电子文件管理业务培训5-9章
电子行业电子文件管理培训课件
电子行业电子文件管理培训课件一、引言电子行业是一个信息化程度较高的行业，电子文件管理在电子行业中扮演着重要角色。
电子文件管理旨在合理组织和管理电子文档，提高工作效率和信息安全。
本课程旨在介绍电子行业电子文件管理的基本理念、原则和实践方法，帮助从业人员更好地进行电子文件管理。
二、电子文件管理的基本概念2.1 电子文件电子文件是以电子方式存储和传输的文件。
它可以是文档、表格、图片、音频、视频等各种形式的电子信息。
电子文件可以在计算机、服务器、移动设备等媒介上存储，并通过网络进行传输和共享。
2.2 电子文件管理电子文件管理是指对电子文件进行组织、分类、存储、检索、保护和销毁的一系列管理活动。
其目标是有效管理电子文件，确保文件的可用性、完整性、安全性和持久性。
2.3 电子文件管理的重要性电子文件管理在电子行业中具有重要的意义。
首先，电子文件管理可以提高工作效率，减少信息查找的时间和成本。
其次，电子文件管理可以增强信息安全，防止非法访问和意外丢失。
最后，电子文件管理可以保证信息的可追溯性和合规性，在需要的时候能够方便地进行审查和监管。
三、电子文件管理的原则3.1 法律合规原则电子文件管理应遵守国家相关法律法规，并符合行业标准和规范。
管理人员应了解电子文件管理的法律要求，制定相应的管理制度和操作规程。
3.2 生命周期管理原则电子文件管理应以文件的生命周期为基础进行管理。
文件的生命周期包括创建、发布、使用、保留和销毁等阶段。
在每个阶段，都需要采取相应的管理措施，确保文件的合规管理。
3.3 安全保护原则电子文件管理应重视信息安全，采取相应的安全保护措施。
包括文件的加密、权限控制、备份和灾备等措施，确保文件的机密性、完整性和可用性。
3.4 共享与协作原则电子文件管理应支持文件的共享和协作。
可以采用云存储、版本管理和权限控制等技术手段，实现多人协同编辑和共享文件的功能。
四、电子文件管理的实践方法4.1 文件分类与命名文件分类是电子文件管理的基础。
电子文件档案管理培训
• 3．明确电子文件的法律效力
• 二、电子文件归档的组织管理 • 1．加强电子文件归档的组织领导 • 2．采取措施，保证电子文件归档的质量
• 三、电子文件的归档方式 逻辑归档 物理归档 • 四、电子文件的归档范围
• 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年 • 六、电子文件的归档要求
第一节 电子文件管理工作的原则及要求
一、准确完整 二、高效易用 1 .及时 2 .简便 三、安全保障
第二节 电子文件的管理体制
• 一、电子文件管理体制的基本原则——集中统一
• 具体内容主要包括三个方面： • 1．国家电子文件及电子档案也应按规定分别由各
级、各类档案保管机构集中管理 • 2．全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级
档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 • 3．对党政电子文件工作实行ห้องสมุดไป่ตู้一管理
二、机构内部电子文件的管理体制
• 1．机构内部电子文件管理的组织体制 • 2．机构内部电子文档管理的技术机制
三、电子文件管理有关法规及标准
•《中华人民共和国电子签名法》 •《国家标准：电子文件归档及管理规范 》 GB／T 18894—2002 •《电子公文归档管理暂行办法》 国家档 案局第6号令 •《公务电子邮件归档及管理规则》
电子文件档案管理培训
目录提纲
电子文件管理基础
第一讲 电子文件概述 第二讲 电子文件管理工作概述 第三讲 电子文件的积累、鉴定及归档
第一讲 电子文件概述
第一节、电子文件的产生及发展
• 一、历史的必然 • 二、电子文件的发
展历程
第二节 电子文件的概念
电子技术文件管理制度(4篇)
电子技术文件管理制度第一章总则第一条为了加强电子技术文件的管理，确保电子技术文件的安全性、可靠性和完整性，提高电子技术文件的利用效率，制订本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有电子技术文件的制作、存储、传递、利用和销毁。
