会议室视频使用须知

会议室视频、音频设备使用须知

一、视频会议系统主要由音柜（DVD、功放、抑制反馈器、调音台、电源时序器）、投影仪、话筒、投影机幕布、高清视频、音频线、音箱设备等构成。

二、会议主办方应于会议开始前半小时打开设备，进行视频和音频的效果调试，确保会议正常使用，如发现问题，要及时向办公室工作人员反映，排除故障。调试过程中，请注意检查麦克风电池状态，确保会议正常使用。

三、视频会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，会议中如有单位需要发言时，方可打开麦克风进行讲话，除发言单位外，其他话筒请关闭。

四、视频会议设备放置环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。

五、会议结束后要及时将各项设备电源关闭。由于操作不当损坏设备的，照价赔偿。

六、视频音频设备操做流程：

连接高清视频、音频线到笔记本电脑—按音柜左上角总电源开关ON—向右第三个按扭NORMAL打开时序器—用白色遥控板放下幕布—用投影仪遥控板ON打开投影仪选择VCD或COMPUTER(电脑)—调试视频。（会议结束时操做按上述顺序逆向关闭，关闭投影仪时需连按两次开关键）。

高清视频会议室建设规范

高清视频会议室建设规范一．会议室布局 1.1 会场布置作为会议分会场时，各级分会场的布局应为“一” 字型，主要参会人坐在第一排，第一排前应摆设绿色植物，大小适中，做到美观、实用。会场后面设置背景板，背景板颜色为XXX, 中间上部为XXX徽标。会标与主会场一致，字体为黑体或宋体，颜色为白色，会标下方为“XXXXXXX分会场”。要符合XXX 公司VI视觉识别系统要求。作为主会场时，会场主席台布置做到美观、大方、准确、实用，发言席背景布置应整洁、美观。 1.2 设备布置在进行话筒和扬声器的布置时，应尽量使话筒置于各扬声器的辐射角之外，扬声器宜分散布置；摄像机在布置时应能使被摄人物都收入视角范围之内，并可方便地获得会场全景及局部特写镜头；显示器的布置应尽量使与会者处在较好的视距和视角范围之内。二．电源和接地会场的所有设备（除照明、空调以外）全部采用大楼综合U PS供电，音视频设备应采用同相电源；会议室市电应双路供电，照明、空调等要求稍低一些的负荷则采用双路交流电源（非UPS）供电。

三．照明要求 (1)电视电话会议室应使用人工光源，避免采用自然光线，所有窗户都应采用避光窗帘遮挡。 (2)电视电话会议室最佳光源应采用三基色灯，灯管的瓦数应能满足灯光照度的要求，禁止使用钨丝灯。 (3)会议室的灯光既要满足会议照明的需求，又要满足摄像的要求。人物面部照度不能低于800LUX, 色温应达到3600 K-4200K, 而且照度均匀，充分利用漫反射光，避免产生光斑。 (4)灯光布置应保证各种照度均匀可调，保证电视电话会议室按各种功能要求调节灯光。 (5)照明电源应分组控制，一路开关只控制部分灯光，避免了因某个开关跳闸造成会场全黑情况的发生。 (6)电视电话会议室背景区域上部可悬挂天幕灯，保证背景区域亮度。 (7)为了提高被摄人物造型效果，电视电话会议室主席台摄像区宜设置面光灯和逆光灯。 (8)如室内装修照明效果不符合要求，可使用移动照明设施补光。四.环境要求 (1)会议室环境应满足下列要求：温度18—25摄氏度，相对湿度60%—80%; 室内新鲜空气的换气量每人每时不应小于18立方米；室内空调气流流速不宜大于 1.5m/s。

视频会议室改造方案

泛海集团公司 “泛海”视频会议室改造方案一、现状情况 “泛海”集团总部可使用的视频会议室共4间，分别为101会议室、102会议室、103会议室、104会议室。4间会议室均建设于2007年，“泛海”视频会议系统包括多媒体投影显示系统、视频会议系统、信号处理系统、中央多媒体控制系统、会议扩声系统、数字会议讨论系统。视频会议系统设备大多为2007年购置，2012年部分设备进行更新升级。二、需求分析根据工作需要，计划对现有4间视频会议室设备进行维修、更换及升级，使“泛海”视频会议系统能够更加稳定运行，提升集团总部与各下属单位的视频会议质量。三、改造工作内容 1.101会议室： 1)投影机：设备老旧，原设备为氙灯投影4500-5000 流明，投影机目前已使用6年以上，亮度在会议室灯光正常照明下已无法看清画面，投影机灯泡已使用2000多个小时，随着时间的使用灯泡亮度

