文件化信息控制程序
《文件化信息管理程序》
《文件化信息管理程序》随着社会的发展和科技的进步，信息管理已经成为了现代社会中不可或缺的一部分。
其中，文件化信息管理程序作为信息管理的一个重要组成部分，对于企业和政府机构来说具有至关重要的意义。
本文将介绍文件化信息管理程序的概念、重要性以及如何制定有效的文件化信息管理程序。
一、文件化信息管理程序的概念文件化信息管理程序是指将信息和相关文件进行系统化、规范化、标准化的管理程序。
这些文件可以包括纸质文件、电子文件、图像文件、音频文件等。
文件化信息管理程序的主要目的是确保信息和相关文件的真实性、可靠性和完整性，以便在需要时能够迅速、准确地获取和使用。
二、文件化信息管理程序的重要性1、保障信息安全文件化信息管理程序能够有效地保障企业和政府机构的信息安全。
通过制定严格的文件管理制度和规范，可以避免信息泄露、篡改或损坏，确保信息的机密性、完整性和可用性。
2、提高工作效率文件化信息管理程序能够提高企业和政府机构的工作效率。
通过建立标准的文件管理体系，可以避免重复工作和浪费时间，同时可以快速、准确地查找和使用所需的信息，减少工作成本和时间成本。
3、促进知识管理文件化信息管理程序能够促进企业和政府机构的知识管理。
通过将经验和知识以文件的形式记录下来，可以避免因为人员流动而导致的知识流失，同时可以积累和传承组织的知识财富，提高组织的竞争力和创新能力。
三、制定有效的文件化信息管理程序1、确定管理目标和范围制定文件化信息管理程序的第一步是确定管理的目标和范围。
企业和政府机构需要根据自身的情况和需求，明确管理的目标和重点领域，如人事管理、财务管理、采购管理等等。
同时，还需要确定管理的范围和边界，如哪些信息需要纳入管理体系，哪些部门或业务需要纳入管理体系等。
2、制定管理规范和流程制定文件化信息管理程序的第二步是制定管理的规范和流程。
企业和政府机构需要根据确定的管理目标和范围，制定相应的管理规范和流程。
这些规范和流程应该包括信息的收集、分类、存储、检索、处理、传递和销毁等方面。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
形成文件化信息控制程序
形成文件化信息控制程序（ISO9001：2015）1．目的为对公司管理体系要求所形成的文件化信息（包括管理文件、产品图样、技术文件、外来文件、组织管理知识）进行有效控制，确保各相关场所使用的文件化信息、资料均为有效版本，特制定本程序。
2．适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行所形成的文件化信息管理与控制。
3．职责权限3.1总经理：负责对管理手册和程序文件批准与发布，文件协调的最后裁决.3.2 管理者代表：负责管理体系的维护与运作，拟定管理手册，组织各部门编写程序文件，并审核管理手册和程序文件的适宜性，表单修订/废止的批准，文件化信息修定过程指导与协调，外来文件化信息、知识的使用批准.3.3各部门主管：组织或执行部门文件化信息的编写，程序文件修订/废止的初步审核，部门主管批准本部所形成的文件化信息，其中技术类文件化信息由副总工批准.3.4 DCC负责文件化信息的发放、保管、回收与销毁。
4．运作程序.4.1文件化信息层次本公司文件化信息分为四个阶层：第一阶文件：管理手册第二阶文件：程序文件第三阶文件：作业指导性文件（包括产品标准、质量计划、工艺规范、检验规程等）、管理文件（管理标准、规章制度等）和外来文件（包括国家法律、法规、******管理条例、产品执行标准、标书等）。
第四层次：文件信息、报告、表格等主要包括质量、环境、职业健康安全、生产、检查、组织相关知识所需要形成的文件化信息等。
4.2文件化信息的分类与编号标识4.2.1 文件化信息的分类：4.2.1.1按文件化信息类别：管理性文件化信息、技术性文件化信息、组织知识文件化信息、其它文化信息。
4.2.1.2按文件化信息来源分：内部文件信息、外来文件信息。
外来文件信息包括：法律、法规、产品标准、标书、组织知识等。
4.2.1.3按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.3 凡与质量、环境、职业健康管理体系运行紧密相关的文件化信息应为受控，由各主管部门按规定执行。
文件化信息管理程序(含表格)
文件化信息管理程序（ISO9001-2015/ISO14001-2015）1.目的为了便于文件的检索和查找,简化审批流程,规范文件管制的权责和要求,特建立文件拟制、核发、修订、保存、回收和废止的管理和控制依据。
2.范围适用于本公司质量环境体系相关的文件管理和控制。
3.术语和定义3.1一阶文件：指质量环境手册,概述质量环境方针政策和质量环境目标,定义公司各单位的功能和职责,明确公司产品实现涉及的活动和规则,指导公司质量环境体系保持持续改进的纲领性文件。
3.2 二阶文件：程序类文件,此类文件指本部门的活动实现需要跨部门沟通与协作,并对沟通与协作的作业流程进行阐述的指导性文件。