第三条电子技术文件是指采用电子信息技术和设备创建、存储、管理和传递的技术文件，包括但不限于电子文档、电子图纸、电子数据等。
第四条电子技术文件管理的原则是科学性、规范性、安全性、便捷性。
第五条电子技术文件管理应遵循国家相关法律法规、规章和政策制度，并根据本单位的实际情况进行具体操作。
第六条本单位的电子技术文件管理工作由相关部门负责，具体职责如下：1. 制定并修订电子技术文件管理制度；2. 组织实施电子技术文件管理工作，确保电子技术文件系统的正常运行；3. 指导和督促各部门落实电子技术文件管理制度。
第二章电子技术文件的制作第七条电子技术文件的制作应符合以下要求：1. 采用标准化的电子文档格式进行编制；2. 采用规范的命名方式进行命名，包括文档名称、版本号、制作日期等要素；3. 相关数据应准确、可靠、完整、一致。
第八条电子技术文件的制作应由具备相应资质和技术水平的人员进行，并按照相关标准和规范进行操作。
第九条电子技术文件的制作应进行质量控制，确保技术文件的准确性、完整性和一致性。
第三章电子技术文件的存储第十条电子技术文件的存储应采用合适的存储介质和设备，确保电子技术文件的安全性和可靠性。
第十一条电子技术文件的存储应采用分级管理的方式，按照文件的重要性和保密级别进行分类存储。
第十二条电子技术文件的物理存储应符合以下要求：1. 存储介质应具备抗磁场、抗湿度、抗辐射等特性；2. 存储设备应定期维护和检测，确保设备正常运行；3. 存储环境应干燥、无尘、温度适宜，并采取防火、防水、防盗等措施。
第十三条电子技术文件的逻辑存储应采用合理的文件结构和管理方法，确保文件的易取得、易查找和易操作。
第十四条电子技术文件的存储应做好备份工作，确保文件的备份完整、可靠、可恢复。
电子行业电子文件管理培训教材
电子行业电子文件管理培训教材1. 前言电子行业是一个快速发展的行业，同时也是一个信息流转频繁的行业。
在电子行业的日常工作中，电子文件的管理尤为重要。
本教材旨在为电子行业的从业人员提供电子文件管理的培训，帮助他们更好地管理和利用电子文件。
本教材将介绍电子文件的基本概念、电子文件管理的原则和方法，以及电子文件管理工具和技巧。
2. 电子文件管理的基本概念2.1 电子文件的定义电子文件是指通过电子设备创建、处理、存储和传输的各种电子形式的信息载体。
它包括电子文档、电子表格、电子邮件、电子图片、电子音频、电子视频等各种形式。
2.2 电子文件的特点•可复制性：电子文件可以通过复制、粘贴等操作轻松地进行复制和传播。
•可编辑性：电子文件可以通过编辑软件进行修改和编辑。
•可存储性：电子文件可以通过各种存储介质进行存储，不占用太多物理空间。
•可搜索性：通过电子文件管理系统，可以方便地进行文件的搜索和查找。
3. 电子文件管理的原则和方法3.1 电子文件管理的原则•法律合规原则：电子文件管理应符合相关法律法规的要求，保护文件的合法权益。
•安全保密原则：电子文件管理应确保文件的机密性和完整性，防止文件的丢失和泄露。
•便捷高效原则：电子文件管理应提高工作效率，方便用户的操作和查找。
•规范化管理原则：统一规范的文件管理方式能够提高文件的可管理性和可维护性。
3.2 电子文件管理的方法•文件分类和命名：根据文件的性质和用途，对电子文件进行分类和命名，便于后续的管理和检索。
•文件存储和备份：选择适当的存储介质和存储方式，对电子文件进行定期备份，防止文件的丢失。
•文件检索和归档：建立电子文件管理系统，实现对文件的检索、归档和回收，提高工作效率。
•文件权限管理：根据用户的权限和角色，设置文件的访问权限，保护文件的安全性。
4. 电子文件管理工具和技巧4.1 电子文件管理工具•文字处理软件：例如Microsoft Word、Google Docs等，用于创建和编辑电子文档。
文件管理制度培训教材
第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。
二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。
