某科技有限公司行政管理制度汇编

※行政管理制度※

合肥XXXX科技有限公司

行

政

管

理

制

度

行政部

2015-06-26

目录

一、公司组织架构及职能

二、行政事务管理制度

三、员工基本守则

四、人事管理制度

五、考勤管理制度

六、会议管理制度

七、办公用品管理制度

八、车辆使用管理制度

九、员工用餐管理制度

十、前台接待管理制度

十一、安保管理制度

十二、行政类管理流程

公司组织架构及职能一、公司组织架构

合肥XXXX科技有限公司

组织架构图

一、部门岗位职能

董事会：公司经营决策机构，负责公司业务经营活动的指挥与管理，负责对公司重大事项的决定及管理人员的任免。

1、负责召集股东会；执行股东会决议并向股东会报告工作；

2、执行股东会决议；

3、决定公司的生产经营计划和投资方案；

4、制订公司的年度财务预算方案、决算方案；

5、制订公司利润分配方案和弥补亏损方案；

6、制订公司增加或减少注册资本以及发行公司债券方案；

7、制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案；

8、决定公司内部管理机构的设置；

9、决定聘任或解聘公司总裁及其报酬事项，并根据总裁的提名决定聘任或者解聘公司副总、财务负责人及其报酬事项；

10、制定公司的基本管理制度；

11、公司章程规定的其他职权。

总裁：全面负责公司的经营管理工作，主持公司日常工作；审核、审批公司经营管理过程中的相关文件、本部门文件报表。对副总经理（或部门经理）有工作分配、指挥调度、绩效考核、奖惩建议的权力

1、主持公司的经营管理工作，组织实施董事会决议。

2、组织实施公司年度经营计划和投资方案，实现年度经营目标。

3、根据市场需求，提出调整经营战略方针、经营计划、投资方案的建议。

4、组织实施年度财务预算方案组织制定公司经营预算方案。

5、拟定公司的基本管理制度。

6、决定公司具体规章制度，组织建立和完善公司的工作程序。

7、按既定模式管理公司，保证公司生产经营管理活动有序进行。

8、建立健全公司质量体系，保证提供符合标准的产品和服务。

9、拟订公司内部管理机构设置方案及人员编制和薪酬方案。

10、提请董事会聘任或解聘公司总监级管理人员，并提出总监级管理人员的奖惩建议。

11、决定公司部门经理级管理人员的聘任或解聘事项。

12、定期提出营业状况和财务状况报告。

13、提出重大项目改造更新建议和预算外开支计划。

14、创建公司企业文化。

15、保证公司经营运作的合法性，保证公司、员工安全及其合法权益不受侵犯。

16、在权限内代表公司对外开展商务活动。

副总裁：主持公司各部门日常工作。对部门员工有工作分配、指挥调度、绩效考核、奖惩建议的权力；审核、审批各部门相关文件、本部门文件报表。

1、对总裁负责，协助总裁抓好全面工作，在总裁不在岗时，代总裁负责公司的全面职责；

2、熟悉和掌握公司情况，及时向总裁反映、提出建议和意见，当好总裁的参谋和助手；

3、具体抓好公司的设计执行、销售计划、统计及各项指标考核等；

4、参与公司重大经营决策，组织制定公司营销发展战略，编制年度营销计划；销售计划安排，实施，及时解决实施中出现的问题；

5、组建一支有朝气、有活力、有战斗力的营销团队，确保全年销售目标的完成；

6、每月按时向总裁汇报营销计划的实施情况，市场变化、具体业务的进展；

7、负责组织对所属部门的营销人员进行聘用、考核、调配、晋升、惩罚、解聘与培训；

8、负责公司整体市场规划、市场调研与销售预测、网络建设、品牌建设，重要客户管理，严格控制销售费用、广告费用预算及销售成本的控制；

9、负责协调销售与财务、教育、行政等部门的相关工作；

10、负责审批公司员工的借款、差旅费等；

11、组织收集市场销售信息、新产品开发信息、客户反馈信息、竞争对手战略分析；

12、组织召开例会、协调各部门工作；组织负责组织、推行、检查和落实市场部各项工作质量与进度；定期和不定期召开各类营销工作会议；

13、企业商业机密受国家法律保护，严守公司商业机密是每一位员工的职责，不得将任何情况向外透露，不得将公司客户资料向同行透露或据为己有，如造成公司损失的将追究相关法律责任；

