档案归档制度

公司档案归档制度

为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第一条归档时间:

1、办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档。

2、按年形成的文件,第二年上半年归档。

3、凡就是有法律效用的文件材料,一生效就归档。

4、凡就是有机密性的文件,随时形成,随时归档。

5、工程项目,科研课题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。

6、公司、各个部门决定性的会议文件材料随时归档。

7、各个公司离职、调岗、薪酬变动、人事任命、处罚、奖励等随时归档。

8、属于人事方面的资料,各部门资料齐全后移交档案室;属于品种审定、项目申报、工程建设方面的,可根据进度移交。属于销售、生产方面的资料,本年度结束后移交档案室。

第二条归档范围

1、凡就是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、企业行政文书档案。包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划与工作总结;有关干部的任免、奖励与处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。

3、企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案等。

4、企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

5、企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报

表档案等, 审计室存档。

6、企业业务档案。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等。凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。(上面要注明地址、姓名、传真号等对方的信息。)

7、企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

第三条归档要求

1、凡属归档范围的文件资料,均由公司档案室集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

2、归档的文件资料,原则上必须就是原件,无原件者应进行文字说明,以备查;原件用于报批不能归档或相关部门保留的,档案室保存复印件。

3、应归档的文件材料要收集齐全、完整、分类清楚。

5、在归档范围内的其她资料,由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

6、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,由各部门负责,方可办理调动、离职手续。各部门及时把有关资料移交档案室留档。

7、公司签订的合同及其与之有关的附件,年度结束后装订成册移交档案室,由档案室保存原件。各部门可根据需要经领导批准,留复印件。如有原件没移交档案室的追究当事人的责任。

对于在归档范围内没有及时归档或没归档的,视情节严重给予经济处罚。

注:各部门在归档过程中若有异议,可与档案管理员协商。