三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。
良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。
二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。
2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。
3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。
二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。
2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。
第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。
2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。
二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。
2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。
第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。
2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。
3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。
二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。
2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。
第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。
学校电子文件管理制度(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强学校电子文件管理，确保电子文件的真实性、完整性和安全性，提高学校信息化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《电子文件归档管理规范》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门、各单位及教职工在日常工作中形成的电子文件。
第三条学校电子文件管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家法律法规，确保电子文件管理的合法性和规范性。
（二）统一管理原则：学校电子文件实行集中统一管理，确保电子文件的安全、完整和可用。
（三）规范管理原则：建立健全电子文件管理制度，规范电子文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（四）安全保密原则：加强电子文件安全保密工作，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私不受侵犯。
（五）便捷利用原则：提高电子文件利用效率，方便教职工查阅、利用电子文件。
第二章电子文件的形成与收集第四条学校各部门、各单位应按照国家有关法律法规和学校规章制度，规范电子文件的形成、收集和整理。
第五条电子文件的形成应遵循以下要求：（一）内容真实：电子文件内容应真实反映学校工作情况，不得伪造、篡改。
（二）格式规范：电子文件格式应符合国家相关标准，便于存储、传输和利用。
（三）命名规范：电子文件命名应简洁、明了，便于识别和查找。
第六条电子文件的收集应遵循以下要求：（一）及时收集：各部门、各单位应及时收集本部门、本单位形成的电子文件。
