总务部管理规定

总务部管理规定

一、目的

明确**工作内容，确定**内管理制度，以便工作业务的顺利进行。

二、适用范围

适用于公司**部的管理。

三、目录

四、工作时间

正常出勤时间为周一至周五8:30--17:00，午休时间为：11:30--**:00

五、人员职责与权限

5-1 部门经理

1）负责公司人事、行政、财务的管理工作。

2）制定公司规章管理制度。研究、贯彻执行公司劳动人事诸方面的方针、政策。3）审核员工录用、辞退、培训、惩罚意见，并提交上级领导决定。

4）公司各岗位工资标准的规定，员工薪资的计算及审核。

5）每月向公司领导提供财务报表。

6）代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好合作关系。

7）指导、管理、监督部门下属人员的业务工作，改善工作质量。

8）协调好本部门与各部门间的工作。

9）服从公司管理者的指导。

10）遵守公司规章制度。

5-2 部门课长

1）协助部门经理制定公司劳动人事管理制度。

2）员工的招聘、录用、入职培训、签订劳动合同、解聘等各项人事管理规定。

3）员工考勤、奖惩，处理各种假期、调动等管理工作。

4）协助制定、监督、执行公司行政规章制度。

5）根据政府及上级主管部门制度要求，负责公司各证照的保管、登记、变更和年检工作，确保各项手续及时有效。

6）编制公司作息年历。

7）负责订购机票；做好外来客人的接待，如住宿、用餐等工作。

8）负责公司环境认证及质量认证的相关工作。

9）服从公司领导的安排。

10）遵守公司的规章制度。

5-3 部门副课长

1）参与部门人事及行政的管理，配合做好各项行政工作。

2）严格遵守、执行国家财经法律法规和财务会计制度，做好会计工作。

3）组织协调下属人员准确、及时完成会计核算和财务处理工作。

4）协助部门经理按时做好月报，年报及其它各种报表的填报工作，做到实事求是，正确整洁，如实上报。

5）协助部门经理做好公司的税收相关工作，做好每年进行的财务审计和联合年检工作。

6）协助部门经理做好劳资方面的核算。

7）及时进行退免税申报工作，确保其准确，及时。

8）根据规定的成本、费用开支范围和标准，审核原始凭证的合法性、合理性和真实性，审核费用发生审批手续是否符合公司规定。督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。

9）做好公司各项资金的收取与支出管理。

10) 定期或不定期的组织清查核对固定资产账目，做到帐物相符。

11）服从公司领导的安排。

12）遵守公司的规章制度。

5-4 系长

1）对新员工制定教育计划，并发放环境方针。

2）年度环境培训计划的整合与计划实施与否烦人跟踪管理。

3）消防知识培训及火灾的模拟培训。

4）发行《环境不符合纠正报告》，并负责确认纠正、预防措施的实施效果。

5）依据公司制度完善文书档案的管理，确保资料保存完整和查询方便。

6）协助指导公司的公文流转和证照办理工作，做好公司总务报批事项的呈报、跟踪、反馈等工作，确保公司公文流转及时。

7）依据公司管理制度，负责公司固定资产和低值资产的系统化管理，确保公司资产的安全性和记录的准确完整性。

8）协助部门经理进行公司采购管理的日常工作及参与总务部项下的专项采购。

9）服从本部门领导的安排。

10）遵守公司的规章制度。

5-5 主任

1）做好环境信息的接受和处理工作。

2）对内部员工发放环境方针及对环境方针进行宣传的活动。

3）管理环境文件的分发、废弃。

4）协助配合策划、确定、落实本部门综合事务的处理。

5）配合公司各类活动的策划、组织和实施。

6）公司办公方面物资、文档的分类管理和各项会议纪要的存档管理。

7）服从本部门领导的安排。

8）遵守公司的规章制度。

5-6 部门专员

1）员工的招聘、录用、入职培训、签订劳动合同、解聘等各项人事工作。

2）办理职工请假、休假等事宜的统计、登记管理工作。

3）组织整理、保管人事档案。

4）编制全体职员一览表，安排好公司停车位，并定期检查。

5）电话接听、转接，及时汇报有关信息。

6）做好来客来访的接待工作并管理，指导好门卫的相关工作。

7）向公司各部门下发文函，并做好各种文函的登记、编号和传阅。

8）办公室资料的收集、整理、归档，登记管理好各部门办公物资的领用工作，并及时添置相关物资。9）安排好公司员工接送工作。

10）做好公司财务会计工作，认真复核记账凭单和原始凭单金额是否一致，记账凭单附件是否齐全、正确。

11）严格审核付款凭证和审批手续，及时准确无误的办理各种应付款项。

12）及时登记现金现金日记账、银行存款日记账，做好与银行帐簿的核对工作，编制“银行存款余额调节表”，调节后的银行明细账与银行对账单余额要保持一致。

13）审核外单位交来的增值税发票。

14）详细核对单位的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等是否准确无误。

15）配合主管做好各种账务处理。

16）妥善保管公司票据和发票。

17）及时做好会计凭证、账册、报表等财会资料的保管，配合主管做好整理与定期归档工作。

18）保守公司机密。

19）做好本部门的5S工作，保持办公室的整洁。

20）服从本部门领导的安排。

21）遵守公司的规章制度。

5-7 保洁员

1）负责做好公司厂区内部环境的保洁工作。

2）负责办公楼1～3楼楼道、走道的地面清洁工作。

3）清洁公司内部的洗手间（清洁地面、更换卷纸）。

4）打扫总经理室、***、会议室（擦桌子、窗台、清洁地面）。

5）负责每日各部门垃圾筒清理工作。

6）服从部门领导的安排。

7）遵守公司的规章制度。

六、总务管理规定

1）上班时着装整齐、坐姿端正；树立良好的部门形象和个人形象。

2）工作时间对待领导、同事、来访者应热情、有礼貌；保持良好的工作情绪。

3）在工作接触时或在接听电话时，要使用文明用语：您好/请/谢谢/对不起/再见；接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。

4）办公室应保持安静，禁止喧哗。

5）前台应保持随时有人状态，前台离位时必须有人员接替，不漏接任何电话。

6）部门人员齐心协力，做好外来客人的接待工作。

7）公司财物不得随意放置，贵重物品必须锁好。

8）做好员工合同的签订与管理。

9）做好公司内部和外部文件的收取、编号、传递；定期进行档案整理，确保档案资料的安全和保密。10）做好公司办公用品的管理，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

11）做好员工工作餐的安排及餐厅管理。

12）做好公司内的清洁卫生管理，厂区保安管理。

13）管理和维护公司的网络系统、监控系统、电话机交换系统。

14）熟练使用公司电脑、传真机、复印机等电子设备，并管理好相关设备，遇损坏时，及时通知专业人员维修。

15）妥善处理员工劳资纠纷及各种投诉及意见。

16）做好公司人员招聘及员工培训、员工考勤管理。

17）做好公司员工工伤事故的处理。

18）所有总务人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

19）做好帐务资料的整理、归档等相关工作，并按会计制度相关规定，保存好帐簿等账务资料。

20）检查和监督公司的一切规章制度是否得到执行。

21）整理好各自的办公场地；办公桌上应保持整洁、清洁；各类文件存放应放于规定位置，不得随意摆放。

22）监督好各部门5S工作。

23）下班时，当日值班人员必须对本部门办公室、总经理、会议室，及经理室关闭空调、窗户、电源、门等相关事项进行确认。