不够，视频清晰度差显示文字模糊，设备启动时间长，并且没有进行过投影机内部元器件及光路通道的清洗工作，已无法满足正常开会要求。 2)功率放大器：主音箱功放上的开关无法控制功放的电源闭合，每次只能通过硬断电的方式关机，这样对设备的损坏极大，容易引起设备的烧毁，其中有一台自然损坏，因已经停产没有合适配件无法维修部分音箱不能正常使用。 3)RGB标清矩阵：设备老旧，原设备为标清RGB输入输出信号，接口固定不能扩容，随着设备的更新现阶段设备已经进入高清超高清时代，现在有些高清片源使用原先设备已经无法播放。 4)视频会议系统：设备老旧，原设备摄像机为标清摄像机有一台自然损坏，标清摄像机传输显示清晰度差，随着设备的更新现阶段设备已经进入高清超高清时代，标清信号已经无法和现有的视频会议主机对接。 2.102会议室 1)视频会议系统：设备老旧，原设备摄像机为标清摄像机有一台自然损坏，标清摄像机传输显示清晰度差，

视频会议系统整体解决方案

网络视频会议系统视频会议系统整体解决方案沈阳三元科技有限公司2010-04-26

目录第1章项目背景和需求分析............................................................ 错误!未定义书签。 1.1 项目建设背景.................................................................... 错误!未定义书签。 1.2 项目现状........................................................................... 错误!未定义书签。 1.3 需求描述........................................................................... 错误!未定义书签。 1.4 需求分析........................................................................... 错误!未定义书签。第2章系统整体设计和规划............................................................ 错误!未定义书签。 2.1 系统网络结构设计............................................................. 错误!未定义书签。 2.2 系统网络带宽要求............................................................. 错误!未定义书签。 2.3 系统服务器（MCU）硬件配置 (7) 2.4 会议室和终端硬件部署...................................................... 错误!未定义书签。 2.4.1 会议室部署.............................................................................. 错误!未定义书签。 2.4.2 桌面型终端部署....................................................................... 错误!未定义书签。 2.4.3 终端PC硬件要求.................................................................... 错误!未定义书签。 2.5 硬件终端与软件客户端的互通........................................... 错误!未定义书签。 2.6 系统应用模式.................................................................... 错误!未定义书签。 2.6.1 会议室级和桌面级网络视频会议 ............................................. 错误!未定义书签。 2.6.2 远程教学和培训....................................................................... 错误!未定义书签。 2.6.3 应急指挥和调度平台 ............................................................... 错误!未定义书签。第3章视频会议产品介绍 ............................................................... 错误!未定义书签。 3.1 产品概述........................................................................... 错误!未定义书签。 3.2系统结构............................................................................ 错误!未定义书签。

会议室使用须知(范本8篇)高质量版

《会议室使用须知》会议室使用须知（一）： 1、持续会议室室内整洁，严禁在会议室内用餐及食用多汁果品；严禁在会议室内吸烟。 2、借用会议室使用的，在会议完毕后，及时通知行政部办公室，作会场检查工作，验收无误后方可清场锁门。 3、人为主观因素造成会议室设施损坏的，部门或相关人员应予以赔偿。 4、参会人员进入会议室后，要讲究卫生，不得随地吐痰乱丢纸屑，不得喧哗不得在桌椅墙上刻画涂写，不得损坏公物。 5、自觉遵守当次会议提出的其他要求及规定。 6、会议结束后，人员离场时须将随身物品及垃圾携带出场，并将桌椅摆放整齐物归原位关好门窗关掉电源，以方便下次会议使用。 7、禁止携带易燃易爆等危险物品进入会议室，清除火灾隐患，并做好防盗工作，确保会议室的安全。 8、凡进入会议室的人员，务必衣冠整齐，穿厂服戴胸牌，不得穿拖鞋光膀子打赤脚披散发说脏话粗口。 9、会议过程中，自觉持续会场安静，不得交头接耳，手机处于关机或无声状态；不得在会场接听电话和使用信息收发功能；除录音功能外，不得使用MPMP手机收音机等电子产品的其它各项功能。 10、进入会议室的人员应自觉服从现场工作人员的管理，布置会场时，不得随意张贴装饰，不能随意移动拆卸室内设施。会议室使用须知（二）： 1、本会议室由设备部档案员负责管理; 2、如需使用会议室请预约，并填写《会议室使用登记表》; 3、本着先申请，后使用的原则。如未预约而临时使用，在没有冲突的状况下，能够使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人； 4、会议期间使用的物品请使用部门自行准备（比如白板笔、插排、投影仪、电脑等）;