14、按时完成总裁交办的其他临时性工作。

财务部：全面负责公司财务管理工作，在公司整体经营目标下，对资产的购置(投资)，资本的融通(筹资)和经营中现金流量(营运资金)，以及利润分配的管理等。

1、严格执行公司各项财务管理制度。

2、制定具体的会计核算标准、核算规范制度。

3、开展决算、清算、汇算等会计核算工作。

4、组织编制、审核各类财务报表、附注及财务分析报告，编制、审核公司的会计凭证。

5、牵头组织公司全面预算管理工作，审核各项超预算项目与预算外项目合规与合理性。

6、组织编制年度资金需求计划，拟定年度融资计划及财务费用预算表。

7、建立和维护融资渠道，选择融资方式并制定公司融资方案，降低融资成本。

8、调度公司经营资金，制定和审批年度、月度运营资金使用计划。

9、汇总、编制公司资金收支计划，合理调配资金，定期对资金使用情况进行分析、反馈。编制应收账款明细，督促各项资金的回收。

10、参与建立客户信用体系建设。根据客户的信用等级，按合同条款及客户赊销信用政策，审核、控制经营部的发货。

11、制定存货、固定资产等资产盘点计划，并组织开展年度盘点工作。

12、跟踪在建工程完工进度，及时对竣工工程进行核对并完成相应的固定资产结转。

13、审核存货收发业务单据、报表。审核存货及资产报废。

14、协助外部审计部门、税务部门完成固定资产盘点工作。

15、组织公司税务筹划、税务申报与缴纳工作。配合完成税务局对公司的税务检查。

16、结合公司的实际需要，购买各种支票、收据、有价证券等相关单据。

17、建立、完善部门各类管理规章制度、流程，并严格执行。做好财税方面有关证照的年检，加强财务人员的培训和部门建设。

18、完成公司领导交办的其他工作和协助有关部门完成与本部门相关的职能工作。

市场部：全面负责公司产品的行销活动，下设市场分部。

1、年度市场营销目标计划及预算的拟定、完善与实施。

2、市场部内部管理制度的完善与执行，市场部人员的管理。

3、建立和完善市场信息收集、处理、交流与保密系统。

4、对客户购买心理和行为的调查；以及信用调查与档案资料的收集整理。

5、产品市场潜力调查及市场情况分析；对竞争产品的信息的收集、整理和分析。

6、制定产品企划策略，行销活动的策划及组织。

7、公司和品牌知名度的建立与提升。

8、制定及实施市场推广活动和公关活动。

9、市场工作的监察与评估。

10、负责与其他部门单位的协调工作。

教育部：全面负责公司教育培训工作，结合公司产品特性制定并实施培训教育计划。

1、以公司改革要求为目标，致力于企业教育标准化，便于教育部工作的更系统化的执行，主要工作建立培训体系，包括培训课程库、培训讲师选拔与管理、培训考核评估实施等。

2、围绕公司人才需求标准，与人力资源部共同打造员工晋级通道并配合各层级专业技能培训，设计训练模式，激发员工的潜能。

3、高度配合或参与公司与对内对外各项培训以及全年/季/月培训。

4、根据公司现行经营管理需求，及时更新相关课程，将内外部培训与公司发展保持同步与一致。

5、以培训体系为标准，培养并选拔内部讲师，建立讲师库、教材库、人员培训档案库，逐渐搭建与充实内部教育梯队建设。

6、依照公司为客户提供的服务要求及客户的需求，拟定年度客户培训方案并设计课题及教材。

7、配合市场部召开各类型招商会、培训会等外部工作。

8、记录各项培训及活动展开的工作重点，并做好记录存档。

9、根据培训大环境的发展，积极学习新的方式方法，提升培训部讲师素质，担任部分公共课程及培训课程的主讲。

行政部：公司行政职能部门，全面负责公司人力资源、办公室管理以及后勤保障。

1、负责公司人力资源管理方针、政策和公司组织系统架构、部门职责、岗位职责、人员编制的制定、推行、改善和修订。

2、制定、推行与修订人事、行政、办公管理规章制度。

3、办理员工招聘、录用、薪资、保险、迁调、考勤、考绩、奖惩、离职、人事档案等业务事项。

4、调查、处理各种工作失职、违规违纪案件和劳务纠纷。

5、制定人力资源招聘调配、培训开发计划并组织实施。

6、组织督助各部门各种工作计划、工作流程、规章制度的编制并负责监督实施。

7、综合处理公司各种文件资料、传真和管理公司印信、文印。

8、负责制定公司文件资料、办公事务、办公用具、机要保密制度、印章印信、出差、提

案等管理制度并执行。

9、文件控制：包括文件的打印、复印制作，审核、校对、编号、传送、催办、整理归档；借出、追收手续的办理、过期文件的收回、作废、销毁及暂留的确认等。

10、办公用品采购与管理。

11、接待：负责会议准备、布置、招待等。

12、后勤管理：车辆、就餐、保洁与安保等。

13、档案管理：负责各公司年度档案体系的规划、建立、维护。

14、文化娱乐：负责文体宣传工作，组织筹办员工娱乐联欢活动。

15、证明办理：公司各类证照的办公与管理。

16、完成领导交办的其它工作。

客服：客户服务部门是公司联系客户的纽带。维护客户资源，防止客户流失，提供优质的产品后继服务。既要在客户中积极推广公司的宗旨、服务、理念、产品，又要汲取协调客户的建议、需求、投诉等，使双方在合作中互利互惠、协调发展、和谐共赢。

