公司办公自动化管理规定

公司OA系统管理规定

一、目的

为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。

二、适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。

三、职责权限

1、公司稽核科是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。

2、公司OA系统管理员负责公司办公自动化系统正常运行，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。

四、管理要求

1 电子公文与纸质公文关系。

1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理程序处理电子公文。

1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。

1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

2、上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。

3、对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。

4、使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜"，并签署意见。

5、国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。

6、各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期 5.1.7 电子公文处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。

7、电子公文介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理：

7.1 电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。

7.2 电子公文介质的维护和维修，由公司OA管理员负责。

8、系统操作要求。

8.1要求每天早8：00打开oa办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

8.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

8.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。

9、信息管理要求。

9.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100m。

9.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。

9.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。

9.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。

9.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

10、关于磁盘上机使用的规定。

10..1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必须由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，方可上机使用。

10.2外单位人员来服务站上机时，所带磁盘必须由服务站站长同意，经作病毒检查确认无病毒后，方可上机使用。

10.3发现病毒时，操作者不得擅自处理，须经服务站计算机管理负责人查明原因后，责成专人处理。