3.3三阶文件：作业指导书类,指各部门内为实施某个/项活动内容而需要阐明作业顺序、作业标准和作业内容的指导性文件。
3.4四阶文件：泛指记录表单类,是对上术文件中相关活动的结果的一种记录。
4. 权责4.1各阶文件的审批权责如下：4.2文件管制中心简称DCC，除生产部3.4阶文件外,负责管控所有阶别文件备案、分发、修订、回收、作废和维护管理。
5.内容5.1文件编写格式5.1.1 质量环境手册、程序文件、作业指导书编写格式,参考本程序,可视实际需要作项目删减,力求做到条理清晰，语句通畅。
5.1.2 培训文件/表格/记录依据实际需要制作,不规定具体格式。
5.2文件编号原则5.2.1 在公司所有文件中,缩写DXC=DXC有限公司，所有文件编号、文件名称不得有重复。
5.2.2 质量环境手册QEM:内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、公司简介、质量环境方针和目标、管理责任、资源管理、产品实现、量测分析与改善，与ISO9001&14001体系要求的对照程序等编号格式前置代码为 DXC-QM，其后可跟数字01表示一阶文件或者留空。
修订版本号从“AX”开始，X从0到4，版本变更按A0~A4,B0~B4,C0~C4顺序以此类推(当文件修订内容超过三分之一时，版本直接上升，版次归零)，除非特别说明,下列格式版本升级方法皆同5.2.3 程序类文件：Quality Environment Procedure简称QEP，内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、权责、定义、参考文件、附件等，视文件需求作内容相关调整，2级程序文件编号格式前置代码为ITI–QEP-XX(按标准条款顺序编号),版本控制同5.2.2。
文件化信息管理程序
文件化信息管理程序1.0 目的通过制定本程序，规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为，来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。
2.0 适用范围适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录（含电子档）以及外来文件的管理。
3.0 职责3.1最高管理者：负责批准管理手册、程序文件及作业准则。
3.2管理者代表：负责审核管理手册、程序文件及作业准则。
组织策划各部门对体系文件的编写。
对体系文件及记录表单的修订/废止做审批，组织对外来文件的使用评审，组织相关人员形成文件评审委员会。
3.3总经办（文控中心）：负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、销毁等管理工作。
3.4各部门：负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写，并对本部门的文件及记录进行管理。
3.4文件评审委员会：负责对体系文件的评审。
4.0 定义4.1一级文件信息：管理手册。
4.2二级文件信息：程序文件。
4.3三级文件信息：作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。
4.4四级文件信息：表单、记录。
4.5外部文件：凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准，顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。
4.6文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其他方式。
5.0文件的控制5.1策划5.1.1总经理任命管理者代表，管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制，组织相关人员组成文件评审委员会，对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。
有关对外部门负责外来文件接收，各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。
文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。
5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。
5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。
5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训，熟知文件的编写的要求、方法等。
文件信息控制程序