1、及时与客户进行沟通，与客户建立良好关系，急客户之所急、想客户之所想。

2、维护客户资源，防止客户流失。

3、为客户提供产品后继服务。

4、了解客户市场需求，为其他部门提供反馈信息，以便改进服务。

5、利用客户资源优势，积极开发新客户。

6、向客户推广新产品、新项目。

7、了解客户的建议、投诉、需求等，并协调跟进处理。

8、为客户提供其他可能性服务。

行政事务管理制度

第一章

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。

第二条本制度所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

第二章档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知、资产管理等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理

要指定专人负责，明确责任，做好分类管理方便查阅；要保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取：

1、总裁、副总裁、部门经理借阅非密级档案，可通过行政部档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总裁批准，并办理借阅手续；

3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档案必须由行政部经理批准方可摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第三章印鉴管理

第七条公司印鉴由总裁办主任负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由总裁批准许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造

成的后果由直接责任人员负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总裁签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第四章公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由行政部负责。

第十三条各部室打印的公文或文件须经本部门负责人签字确认，交由行政部办公室统一打印；其他自备资料可由各部室负责人指定本部人员完成。

第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交行政部办公室留底存档。第五章办公用品的管理

第十五条办公用品的购发：

1、每月月底前，各部、室负责人将本部所需要的办公用品制定计划提交行政部办公室；

2、办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经总裁审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室；各部室填写好单据由负责人签字领回；

3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经分管副总裁批准方可领用；物品原则上实行以旧（损）换新制；

4、公司新聘工作人员的办公用品，行政部根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、保管得当；

6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

7、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条办公电脑耗材的购发：

针对于办公电脑的耗材，由行政部根据各部、室的实际工作需要，按规定统一采购，并由系统管理员负责维护。

第六章库房管理

第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司行政经理批准后方可出库。

第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总裁或副总裁批准，办理外借手续。

第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

第七章报刊及邮发管理

第二十四条行政部报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有

第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经行政部办公室批准。

第八章附则

第二十七条公司行政部负责为各部室邮发信件、邮件。

1、私人信件，一律实行自费，交行政部代寄或自己送寄。

2、所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

3、控制各类凡因公快递，须经各部室经理批准，行政部登记后方可寄发。

第二十八条本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交行政部研究并提请总裁批复。

第二十九条本制度解释权归行政办公室。

第三十条本制度自签发之日起生效，解释权归行政办公室。

员工基本守则

第一章总则

第一条为加强管理，完善各种管理制度，树立良好的企业形象，规范公司员工的行为，保障各部门的正常秩序，制定本守则。

第二条本守则适用于公司全体员工（含临时聘用人员）。

第二章员工基本职责

第三条遵守公司制定的各项规章制度，爱岗敬业；遵守本岗位所属部门的各项管理规程和细则。

第四条遵循公司利益第一的原则，自觉维护公司利益，不做有损公司利益的事。

第五条严格按公司管理模式运作，确保工作流程和工作程序的顺畅高效。

第六条必须服从上级领导的工作安排，严格执行公司制度，做好本岗位服务工作。

第七条按岗位职责要求按时、按质、按量完成各项工作和任务，并接受监督检查。

第八条对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗；对外应礼貌待客，宣传公司形象，并保守业务或岗位上的机密。

