委。”
④信息技术是知识管理的工具。
加速了新知识的商品化、市场化、产业化进程, 从而实现了知识管理 共享信息、知识创新的目标
⑤文化再造是知识管理的“ 新鲜血液”。
知识管理给文化注人了新鲜血液, 其主要特征包括相互信任, 开放
式交流、学习、共享与开发的知识, 享受知识管理过程。
（七）电子文件管理的原则
在电子文件管理我们常说的原则有： （1）全程管理原则 电子文件管理必须遵循全程管理的原则， 就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整 个生命周期中进行全程管理。 电子文件的全程管理是一种全面的、系统 的、过程的管理。
3 知识管理理论
（1）什么是知识管理？ 所谓知识管理的定义为，在组织中建构一个人文与技 术兼备的知识系统，让组织中的信息与知识，透过获得、 创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知 识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统內，个人与 组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思 考这将成为组织的智慧资本，有助于组织做出正确的决 策，以因应社会及其环境的变迁。
（5）可读性保障原则 可读性保障是指文件经过存储、传输、压 缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人 可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内 容的真实性。 电子文件的可读性是其存在和保存价值的 基础。
（八）“后保管”思想及对电子文件管理的影响
1 加拿大著名档案学家特里· 库克（Terry Cook）“档案后保管 范式”思想。 档案事业的七个转变： (1) 从文件实体转向文件的形成过程； (2) 从分析个别文件的性质和特征转向 更好地了解导致文件产生的业务职能、 活动、任务、事务处理和工作流程； (3) 从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形 成者的主要职能、计划和活动，并挑选出反映它们的最精 炼的文件永久保存。 (4) 从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成 者的相关文献之间的有机联系。
现代环境下在OA平台上文档一体化的概念的含义包括四个方 面的内容： 第一，文件、档案一体化管理的总体目标是实现从现行文 件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。 第二，文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生 成控制的一体化流程、管理的一体化和信息利用的一体化。 第三，文件、档案一体化管理的科学指导是系统思维。用整 体的观点把握从文件到档案存在着一个转化的运动过程。因 而对文件到档案的运动过程实施全面控制和有效管理是十分 必要的。 第四，文件、档案一体化管理的技术保障是计算机技术和 网络技术为代表的信息技术。
为了确保电子文件的完整性，应该了解电子文件的构成要 素（前面提到了电子文件构成的三要素） 保证电子文件的永久真实性国际研究项目(InterPARES) 探 讨了组成文件的基本组成要素，认为“文件基本要素包括: (a)载体—— 即信息的物理载体； (b)内容——即文件想要传达的信息； (c)物理和智能形式——即允许信息交流的表示规则; (d)生成文件的活动; (e)以文行事的人; (f)档案链——即连接每份文件与其前后文件的关系; (g)背景——即文件产生的司法、行政、程序以及
进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使之 与传统文件一样得到科学保管和有效利用。确保电 子文件的“真实性、可靠性、完整性、可用性” 。 我国电子文件的管理战略：不仅要确保电子文件 长期不失真，而且要确保重要的电子文件信息能被 长期读取利用。 （1）保证电子文件的真实性 （2）保证电子文件的完整性 （3）保证电子文件的长期可读性 （4）促进工作效率的提高 （5）方便查询和利用
2 文档一体化理论 国内外对文件与档案相互关系认识上的共性和分歧 决定了国内外对文件、档案一体化管理含义的理解既 有相同之处，也有一定差别。了解国内外的各种认识， 有助于全面、科学地提炼出文件、档案一体化管理的 基本含义。
国外观点，文件与档案的密切联系决定了文件管理与档 案管理之间存在着以下五个方面的紧密联系： （1）文件管理是档案管理的前提，档案由文件转化而来， 因此文件的质量直接决定着档案的质量，文件管理的好坏 也直接决定着档案管理的优劣。 （2）档案管理是文件管理的延伸和发展。 （3）文件管理和档案管理是处于一个统一体的系统工程。 （4）档案部门和人员的介入是提高文件管理质量的重要 保证。 （ 5）文件管理人员与档案管理人员之间也存在相互依存 和相互促进的关系。
（六）电子文件管理的理论基础
1 文件连续体理论 “实践的变化催生理论的变革。面对电子文件的 汹涌浪潮，必须有新的思维和理论去适应它的发 展．满足它的需要。” 国外流行多年的文件生命周 期理论，近年来针对电子文件又进一步演化为文件 连续体模型，即“往复运动于从生成到处置的连续 体中的一个过程”。原有直线型的文件生命周期的 图示被拓展成多维的环状文件连续体模型。
（2）前端控制原则
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容， 它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久 保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。 如果将传统文件的运动过程分为现行、半现行和非 现行三个阶段，在这一过程中，现行阶段属于前端。 因此，对于传统文件而言，前端控制主要表现为机关 档案部门和人员对文件形成和现行利用的阶段实施控 制，确保这一阶段的管理功能尽可能在这一阶段实现。
（1）概念的提出： 1996年出版的澳大利亚的国家档案标准中 文件连续体的定义是：“从文件形成(包括形 成前，文件管理系统的设计)到文件作为档案 保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理 方式” 这一定义揭示了文件形成、保存与长 久利用应一体化管理的理念。
（2）电子文件环境下的文件连续体理论的意 义
（2）知识管理的特点 ①观念更新是知识管理的基础。
从信息管理的“ 拥有信息”的观念更新为“ 共享信息”的观念
②创新是知识管理的核心。
有了应变, 有了创新, 事业就能兴旺, 就能通过不断地推陈出新而获得发展 知识只有在交流中才能得到发展
③人是知识管理的关键。
知识只能通过人的能动创造性的发挥而产生, 并依附于人而存在
(5)从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的 “恳求”机构转变为一个监督形成者、维护和保管 在其管理下的档案文件活动的审计机构。 (6)从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便 于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件 的中央信息中心。 (7)从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实 际来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构 中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。