1. 目的严格管理与质量、环境、职业健康安全、能源、知识产权管理体系有关文件，确保文件是适宜的、充分的和有效的；确保所有管理体系有关的文件均处于受控状态，防止误用。
2. 适用范围适用于有关质量、环境、职业健康安全、能源、知识产权管理体系文件的控制。
3. 职责3.1品质部是质量管理体系文件的归口管理部门，安环部是环境、职业健康安全、能源管理体系归口管理部门，技术研发部是知识产权管理体系的归口管理部门。
文控中心负责文件的发放、回收、借阅、使用、更改、归档等管理和控制。
3.2管理者代表负责组织编写程序文件、管理手册并审核程序文件、管理手册，经总经理批准。
3.3各相关业务主管部门负责编制与本部门相关的程序文件，相关部门负责人审核，管理者代表批准。
3.4各相关业务主管部门负责编制其他管理性、支持性文件，相关部门负责人审核，管理者代表批准。
3.5各职能部门负责本部门记录的控制和管理。
3.6各部门设兼职体系运行管理员，负责本部门文件和资料的管理工作。
4.术语和定义无。
5.工作程序和要求5.1文件的分类5.1.1分类管理体系的文件结构分为四个层次：第一层次：《管理手册》(包括质量、环境、职业健康安全、能源、知识产权方针和目标)；第二层次：《程序文件》；第三层次：管理体系第三层次文件,包括：a) 管理文件：包括管理标准（制度）、工作标准（岗位责任制和任职资格要求等）、质量计划、环境、职业健康安全管理方案等；b) 技术文件：包括技术标准、产品图纸、设计和开发文件、工艺规程、作业指导书、操作规程和检验规范等；c) 外来文件：如从顾客和供方处得到的文件、国家的法规、标准等。
该类文件具有法规性、强制性和协调性的作用。
第四层次：各种记录：主要以书面的表格形式，也可呈现其它形式：如电子媒体、日记、顾客反馈、批示、样品、文字、照片、胶片、图表、音像制品、磁盘和光盘等形式。
包括：a) 管理体系运行记录：如管理评审记录、产品要求评审记录、供方评价记录、纠正和预防措施记录、内外部质量审核记录、培训记录等；b) 与产品/服务有关的要求的记录：如质量计划相关记录、设计和开发记录、工序控制记录、产品标识记录、产品的监视和测量记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、不合格品控制记录、外来有关产品质量的反馈记录、统计记录等；c）供方记录产品证明书、检验报告、化验单等。
05文件化信息控制程序MP-05A3
1、目的：1.1为ISO19001-2015\ISO13485:2016质量管理体系、1SO14001-2015环境管理体系及IATF16949-2016质理管理体系系统文件化制作提供要求，以规范体系运作各类文件的撰写、审核、发行、变更、储存等方面的要求, 行使各权责单位对文件编制有所依循，达到文件统一标准化的目的。
1.2统一ISO19001-2015\ISO13485:2016质量管理体系、1SO14001-2015环境管理体系及IATF16949-2016质理管理体系系统的文件结构与编写要求，是本程序文件的目的。
2、范围:适用于公司内ISO19001-2015\ISO13485:2016质量管理体系、1SO14001-2015环境管理体系及IATF16949-2016质理管理体系系统从开发设计、制造、质量、服务﹑环境﹑实验室等有关之规格、流程、规范、窗体等文件(含外部文件)均列入标准化管理规定。
3、定义:3.1文件（Document）信息及其承载媒体即：文件是公司内各单位为推行业务上之必要管理或规定事项，依照本文件之作业规范及格式标准，撰写成规定文件，是具有管理及作业上的约束作业数据。
3.2手册（一阶文件）规定本公司ISO19001-2015\ISO13485:2016质量管理体系、1SO14001-2015环境管理体系及IATF16949-2016质理管理体系系统的文件。
3.3程序文件（二阶文件）作为本公司ISO19001-2015\ISO13485:2016质量管理体系、1SO14001-2015环境管理体系及IATF16949-2016质理管理体系系统开展必要之指导性文件。
3.4 规范、作业/检验标准（三阶文件）阐明详细要求的文件。
即：作为二阶文件细项说明及四阶记录填写要求承接之文件。
3.5表单（Form）,四阶文件各单位作业时使用固定格式之空白单据。
本公司记录分为“纸质发行格式”与“ERP系统格式”两种，与ISO19001-2015\ISO13485:2016质量管理体系、1SO14001-2015环境管理体系及IATF16949-2016质理管理体系系统相关的“纸质或ERP格式记录”均在控制范围内。
SWX-A-01文件化信息控制程序_修正版
1 目的对公司内所有与质量管理体系有关的文件信息进行控制，确保文件信息的充分性和适宜性，使所使用的文件信息能适时、正确地沟通, 并避免逾期失效信息的误用。
2适用范围适用于与公司质量管理体系（以下简称“质量体系”）所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格（记录）及外部文件的控制。
