XS-5-档案管理办法
档案管理办法(精品)
档案管理办法1总则1.1为加强档案管理工作，有效保护和利用档案，更好地服务于公司经营管理工作，特制定本管理办法。
1.2档案是公司在生产经营活动中直接形成的对公司有保存价值的各种文件、证照、图纸、声像等不同形式的历史记录。
1.3档案是反映本公司生产经营活动的真实记录，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，各单位和个人都有保护档案的义务。
1.4档案工作必须坚持统一管理和分级负责的原则。
本制度适用于集团总部及下属公司，下属公司可结合自身实际制订具体的实施细则。
2管理责任2.1公司各级单位领导应当重视档案管理工作，遵守本规定并加强对本单位档案管理工作的领导和检查。
集团行政管理中心和下属公司行政管理部门是档案的管理部门。
集团行政管理中心负责集团档案的统一管理工作，并负责对集团各单位档案管理工作的指导、检查和监督；各单位对本单位的档案工作进行具体管理。
2.2集团行政管理中心负责制订档案管理的制度和标准，具体负责集团总部的档案管理工作，并对下属单位的档案管理工作进行指导和检查；各单位负责本单位的档案管理工作。
2.3集团总部及下属公司设立档案室，并配置具备专业知识的专兼职档案管理人员，负责接收、收集、整理、保管和提供利用。
2.4集团行政管理中心应对总部生成的档案进行集中管理，对下属公司的档案目录和重要档案进行备案管理；各单位负责对所属部门和项目的档案进行集中管理，定期向集团行政管理中心报送档案目录和重要档案，对重要档案和常用档案进行复印留底。
3档案管理的范围3.1公司档案指由行政管理中心纳入档案室管理的各类文件资料，其归档范围是企业在筹备成立、征地拆迁、立项报建、施工建设、策划销售、物业管理及产权变动过程中形成的、具有保存价值的文件材料，具体包括 7 大类别：1）企管政务类档案：包括公文文档文件、公司立项文件、证照文件、金融资产文件。
2）经济合同类档案：指在公司生产经营中所产生的各类合同，包括合作投资类、征地拆迁类、勘测监理类、设计顾问类、建设承包类、配套建设类、建材设备类、设备维修类、资产采购类、借贷融资类、物业管理类、宣传制作类、教育培训类、网络信息类、评估业务类、销售按揭类等合同。
档案管理办法(10页)
档案管理办法（第一次修改）1 范围本标准适用于上海申能物业管理有限公司的档案管理工作，各投资企业的档案管理可参照执行。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《档案室工作手册》1988年5月上海市档案局编《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，按照1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》修正）《中华人民共和国档案法实施办法》1999年6月7日国家档案局第5号令《企业档案管理规定》2002年7月22日国家档案局、经贸委、计划委员会联合颁发3 术语档案，是指一个单位在各项活动中形成的，具有保留价值的各类文字、图表、声像、实物等不同形状和载体的材料，真实反映历史记录的全数资料和总和。
档案载体，是指档案除大体的纸张之外，还包括照片，录音和录像磁带、反映各类图文数据的磁盘、光盘、和金属、塑料等各类材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等以备往后查考的实物。
4 管理要求公司档案是本公司和国家的宝贵财富，应全数归档。
任何个人和部门不该擅自保管、对外交流。
公司档案工作纳入经济责任制的考核范围，对公司各部门进行考核，并纳入公司各类人员职责范围当中，以保证档案材料的完整、准确、系统、安全和开发利用。
公司全部员工都应遵守国家和上级有关档案工作的法规，执行公司各项档案管理制度。
5 档案管理体制公司档案实行集中管理，分类保管的办法。
公司档案工作由档案中心统一归口管理，设立总室与分室分类保管档案，并负责对各部门、各管理处的档案工作进行指导、监督、检查，考核。
公司档案设党群工作、行政管理、经营管理、批租项目、房产物业、科学研究、大体建设、设备仪器、会计档案、人事档案等十大类。
档案管理办法(10页)
档案管理办法（10页）档案管理办法（第一次修改）1 范围本标准适用于上海申能物业管理有限公司的档案管理工作，各投资企业的档案管理可参照执行。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《档案室工作手册》1988年5月上海市档案局编《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二次会议《关于修改的决定》修正）《中华人民共和国档案法实施办法》1999年6月7日国家档案局第5号令《企业档案管理规定》2002年7月22日国家档案局.经贸委.计划委员会联合颁发3 术语3.1 档案，是指一个单位在各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字.图表.声像.实物等不同形状和载体的材料，真实反映历史记录的全部资料和总和。
3.2 档案载体，是指档案除了基本的纸张以外，还包括照片，录音和录像磁带.反映各种图文数据的磁盘.光盘.以及金属.塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等以备日后查考的实物。
4 管理要求4.1 公司档案是本公司和国家的宝贵财富，应全部归档。
任何个人和部门不应擅自保管.对外交流。
4.2 公司档案工作纳入经济责任制的考核范围，对公司各部门进行考核，并纳入公司各类人员职责范围之中，以保证档案材料的完整.准确.系统.安全和开发利用。
4.3 公司全体员工都应遵守国家和上级有关档案工作的法规，执行公司各项档案管理制度。
5 档案管理体制5.1 公司档案实行集中管理，分类保管的办法。
5.2 公司档案工作由档案中心统一归口管理，设立总室与分室分类保管档案，并负责对各部门.各管理处的档案工作进行指导.监督.检查，考核。
5.3 公司档案设党群工作.行政管理.经营管理.批租项目.房产物业.科学研究.基本建设.设备仪器.会计档案.人事档案等大类。
档案管理办法
档案管理办法共享知识分享快乐盛年不重来，一日难再晨。
及时宜自勉，岁月不待人。
档案管理办法目录第一章总则第二章归档第一节归档范围与保管期限第二节归档时间及程序第三章档案整理第四章保管利用第一节保管第二节利用第五章销毁第六章其他第七章附则卑微如蝼蚁、坚强似大象共享知识分享快乐第一章总则第一条为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案，保障企业安全规范高效运行，制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。