（二）完整收集：收集的电子文件应完整无缺，包括正文、附件、电子签名等。
（三）分类收集：按照电子文件的类型、内容、用途等进行分类收集。
第三章电子文件的整理与归档第七条学校电子文件整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据电子文件的类型、内容、用途等进行分类整理。
（二）编制目录：编制电子文件目录，便于查找和利用。
（三）编制索引：对重要电子文件编制索引，提高查阅效率。
第八条学校电子文件归档应遵循以下要求：（一）归档范围：按照国家档案部门规定和学校实际情况，确定电子文件的归档范围。
电子技术文件管理制度范文（4篇）
电子技术文件管理制度范文第一章总则第一条目的与依据为规范电子技术文件的管理，提高文件管理效率，保障电子技术文件的完整性、准确性和安全性，制订本制度。
本制度依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本企业实际情况制定。
第二条适用范围本制度适用于本企业所有单位、部门对电子技术文件的管理。
第三条定义1. 电子技术文件：指以电子形式记录的技术相关信息，包括但不限于设计文件、工艺文件、测试文件等。
2. 电子技术文件管理系统：指用于管理电子技术文件的计算机软件系统。
第二章电子技术文件的编制与传递第四条编制要求1. 电子技术文件应按照国家相关标准和规范进行编制，确保内容准确、完整、规范。
2. 电子技术文件应采用标准格式，统一展现所需信息，包括文件名称、编号、版本、日期、修改记录等。
第五条传递要求1. 电子技术文件应按照规定的流程传递，确保传递的准确性和完整性。
2. 传递电子技术文件应采用统一的方式和工具，避免数据丢失和损坏。
3. 传递电子技术文件应记录传递的相关信息，包括传递人员、传递时间、接收人员等。
第三章电子技术文件的存储与备份第六条存储要求1. 电子技术文件应存储在指定的存储设备中，禁止存储在个人电脑或移动存储设备中。
2. 存储设备应定期检查和维护，确保设备的正常运行。
3. 存储设备应设置访问权限，限制非授权人员的访问。
第七条备份要求1. 对于重要的电子技术文件，应进行定期备份，确保数据的安全。
2. 备份文件应存储在不同的位置，防止数据丢失。
3. 备份文件应经过校验，保证数据的完整性，可恢复性。
第四章电子技术文件的检索与使用第八条检索要求1. 对于需要使用的电子技术文件，应通过电子技术文件管理系统进行检索。
2. 检索结果应准确、及时，满足用户需求。
第九条使用要求1. 使用前应确认所使用的文件是最新版本，避免使用过期文件。
2. 使用电子技术文件时，应按照规定的权限和流程进行，避免滥用和误用。
第五章电子技术文件的审查与变更第十条审查要求1. 对于编制完成的电子技术文件，应进行严格的审查，确保技术的正确性和合规性。
办公室管理操作手册
办公室管理操作手册第1章办公室管理概述 (3)1.1 办公室管理的重要性 (3)1.2 办公室管理的职责与任务 (4)1.3 办公室管理的发展趋势 (4)第2章办公环境布局与设计 (4)2.1 办公室空间布局原则 (4)2.2 办公家具与设备选择 (5)2.3 良好办公环境营造 (5)第3章办公室行政管理 (6)3.1 办公室规章制度建设 (6)3.1.1 规章制度制定原则 (6)3.1.2 规章制度内容 (6)3.2 员工行为规范 (6)3.2.1 工作态度 (6)3.2.2 工作行为 (6)3.2.3 仪表仪容 (7)3.3 办公室安全管理 (7)3.3.1 物理安全 (7)3.3.2 信息安全 (7)3.3.3 环境卫生 (7)3.3.4 紧急事件处理 (7)第4章文件资料管理 (7)4.1 文件分类与归档 (7)4.1.1 文件分类 (7)4.1.2 文件归档 (8)4.2 文件保管与借阅 (8)4.2.1 文件保管 (8)4.2.2 文件借阅 (8)4.3 电子文件管理 (8)4.3.1 电子文件分类与归档 (8)4.3.2 电子文件保管 (9)4.3.3 电子文件借阅 (9)第5章通信与信息管理 (9)5.1 电话与邮件处理 (9)5.1.1 电话接听与转接 (9)5.1.2 邮件收发与管理 (9)5.2 会议室管理 (9)5.2.1 会议室预订 (9)5.2.2 会议室布置与设备检查 (9)5.2.3 会议纪要及资料归档 (10)5.3 信息化办公系统应用 (10)5.3.2 企业邮箱与即时通讯工具 (10)5.3.3 项目管理系统 (10)5.3.4 信息安全与保密 (10)第6章办公设备管理 (10)6.1 办公设备采购与维护 (10)6.1.1 采购流程 (10)6.1.2 设备维护 (10)6.2 办公设备使用与培训 (11)6.2.1 设备使用规范 (11)6.2.2 设备培训 (11)6.3 办公设备安全管理 (11)6.3.1 安全措施 (11)6.3.2 信息安全 (11)第7章办公室财务管理 (11)7.1 预算编制与执行 (12)7.1.1 预算编制原则 (12)7.1.2 预算编制流程 (12)7.1.3 预算执行与监控 (12)7.2 费用报销管理 (12)7.2.1 报销原则 (12)7.2.2 报销流程 (12)7.2.3 报销要求 (12)7.3 资产管理 (13)7.3.1 资产分类 (13)7.3.2 资产采购 (13)7.3.3 资产使用与维护 (13)7.3.4 资产处置 (13)第8章人力资源与团队管理 (13)8.1 员工招聘与培训 (13)8.1.1 招聘流程 (13)8.1.2 培训与发展 (13)8.2 绩效考核与激励 (14)8.2.1 绩效考核原则 (14)8.2.2 绩效考核流程 (14)8.2.3 激励机制 (14)8.3 团队协作与沟通 (14)8.3.1 团队协作 (14)8.3.2 沟通管理 (15)第9章节能与环保管理 (15)9.1 节能减排措施 (15)9.1.1 能源使用管理 (15)9.1.2 节能设备配置 (15)9.1.3 节能操作培训 (15)9.2 环保意识培养 (15)9.2.1 环保知识普及 (15)9.2.2 环保活动开展 (15)9.2.3 环保行为倡导 (16)9.3 绿色办公实践 (16)9.3.1 绿色采购 (16)9.3.2 废物分类处理 (16)9.3.3 节约用纸 (16)9.3.4 绿色办公环境 (16)9.3.5 能源回收利用 (16)第10章应急与风险管理 (16)10.1 应急预案制定 (16)10.1.1 确定应急组织架构 (16)10.1.2 风险识别与评估 (16)10.1.3 制定应急预案 (16)10.1.4 应急预案审批与发布 (17)10.2 突发事件处理 (17)10.2.1 突发事件报告 (17)10.2.2 启动应急预案 (17)10.2.3 应急资源调配 (17)10.2.4 应急通信与信息发布 (17)10.2.5 突发事件处置 (17)10.2.6 应急结束与总结 (17)10.3 风险防范与控制 (17)10.3.1 风险识别与评估定期更新 (17)10.3.2 安全培训与演练 (17)10.3.3 风险防范措施 (18)10.3.4 风险监测与预警 (18)10.3.5 风险控制与改进 (18)第1章办公室管理概述1.1 办公室管理的重要性办公室作为企业、机构及组织的核心部门，承担着协调、沟通、服务等多重职能。
文件控制程序培训-2024鲜版
如何进行变更管理
识别变更需求
关注文件的实施情况，及时识别变更 需求。
评估变更影响
对变更需求进行评估，了解变更对文 件内容和实施的影响。
2024/3/28
实施变更
根据评估结果，对文件进行必要的修 改和完善，确保变更符合公司标准和 实际需求。
记录变情况
在文件控制系统中记录变更情况，包 括变更时间、变更内容、变更人等， 以便后续追踪和管理。
5
相关术语解析
文件
指组织内部用于指导、规范或记录 工作的各类文档，包括纸质文档和 电子文档等。
文件控制
指对文件的创建、修改、审核、批 准、发布、分发、使用和保管等过 程进行管理和控制的活动。
文件版本
指文件在修改或更新过程中所产生 的不同版本，每个版本应具有唯一 的标识和版本号。
2024/3/28
文件审批
16
04
CATALOGUE
文件控制程序中的常见问题及解决方案
2024/3/28
17
常见问题类型
文件版本混乱