5、使用完毕请自觉将白板清理干净；所有移动过的桌子，椅子等，恢复原状、摆放整齐；保证会议室桌面、地面干净整洁，不留任何纸张文件或其他物品；请自觉关掉照明，空调等用电设备，并随手关门； 6、会议室内的所有设施、设备，未经允许，不可随意带出会议室;有何问题请及时反应给设备部档案员；谢谢合作！企管部 2011年7月会议室使用须知（三）：第一条：非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。第二条：请持续会议室内清洁卫生，严禁吸烟，吃零食，不得随地吐痰，乱丢纸屑、瓜皮、果壳等杂物。第三条：会议室内严禁就餐，如需就餐请到专门的就餐区。第四条：第五条：爱护会议室内的各类设施设备，正确操作各设备，使用完毕请通知行政部门相关负责人，待其检查完会议室内照明、空调、电脑、音响和投影仪等设备的电源是否已经关掉之后方可离开。第六条：会议室内禁止带入易燃、易爆等危险物品，清除火灾隐患，并做好防盗工作，确保会议室的安全。第七条：会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。第八条：因会议室外就是本公司的办公区域，所以使用方在经过公司办公区域时，请持续安静，避免影响办公人员办公。第九条：请持续茶水间的清洁卫生，不得在茶水间乱倒茶叶，以免堵塞管道。第十条：请持续卫生间的清洁卫生，在使用卫生间时，不要踩在坐便器上，以免发生意外。同时，请将卫生纸扔进卫生篓内，禁止在卫生间内吸烟。第十一条;：如有特殊要求，请与人事行政部门相关人员联系、协商。第十二条：请自觉遵守会议室各项规定，配合工作人员管理。

视频会议室建设设计要求

XXXX 视频会议室建设设计要求 2012-12-04

设计良好的视频会议室，除了可以为参会人员提供舒适的会议环境外，还可以提供较好的视觉和声音效果，提高视频会议效率。视频会议会场的设计、装修可参照国标YD5032-97进行。一、会议室选址及结构要求 1、分会场视频会议室选址应尽量考虑便于使用、避免外界噪声和强电磁干扰以及安全、保密的要求。 2、视频会议室应包括视频会议室、控制室（应紧邻会议室）、条件允许也可设置会前休息室，视频会议室梁下净高应尽量满足要求。二、会议室内环境要求 1、会议室内环境应逼真地反映现场人物和景物，使与会者有临场感、一体感，以达到视觉与语言信息顺畅交流的良好效果。由会议室中传送出的音视频信号，包括人物、景物、声音、图表、文字等等，应当清晰可辨。 2、会议室内应安装舒适空调，室内应温、湿度适宜，空气流通，会议室内环境参数要求如下：室内风速：0.1米/秒；室内温度：18～22℃；室内相对湿度：60％～80％；室内环境噪声：小于40dB(A) 3、视频会议室应有宽敞的入口与出口及紧急疏散通道，并应有配套的防火、防烟报警装置和消防设施。三、会议室装修与布局 1、为了保证声绝缘，会议室应安装双层玻璃，室内地板、天花板、四周墙壁均应装有吸音、隔音材料，混响系数应在0.35~0.55之间。会议室墙面宜选用浅暖色具有很好的隔声吸音效果的细软材料。地面铺装地毯或吸音材料，顶棚装

修设计应当具有一定的造型和吸声。装修材料应满足《建筑内部装修设计防火规范》GB50222-95 2001版)标准要求。 2、为了防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，装饰材料不可使用条纹或碎花图案。 3、视频会议室面积可根据各地会议室的具体情况决定，建议按平均每人2.2 平方米计算会议室面积。第一排坐席前沿距主摄像机镜头距离在3.5米左右，距55吋液晶显示器4米左右。建议选用5.6×0.6×0.8米会议桌，每排间距不小于1.2米，过道宽度不小于1.5米。会议室的颜色一般采用浅色调，不宜采用对比强烈的颜色，不宜悬挂图画、陈设镜子、放置植物花卉。背景采用不反光的粗织物，不能采用有光材料、油漆。会议室温度一般为18～22℃，湿度为60%～80%，每人每小时换气量不小于18立方米。会议室的噪声级要求为低于40dB。房间围护结构的隔音量不低于50dB，室内必须加装低噪音空调。应远离强的噪声源，如空调、复印机和电话机等。要设立单独的设备机房，尽可能与会议室相连。室内应采用通信设备专用灭火器。四、会议室内桌、椅、标识牌 1、会议桌布置可采用排式或圆桌围坐式。与会者坐于桌前能看清监视器画面并被摄像机摄入镜头。为了减少脸部的阴影，要求采用浅色桌面或铺浅色桌布。另外，在麦克风与桌子之间最好垫一层软性材料，如像胶垫等，以免敲击桌子时造成太大的响动。 2、会议室椅子应尽量舒适、不带滑轮，避免与会人员经常调整坐姿或滑离镜头。五、会议室内照度会议室避免采用自然光照明，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。会议室中最佳的光源应是非直射三基色灯或日光灯（色温在