第三条档案载体方式分为纸质和特殊载体方式。
特殊载体方式包括磁带、磁盘、光盘、照片、什物等。
第四条公司档案按照管理职能，结合档案内容及其形成特点，分为出产经营类、技术类、产物类、行政管理类、基本扶植类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。
第五条公司档案实行会合同一管理。
（一）秘书处为档案事情管理部门，内设文印档案管理科，负责管理集团公司和部属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案事情实施督导。
（二）人力资源处负责管理员工档案。
（三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年，2年后移交秘书处文印档案管理科管理；部属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他经常使用档案。
第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员，其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员（财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任）。
卑微如蝼蚁、坚强似大象共享知识分享快乐（一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。
（二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交事情。
（三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处两重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与事情督导等。
第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。
档案管理办法范本
档案管理办法范本档案管理办法范本之相关制度和职责，第一章总则第1条为加强公司档案管理,保证档案管理的有效性、规范性,理顺工作程序,明确工作职责,使档案工作更好地为企业经营管理服务,特制订本办法。
第2条本办法适用于集团总部及区域公司...第一章总则第1条为加强公司档案管理,保证档案管理的有效性、规范性,理顺工作程序,明确工作职责,使档案工作更好地为企业经营管理服务,特制订本办法。
第2条本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作,财务档案管理须参照财务有关制度实行。
第3条本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。
包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分,应根据其自身特点妥善管理,统一归档。
公司全体员工有保护档案的义务。
第4条主要职责。
1.集团行政管理中心:负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作;负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。
2.集团各中心:负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作;指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。
3.区域公司:负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作;接受集团行政管理中心的统一指导与监督,并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。
第二章管理体制第5条公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则,进行网络化管理,即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档;区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。
第6条集团行政管理中心设立档案室,负责公司档案的集中统一管理,并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。
第7条每个中心/区域公司指定专人(兼职)负责本中心/区域公司的资料的收集和整理,档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人,第二责任人为中心/区域公司负责人。
《档案管理实施办法》
《档案管理实施办法》档案管理实施办法第一章总则第一条目的和依据（一）为了规范组织机构的档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全，并提高档案利用效率，制定本办法。
（二）本办法依据《档案法》及其他相关法律法规的规定制定。
第二条适用范围本办法适用于本单位（以下简称“本单位”）的档案管理工作。
第二章档案管理组织和领导第三条档案管理机构（一）本单位应设立档案管理机构，具体设置由本单位主管部门确定。
（二）档案管理机构应当负责本单位档案的全面管理工作。
第四条档案管理领导责任制（一）本单位主要负责人对档案管理工作负总责，并为档案管理工作定期开展检查。
（二）各级领导干部应当认真贯彻落实档案法律法规和本办法的规定，加强对档案工作的领导。
第三章档案管理基本工作第五条档案收集、整理和编目（一）本单位应按照档案安全管理的原则，及时收集和整理本单位所有产生的档案，编制相应的档案编目。
（二）档案的收集、整理工作应注重档案保护和归档规范。
第六条档案存储和保管（一）本单位应建立合适的档案存储设施，保障档案的安全、完整、无损地保存。
（二）档案存储设施的使用应符合国家有关规定，并进行定期的检查和维护。
第七条档案利用和服务（一）本单位应建立档案利用和服务制度，提供必要的档案查询和复制服务。
（二）档案利用和服务应确保档案安全，保护用户的合法权益。
第四章监督检查和责任追究第八条监督检查（一）本单位应建立档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行监督检查。
（二）监督检查应包括档案的安全性、完整性和利用情况等方面。
