XX大学公文处理办法

XX大学公文处理办法第一章总则第一条为使我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合近年学校公文处理工作实际情况，特修订《XX大学公文处理办法》。

第二条XX大学公文，包括党的公文和行政公文，是学校党政机关在公务活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是我校实施党的管理和行政管理、依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条学校党委办公室（以下简称“党办”）、校长办公室（以下简称“校办”）是我校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作，并指导学校各部门、单位的公文处理工作。

第五条学校各级领导应高度重视公文处理工作，规范遵守本办法。

各部门、单位负责人要加强对本部门、单位公文处理工作的领导和检查，并指定专人负责公文处理工作。

第六条本办法适用公文包括纸质公文与电子公文。

电子公文指依照合法程序，通过XX大学网络办公自动化系统进行办理的公文。

第二章行文规范第七条行文应当确有必要，注重实效。

第八条公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。

第九条学校主要公文种类有：（一）决议。

适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门（单位）及人员，变更或者撤销下级部门（单位）不适当的决定事项。

（三）公告。

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。

运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。

适用于发布、传达要求下级部门（单位）执行和有关部门（单位）周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

—2—（八）报告。

适用于向上级部门汇报工作，反映情况，回复上级部门的询问。

（九）请示。

适用于向上级部门请求指示、批准。

（十）批复。

适用于答复下级部门（单位）的请示事项。

（十一）函。

适用于不相隶属部门（单位）之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。

第十一条向上级部门行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级部门，需要同时送其他上级部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。

（二）下级单位的请示事项，如需以学校名义向上级部门请示，学校需提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。

（三）请示应当一文一事。

不得在报告等非请示性公文夹带请示事项。

公文标题不得用“请示报告”字样。

（四）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。

第十二条向下级部门行文，应当遵循以下规则：—3—（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门。

（二）以学校名义下发的公文，可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。

第十三条党办和校办根据校党委和校行政授权，可以向党政各部门、基层党委（党总支）、院（部）和直属单位行文。

校机关各部门，未经主管领导批准不得向上述单位发布规章制度、指示性公文，可在各自职权范围内向上述单位发布事务性、知照性、调研性公文，发文前应向主管领导报告。

除了“纪要”、“函”等公文或学校明确授权的情形外，党办、校办、纪委办公室之外的学校其它职能部门和各院（部）不得对校外单位正式行文。

第三章公文格式第十四条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印制时间等部分组成。

（一）秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样；“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。

（二）紧急公文应当在首页发文机关名称左上标明“特急”或“急件”。

（三）发文字号包括机关代字（见附件2）、年份、序号。

—4—（四）上行文应当注明签发人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，上行文应当标明发文机关。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。

（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之间注明附件序号和标题。

（八）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。

（九）校发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。

第十五条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

校发公文格式纸有下列8种：（一）以学校党委名义发出的公文使用“中共XX大学委员会文件”格式纸；（二）以学校党委和行政名义联合发出的公文使用“中共XX 大学委员会XX大学文件”格式纸；（三）以党办名义发出的公文使用“中共XX大学委员会办公室”格式纸；—5—（四）以党委名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等公文使用“中共XX大学委员会”格式纸。

（五）以学校纪委名义发出的公文使用“中共XX大学纪律检查委员会文件”格式纸。

（六）以学校行政名义发出的公文使用“XX大学文件”格式纸。

（七）以校办名义发出的公文使用“XX大学校长办公室”格式纸。

（八）以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等公文，使用“XX大学”格式纸。

第十六条我校向外发出的公文均应加盖“中共XX大学委员会”或“XX大学”公章。

向校内发送的文件，除主送件外，一般不加盖公章。

纪要、请柬等不加盖印章。

盖章时要求上不压正文，下压成文时间的年、月、日。

第十七条校发公文版式按照《党政机关公文格式》（2012年6月29日发布）国家标准执行（见附件4）。

第四章发文办理第十八条发文办理指以中共XX大学委员会或XX大学名—6—义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。

除少数特殊公文（主要涉及纪检件、密件以及紧急重大事项）外，我校凡需拟文处理的公文，各部门、单位在网络办公自动化系统内完成。

现行公文的发文办理程序如下：（一）起草。

学校发文要依据工作需要和校领导安排拟稿。

内容比较单一、工作主管部门比较明确的公文，由主管部门草拟；内容较为综合或主管部门不很明确的公文，先由有关职能部门提供基础性素材或初稿，然后由党办校办负责统筹起草。

文稿草拟完毕后，经部门或单位主要负责人审阅签字后交由党办校办流转处理。

草拟公文应当做到：1.符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

2.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，文字精炼。

3.公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

—7—7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

10.特急公文应提前1个工作日、紧急公文应提前2个工作日送达党办或校办。

（二）核稿。

党办校办核稿的重点是：报批程序是否符合规定，行文理由是否充分，行文依据是否准确；公文格式和行文规则是否符合规定；文稿内容是否符合国家法律法规及有关规定；同现行有关公文是否相衔接；发文意图是否完整准确体现；是否需要会签；紧急程度是否合适；是否需要定密；附件是否齐备，题目是否一致；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范等。

党办校办对文稿审核通过后，送交学校领导签发。

对于不符合要求的文稿，党办校办严格实行退文制度，在收文当天退回拟稿单位重新修改后再行审核。

如对文稿进行实质性修改，须征得拟稿单位同意。

对不规范但确属重要紧急事项，需要及时处理的公文，由党办校办请示分管领导后作特殊处理。

（三）签发。

学校党委的重要文件，由党委书记签发；学校—8—行政的重要文件，由校长签发；一般事务性文件，可由分管该项工作的校领导签发。

“请示”等需注明签发人的上行文分别由党委书记或校长签发。

（四）复核。

校发公文正式印刷前，拟稿部门要对校办排版后的清样进行校核，确定文字没有错误、格式无误，并在清样上签字后，文印室方能进行正式印制。

第十九条校发公文由党办校办负责编号、印刷、登记、用印、分送或封发。

底稿和正本4份由党办校办负责保管。

第二十条党办校办负责网络办公自动化系统的校级公文发布。

校发公文一般在学校网络办公自动化系统上发布，不再发纸质公文，纸质公文仅作存档所用。

部门、单位的公文（包括纪委、团委和工会）由主办部门、单位自行编号和制发。

第五章收文办理第二十一条收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、分发、催办等程序。

除密件外，我校凡需收文处理的公文，原则上在网络办公自动化系统内完成。

第二十二条收到上级机关下发或交办的公文、外单位来文及校领导外出开会带回的文件，党办校办机要科应当及时登记编号和办理。

—9—（一）公文标识的主送单位是“中共XX大学委员会”、“XX 大学”的，以及有密级的公文，由党办校办机要科负责作收文处理。

机要科签收、登记后，送党办校办负责人阅批。

党办校办负责人根据文件内容和性质提出拟办意见，由机要科或秘书科送校领导批示或者交有关部门办理。

（二）需要办理的公文，主办部门、单位（或承办人）应及时办理和答复，不得延误、推诿；需要复文的，按发文规定程序办理；紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门、单位职权范围或者本部门、单位不宜办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

（三）公文办理中遇有涉及其他部门、单位职权的事项，主办部门、单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办部门、单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管校领导协调或裁定。