共享会议室使用规则

共享会议室使用规则 This manuscript was revised on November 28, 2020

共享会议室使用须知及注意事项为进一步加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效的使用，充分发挥其作用，提高空间利用率。魔办空间现对会议室的使用作如下规定：一、使用须知第一条：共享会议专门用于召开会议，接待来宾，培训员工以及举办活动的场所。会议室由魔办空间运营中心统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。第二条：会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，各公司使用会议室，需提前1天通知魔办空间运营中心，重要活动需提前一周预约。临时召开的紧急会议需使用会议室时，应及时向魔办空间提出申请并在会后进行补办相关登记。钥匙在魔办空间运营中心处领取。请各位在登记处留意所需借用的时间段是否已经被借用，以免造成不必要的麻烦。在各公司借用时间发生冲突时，原则上以登记表上登记顺序判定，或由各公司之间协商解决。第三条：会议室在使用时请保持内部的整洁，在使用完毕后对会议室进行必要的清扫，复位桌椅，关闭电灯，不允许在使用会议室后有脏乱的情况的发生。一经发现，取消该借用公司（借用人）使用会议室的权利一个月。第四条：申请使用会议室时，需填写《会议室使用申请单》，说明会议相关情况。比如明确使用时间、参加会议人数等，如有需要魔办空间运营中心协助办理的事项需提前注明，以便运营中心根据情况做好相关协调安排。具体请参考附件1。二、注意事项

第一条：应在所预约时间达到会议室，并开始使用，若长时间未到，则会议室使用权由运营中心另作安排。第二条：如公司临时取消申请，再需使用时，需重新申请，公司以及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时间使用，但若紧接的时间段内已经安排了其他公司使用，超时的公司必须离开会议室，终止使用该会议室。超时间使用的公司需在会议后补交超时所产生的费用并填写表单，详情请参考附件2。第三条：与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何公司和个人不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。第四条：会议结束后，使用人进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，相关人员及时整理会议场地，如发现设备故障或公物损坏及时报至魔办空间运营中心，及时维修，确保其他会议的准时进行。并向魔办空间运营中心交还钥匙。第五条：会议室活动结束后，由使用公司对会议室进行清扫和整理，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他公司使用。请各位在离开会议室时带走自己的随身物品，若因遗落而丢失或被清理，魔办空间将不承担任何责任。三、会议室使用的计费标准会议室使用时间上午9点-晚上6点，仅白天开放；根据企业租赁面积大小，赠送免费使用时段，每天可免费使用一次，赠送免费时段不可以隔天累积使用，2小时之内免费，超出部分，按100元/小时计费，不足1小时的，按1小时计。请各企业自觉遵守会议室各项规定，配合运营中心工作人员管理。杭州魔办科技有限公司总经理办公室 2018年6月1日附件1：

视频会议室建设规范

第一部分视频会议室建筑物理因素一、行业内规定 1、视频会议室的建筑平面和空间布局应符合一般视频会议室的设计和建设规范，主体结构宜采用大开间大跨度的柱网，内墙宜具有一定的可变性。 2、视频会议室的净高，一般不应低于3 m。其三维尺寸比（高: 宽:长）应符合日本广播协会（NHK推荐的矮顶型录音室尺寸比1:2. 5:3.2。 3、视频会议室的楼板荷载应符合一般视频会议室的设计和建设规范，或按7.5~10 kN/m2设计。 4、视频会议室主体结构应具有耐久、抗震、防火、防止不均匀沉陷等要求。建筑物的变形缝和伸缩缝不应穿过主会场和分会场视频会议室。 5、视频会议室各类管线宜暗敷，当管线穿越楼层时，宜设管线竖井。 6、室内顶棚上安装的照明灯具、空调风口、火警探头及喷淋装置等应协调布置，并应满足各专业的技术要求。 7、视频会议室围护结构的构造和材料应满足保温、隔热、隔声、防火等要求。 &视频会议室的门窗应符合一般视频会议室的设计和建设规范，其采光照明和建筑声学方面的特殊要求宜留待装修时解决。二、通道及出入口

1、视频会议室宜设单独的出入口，当与其它部门如休息室共用出入口时，应避免人流、物流的交*。 2、主建筑出入口至视频会议室应设通道，通道净宽不应小于1. 5 m。 3、新建的视频会议室宜设休息室和相应的卫生设施。三、防火及疏散 1、视频会议室的耐火等级应符合现行国家标准《高层民用建筑设计防火规范》、《建筑设计防火规范》及相关的公用建筑和视频会议室设计建设的规范要求。 2、视频会议室当与其它建筑物合建时，应单独设防火分区。 3、视频会议室的安全出口，不应少于两个，并应设于视频会议室的两端。门应向疏散方向开启，走廊、楼梯间应畅通并有明显的疏散标志。 4、视频会议室的装饰材料应选用非燃烧材料或难燃烧材料。四、室内装饰 1、视频会议室室内装饰应选用气密性好、不起尘、易清洁，在温、湿度变化作用下变形小的材料，并应符合下列要求：一、墙壁和顶棚表面应平整，并应避免眩光。如为抹灰时应符合高级抹灰的要求二、主视频会议室宜装修木质地板并铺设地毯，减少室内声反射，以满足主视频会议室拾声的技术要求。