第九条责任追究（一）对于违反档案管理法律法规和本办法规定的行为，应当依法追究责任。
（二）责任追究应当严格按照相关规定进行，确保档案管理工作的规范和有序进行。
第五章附则第十条本办法由本单位档案管理机构负责解释。
第十一条本办法自发布之日起施行。
第十二条本办法解释权归本单位所有。
档案管理规定
档案管理规定前言档案是一个单位或个人的历史和发展的见证，是重要的文化遗产。
合理的档案管理有助于保护和利用档案资源，促进国家、社会和经济的发展。
因此，制定档案管理规定是非常必要的。
一、档案管理的目的1.保护和利用档案资源。
2.促进国家、社会和经济的发展。
3.提高档案管理的质量和效率。
二、档案管理的范围1.涉及国家机关、党政机关、企事业单位、社会组织、个人等的档案管理工作。
2.涉及的档案种类包括纸质档案、电子档案、影像档案等。
三、档案管理的原则1.法定性原则：档案管理必须依法依规进行。
2.全面性原则：档案管理应包括所有的档案类型。
3.统一性原则：档案管理应实现统一管理。
4.公开性原则：档案管理应对公众开放。
5.保密性原则：档案管理应保密涉及国家安全和个人隐私的机密或秘密资料。
四、档案管理的职责1.国家机关、党政机关应当保护和管理所属档案资源。
2.企事业单位、社会组织应当建立档案管理制度和档案管理部门。
3.个人应当妥善保管自己的档案资料。
五、档案管理的责任1.档案机构应当负责档案管理及档案工作的评估.2.档案管理人员应当依法依规地管理档案工作。
3.档案管理部门应当建立完善的档案管理系统、档案查阅流程和档案监督体系。
4.各级档案管理部门应当定期开展档案工作会议。
六、档案管理的标准1.档案文献应当完整明确，准确无误。
2.档案保管应当安全可靠，防火防水防盗防虫。
3.档案管理应当注重档案鉴定和保护，避免丢失和损坏。
七、档案管理的流程1.档案采集：档案机构应当及时采集有关的档案文献资料。
2.档案鉴定：档案鉴定工作应当认真细致，确保档案的真实性和完整性。
3.档案保管：档案保管应当科学合理、安全可靠。
4.档案利用：档案利用应当方便快捷、开放公正。
八、档案管理的监督1.全国人民代表大会、国务院应当对档案工作进行监督。
2.监察部门应当配合国家机关、党政机关对档案管理工作进行监督。
3.审计部门应当对档案管理工作进行审计。
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《档案管理办法》
第一节 总 则
第1条 为规范项目部档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案
在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，
结合项目实际情况，特制订本办法。
第2条 本办法适用于项目部生产经营过程中发生的工程发承包、行
政、人事、后勤、物设保障、征迁协调、工程问题往复等具有保存价值的
纸质、电子类文件资料。工程技术类专业资料由工程部、试验室等部门的
内业人员自行建档保管。
第二节 管理体制和职责
第3条 项目部设档案员，档案员不在岗时，由综合办收发员暂代。
第4条 档案员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备
和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、
移交时间等信息。其具体职责包括：（1）负责项目部档案的收集、整理、
分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等。（2）负责项目部成立、机构重组、
对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进。（3）负责档案管理的各
项规章制度和业务标准的制订。（4）负责档案提供利用服务。（5）严格执
行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三节 文件材料的形成和归档
第5条 档案按照记述内容的不同，划分为经济合同、业务单位往
复文函、工程技术、物设管理、征拆协调、综合事务、行政事务、人力资
源等类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格
档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第6条 归档时间和归档程序
（一）项目部产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由综合办负责
人审定后须随时归档。
（二）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由档案员归档。
（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。
（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第7条 归档要求
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（一）归档的文件、资料必须完整。
（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准
确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联
系。
（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文
件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。
（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加
归档份数。
第8条 每一卷归档文件须附一份卷内目录（附件1）备查。
第四节 档案的利用
第9条 档案员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的
档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。
第五节 档案保管期限的划分及鉴定
第10条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10
年以上，短期为3－5年。具体的归档范围及保管期限按照国家档案局2012
年12月17日印发的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》办理。