第九条对规章制度、工作流程中不合理之处及时提出并报直接上级，确保工作与运营的高效。

第十条努力提高自身素质和技术业务水平，积极参加培训、考核。

第十一条根据自己岗位变化提出自身培训计划报直接上级，提高自身岗位工作能力。

第十二条员工有根据自身岗位实际情况提出合理化建议的义务。

第三章员工行为准则

第十五条员工职业形象

1、为展现员工的精神面貌和体现公司的整体形象，公司统一配发工作服；上班时间必须着工作服。

2、公司市场人员（或其他员工）出外公办，应该注意自己的衣着和仪表。

3、男职员头发宜常修剪，并应经常剃胡须；女职员宜保持淡雅轻妆，禁止浓妆艳抹。

4、上班时应佩带工作证牌。

第十六条员工行为规范：

1、忠于职守，不做有损公司的事，时刻维护公司的利益，树立公司的良好形象。

2、按时上下班，不迟到、早退。

3、工作场所讲普通话，不得大声喧哗，不影响他人办公。

4、进入他人办公室前，必须先敲门，得到允许方可进入；行政部和财务部为公司重要职能部门，如无特殊原因不得长时间停留。

5、为了增进团队协作精神，上下级之间，同事之间可直呼姓名，或“姓+职位称呼”，对外介绍上级时，应正式和礼貌，清称呼“上级姓名+职位称呼”。

6、早晨上班，与同事第一次相见应主动招呼“您早”或“您好”，下班互道“再见”等用语。

7、待人接物态度谦和、诚恳友善。对来宾和客户委托办理事项应力求做到机敏处理，不得草率敷衍或任其搁置不办。

8、为了大家的健康，请勿吸烟；总裁办公室，副总裁办公室等单独办公室以及接待（洽谈）室视为吸烟区，其他公共办公区域内禁止吸烟。

9、工作时间就餐禁止饮酒，以免影响下午的正常工作，商务或接待除外。

10、为了创造舒适的办公环境，应随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生，随时以6S标准（整理-Seiri、整顿-Seiton、清扫-Seiso、清洁-Seikeetsu、素养-Shitsuke、安全-Safe）要求自己；洗手间应做到及时冲洗。

11、爱惜使用并妥善保管办公用品、设备；桌面物品摆放整齐有序；下班必须将所有文稿放置妥当，以防止遗失、泄密；

12、档案和业务资料属公司商业机密，严禁随意带出公司或带回住所。

13、不得阅读与工作无关的报刊、杂志或书籍。

14、为了公司的安全和规范，不得将亲友或无关人员带入办公场所。

15、为了保持公司电话线路的畅通，接听电话请不要超达3分钟；严禁公话私用。

17、为了保证办公设备的正常工作，未经行政部允许不准打印、复印个人资料。

18、下班后离开办公室时，请自觉关闭自己的计算机等设备电源，以减少没有必要的消耗和防止资料的泄密，同时员工在未经允许的情况下不要私自使用其他部门的电脑。

第十七条员工工作规范：

1、工作时间内，未经批准不得擅自离岗，不得工作外的随意串岗；

2、严禁工作时间内处理自己的事务，不得利用职权图利他人或自身。

3、禁止工作时间玩手机、打游戏、看电影以及电话聊天等与工作无关事宜。

4、工作时间不浏览与工作无关的网站，阅读与工作无关的报刊杂志等。

5、自觉维护办公区域的工作环境，不得在工作时间大声喧哗打闹。

6、工作时间内不得就餐、吃零食等，公司统一安排除外。

7、不得私自拆开办公机器设备，如果机器有问题，及时通知行政部，杜绝擅自拆开修理。

8、为保证计算机资料的安全，除公司网管人员外，他人不得在计算机中安装电脑游戏及其他软件。

9、违反以上规范的，视情节严重情况将通报并处罚50-200元。

第十八条奖惩规定及奖罚标准

具体奖惩规定和奖罚标准另行规定实施。

第四章附则

第十九条本制度自签发之日起生效，解释权归行政办公室。

人事管理制度

第一章总则

第一条为规范公司人事作业程序，促进公司人事管理制度化、正轨化，提高人事管理效率，特制订本管理制度。

第二条公司人力资源管理理念。

1、在公司的所有资源中，人是最宝贵的资源；高附加价值的员工，是公司的重要资产。

2、“能者上，平者让，庸者下”、“能力高于学历”是公司坚持不懈的用人原则。

3、对于中高层管理人员的绩效评价观：无功就是过。

4、公司倡导“人本管理”，理解员工、关心员工、爱护员工，充分尊重每位员工的意见；但是“以人为本”必须建立在科学的管理制度基础之上。

5、我们倡导“学习的精神”，公司会制订详细的培训计划提升每一位员工的素质，同时鼓励所有员工进行继续教育。

第三条本制度适用于公司各级员工(含编制内任用人员和其他定期约聘人员)；除适用本制度规定外，另外相关的权利、义务，以约聘文件为准。

第二章招聘、培训与任用

第四条招聘：公司招募人员实行平等竞争、公开招聘、择优录取的方式，公司各部门根据公司的发展规划和部门的工作计划，确定人员需求；外聘人员时，由部门负责人根据《职务说明书》填写《人员需求申请表》，并向公司人事部门提出申请，人事部门经汇总，依据审批权限，上报总裁或主管副总经批准后，安排时间进行统一招聘。

第五条人员任用原则：公司各级员工之任用以品德、能力、学识、经验、思想、体格，适合于所任职位为原则，有下列情形之一者，一律不予聘用：

1、曾在公司（含关系企业）被辞退或未经批准而擅自离职者。

2、通缉有案尚未撤销或判刑在案者。

3、患有精神病、传染病或其他重大疾病者。

4、体格检查不合格者。

5、未满十六岁者。

6、未能缴验本人有效正式身份证明者。

7、吸食毒品或其他代用品尚未戒除者。

8、品性顽劣，经其他公司、机构解聘者。