外来文件管理要求(分类管理)
外来文件管理制度
外来文件管理制度External Document Management System编制Editor审核Review批准Approval外来文件管理制度1.总则1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
1.2 外来文件包括从外部获得的文件，各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同，客户提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等。
1.3 本制度适用于本公司对获取、识别、传递、发放、更新外来文件等过程进行控制。
2.管理职责2.1 技术中心标准情报室是外来文件的归口管理部门，负责对外来的技术标准进行识别，负责对本公司产品相关安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记、贮存和管理工作。
2.2 质检部负责对外来的法规规范进行识别；2.3 办公室负责对外来法律法规、政策文件进行识别。
3.外来文件的获取3.1 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。
3.2 公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。
4.外来文件的识别、评审4.1 技术标准4.1.1 凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术外来文件（电子版/书面版），收到后应提交到技术中心标准情报室，由标准情报室进行识别，并整理出《外来文件目录》，目录应列明文件编号、名称、发布日期；4.1.2 技术标准，图纸等需提交技术部门，评审文件有效性和适宜性，确认是否为最新版，是否可依照执行；4.1.3 标准情报室识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本，标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2 法规规范4.2.1 凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章及产品检验、接收标准，收到后应移交到质检部进行识别；4.2.2 质检部对收集到的法规规范、产品检验、接收标准进行识别，识别其应实施的部门、范围；4.3 政策文件4.3.1 凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；4.3.2 办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；4.3.3 办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件管理规范
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
外来文件管理制度模板
外来文件管理制度模板1. 文件管理概述本制度旨在规范企业对外来文件的管理，确保文件的准确性、完整性、及时性和安全性，提高工作效率。
外来文件包括但不限于合同、协议、报告、信函等书面文件。
2. 文件管理责任1.企业职能部门负责制定和执行外来文件管理制度，定期检查部门文件管理情况，并提供相关培训和指导。
2.各部门负责本部门外来文件的接收、分发、存储、归档和销毁等工作。
3. 外来文件接收1.接收外来文件的人员应在文件到达后24小时内确认接收，并进行登记，包括文件来源、日期、文件标题等信息。
2.在接收文件时，应仔细检查文件的完整性和准确性，如发现问题应及时向发送方反馈并协商解决。
3.接收人员应将已接收的文件及时传递给相关部门或人员，并记录相应传递信息。
4. 外来文件分发1.对于需要分发的外来文件，接收人员应按照规定的流程和权限将文件传递给相应的部门或人员。
2.分发人员应及时将文件送达，并在文件上进行签收确认，同时记录相应的分发信息，包括日期、接收人员等。
3.文件发送方应随时查询文件的分发情况，如发现问题应及时跟进解决。
5. 外来文件存储1.外来文件存储应有专门的文件柜或档案室，设置相应的分类和编号系统，方便文件的归档和检索。
2.文件柜或档案室的管理人员应负责对文件进行分类、编号、整理和保管，并定期检查文件的完整性和安全性。
3.文件的存储应按照一定的时间要求进行归档，即根据文件的保管期限和重要性确定文件的保存时间，并编制相应的销毁计划。
6. 外来文件归档1.归档人员应按照文件编号和分类将文件进行整理和归档，并制作相应的档案目录。
2.针对重要文件，应进行复制备份并存放于安全的地方，以防意外事件导致文件丢失。
3.归档人员应定期检查已归档的文件，并确保文件的完整性和安全性。
7. 外来文件销毁1.外来文件的销毁应严格按照销毁计划进行，以确保文件的保密性和安全性。
2.销毁人员应对待销毁的文件进行核对，确保文件的完整性和准确性。
外来文件管理流程完整版
外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】外来文件管理程序1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；适用的质量管理体系标准，工具书。
4、外来文件管理规则、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)5 工作程序外来文件的获取a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件的分发涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