网络视频会议系统解决方案

网络视频会议功能模块方案终端界面及核心功能开发主要包括：（1）与上层平台数据接口和数据分析的开发要求网络视频会议模块对上层平台保持高度的兼容性和融合性，在界面上做到自然过渡用户体验上做到无缝衔接。从上层平台启用本模块无明显的延滞现象，一般用户使用等待时间最长不得超过5秒。 ——用户信息分析分类功能能够将上层平台账户信息载入并分析信息数据，按一定的方式分类组织。能够根据用户信息对使用者进行登录和注册判定，对需要登录或注册的用户要给予相应的信息提示并能够传回到上层平台的登录注册页面引导用户完成登录或注册。 ——用户权限分配和识别功能规范用户级别和权限是保障网络视频会议安全有序进行的必要设置，也是保护用户数据和信息安全的根本保障。对上层平台和系统的正常运行有着至关重要的意义。要能够对分类的用户按照有关要求进行权限的合理分配。不同级别的用户在申请视频会议和参加视频会议功能实现中要有相应的限制办法。符合申请条件的会议请求要提交给系统活动管理员审核。对特殊情况要有管理员特殊授权机制。 ——用户搜索功能终端用户要能够实现对其他账户信息的模糊查询、精确查询和条件查询。模糊查询

是系统自动按照用户输入关键词的同义词进行模糊检索，从而得出较多的检索结果。使用模糊搜索可以自动搜索关键字的同义词,提高搜索的精确性。精确检索就是指输入的检索词在检索结果字序、字间间隔是完全一样的结果。条件查询应在搜索界面设置相关类别快速的缩小搜索范围定位目标对象。对搜索结果要提供功能快捷键，减少用户使用步骤。（2）终端提交信息审核和管理员控制功能的开发为保障网络会议的正常有序运行，对终端提交的表单信息和系统资源申请模块必须要根据相关条例和规定智能的自动预审和人工终审。对通过审核的申请做出及时响应并分配系统资源，不能通过审核的申请及时驳回并反馈消息到申请源。 ——实时预审按照预定的规则，考虑权限和类别及保密级别等参数设置系统对会议申请预先进行自动审核。对不符合规则设定的申请自动驳回并反馈消息给申请源并记录日志。对符合规则设定的申请生成表单信息提交给活动管理员。提交表单应涵盖充足的会议要素等各项信息以便管理员审核。 ——活动管理员终审活动管理员应具备对提交的会议表单进行处理机制。对提交的会议申请按照有关规则进行最终审定，对通过审核的会议申请进行登记并设定队列，对不能通过审核的会议予以驳回并反馈消息给申请源并记录日志。 ——预约申请的审核对提交预约网络视频会议的申请应能够按照预定的规则进行系统预审和管理员终审，对符合规则的预约申请发送预约成功的反馈，并对预约申请的表单进行归档和整理队列。审核通过的预约表单申请源可以修改信息，但修改信息提交以后需再次自动进行审核。对所有不符合规则的预约申请要能够及时驳回并反馈有关信息给申请源。 ——取消申请申请源在会议申请提交后到会议执行前可以取消会议申请。取消的会议申请系统要及时响应从队列清除并记录日志。 ——异常处理机制对审核过程的异常抛出要有相应异常处理机制。系统后台要有异常抛出日志和管理员处理日志。异常处理机制要能够保护用户信息安全、尽快恢复断点和进程继续执行功能。应杜绝因开发过程中的错误导致软件功能性异常和设计缺陷。（3）虚拟会议大厅和多功能会议室功能的开发为优化用户体验保障高质量的网络视频交流，模块应模拟会议大厅场景和现实会议室场景。系统要为用户提供多种模式的在线交互功能，包括图形化大厅界面、图形化会议室界面、一对一、一对多、多对多等交流方式。终端控制面板应提供简洁易用的控制功能按钮，提高用户的使用效率降低用户使用门槛。主要包括：

会议室使用及管理制度

会议室使用规范及管理制度为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。一、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许不得挪借他用。二、各专业申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要综合办协办的事项需提前注明，综合办可根据实际情况做好相关服务工作。三、使用会议室前，由组织会议人员提前布置会议室，必要时综合办可提供协助。四、临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及时向综合办说明。五、各部门如需使用会议室的设备，应提前向综合办说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。六、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪等，贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。七、会议结束后相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报综合办，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。八、会议室在使用中要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他会议使用。九、注意事项： 1、严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。 2、室内物品未经综合办批准，不得私自转借他人或挪借他用。

若要借用会议室内的物品，需填写物品借用申请表，并要及时归还原处。 3、综合办负责定期检查会议室卫生，每天上、下午上班前对会议室进行清理。 4、与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，损害公物照价赔偿。 5、会议室使用后，应及时关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。十、本制度自2016年6月起施行。图一：