3职责3.1工厂经理负责审批及发布质量管理体系和控制程序。
3.2管理者代表●负责文件信息编写的总体策划和组织安排。
●负责审核控制程序及外界人员调阅文件信息的核准。
●负责质量体系文件信息的充分性、适宜性、协调性和有效性，审核各部门质量体系程序文件。
3.3质量技术部质量技术部是本程序文件的组织实施部门。
●负责与公司质量体系有关的质量文件的标识、发放、更改、归档及控制。
●负责与质量体系有关的技术文件、技术标准以及外来技术文件的发放、更改控制和管理。
●负责质量管理体系过程控制中的产品验证、检测标准以及操作作业指导性质量文件的编制、发放、修订、控制和管理。
●负责本部门范围内的文件编制和控制。
●负责在每年三月份编制出版公司年度所有有效文件目录。
●负责建立《质量记录清单》，统一规划公司记录的保存权责与期限规定。
3.4人力资源部负责公司所有管理类文件信息的管理、收集、发放、修订和有效版本控制。
负责总公司发来文件的内部编号转换、发放和有效版本控制。
3.5各部门负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的控制。
4工作程序4.1文件信息：包括文件、质量手册、程序文件、表格（记录）。
4.2文件分类：●一级文件信息：质量手册，阐明本质量体系如何满足ISO9001:2015版的要求。
●二级文件信息：程序文件，质量体系主要过程的工作要求。
●三级文件信息：作业指导书、操作规范、检验标准规范等。
●四级文件信息：表格、记录。
以收集、信息沟通、控制作业流程或证明符合要求。
●外部文件：与质量体系或产品相关的国际、国家、行业标准、顾客、外部供方的文件信息（如图样或检验标准）。
文件化信息控制程序
文件化信息控制程序 IMB standardization office【IMB 5AB- IMBK 08- IMB 2C】文件目录文件修订记录1.目的为使本公司文件的管理有统一的标准，需对公司管理体系文件进行规范化，以便提供证实管理体系持续性、有效性的证据及改善和可追溯性的依据。
2.适用范围公司内产品有关工程技术规范等文件资料（检验规范，操作指导书等）；公司内系统运作的有关文件数据（为达成质量管理体系目标的质量手册、作业程序、作业方法、表单）（受控文件）；以上数据文件包括各种媒体数据如硬盘拷贝和电子媒体等。
3.职责文件的制（修）订及记录的填写、保存、销毁，由各责任部门负责。
文件的保管管理类文件包括管理手册、程序文件、检验规范、操作指引、规章制度、外来文件、记录表单等文件正本由品保部统一管理，技术文件、技术标准、图面等文件正本，由工艺部统一管理。
各部门负责本部门职责范围内文件、资料及相关记录的管理。
4.定义无5.程序内容：文件及资料的控制部门代号文件编号原则(001-999）-二阶文件第一份。
□□-版本号-流水号（依规定的部门代码填写） 如：-品保部-第一份文件 公司体系文件由各相关单位制订后，填写《文件发行变更通知单WI-QP-QA-001-不同意见时由核准人员作最终裁示。
文件版本……Z,若版本已升到Z,则从AA……AZ, BA……BZ, 以此类推；文件管理A 受控文件：加盖“受控文件”章的文件内容正确、字迹清晰版本正确可一直使用；工艺/品保保留新版纸质文件及电子档文件。
B 参考文件：此类文件发给有需要的部门或客户应加盖“仅供参考”印章。
参考文件，无需建立分发记录，亦不作回收。
C 作废文件：由工艺/品保统一保管改版后的文件，旧版原稿及回收文件由品保加盖“作废”印章后统一销毁，工艺/品保保留旧版的电子版本于作废文件资料夹内。
文件发行类文件原件由工艺部保存，其余文件由品保保存，文件需登记于《文件管理清单WI-QP-QA-001-02》或《WI文件清单及履历WI-QP-QA-001-03》内；在需要时，管理手册、程序文件、规章制度等可用纸档方式分发至每个单位（包括总经理在内）；工作指引文件及作业办法类文件需以纸档方式发放使用部门。
文件化信息控制程序
程序文件文件化信息控制程序2018-09-01发布2018-09-01实施xxxx科技有限公司发布修订记录1.目的:使本公司质量体系所使用的文件信息能适时、正确地沟通, 并避免逾期失效信息的误用；文件信息保护，防止意外更改、失密、缺失。
2.范围:本控制程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格、记录及外部文件的控制。
3.权责：3.1.总经理负责审批及发布质量管理体系和控制程序。
3.2.部门主管负责审核控制程序及文件信息发放范围，外界人员调阅文件信息的核准。
3.3.品管部：负责本程序文件的组织实施，负责公司质量体系文件信息的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制，建立《表单总览表》,统一规划公司记录的保存权责与期限规定。
