进货管理标准流程

进货管理标准流程

进货流程

进货流程包括进货业务流程、进货结算付款流程、进货总体回退流程、收货管理流程和进货退货流程。

进货业务流程

一、业务说明

企业管理层根据企业发展目标在年初指定年销售计划。销售部门根据销售额、销售利润等指标确定年度、季度销售目标。同时对于主营品种重点照顾。在此基础之上,进货部门就得到了本年度或季度需要购进的品种、数量信息。当然,这也不是进货部门购进的唯一依据。新经营品种的采购往往是进货部门、企业管理层和供应商协商确定的。在此会产生一个粗的进货计划。

进货计划明确后,各个业务员大致有了一个进货参考,根据库存、销售信息反馈,业务员在日常工作中经过电话、会面等各种方式与供应商保持联系,确定进货的品种和数量。此时能够考虑利用进货合同管理。但从实际情况看,业务人员还难以从手工方式转变到利用计算机进行日常业务管理,进货合同也并不是所有的进货都有,业务人员对进货合同的说法比较敏感,建议一切进货记录都称为要货记录而不要轻易使用系统中的进货合同概念。

现阶段看,无库存情况还是很少的。保留少量库存不但仅是流动资金的占用,而且还会需要物理空间。为了保证物理空间能够满足需要,需要进货时业务员应该提前通知仓储部门准备库存地点,对于铁路送货等情况,还需要备车提货。(补充一般送货的几

种形式)

货到仓库后,仓库首先需要验收,对比送货单和实物,确认后仓库人员要填写收货单据,明确送货单位、收货品种、数量、质量等信息。一方面提供给对方送货人员作为收货凭据,另一方面,则需要将收货单据传递到业务部门办理记帐手续。收货时一般有两种情况:对方提供价格信息、对方不提供价格信息。这两种不同的做法对系统的使用是不同的。一般的原则是:库房只管理货品的数量、批号等信息,价格由业务部门来确定。

进货部门在收到收货单据后,查找要货记录核对(或填写)本次进货价格,并在要货记录上进行标记。在手工管理时,还需要在业务库存中添加此记录,以备察看。价格确定后制进货单据向下个环节流转。

关于应付帐款的管理有两种做法:一、没有发票的进货单据暂时由进货业务员管理,等发票到后业务员将进货发票和进货单据一起提交给财务。二、一旦填制进货单据后就转交给财务人员管理。这对于企业财务处理是不一样的。

关于发票价格与进货单据价格不一致,一般财务都需要填制存货调整单据对存货进行调整。

二、流程图

进货业务的流程如下所示:

三、流程图说明

进货系统当前的进货计划管理比较弱,但企业进货业务人员又需要计划参考。为了解决这个问题,在实施处理上能够考虑提供货品在一定时间范围内的销售情况,经过平均销售给业务提供