图二：图三：会议室使用须知 ①本会议配有会议桌1张、座椅12个、白板1个，空调1台，一般摆放位置如图，可因会议需要调整位置。 ②进门右手处放有垃圾桶,方便接待时使用。 ③会议如需使用电脑、投影等设备，请向办公室借用。 ④电源插座及网线位于会议桌下，同时，本会议室设有免费WIFI 。 ⑤饮用水、纸巾及相关遥控设备摆放在会议桌中间黑色处。备用的饮用水放在进门右手处。注：各部门使用后，请自觉清理桌面的空水瓶等垃圾，并补充摆放饮用水等物品，将会议室恢复使用前状态，以备下次使用。如确无时间整理，请交办其他同事处理或联系办公室。

视频会议室建设标准

视频会议室建设标准一、总则（一）视频会议室建设改造应遵循“效果统一、简洁、适用”原则。“效果统一”指视频显示画面一致或接近；“简洁”指装修风格简约大方；“适用”指满足各省公司、直属单位与集团公司进行视频会议的要求。（二）视频会议室建设改造主要内容包括：摄像头及显示器的位置和摆放要求、灯光的要求、室内装修的要求。二、摄像头及显示器的位置和摆放要求（一）显示设备应放置在会议室前面相对于与会者中心的位置，建议选用两块显示设备，中间放置摄像设备。显示设备下沿距地面高度1m-1.5m。第一排主席位置与显示设备的距离约为4－6倍屏幕高度，各与会者到显示设备的水平视角不大于60度，垂直视角不大于45度。显示设备建议选择大尺寸高清液晶电视。（二）集团公司主会场与各单位分会场之间应达到面对面、正视效果，各单位分会场摄像头应置于会议室正前方中间位置，与显示设备的位置基本相同。摄像头安装高度以参会者就坐高度为参考，应布置在被拍摄主席位正向平视向上38度以内，全景取景范围应能将主要参会人员及会议室背景板全部摄入画面。

视讯设备位置参考数值注：表中数值是以显示器和摄像头在同一垂直面上计算的，摄像头如果在显示器与第一排座位之间，需要重新计算高度。三、灯光的要求（一）视频会议室应采用人工冷光源，避免自然光。（二）视频会议室主区域平均垂直照度应在600-800LX之间；背景墙面平均垂直照度不应低于300LX；屏幕区平均垂直照度应在80LX以下，在屏幕区域的灯具应单独控制。（三）视频会议室照度均匀度要求 1、主区域垂直照度最小值与最大值之比不宜小于0.4； 2、后方区域平均垂直照度与主区域平均垂直照度之比不宜小于0.75； 3、室内平均垂直照度与水平照度之比不宜小于0.25； 4、室内水平照度最小值与最大值之比不宜小于0.5。（四）为满足摄像效果色彩还原的基本要求，在吊顶高度3米

会议室设计规范

会议室设计规范一、会议室的总体要求会议室是开会的场所，同时又是放置会议电视设备的场所，因此会议室的设计合理性决定了会议电视图像的质量，也直接影响了开会的效率。完整的视讯会议室规划设计除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重要是逼真地反映现场（会场）的人物和景物，使与会者有一种临场感，以达到视觉与语言交换的良好效果，由会议室中传送的图像包括人物、景物、图表、文字等应当清晰可辨。二、会议室的类型、大小与环境（一）会议室的类型会议室的类型按会议的性质进行分类，一般分为公用会议室与专业性会议室。公用会议是适应于对外开放的包括行政工作会议、商务会议等。这类会议室内的设备比较完备，主要包括电视机、话筒、扬声器、受控摄像机、图文摄像机、辅助摄像机(景物摄像等)，若会场较大，可配备投影电视机(以背投为佳)。专用性会议室主要提供学术研讨会、远程教学、医疗会诊，因此除上述公用会议室的设备外，可根据需要增加供教学、学术用的设备，如白板、录像机、传真机、打印机等等。（二）会议室大小会议室的大小与设备、参加人数有关。可根据会议通常所参加的人数多少，在扣除第一排座位到主席台后的显示设备的距离外，按每人2㎡的占用空间来考虑，甚至可放宽到每人占用2.5㎡的空间来考虑。天花板高度应大于3m。（三）会议室环境会议室内的温度、湿度应适宜，通常考虑为18～25℃的室温，60％～80％湿度较合理。为保证室内的合适温度、合适湿度，会议室内可安装空调系统，以达到加热、加湿、制冷、去湿、换气的功能。会议室要求空气新鲜，每人每时换气量不小于18立方。会议室的环境噪声级要求为40dB，以形成良好的开会环境。若室内噪声大，如空调机的噪声过大，就会大大影响音频系统的性能，其它会场就难听清该会场的发言。三、会议室的布局、照度、音响效果（一）会议室的布局会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调均会影响画面质量。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人物摄像将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较适宜，如墙壁四周米黄色、浅绿、桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。摄像背景(被摄人物背后的墙)不适挂有山水等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。可以考虑在室内摆放花卉盆景等清雅物品，增加会议室整体高雅，活泼，融洽气氛，对促进会议效果很有帮助。从观看效果来看，显示屏的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米左右，人与显示屏（投影屏幕

