文件编写制度规范

文件编写规范

目录

1.目的 (2)

2.适用范围 (2)

3.职责 (2)

4. 工作内容 (2)

5. 附件 (5)

文件编写规范

1.目的

为了规范公司各类文件的编写，以求文件的格式和风格的统一，特制定本制度。

2.适用范围

本规范适用于公司各管理文件、流程文件。

3.职责

3.1公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由行政统一编号，总经理批准后，分发执行；

3.2公司文件由行政负责编写汇总。

3.3 各部门编写文件时应按本规范要求执行。

4.工作内容

4.1文件的编写格式：

4.1.2 文件编写条目按以下格式:

1.（第一层）

1.1（第二层）

1.1.1（第三层）

1.1.1.1 （第四层）

(如此类推，最多不超过4层)

4.1.3 文件的页次格式为:页面底端居中标明页码。

4.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4；B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)

4.1.5文件的字体

4.1.

5.1文件大标题----黑体小二加粗

4.1.

5.2文件第一层标题----宋体小三加粗

4.1.

5.3文件内容----宋体四号

4.1.

5.4流程表框内----宋体小四号

4.1.6文档行距：文档自设行距20磅--22磅，可根据内容进行调整。

4.1.7文档页面设置：

上 2.5cm，下 2cm

左 3cm ，右 2cm

4.1.8 文件中须包含以下内容：

1目的：介绍编制此文件的作用和意义。

2适用范围：介绍文件适用的范围，如：按使用的场所（组织别）、产品、职能等进行界定。

3职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。

4定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或较难理解的则需要解释。没有时可不写此项。

5内容：文件的主体部分，可用条文叙述的方式，也可用流程图的方式。

6附件、相关文件及表单：

6.1附件：本属于文件的组成部分，但为了突出其内容或保证其独立

性、完整性才附在正文之后，与正文一起编页次。没有时则删除此

条款。

6.2相关文件：与此文件一起相互配合或相互引用、参照的文件。没

有时写“（无）”

6.3相关表单：文件使用过程中产生的记录表单。没有时则删除此

条款。

4.2文件的编号：文件由行政部负责统一编码，以保证能够正确识别文件的编码、版本号、修订状态等。

管理文件简称G、流程/程序文件简称L、技术类文件简称J。

4.2.1公司所有管理文件均按以下规则分类编号：

□□□□

文件顺序号

文件类别

年份

文件类别名拼音字母说明举例：

质量安全管理制度Q、人事及行政管理制度R、物资管理制度W、安全管理制度A、资料文件管理制度Z、环境卫生管理制度H、设备管理制度S、仪器管理制度Y、销售管理制度X、市场管理制度M、岗位说明书G、财务管理制度C等。

4.2.2公司所有流程文件均按以下规则分类编号：

□□□□□

文件顺序号

文件类别

年份

流程类别名拼音字母说明举例：

质量安全管理流程Q、人事及行政管理流程R、物资管理流程W、安全管理流程A、资料管理流程Z、环境卫生管理流程H、设备管理流程S、仪器管理流程Y、销售管理流程X、市场管理流程M、财务管理流程C等。

4.3封面和目录设计

文件的内容较多时（多余5页）设计封面和目录，封面内容由版本号、编号、文件名称、起草人、审核人、审批人、发布单位及实施日期构成。具体见附件1。对于内容不超过5页的不设置封面，文件头设置版本号、编号，文件结束后的最下端设置起草人、审核人、审批人、发布单位及实施日期。具体见附件2。

目录：只标注第一层的页码数。

4.4文件的编制、审核、批准

4.4.1文件由业务归口部门编制，附文件传阅单发至各部门传阅，业务归口部门将传阅的意见对文件进行修正。修正后的文件由业务归口部门经理审核（三个工作日内完成）。此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突。

4.4.2 文件由业务归口部门审核后，必须由行政部进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核（两个工作日内完成），如需修改，由文件编制部门负责进行修改直至符合要求。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交总经理批准。

4.5文件的更改

文件在使用过程中，如有相关部门发现不适之处或其它因素需进行修订时，向原编制部门提出，由编制部门填写《文件更改审批单》，注明更改的原因和内容，报总经理审批。审批后的《文件更改审批单》交行政部备案。审批单与原文件整理归档。

5.附件

5.1封面模板

5.2文件模板

5.3文件传阅单

5.4文件变更、增加审批表