同一文件存在多个版本，导致使用者在执行 过程中产生混淆。
文件更新不及时
文件内容已过时或不再适用，但未及时进行 更新或废止。
文件审批流程不规范
文件的起草、审核、批准等流程不清晰，导 致文件质量参差不齐。
总结与展望
25
本次培训内容回顾
1 2
文件控制程序基本概念和原理
介绍了文件控制程序的定义、作用、基本原理和 常见类型，使学员对文件控制程序有了全面的认 识。
文件控制程序操作实践
通过实例演示和学员亲手操作，深入学习了文件 控制程序的各项功能，包括文件的创建、打开、 读写、关闭等操作。
文件控制程序应用场景分析
电子文件管理培训教材
电子文件管理培训教材第一章：电子文件管理基础知识1.1 电子文件管理的定义电子文件管理是指对电子文件进行组织、存储、查找、共享和保护的一系列活动。
通过电子文件管理，可以有效管理组织内部的信息资源，提高工作效率。
1.2 电子文件管理的重要性随着信息技术的发展，组织内产生的电子文件数量不断增加，如果没有有效的管理措施，将会导致信息混乱、效率低下等问题。
因此，电子文件管理对于组织的运行至关重要。
1.3 电子文件管理的原则•知识共享：电子文件应该方便共享，避免信息孤岛•安全保护：电子文件应该有权限控制，保护数据安全•审计追踪：电子文件应该有审计功能，方便追踪文件的修改历史第二章：电子文件管理工具介绍2.1 电子文件管理系统（DMS）DMS是一种专门用于管理电子文件的软件系统，能够实现文件的存储、检索、修改、共享等功能。
常用的DMS软件有Microsoft SharePoint、OpenText等。
2.2 云存储服务云存储服务是将电子文件存储在云端的服务，用户可以通过互联网访问文件，实现跨地域的共享和协作。
常用的云存储服务有Google Drive、Dropbox等。
第三章：电子文件管理的最佳实践3.1 文件分类和命名规范合理的文件分类和命名规范可以提高文件的检索效率，避免信息杂乱无章。
建议根据文件内容和用途进行分类，并采用有意义的文件命名。
3.2 定期备份和归档为了防止文件丢失或损坏，需要定期进行文件备份，并将不常用的文件进行归档，以释放存储空间。
3.3 权限管理和审计对于重要和敏感的文件，需要进行权限管理，只允许有权限的用户访问和修改。
同时，建议开启审计功能，记录文件的访问和修改记录，以保证文件安全。
结语电子文件管理是现代组织不可或缺的一部分，通过本教材的学习，希望读者能够掌握电子文件管理的基础知识、工具应用和最佳实践，提高工作效率和信息安全意识。
祝愿读者在电子文件管理领域取得更大的成就！。
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文件著录自动进行的关键技术就是元数据技术。
较之传统著录，元数据在著录系统中进行了加强和提高， 是一种动态的、多维的，而且是过程性的著录方式。 然而，元数据系统又不能完全取代著录系统，它们之间存 在着不同。
三、电子文件著录工作的组织
在现有技术条件下，完整的电子文件著录工作分为两个过
程：归档前单份及案卷级电子文件的著录和归档后案卷级以 上的电子文件的著录。所形成的著录信息包括三个部分：其 一，存在于文件管理系统（或业务处理系统，即文件形成时 所处的系统）中的关于文件、人员、业务活动、系统及相互 关系的著录信息；其二，存在于档案管理系统中关于案卷级 以上文件、系统、归档后管理活动及其相互关系的著录信息；
二、电子文件检索的特点 电子文件是在电子计算机环境中形成和生存 的，它的形成环境和自身特征决定了在检索 过程中具有许多特点。 （一）电子文件的多途径检索 （二）电子文件的网络化检索 （三）电子文件的检索结果直观，输出方式 灵活、适用 （四）电子文件检索内容新、实时性强 （五）电子文件检索技术性强，检索质量较 难控制
一文件的所有著录信息建立长期联系。
四、电子文件著录规则和实施
电子文件著录规则是规范电子文件目录信息
的内容、形式和结构，使电子文件（档案）
的目录数据能够交换，建立起高质量、标准
化的检索系统，实现资源共享。
电子文件著录规则可以划分为三个层次，即 数据结构著录规则、数据内容著录规则和数 据值著录规则。