高清视频会议系统解决方案.doc

高清视频会议系统《解决方案》有限公司二〇〇八年十月二十四日

一、视频会议发展背景 (3) 二、高清视频会议系统介绍 (4) 1、系统概述 (4) 2、功能特点 (4) 3、功能详解 (5) 4、关键技术 (9) 5、网络拓扑图 (13) 三、项目实施 (14) 1、客户需求分析 (14) 2、服务端的架设 (14) 3、会场级别应用 (15) 4、桌面级别应用 (15) 四、视频会议系统报价................................................................................... 错误!未定义书签。五、软件服务体系 (18) 六、公司介绍................................................................................................... 错误!未定义书签。七、案例介绍................................................................................................... 错误!未定义书签。

一、视频会议发展背景视频会议系统是一种现代化的办公系统，它可以使不同会场的实时现场场景和语音互连起来，同时向与会者提供分享听觉和视觉的空间，使各与会方有“面对面”交谈的感觉。随着社会的发展，视频会议的应用越来越广泛，同时对其视频音频质量、数据共享、灵活性以及易用性、可靠性和易管理性的要求也越来越严格。在如今的经济时代，企业必须寻求一种利用更少的资源来完成更多任务的策略。由于视频会议允许用户在可视的情况下交换信息，因而它几乎能够应用于任何情况下，提高通信的质量和效率。无论是用于传达产品介绍、销售活动、员工培训、管理信息还是增强分散地的协作计划，视频会议都日益成为一种能带来竞争优势的实用工具。许多大型企业为了满足自身的远程通信需求，通过采购硬件视频会议系统，满足了部分需求，使远程会议得以成为现实。但是这些大型硬件设备造价昂贵，使用条件苛刻，网络要求高，使绝大多数中小企业望而却步。许多企业希望能够得到一种更为便宜和便捷的视频会议产品或服务，能够提供多种功能，使他们的远程办公和远程全功能会议得以实现。随着新技术的推广，这种要求将更容易得到实现，并开始越来越广泛的应用。随着计算机硬件技术和网络技术的发展，一方面基于IP网络的视频会议系统有了速度更快、运行更稳定的系统及网络平台，现在用户可以选择网络的带宽从原来的64K 发展到1M甚至更高；另一方面从设备购置、系统运行等方面，用户的负担已经大幅度降低，使得视频通信逐渐走下神坛，其用途将会越来越多：企业用它进行远程产品展示、远程技术支持、远程招聘；大众用它来同自己远方的亲戚朋友交流沟通；学校利用它来进行远程教学；医院用它来实现远程会诊，远程手术指导、交流；证券金融业利用它进行在线股评、大盘分析；军队利用它来高效率地指挥部队、获得一线情报……可以断言更多的应用还会不断涌现，使用面会越来越广阔。

视频会议分会场建设要求.doc

附件： xxx视频会议系统分会场建设要求分会场建设主要包括场地建设、视频会议系统设备安装调试、分会场与主会场连接三个部分。第一章全省财政视频会议系统概述为贯彻落实中央和省委、省政府关于节约会议开支，降低行政管理费用，提高工作效率的要求，省财政厅决定建设全省财政视频会议系统。利用现有的全省财政工作专网构建贯通省、市、县三级财政的视频会议系统，为改进财政会风、加强业务培训、方便上下交流沟通提供技术支撑。建设目标是建设一套由省财政厅主会场和13个市州、103个县市区财政局分会场组成的技术先进、经济实用、清晰度高、操作简单、运行稳定的全省财政视频会议系统。组网拓扑结构如下：

全省财政视频会议系统建成后必须具备以下三个功能：一是根据工作需要将财政部视频会议信号转发到全省市县区；二是召开全省财政系统视频会议（含培训);三是市州财政局根据工作需要召集相应县市区财政局召开视频会议（含培训）。全省财政视频会议系统建设是一个较为复杂的系统工程，主要包括省厅主会场建设、分会场建设、主会场和分会场连接三大部分。省厅主会场设在省财政厅21楼多功能会议室，将按有关要求进行视频会议室改造。各地财政局与省财政厅连通的核心设备（视频会议终端设备一台、高清摄像