3.4.生产部：负责技术性文件信息和运行服务作业文件信息的编制、更改及审核以及负责本部门范围内的文件信息的编制和控制。
3.5.各部门：负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的控制。
3.6.品管部：建立《表单总览表》，统一规划公司文件信息的保存权责与期限规定。
4.定义：4.1.文件信息：包括文件、质量手册、程序文件、表单（记录）。
4.2.一级文件信息：质量手册——阐明本质量体系如何满ISO9001：2015标准要求。
4.3.二级文件信息：程序文件——规定何人、于何时、在什么地方做什么事。
4.4.三级文件信息：作业指导书、操作规范、检验标准规范：说明如何做。
4.5.四级文件信息：表单、记录，以收集、信息沟通、控制作业流程或证明符合要求。
4.6.外部文件：凡与质量体系或产品相关的国际、国家、行业标准,顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。
4.7.文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其它方式。
4.8.组织知识：包括内部来源，（例如知识产权；从经历获得的知识；从失败和成功项目得到的经验教训；得到和分享未形成文件的知识和经验，过程、产品和服务的改进结果）；外部来源（例如标准；学术交流；专业会议，从顾客或外部供方收集的知识）。
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文件化信息控制程序
1 目的
本标准规定了文件化信息控制的要求，以确保与标准相关的文件信息都得到有效控制。
2 范围
本标准适用于公司与QES管理体系运行有关程序（管理类）、技术文件、外来文件和证据记录控制。
3 定义
文件化信息（即成文信息）：
管理类文件、技术类文件、外来文件、证据记录等。
3.1管理类文件
内部管理资料，包括管理手册、程序（制度）、证据记录、实物、标本等；
外来文件资料，包括技术类文件、外来文件信息等
3.2技术类文件
技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术性文件。
3.3外来文件
有关的法律法规、标准和顾客提供的工程标准/程序、技术要求、图纸、更改通知等技术资料以及其它与管理体系有关的外来管理文件和技术文件。
3.4证据记录
公司管理体系运行活动的相关证据、书面记录、电子版载体、实物等。
4 职责
由企管办负责对各类文件的统一编号、登记、发放、回收、销毁归档管理工作。
具体文件化信息的归口部门负责文件的编制、修订、实施、维护等工作。
5 程序内容
公司的质量、环境、职业健康安全管理体系应包括：
a) 本标准要求的文件化信息；
b) 组织确定的实现质量环境职业健康安全管理体系有效性所必需的文件化信息；
文件化信息策划依据：
—公示的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；
—过程的复杂性及其相互作用；
—人员的能力。
文件化信息的总控制流程图见附件1.
5.1编写与审批
5.1.1 管理程序文件由各相关职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
5.1.4技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术文件由质检部负责编制，部门负责人审核，管理代表批准。
文件的格式以实用明确原则，不作统一规定。
5.1.5记录空白表格由各部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
报体系归口部门-办公室进行备案。
5.1.6文件化信息的载体格式
书面、电子版本、实物等媒体形式。
5.2 编号、标识
5.2.1 质量、环境和职业健康安全文件、记录的编号指南
5.2.1.1 管理手册
ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-A（手册类）-**（顺序号）5.2.1..2 程序文件的编号
ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-B（程序文件类）-**（顺序号）5.2.1..3 其他管理文件包括规范、规定、制度等
ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-C（作业文件类）-**（顺序号）5.2.1..4 表格（记录）记录的编号:
ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-B（程序文件类）-**（程序文件顺序号）-***(表单记录顺序号）
5.2.1..5 版本号/修订次，版本号以A、B、C、D表示；修订次以0、1、2、3、4‥‥‥10表示，每版修订10次即换版。
