管理沟通与写作沟通培训讲义.pptx

5、得体： 要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境
（1）要适合发文者的身份 （2）要适合题旨 （3）要适合对象 （4）要适合语境
删掉“经过全校 在“谨代表”
找错误? 广大师生的努力” 前加“我们”
将“贵校” 改为“我校”
××剧团负责同志：
为帮助我校举办艺术节排练节目，你们及时给我们派来了
××，××两位老师，协助我们********在二位老师的帮助下，
（1）使用书面语言，不用或少用口语、俗语 （2）使用标准语言 （3）忌滥用文学语言 （4）语言实在，言之有物 2、平实：
平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗 中取宠。 （1）写作态度要诚实 （2）少做作，勿卖弄
反面的例子：
有位大学生钱花完了，写信却说“囊中 羞涩”————父母不知所云。
发请帖，本应说 “敬请光临”，却有人 在结尾说，“不得有误”——很不舒服。
管理沟通与书面沟通
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则——4C：
正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
二、写作过程
1．收集资料 2．组织观点
(1) 分组
(2) 筛选
(3) 归纳标题
四、书面沟通需要注意的几个问题
❖ 学习你单位的书写公函风格并予以掌握 ❖ 有一本字典在手，以检查拼写及单词 ❖ 如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附
注 ❖ 学会用图表來说明问题 ❖ 学会用积极的动词来加重你的信息 ❖ 減少用“模糊的词”，如 “很”、“非常”之类的词 ❖ 保持段落简洁，一段一意 ❖ 书写时要有时间感，让对方及时答复你 ❖ 书写完成后，多检查几遍，再发出去
5.告之性
（一）通知与通报
2、通报涵义： 对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重
的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传 递沟通 特点：典型性、引导性、严肃性、时效性 种类：批评通报、表彰通报、情况通报 性质：下事实、信息或观点 ·在某一点上树立权威或声望
·推销
·宣传公司组织内外的努力和结果
·通知一大群体
·为正在进行的工作提供证据
·引入或推动关于主题的讨论 ·指示命令
七、应用文的语言特点
语言特点
庄重 平实 明确 简约 得体
七、应用文的语言特点
1、庄重： 庄严、郑重。 “板起面孔说话”
3、除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈 自己的感受。
❖ 我们很高兴授予你5000元信用额度。 ❖ 你的牡丹卡有5000元的信用额度。
4、不要告诉读者他们将会如何感受或反应。
❖ 你会很高兴听到你被公司录用的消息。 ❖ 你通过了公司的全部考核，你被录用了。
三、书面沟通的6方面技巧
5、涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我” 。
辽宁有公路交通管理部门，在路边的警 示牌上写道“违章撞死白撞”。
七、应用文的语言特点
3、明确： 明白、确切，不犯语法逻辑错误。
（1）用语慎审周密，分寸恰当 （2）用限制性的词语表示出事物的差别 （3）运用数字明确表述事物 （4）注意前后照应，避免互相矛盾 （5）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号 4、简约：
· 惹入喜爱、有礼貌、有益
· 准确
· 完整
· 迅捷
六、报告撰写的具体技巧
1．报告的主题、标题是什么?
2．看报告的读者是什么人?
· 主要读者
· 其他读者
3．撰写这份报告的原因是什么? （回答“是”“否”）
· 获取读者的支持
· 报告调查的结果
· 影响或说服读者
·对读者提出的问题进行答复
·对读者以外的人提出的问题进行答复
三、书面沟通的6方面技巧
1、不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获 得什么或能做什么。
❖ 今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。 ❖ 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在 9月
30日抵达贵处。
2、参考读者的具体要求或指令。
❖ 你的订单…… ❖ 你定购的真丝服装……
三、书面沟通的6方面技巧
经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练
出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两
位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷
心感谢，并希望今后继续得到你们的难得的支援。
此致
将“总务处”
将“难得的支援”
敬礼
改为“校长 室 ”。
改为“大力支持”。
××二中总务处（公章）
(4) 有策略地编排
3．提炼材料
·设想读者只是浏览
·概括你的观点
·灌输你的观点
巧
·使用“电梯间谈话”技
·使用“惜字如金”技巧
二、写作过程
4．起草文章 ·不要在乎写作顺序 ·使用打印件
·不要边写边改 ·安排时间间隔
5．修改文稿 ·从策略上进行修改 ·从微观上进行修改
·从宏观上进行修改 ·就正确性进行修改
简洁、精当、准确。 （1）从特定目的、对象出发，根据工作需要，写最重要的 （2）运用各种简省的表述方法 （3）认真修改
反面的例子：
应用文的简约也是有度的，不能太简， 不能简到让人不能理解的地步。 如:
“自行车刹车厂”不能简化为“自刹厂” 不能把“上海吊车公司”简化成“上吊 公司”。
七、应用文的语言特点
五、书信撰写的具体技巧
A．写信前
1．信的主题是什么?
2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
· 需要知道的知识
B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
· 清楚
· 按逻辑顺序编排
· 语法正确
· 没有行话和俚语
· 语言简洁明了
××年××月××日
八、常用公文
常用的几种公文：通知、通报、公告、 报告、请示、函、会议纪要。
（一）通知与通报
1、通知涵义：
发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发
上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机
关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免
人员。
特点：
1.发布性
2.批示性
3.中转性
4.广泛性
❖ 我们为所有的员工提供健康保险。 ❖ 作为公司的一员，你会享受到健康保险。
6、涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保 护读者的自我意识。
❖ 你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要 得到主任的同意。
❖ 本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时， 必须要得到主任的同意 。