头一个、全向话筒一个)，由省财政负担、统一支付，请各地按照有关规定做好固定资产交接工作。分会场显示和扩音等其他设备由各地财政局按照厉行节约的要求，在尽可能利用原有设备的前提下，自行购买、安装调试。视频会议室改造要尽可能一室多用。请各地统筹安排建设经费，充分保障分会场建设需要。根据工作需求，全省财政工作专网现已完成升级改造，实行了主备双活切换（省到市主线路湖北广电50M、备用线路中国电信10M，市到县主线路湖北广电10M、备用线路中国电信4M）。全省财政视频会议系统使用中国电信线路。第二章分会场视频会议系统核心产品及安装要求一、系统要求视频会议系统应保证会议画面清晰、声音逼真、沟通通畅，设备性能稳定、操作便捷、运行安全、易于扩展。分会场配套设备需与省厅主会场的核心设备有机连接，确保全省高清视频会议系统的整体效果。通过公开招标，全省财政视频会议系统选用华为高清视频会议产品。二、市州分会场高清视频终端（华为TE40－1080P） 1、具备3路高清输入、3路高清输出接口，高清视频接口支持DVI或HDMI。 2、支持ITU-T H.261、H.26 3、H.263+、H.264 BP、H.264

视频会议运维方案

会议系统 IT运维服务外包项目运维方案 X X科技股份有限公司服务外包事业部 2015年7月

一、系统概况该系统是XX单位视频会议系统分会场视频会议系统，该会频会议系统包含两个分会场视。本地系统拓扑图如下二、运维范围：视频会议运维内容主要为重庆单位两个分会场视频会议系统，其中视频会议终端设备两台、高清摄像头、投影仪、电视等显示设备录播以及扩声设备。三、日常管理内容： 1 第一时间内建立视频会议系统设备台账，承办会议工作日志和工作总结月报表制 2 加强视频会议定期进行巡检，每月至少热机保养一次（开机不少于十分钟）及时发现和排除各类隐患、故障保持视频会议系统良好状态，检查视频会议终端连接状态和工作状态，对维保范围内软硬件运行状态进行评估分析，并填写设备运行评估报告，每次巡检应作好记录，纳入半年工作总结提交用户审

3 加强摄像头、话筒、显示器等终端设备管理。严禁将视频会议主机挪作它用，严禁擅自出借会议系统配套摄像机、显示器和话筒设备 4 确保控制室整洁有序，设备防尘，接地等安全管理措施落实，严禁闲杂人员进入四、联调准备接委办公室会议通知或者通过国家单位“视频会议管理系统”接受会议通知后，我方运维工程师在规定时间内完成上线联调●国家中心节点通常在会议召开前1小时进行系统联调，我方技术工程师提前半小时完成会议市音频、视频系统自查自检，及时排查并解决问题，按照视频会议联调时间要求，完成与国家中心节点语音和视频对话调试，并将会场（镜头、窗帘、灯光）提前调整为正式会议模式 ●在排除本地故障的前提下，我方运维工程师仍无法上线，我方运维工程师立即与国家中心节点联系，并积极寻求解决方法。●我方如不能按时参加会前联调，我方在调试开始前电话告知办公室和国家节点技术人员说明原因五、会中保障

会议室使用须知

会议室使用须知 Notice of Conference Room Utilization 为了更有效的使用公司的会议室，请遵守以下规定： In order to make efficient utilization on the conference rooms, please know below guidelines: 1、所有会议室（除培训室外）由前台文员统一安排，包括预订、钥匙领取登记等。 Conference rooms are arranged by the receptionist including reservation, key register and etc. 2、在使用会议室期间，借用人或使用人应保管好钥匙，离开或外出时请将会议室的门锁好、熄灯关空调。 The user should keep the key well during the period of using meeting room, and turn off the lights and the air condition when going out. 3、为防止公司的资料外泄，使用人在用完会议室后，应及时清理里面的样板、资料、白板上的字迹等，否则清洁工在早上打扫会议室时将其清走。 The user should collect and clear the samples, data and the handwriting on the white-board in the conference room after use in order to prevent the exposure of our company’s information. 4、不得随意使用未经预订的会议室。 Do not occupy any conference room without reservation. 5、每次使用会议室的时间最长不得超过1周；如需续用需提前通知前台文员；不得私自转让钥匙给其他同事。 The maximum utilization period of each conference room does not exceed one week; the user needs to make renewal from the receptionist if he wants to use again. Do not transfer the conference room key to others without register. 6、有些会议室里配备有移动白板、投影仪等，如需借用请务必通知前台文员，请勿擅自取用。 It’s not allowed to move the equipments (white-boards, projectors, etc) out of the conference rooms, and the user need to inform the receptionist if he wants to borrow these equipments. 7、凡遗失钥匙、或损坏会议室门锁的，请告知前台文员，并自行赔偿10元/钥匙或100元/锁；不得私藏或私自配会议室的钥匙，否则按员工违纪处理。 Any lost of key or damage of lock in the conference room, the penalty of RMB10 per key and RMB 100 per lock are bear by the staff. It’s not allowed to keep any conference room key without authority, otherwise the staff will face the punishment of regulation violation. 8、培训室和东莞会议室由HR负责，长青和上海会议室由总经理秘书负责管理。 The training room & DongGuan Conference Room are in charge by HR, and ChangQing & ShangHai meeting rooms by the GM’s secretary.