外来文件管理制度
外来文件管理制度1、目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2、适用范围适用本厂对外来的标准、质量有关的文件进行控制。
3、职责3.1生产技术科负责对外来的产品标准进行识别。
3.2质管科负责人负责对外来的与质量有关的文件进行识别。
3.3办公室负责对外来文件的发放、归档管理工作。
4、工作程序4.1外来文件的分类4.1.1产品标准•凡涉及到本厂产品的相关的标准。
4.1.2与质量有关的文件•国家的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规、•上级主管部门与质量有关的来文。
•行业中与质量有关的来文。
•地方政府与质量有关的来文。
4.2外来文件的识别4.2.1产品的标准•凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到生产技术科进行识别。
•识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。
•标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2.2与质量有关的文件凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、法规，收到后统一移交到质管科。
•生产技术科对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。
•质管科对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，逐级分送到各级领导进行传阅。
4.3外来文件的分发：4.3.1办公室是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到办公室进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由办公室负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止产品误用。
4.3.2对需分发的外来文件，由管理者代表确定分发范围，质管科负责发放。
4.4文件的控制4.4.1对外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报办公室，经管理者代表审批后，重新发放，并对原文进行作废。
4.4.2当外来文件由于修改等原因作废，办公室应及时将作废文件收回，发放新的文件。
4.4.3对有保留或参考的已经作废的文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。
外来文件控制操作规程(3篇)
第1篇一、目的为确保公司对外来文件的接收、处理、归档和管理工作的规范化、标准化，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本规程。
二、适用范围本规程适用于公司内部所有部门对外来文件的接收、处理、归档和管理。
三、职责1. 文件接收部门：负责接收外来文件，对文件进行初步审查，并按照规定流程进行处理。
2. 文件审核部门：负责对外来文件的真实性、合法性、有效性进行审核。
3. 文件管理部门：负责文件的归档、保管和提供查询服务。
4. 各部门负责人：负责本部门文件管理的监督和指导。
四、操作流程1. 文件接收：- 文件接收部门在收到外来文件后，应立即进行登记，包括文件名称、来源、接收日期等基本信息。
- 对文件进行初步审查，确保文件符合公司接收范围和规定。
2. 文件审核：- 文件审核部门在收到文件接收部门的登记信息后，应进行详细审核。
- 审核内容包括文件的真实性、合法性、有效性以及与公司业务的相关性。
- 审核结果应记录在案，并由审核部门负责人签字确认。
3. 文件处理：- 对于审核通过的文件，文件接收部门应根据文件性质和用途，将其转交给相关部门或个人处理。
- 对于审核未通过的文件，文件接收部门应予以退回，并说明原因。
4. 文件归档：- 经处理后的文件，由文件管理部门负责归档。
- 归档文件应按照文件类型、年份等进行分类，确保档案的整齐有序。
- 归档文件应定期进行清理和维护，确保档案的完整性和安全性。
5. 文件查询：- 文件管理部门应提供文件查询服务，方便各部门和人员查阅。
- 查询服务应遵循保密原则，未经授权不得泄露文件内容。
五、注意事项1. 所有外来文件均需经过严格审查，确保公司信息安全。
2. 文件接收、审核、处理、归档等环节应记录在案，以备查证。
3. 文件管理人员应定期对文件进行清理，及时更新档案信息。
4. 对于涉及公司机密或敏感信息的文件，应采取加密或隔离存储等措施。
六、附则1. 本规程由公司文件管理部门负责解释。
2. 本规程自发布之日起实施。
iso外来文件管理制度
iso外来文件管理制度1 .目的与范围目的：本制度的目的是确保对所有外来文件的有效管理，以维护组织的质量、环境或其他管理体系的要求。
1.2范围：适用于所有在组织内部使用的外来文件，包括但不限于合同、法规、规范、标准和客户要求。
2 .文档控制2.1文档标识：所有外来文件应进行明确的标识，包括文档类型、版本号和生效日期。
2.2文档批准与发布：2.2.1所有外来文件必须经过适当的批准程序，并确保只有授权人员可以发布。
2.2.2批准后，文档应按照指定的分发程序发布。
2.3文档修订：2.3.1确立文档修订程序，以确保对文档的任何修订都经过适当的评审、批准和记录。
2.3.2记录文档的修订历史，包括修改的内容、日期和负责人。
3.文件访问权限3.1确保只有授权的人员可以访问、查看和使用外来文件。
3 .2定期审查和更新文件的访问权限。
