商务流程制度

商务流程制度

发货管理流程：

商务管理制度：

一．客户管理

1、收集客户（代理商）详细信息：公司名称、地址、开票信息、项目负责人、商务专员、联系方式；

2、收集客户（代理商）资质文件：《企业法人营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》、《开户许可证》、《食品流通许可证》、《公司章程》、加盖工商公章的基本信息等，所有资质文件必须真实有效；

3、建立合理的管理方案：以表格与文件夹、档案盒相结合的方式，以客户（代理商）为单位进行独立存档管理，做到便于后期工作及档案查找。

二．合同管理

1、订单：代理商按照《代理商购销订单》范本填写购销合同，加盖企业公章后传真至公司销售部，由商务助理进行审核；

商务助理制作发货审批单 产生订单 大区经理 审核签字 销售经理审核签字 财务对账签字 总经理审核签字 通知仓储发货 跟踪物流 确认对方收货验货 资料数据 归类存档

2、合同审核：购销订单是否逐项规范填写、内容（产品名称、价格等）是否正确、是否已加盖企业公章或公章是否清晰（30分钟内完成）；

3、财务对账：商务助理审核通过后，与财务确认订单货款是否到账、金额是否正确，无误后财务签字确认（30分钟内完成）；

4、仓储发货：（半个工作日内完成确认工作）

a.必须是款到发货，必须有财务签字方可发货；

b.按照订单明细确认仓库是否有货，有货则按照订单发货，无货则尽快备货，并及时确认备货进度，确保能够在购销订单规定的时间内发货；

5、物流跟踪：实时进行物流跟踪并通知客户（代理商）商务专员及时提货，防止货物丢失或被误领；

6、确认客户（代理商）收货验货：确认客户是否收货、验货，若未收货及时联系物流及相关人员解决；若已收货，确认对方验货，如有问题及时反馈、协助解决；

7、开具发票：及时向财务申请为已付款客户开具发票，将开票信息录入到相应台账和明细表中，再妥善安排寄出；

8、资料归类存档：按照区域、以客户（代理商）为单位，分别将电子版、纸质版独立存档；

三．台账、报表管理

1、销售台账：产生新订单之后立即录入到销售台账中，各项信息必须填写完整、正确；

2、代理商及终端信息统计表：分别按照要求认真填写代理商信息统计表和终端信息统计表，务必将各项信息完善；

3、回款明细表：收到客户（代理商）来款，及时录入到回款明细表中，并与财务确认金额是否一致，再将回款信息告知相关区域经理；及时将发票信息汇总到开票明细表中，一定要注明金额、发票编号，便于后期查找；

4、周报表：每周最后一个工作日下班前将本周内所有合同、终端、发货、到款、开票的各类情况汇总并提交给大区经理和销售总监。

四．团队合作

1、销售部：积极配合各区域经理处理内部各项事宜、协助完成销售业务，及时

有效地传达客户信息和公司内部通知等；

2、财务部：

a.不定时向财务部询问到款情况；

b.定期（每周或每月）与财务部进行账目核对。

3、仓储部：

a.定期了解仓储库存情况；

b.根据订单明细及时通知仓储备货，确保能准时发货。

4、其他部门：若其他同事有工作需要配合，务必积极参与并完成。

五．保密制度

1、严禁向外界透露有关公司、客户（代理商）、终端以及公司产品相关的任何信息；

六．其他

1、积极协助商务活动安排与执行；

2、客人到访及时做好接洽工作，并向上级领导报备；

积极配合上级领导或公司其他领导临时交办的工作。