合同管理制度(完整版)20200330修改

合同管理制度

第一章总则

第一条为了进一步加强合同管理，提高经济效益，减少和避免合同纠纷，防范重大风险，根据国家有关法律法规，并结合实际，制定本办法。

第二条本办法所称合同包括设备采购合同、设备维修合同、建设工程合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、运输合同、技术合同、委托合同，以及劳动合同、质量赔偿协议、安全生产协议、物资采购合同、销售商品合同等。

第三条本办法所称合同管理是指合同承办、送审、订立、履行、变更、解除或终止、纠纷处理、监督考核、责任追究、报备以及归档等一系列管理工作。

第二章职责

第四条财务部负责所有合同的归档管理，拟订合同管理制度并组织实施，审签合同的订立，监督合同履行等工作。各部门主管领导对本部门合同的订立、变更、解除负主体责任。

第五条人事部负责劳动合同管理，拟订劳动合同范本并推行执行等工作。

第六条财务部负责借款、贷款等融资合同的签订审核管理，采购部负责采购物资、固定资产合同的管理，销售部门负责

商品销售合同的签订管理，职能部门应以法律法规及相关规定为依据，负责从专业角度对资产类及项目类合同进行专业管理。

第七条合同承办部门负责对合同对方当事人资信状况、履约能力的尽责调查和合同文本的拟定，以及合同纠纷的处理；牵头负责合同的要约、谈判、送审、订立、履行、变更、解除或终止、报备、归档等工作。

第三章合同编码原则

第八条各部门的代码以英文名称的缩略语表示，对于两个英文单词以上的部门名称则以前两个英文单词的第一个字母表示，对于只有一个英文单词的部门名称则以该单词的前两个字母表示。

第九条各部门代码表

GM——总经理办公室

HR——人事行政部

RD——研发部

SA——销售部

FD——财务部

PU——采购部

PR——生产部

DQ——品控部

QA——品保部

ED——工程部

PD——计划部

MD——市场部

第十条各类合同代码表

A——采购合同

B——销售合同

C——租赁合同

D——贷款合同

E——借款合同

F——劳动合同

第十一条合同编号编码方法

□□ /□-□□□□□□□

ⅠⅡⅢ

11.1 Ⅰ码：本公司各部门代码。

11.2 Ⅱ码：各类合同代码。

11.3 Ⅲ码：年份+流水号，例如以“2020”代表年份，以三位阿拉伯数字表示从“001”开始。

例：HR /F-2020001 人事行政部2020年第一份劳动合同

第四章管理权限及流程

第十二条合同订立实行会签审批制度。根据管理权限获得审批的合同有关事项，各部门应严格按照管理流程对合同进行会签审批。

第十三条所有合同须以单位名义签订（不得以部门名义签订合同），并按照合同法管理规定一律加盖法人单位公章或法人单位合同专用章（不得使用内部机构章或财务专用章）。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。严禁在合同空白文本上盖章。

第十四条对公司涉及重大影响的合同，承办部门牵头组成谈判小组，具体负责合同谈判工作。重要合同谈判小组应由技术、业务、财务、法律等相关人员组成，原则上不得少于3人。

第十五条凡以下合同须召开公司高层办公会审议通过后报送总经理会签审批：

（一）借款合同。

（二）担保合同。

（三）合资合作合同。

（四）资本变动合同。

（五）对外投资、赠予、赞助合同。

（六）设立新实体合同。

（七）融资租赁合同。

（八）其他应由总经理会签审批的合同。

第十六条聘用人员任职财务、销售及部门负责人（含）以上职务等重要岗位的劳动合同文本，须报送人事行政部审核通过后，总经理审批。

第十七条合同应由主管领导或由主管领导书面授权的有关人员签订，未授权人员无权签订合同。合同经主管领导或其书面授权委托人签字并加盖公章（合同章）方能生效。

第五章合同的订立

第十八条合同的订立应遵循合法、公平、平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第十九条合同必须以书面形式订立，并使用国家有关部门颁布的标准合同文本或职能部门提供的合同范本；没有标准文本或范本的，合同的格式应符合有关法律法规的规定。