4 .文件保管4.1指定安全、适宜的存储位置，以确保文件的完整性和可用性。
4.2制定文件保管程序，包括防火、防水和防盗等安全措施。
5 .文件修订5.1提供文档修订的标准程序，包括修改的流程和责任人。
5 .2确保修订后的文档及时得到替代，并废弃旧版本。
6 .培训与意识6.培训：7. 1.1提供员工关于文档管理制度的培训，包括使用文档的正确方式。
7.1.2在员工培训中强调对文档的保密性和安全性的认识。
6.1意识提升：通过内部沟通、培训和宣传提高员工对文档重要性的认识。
7 .文档审查7.1制定定期审查文档的程序，确保文档的适用性和有效性。
7 .2根据审查结果，及时更新和改进文档。
8 .文件相关记录8.1建立文档管理记录,包括文档的使用记录、审查记录和修订记录。
8.2确保记录的准确性、完整性和保密性。
外来文件管理资料
5.5<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d外来文件的管理<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d5.5.1<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d获得外来文件<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d外来文件是指来自实验室外部的一些文件，主要包括法律\法规、规章、标准、规范等。
<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d外来文件的及时获得是实验室开展检测/校准活动的基础，尤其是技术法规的有效性更是确保检测/校准方法有效性的前提，实验室必须畅通信息来源渠道，确保在最短的时间内获得最新的信息。
<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d可通过各种媒体、公开发行的机关报刊以及特定途径获得。
<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d(1)<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d向标准情报部门查询<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d检测依据的是各类标准，其发布和更新信息，可借助国家、部门或地方的标准情报部门。
就实验室而言，较为稳妥的一种做法是和情报部门建立长期固定的协议关系，由情报部门定期提供相关产品标准的发布、更新信息和所需的标准。
<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d(2)<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d订购权威机构出版的国家标准和计量技术法规目录<ÙBeÉuî Ä Zn d;~b@d中国标准出版社每年都会出版《国家标准目录及信息总汇》，该目录收集了截止到上一年度批准发布的全部现行国家标准信息，同时补充载入被代替、被废止国家标准目录及国家标准修改、更正、勘误通知等相关信息。
外来文件管理规定
昆山惠众机电有限公司昆山众诚精密锻造有限公司外来文件管理规定文件编号：GG-03-02.0发放编号：受控状态：1.适用范围该规定详细说明外来文件在公司内部以及外部流通的操作过程。
过程具体包括：夕卜来文件的登记、发放、使用、保管、回收、评审、作废、封存等。
2.适用文献《外来图纸》、《外来文件》、《相关标准》、《法律法规》、《图书手册》、《其他文件》3.具体操作要求外来文件的整个流通过程应符合以下细则：3.1外来文件的登记3.1.1销售人员接收外来文件，发送给该产品项目负责人，项目负责人大致判断文件所属文献类型（见3.1.1.1规定），然后按文献类型判断是否需要登记、保管。
3.1.1.1《外来图纸》：a、所有客户要求试制开发的新产品图纸。
b 、老产品的新旧版本变更图纸。
c 、与已有图纸完全相同的图纸。
d、除以上图纸需要登记外，其他图纸无需登记，由接收人进行保管。
《外来文件》：除以上类型以外，从客户或者供应商处获得的外来文件，需要存档保存、留有凭证的文件均需登记。
《相关标准》：所有涉及公司所需使用的标准均需登记。
《法律法规》：所有从外部接收的法律法规均需登记。
《图书手册》：所有从外部接收的图书、手册、样本等资料均需登记。
《其他文件》：由接收人确认此文件的重要性，若暂时无法区分哪一类型文件，但在将来可能会使用，可以将其归为其他类，进行登记。
3.1.2项目负责人接到销售给予的外来文件需要进行整理，整理流程如下：a.项目负责人对收到的外来文件确认并签字，b.对外来文件电子档文件名重命名，命名方式如下：XXXXX X (XXXXXX)。
外来文件管理规范
外来文件管理规范（ISO9001：2015）1. 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围本标准规范了公司外来文件的管理办法3．工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。
4. 术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。
5、外来文件管理规则5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6、外来文件的管理流程6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。
6.3文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。