（一）数据结构著录规则 电子文件的数据结构著录规则是专门对电子文件的 著录事项分成哪几类作出规定，并规定每一类中要 著录哪些著录事项。 （二）数据内容著录规则 电子文件的数据内容著录规则是为在数据结构规则 中具体著录某一著录项的数据时提供著录规则，如 规定著录顺序、著录方式和著录的表达形式。 （三）数据值著录规则 电子文件的数据值著录规则是对由数据结构规则规 定的著录项中所使用的术语词汇进行控制。在著录 中所使用的主题词表、分类法和名称规范文档就是 能使术语词汇达在规范化。
（标识代码）是档号，检索词典是档号表、全宗划分方案和
案卷类目，检索语法是档号编制规则。
第三节 电子文件的检索
一、电子文件检索的概念（P92） （一）电子文件检索的含义 广义的档案检索包括存储和查检两个具体过程。前 者是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，通 过编制检索工具建立数据库等方法使之成为有序的 档案信息集合的过程；后者则是指在档案信息集合 中选择特定档案信息的过程。狭义的档案检索仅指 后一过程。 电子文件信息的存储和查检这两部分内容是密切联 系的，存储是查检的前提，查检是存储的目的。 电子文件检索是指在计算机网络中以计算机为检索 手段，对存储在各类载体上的电子文件信息进行查 询，满足用户的利用需求。
作为档案文献主题标识和查找依据的检索语
言。它的检索词汇是主题词，检索词典是档
案主题词表。这种语言打破了类目或职能体
系的限制，采用网络状的语言结构，在表达
主题内容方面有较大的灵活性，并且可以对 档案文献内容特征做更深入的晔丁
（三）馆藏法检索语言和档号标引 所谓馆藏法就是使文件和档案信息按来源及形成过程的历史
（三）开发设计电子文件检索的专家系统
思考题 1．什么是现代著录？电子文件著录有哪些特点？ 2．电子文件著录与传统文件著录有什么不同？ 3．电子文件著录规则有哪些要求？ 4．电子文件著录项目主要有哪些？ 5．什么是电子文件标引？它的作用是什么？ 6．根据检索语言的不同，电子文件标引可分为哪几 种？它们之间有何不同？ 7．什么是电子文件检索？它与档案计算机辅助检索 有何不同？ 8．电子文件检索的特点是什么？ 9．电子文件检索系统的设计应体现哪些特色？
对内容特征的分析与提炼的过程即为标引）；著录的时间
是在文件移交进馆（室）之后；著录的实际人员往往是档 案工作者。
1993年国际档案理事会批准通过并出版的《国际标准—— 国际档案著录规则（总则）》对档案著录作了如下(电子 文件著录）定义：“获取、核对、分析和组织用以确认、 管理、存入、了解档案机构的馆藏以及解释其背景和文件 系统的各种信息的过程，以形成对其所描述的单位及其构 成部分的准确表述”。 该定义下的著录是一个动态的过程，较之传统的著录有了 两个基本的变化：由“编制”著录变为“获取”著录；由 著录文件变为著录文件和文件系统。这意味着著录信息
第五章 电子文件的著录与检索
第一节 电子文件的著录
一、现代著录理念的确立 （一）电子文件著录的含义 在传统档案学理论中，著录（Description）是指“在编制 档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记 录的过程”。这种著录的直接目的是编制档案目录作为检 索工具；著录的对象是档案的内容特征和形式特征（护套组成。
软磁盘的成本低，驱动器和软盘本身价格便宜，
采用随机存取方式数据存取速度快，便于携带。
但软盘存储容量低，数据传输速度慢，易受环境
影响而变形，易发生存取错误，丢失数据。因此，
软磁盘不宜作为电子文件保存载体。
（2）硬磁盘 硬磁盘（即硬盘）是由若干个盘片重叠在一 起放入密封盒内组成。 硬盘的存储量大，数据传输速度快；硬盘盘 片与驱动器装在密封容器内，不易受周围环
用户需求
确定检索途径
表达检索标识
检索语言
选择检索标识
组织检索标识 存 储 于 检索系统数据库
组织检索标识 查 找 于
图5.2 电子文件检索系统简图
但作为一个直接面对档案用户的系统，在体 现出一致性的同时，电子文件检索系统要体 现出以下几方面特色： （一）建立友好的用户界面 （二）借助检索语言和自然语言，高效地组 织和存储电子文件信息