a）公司发放的公司重要决议文件还可以以红头文件形式发放并注明年号及日期。
b）购买的记录表格或文件和相关方指定或提供的记录表格或文件可按上述方式编号或不编号。
5.2.2文件发放前应按附件一的要求予以统一标识。
5.2.3文件分“受控”和“非受控”两种，受控文件在发放时应加盖红色“受控”章，非受控文件不盖章。
文件形式有电子版和打印版，以打印版为主控版。
5.2.4如果文件涉及安全件产品或顾客有特殊特性要求，由文件编制人员在复印件相关处加盖红色“P”标识或红色“TT”标识后下发。
涉及顾客有特殊特性要求的文件，应以顾客的特殊特性标识符予以标识。
5.3发放、更改、回收、作废、借阅、保留、
5.3.1文件信息的发放范围由归口部门决定。
行政人员按发放范围负责文件的发放，并在文件上注明分发号，在分发号上盖上“受控”印章，每份受控文件只有唯一的分发号，便于识别追溯，并做好发放记录。
5.3.2每年对文件应进行一次评审，如不适宜应进行更新，由文件原编写部门填写《文件更改申请通知单》，经原文件的审批人审批后执行。
5.3.3文件更改批准后，由行政人员统一实施更改，并在更改的文件或附件上标明更改标记（第0、1、2…）。
更改可采用划改签章或换页的方式。
5.3.4文件经多次修改或修改面大时，应及时换版，原版收回并盖“作废”章。
换版文件应注明标识，版序号分别为：A、B、C…。
5.3.5行政人员应从所有使用场所及时回收失效或作废文件，并做好回收记录。
5.3.6回收的作废文件由行政人员销毁,作废文件如需保留,应在该文件上加盖“作废留用”章后方可保留；作废文件保存日期为：自作废日起12个月后销毁。
5.3.7技术文件、图纸发放应该进行登记发放和回收。
5.3.8 文件信息经评审需要修订或换版后，原有版本即时作废，相关部门或岗位应及时将作废版本交回主控部门统一处置或销毁。
文件主控部门应识别作废文件的司法价值和合同风险，适当保留作废文件信息，并加以标识。
5.3.9文件的正本由行政人员负责保存，并对文件进行标识、编目、归档，在适宜的环境中保存，以减少变质，损坏并防丢。
各类记录由各部门负责保存，年底归档办公室。
5.3.10文件资料的保存期限
质量环境健康安全等体系文件、技术文件、外来文件等；按《受控文件清单》的保存年限为准。
安全件资料保存15年，顾客有特殊要求的按顾客要求。
5.3.11文件的借阅，应在办公室办理借阅登记手续，到期立即归还。
文件管理人员在每次内审前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
由相应层级主管予以批准办理借阅。
员工及员工代表（如有）对相关的文件化信息的访问，应予以方便借阅。
对外借阅，需经请示总经理批准后实施。
5.4文件化信息使用
5.4.1有效运行起重要作用各部门的工作场所，应得到并使用正确有效版本的受控文件。
5.4.2文件持有者必需保持文件整洁、清晰，不得在文件上涂改或作任何其他标记，并防止遗失或流转到外单位。
5.4.3受控文件一般不得复印，如确需复印，须经文件发放部门同意并做好登记。
5.4.4当文件严重破损影响使用时，使用部门应到企管办更换，交回旧文件，补发新文件，按原分发号发放，破损文件由行政人员销毁。
5.4.5使用部门若发生文件遗失，应写出书面补发文件报告，经文件发放部门同意后补发，补发文件使用原编号。
5.5 外来文件的控制
5.5.1收到外来文件的部门，需由对口企管办门评审识别其适用性，交行政人员控制分发以确保其有效。
5.5.2将所有外来文件分类编目填入“外来文件清单”并存档。
5.6记录证据的填写、收集和保存
记录由相关的执行人员填写，记录内容应正确、完整，字迹要清晰，不得随意涂改；记录如因笔误需要更改，应在该数据上划二条斜杠，在其上方填写正确数据，并加盖“更正”章或签上更改者姓名。
记录证据由各使用部门收集，并根据实际情况按月、季或年装订。
记录由各使用部门负责妥善保存，贮存地点环境应适宜，防止损坏、变质或丢失。
保存的记录应进行编码，以便于存取和查阅；生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间应为零件在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年；记录的保存必须满足法规和顾客要求, 按《记录清单》上的保存时间执行。
其他记录根据实际情况规定保存期限。
顾客有特殊规定的记录，应按顾客规定的保存期限保存该记录。
记录的保存期限在编制的《记录清单》中予以规定。
记录一般不得外借，若合同要求时，在商定期内应为顾客或其代表查阅提供方便。
存期满的记录由行政人员按规定统一销毁。
凡需归档的记录，由各相关部门收集整理后年底交保存归档。
6相关文件化信息
6.1 《受控文件清单》
6.2 《文件发放回收一览表》6.3 《文件借阅复制记录表》6.4 《文件更改申请通知单》6.5 《文件记录销毁清单》6.6 《外来文件清单》
6.7 《记录清单》。