必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
6.4外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。
回收与报废按照《文件控制程序》执行。
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四、文件与清单的更新
销售部助理接收到顾客提供的文件资料后，应更新《外来文件清单》，同时还需确认是否已有该文件的旧版，如果已有旧版文件，还应替换成新版文件。
(5)技术类图书、文献等
与产品设计、技术相关的图书，杂志等
三、信息发布：
管理部门评估法律法规、政府发文通知的重要指示，特别对有变动的要求进行摘录，发布在OA上，适当时，可组织相关部门进行培训学习。
(2)产品标准（非本公司编制）
有关产品的国家/国际/行业标准和规范
品质部
一、获取与登记：
品质部标准管理员在产品标准网站、行业网站上搜集与产品相关的标准，或在标准发行机构购买标准，并将标准文件按文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
四、产品标准与清单的更新
产品标准管理员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及清单。
(3)量具校准与产品测试类标准
1.量具校准国家标准
2.产品测试国家/国际标准
3.量具说明书/使用说明书等
品质部
一、获取与登记：
品质部量具管理员在相关标准网站上搜集与量具校准、产品测试有关的标准，或在标准发行机构购买纸质标准，并将标准文件的文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按量具种类、测试标准类型进行分类保存。
三、标准与清单的更新
量具校准员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及外来文件清单。
(4)顾客提供的文件
1.顾客供应商手册、技术协议
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子档标准在电脑中建立文件夹分类保存。可按产品类型进行分类保存。
三、标准的内部传递与评审：
1.标准管理员对产品相关标准按产品的属性进行分类，并将分类后的标准按责任部门进行分发。产品标准的分发对象为研发部各相关的开发部门。
2.研发部各开发部收到产品标准后，先熟悉和理解标准的要求，根据标准的重要程度、重要变化点以及是否有跨部门协作等方面，决定是否召开针对产品标准的应对（评审）会议，并形成会议纪要。
(8)供方随产品提供的文件
供应商第三方检测报告、出货报告等
品质部
由IQC对供应商提供的第三方检测报告、出货报告等进行保管。
(9)设备资料（设备供方提供）
设备供方提供的设备说明书、操作说明书、维修操作规程等
设备部
设备工程师建立设备档案，并将设备供方提供的相关资料整理到设备档案中进行保管，如有借阅情况，借阅人需将借阅人姓名、借阅文件名、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文件借阅记录表》中，设备工程师确认后发放需要的文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。
研发部
一、获取与登记：
研发部助理负责公司技术类图书、文献等资料的登记工作，当接收到该类文件后，将文件名、版本、购入日期等信息记录在《外来文件清单》中。
二、文件的保存：
研发部助理将技术类图书、文献等资料，按资料分类陈列到研发部小图书室的文件架上。
三、文件的借阅登记：
当文件被借阅时，借阅人需将借阅人姓名、借阅文件名、借阅时间、计划归还日期等信息登记到《文件借阅记录表》中，研发部助理确认后发放需要的文件给借阅人，并跟进借出的文件归还情况。
2.顾客订单与合同
销售部
一、获取与登记：
销售部助理负责接收顾客提供的供应商手册、技术协议，并将文件按顾客名称、文件名、编号、日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、文件的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按客户、产品、文件类型进行分类保存。
三、文件的评审：
外来文件管理要求
(1)法律法规、政府发文
1.国家、地方政府法律法规文件
2.政府公文通知、相关批复
行政部
人力资源部
财务部
一、接收和登记：
外来文件收到后，按文件名称、接收日期、发文日期或版本信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。当文件有更新时，应及时更新清单。ห้องสมุดไป่ตู้
二、外来文件的保存：
纸质档用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。
外来文件管理要求
1、外来文件定义
取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等，被本公司用作质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国家国际标准，以及客户、供应商提供的标准、规范等文件，外来文件不属于本公司编写，但需要执行的文件。
2、外来文件的分类与管理
项目
举例
管理部门
(6)管理体系标准
1.IATF16949：2016标准
2.ISO9001：2015标准
品质部
由品质部体系工程师负责搜集和管理最新版的体系标准。
(7)供方资质证明文件
供应商营业执照、体系证书、代理商授权证书(如有)等
采购部
采购部负责接收和维护供应商档案资料，包括供方资质证明文件，并每年对这些资料的有效情况进行核查，确保文件未失效，如营业执照、体系证书等。