（二）档案检索技术的发展
档案检索技术的发展大约经历了三个阶段：
1．手工检索（线性检索）阶段
2．计算机辅助检索阶段
3．电子文件检索阶段（P93）
人们容易把电子文件检索和档案计算机辅助管理中
的检索自动联系到一起。但是，电子文件检索和档
案计算机辅助检索并不完全相同，其区别主要有以 下三个方面。 （1）两者的工作基础不同 （2）两者的技术手段不同 （3）两者的服务模式不同 电子文件检索采取的是一种完全“以用户为中心的 服务模式”。
第二节
电子文件物理载体的保护
一、电子文件载体的种类
（一）磁性载体
磁性载体是将声音、图像和数据等变成数字
电信号，通过磁化磁介质来保存信息的。磁
性载体主要有软磁盘、硬磁盘、磁带等。
1、磁性载体的结构
磁性记录载体主要由磁性层、底基、粘合剂 三部分组成，如图6.1所示。
2．磁记录原理
3．磁性载体的种类
6．保管期限项。是指归档电子文件在经过鉴定审核 和检测后，由档案工作者和责任者及单位领导共同 确定的保存时间。 7．载体形态项。是指归档电子文件存储的载体类型。 8．分类号项。是指归档电子文件在编号时所赋予的 分类号。 9．档案管理部门代号项。是指电子文件归档后上交 档案馆保存，该档案馆的代码。 10．档号项。是指归档电子文件在编号时所赋予的 档号。
三、电子文件检索系统
电子文件检索系统则是指专门执行检索任务的计
算机系统。
电子文件检索系统是电子文件管理系统的一个模
快（或者子系统），其系统分析、系统设计、系
统实施和系统运行维护都必须在电子文件管理系
统的设计和维护框架下进行，其系统功能也必须
符合电子文件管理系统的功能需求。
电子文件 确定具有检索意 义的文件特征
11．主题词和关键词项。是指归档电子文件的主题词或关键 词，以便于将来的模糊检索或组合检索。 12．软硬件环境项。是指归档电子文件在形成时的软硬件条 件，若用计算机网络系统传送归档的，还应将网络条件填写 清楚。 13．相关文档资料项。是指与归档电子文件相关的文档资料 名称、存放地点等，以保证归档电子文件的可利用性和可理 解性。 14．相同内容的其他载体存放位置项。是指内容相同的纸质 文件或其他形式拷贝件的存放地点。 15．相同内容的其他载体检索号码项。是指内容相同的纸质 文件、缩微品或其他形式拷贝件的检索号码。 16．附注项。是指电子文件归档时，除上述各项外，还有需 要说明的事项。
境影响，工作稳定性好、可靠性高。但是，
硬盘价格较贵，不能脱机存放。因此，硬盘
的形成并不是对文件信息的二次加工，在更大程度 上是对已有信息的采集和组织；著录信息也不仅包 含文件本身方面的内容，更多地包含了文件形成背 景以及文件管理系统等方面的信息。
（二）电子文件著录的特点 1．全要素
2．全过程
3．综合性 4．多级性
（三）电子文件著录与传统文件著录的不同
现代著录概念在内涵和外延以及著录工作的性质
分类法检索语言是用分类号来表达各种概念，
把各种概念按知识分类进行系统组织和排列，
有很好的系统性。分类法检索语言包括等级
体系型分类检索语言（即体系分类法）和分
析——综合型分类检索语言（即组配分类
法）。各种分类法检索语言可统称为分类法 系统。
（二）主题法检索语言和主题标引
主题法检索语言是一种以规范化的自然语言
第二节 电子文件的标引
一、电子文件标引的含义和作用 电子文件标引是对电子文件的内容特征进行分析 和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。 标引与著录是互有联系而又不尽相同的两项工作。 著录的外延大于标引，著录项目中作为检索途径 的检索标识（主题词、分类号、档号）属于标引 内容，描述电子文件的其他著录项目不在标引之 内。
上与传统档案著录概念均有较大的不同，具体表
现在：
1．著录目的有所拓展 2．著录对象有所扩展 3．著录时间发生了变化 4．著录人员发生了变化 5．著录手段有所更新
二、元数据在电子文件著录中的作用 元数据不仅具有有效地加强电子文件的凭证作用，保证电 子文件的长期可读性，便于电子化业务活动的开展等作用， 同时对电子文件的著录也是一种有力的补充。可以说电子