第二十条合同范本仅对某类合同的一般性条款作出约定，具体条款由承办部门根据具体约定并填写。合同范本的法律性条款不得作出不利于本单位的修改。承办部门对合同范本进行修改的，必须向审批部门明示。

第二十一条合同文本要素应齐全，有其他约定的（如不可抗因素、保密条款等），也应列入合同条款。以数据电文（包括

电报、传真、电子数据交换和电子邮件等）订立的合同，应在合同成立后书面确认。

签订后的合同文本原件和复印件应及时送达财务部门和具体业务部门分存，作为收付款和履行的依据。

第十二十二条合同谈判、订立、履行过程中须严格遵守保密规定。如需向对方提供涉及单位商业秘密的文件资料，应与对方在合同中载明保密条款或与其另行签订保密协议。

第六章合同履行、变更及解除

第二十三条生效的合同，有关业务部门应全面、合法、依约认真履行。

第二十四条承办部门应定期分析合同履行情况，及时发现合同履行中的问题，确保合同正常履行。

第二十五条除单位主管领导事先授权外，合同正式签订前，不得实际履行合同。

第二十六条未能按约定履行合同时，合同承办部门应与对方经办人积极协商，采取必要措施，避免或减轻单位法律责任和经济损失，并及时向单位领导汇报。

第二十七条对方不履行或不全面履行合同，相关业务部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议（异议文书须履行审批或者会签程序），同时承办部门应及时向单位领导汇报，尽量与对方经办人协商，用书面形式要求其继续

履行合同。

第二十八条合同签订后，经合同双方协商一致需要变更或解除合同的，由合同承办部门将原合同审核表、原合同及拟签订的变更或解除合同一并送审核部门，重新按合同管理流程会签审批。

第二十九条变更或解除合同，必须采用书面形式。合同主体变更的，应重新按流程予以审核，并报归口职能部门备案。

第三十条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或变更部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法管理范围。

第七章合同纠纷处理

第三十一条合同履行中发生争议时，应当在法定或约定的期限内，采取协商解决或合同约定的争议解决方式处理。

第三十二条合同发生诉讼、仲裁等纠纷（以下简称纠纷）时，合同承办部门应立即将纠纷情况报告主管领导，同时主动会同其他部门，研究解决方案并及时将合同纠纷情况及解决方案报告公司分管领导。

第三十三条合同纠纷的解决方案审批应与合同管理权限一致。处理合同纠纷案件，承办部门应准备下列资料：（一）案由、案情的说明及相关证据。

（二）合同文本及与合同有关的协议、传真、邮件、信函、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等复印件。

（三）有关诉讼（仲裁）所需的其他材料。

第三十四条合同纠纷案件结案后，应将有关材料立卷归档，并报送财务部备案。有关责任部门应就纠纷案件涉及的问题进行总结和整改。

第八章合同档案的管理

第三十五条合同履行完毕后，合同承办部门应定期将合同文本及有关资料立卷归档。合同档案应包括谈判记录、来往函件、传真、电话记录、电子邮件、图表、声像制品、合同文本、会签单及合同履行期间变更、解除手续等资料。

第三十六条合同终止后，承办部门应做好合同项目的检查验收、合同结算和付款凭证的审核工作，并按规定办理入账、成本核算和有关资料整理及归档保管工作

第九章考核监督及责任追究

第三十七条合同文本质量、合同履行情况、合同台账管理等应纳入部门目标责任制考核范围。

第三十八条总经办负责合同管理监督考核。在落实合同管理工作中，有下列情形之一的，将依规依纪进行问责；涉嫌职务违法犯罪的，移送监察机关依法调查处置。

（一）未按照合同管理权限及流程办理且拒不改正的；

（二）遗失合同及相关资料的；

（三）未经授权或超越授权范围以单位名义签订合同的；

（四）合同未签订而提前履行的（主管领导事先授权的除外）；

（五）合同管理混乱，存在纠纷隐患的；

（六）对合同条款要素不全、重要条款未加约定或约定不清、在签订合同时漏填重要内容的；

（七）在合同签订履行过程中以权谋私、泄露商业秘密或玩忽职守的。

第九章附则

第三十九条劳动合同按国家有关规定执行。

第四十条本办法由财务部负责解释。

第四十一八条本办法自印发之日起实施。