第11条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。
第12条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期
保存。
第13条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第六节 档案保密规定
第14条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密
坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
第15条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
第16条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案
证明的，要认真核对摘抄内容。
第17条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防
失密或丢失。
第18条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。
第19条 档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把
借阅的档案资料入库。
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第20条 发现档案丢失，损坏要及时报告。
第七节 档案查阅、借阅规定
第21条 借阅档案加强保密工作，确保公司机密不外泄，档案借阅期
间的保密与安全事宜由借阅人负责。
第22条 因工作需要查阅档案资料时，须经综合办负责人同意后方可。
第23条 档案资料一般情况下仅公司或项目部内部人员查阅使用。如
外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经
项目部经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查
阅。
第24条 复印机密档案资料由综合办负责人同意后方可复印。
第25条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需
填写《档案使用登记表》（附件2），写明用意，经项目部经理签字同意后
方可外借。
第26条 借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手
续，到期未还者，档案员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，
要予以通报批评或追究其相关责任。
第27条 借阅档案的人员， 要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意
转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要
追究借阅人的责任。
第28条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时
追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报项目部领导，如系人为造成，项目
部将追究有关人员的责任。
第29条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对
档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填
写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、
缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
第八节 档案室管理规定
第30条 档案室、档案设施设备实行专人管理，非管理人员未经许可
不得入内。各级别受控文件使用人做好存档工作，明文的涉及公司、项目
商业秘密的文件，不得擅自借阅、因工作的复印文件同类对待，复印的废
品及时销毁类容列入。
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第31条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。
第32条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻
拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。
第33条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、
防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。
第34条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。
第35条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室
时，要注意关闭电源、关锁门窗。
第36条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后，及
时放回原处。
第37条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，
为改善管理积累资料。
第九节 档案销毁规定
第38条 按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无
保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
第39条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附件3），经项目部经
理批准后进行销毁。
第40条 严禁将销毁档案转做其它用途。档案销毁清册需归档，并长
期保存。
5
附件1
卷 内 目 录
序
号
文件编号 责任者 题 名 日期 页码 备注
6
附件2
档案使用登记表
日 期 档案名称 使用期限 使用人签字 审 批 归还记录 档案员签字
7
附件3
《档案销毁审批表》
件号 归档日期 档案名称 份数 销毁原因 备 注
经办人 监督人 拟销毁 时间
综合办负责人意见
签字： 年 月 日
项目经理审批意见
签字： 年 月 日
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