文书与档案管理基础(第三版)四单元2
文书与档案管理
文书与档案管理【摘要】文书与档案管理是组织和管理文件、记录和信息的一种重要方式。
本文从文书管理的概念与原则、档案管理的作用与方法、文书与档案管理的关系、现状以及技术应用等方面进行了探讨。
通过对文书与档案管理的研究，旨在揭示其在保障信息安全、提高工作效率和服务质量等方面的重要性。
结论部分强调了文书与档案管理的重要性，指出其未来发展趋势并给出建议与展望。
文章旨在引起人们对文书与档案管理的重视，促进其在各个领域的有效应用，为信息化时代的管理提供保障和支持。
【关键词】文书与档案管理、概念、原则、作用、方法、关系、现状、技术应用、重要性、发展趋势、建议、展望、引言、正文、结论。
1. 引言1.1 什么是文书与档案管理文书与档案管理是指对单位或个人的文件、资料和档案进行分类、整理、保存和利用的管理活动。
文书管理是指对单位内部文件的管理，包括文件的起草、审核、签发、分发和存档等工作；档案管理是指对单位已经不再使用但有价值的文件和资料进行保管和管理，以便将来查阅和利用。
文书与档案管理是组织和个人管理工作中非常重要的一部分，它涉及到信息资源的有效管理和利用，对于提高管理效率和决策质量具有重要意义。
在现代社会，信息量庞大，文书与档案管理显得尤为重要。
良好的文书与档案管理可以确保信息的准确性和完整性，提高工作效率，避免重复劳动，减少资源浪费。
文书与档案管理也是保障知识产权和维护组织利益的重要手段，能够有效防范信息泄露和失窃等风险。
本文旨在探讨文书与档案管理的概念、原则、作用及方法，以及文书与档案管理的关系和现状，最后结合技术应用探讨其重要性、未来发展趋势，提出建议与展望，希望对相关领域的研究和实践有所启发和促进。
1.2 重要性文书与档案管理在现代社会中扮演着至关重要的角色。
文书与档案管理是组织和管理信息的基础，可以有效地记录和保存各种重要数据和文件。
这对于保障机构内部运行的顺畅性和高效性至关重要。
文书与档案管理可以帮助组织合规操作，确保其符合相关法规和政策。
《文书工作与档案管理》课件 04项目四 档案整理
按年度分类
将文件按其形成年度分类。 跨年度一般应以文件签发日期为 准。 对于计划、总结、预算、统计报 表、表彰先进以及法规性文件等内容 涉及不同年度的文件，统一按文件签 发日期判定所属年度。 跨年度形成的会议文件归入闭幕 年。跨年度办理的文件归入办结年。 当形成年度无法考证时，年度为其归 档年度，并在附注项加以说明。
任务分析
对原有档案文件进行分类，是档案整理工作的基础任务，分 类方案不仅制约排序结果，而且还决定着编号规则。要想为公司 档案进行分类，需要首先了解档案分类常用方法，在此基础上结 合本单位的档案情况制定适合的分类方案，并据此对原有的散乱 档案进行整理排列。
一、档案分类的基本方法
年度分类法 机构分类法 问题分类法（最易带主观性，与机 构分类法不兼容） 保管期限分类法（最易被忽视）
假定你是李芸，请根据以上背景，请利用规范的编号、编目以及装盒等档案管 理方法，解决全部归档文件的保管问题。
任务分析
对归档文件进行分类和排序后，整理工作进入到关键的下 一个阶段，即编号与编目以及档案装盒的阶段。编号的目的是 使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理 与利用工作提供便利；编目是为所有归档文件编制目录，将为 管理和查找档案提供极大便利，同时这个目录也进一步体现了 档案分类方案以及档案文件之间的密切关系；档案盒是保护、 管理档案的重要装具，档案文件一般都是在档案盒中存放的。 将整理好的归档文件装入档案盒时，必须填写封面、盒脊和备 考表等项目。装盒完成后，需要将所有档案盒规范地摆放入档 案柜中，这一工作称为“上架”。上架标志着档案整理工作基 本结束。
第二
档案盒内的文件数量应合理
第三
档案盒中应存有盒内文件目录表、备考表。
第四
文书与档案管理基础试题卷二模
文书与档案管理基础试题卷一、单项选择题（每小题2分，共30分。
）1．文书处理包括了三个环节，分别是收文处理、发文处理和（）A．文书管理B．收文登记 C．核稿查验D．缮印校对2．能够明显地将办公室与其他专业职能部门区别开来的性质是它所特有的（）A．管理性B．综合性C．辅助性D．咨询性3．被称为“国之重器”的档案载体是（）A．甲骨B．青铜C．石板D．缣帛4．用来存放牌匾、印章、艺术品、文物等的专用器具是（）A．档案箱B．底图柜C．实物柜D．防磁柜5．选出不属于档案收集方法的选项（）A．“帐外”文件的收集B．科技档案的收集C．零散文件的收集D．“帐内”文件的收集6．根据人们写字和阅读习惯，竖向书写的文件，装订线一般在哪侧（）A．左侧B．上侧C．右侧D．下侧7．案卷装订打孔时要求等间距，即孔与孔之间的间距为（）A．6cm左右B．5cm左右C．4cm左右D．3cm左右8．归档文件应按件装订，下列表述正确的是（）A．定稿在前，正文在后B．被转发文在前，转发文在后C．复制件在前，原件在后D．正文在前，附件在后9．卷内文件页应有页号，并填写每份文件的起止页号，下面列举的例子中对页号表述正确的为（）A．第一页至第九页B．第1页至第9页C．1～9 D．第1～9页10．省去了复杂和繁琐的立卷过程，简便快捷，适合当前现代化办公要求的立卷方式是（）A．立薄卷B．立纯卷C．一事一卷D．以件代卷11．于右侧装订的案卷，文件的反页应在哪个位置编号（）A．左上角B．右上角C．左下角D．右下角12．文件处理部门在立卷基本结束后，编制移交案卷目录和立卷说明，连同案卷一起向机关档案室移交的工作称为（）A．归档B．组卷C．归类D．装订13．缮印好了的公文盖上印章才生效，但是有的公文可以不盖印而同样有效，下列选项中只有盖印方能生效的公文是（）A．介绍信B．省委发出的有固定版头的铅印“红头”文件C．有专门的传递途径的公文D．有代“印”作用的版头14．以下文种属于上行文的是（）A．命令B．指示C．请示D．规定15．一般机关都可以选择的简明而理想的立卷模式是（）A．分工式B．兼职式C．组织式D．集中式二、多项选择题（每小题2分，共20分。
文书与档案管理基础(三版)二单元剖析
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 催办
是指文秘人员对文书办理情况的督促、检查，以提醒有 关人员加快办文速度。
范围： 上级机关来文要求及时回复的； 平级机关与本机关联系工作、商洽事务需要复文的； 下级机关送本机关的请示需要批复的等。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 答复
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 门应当进行审核。 重点 ①是否应由本机关办理； ②是否符合行文规则； ③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； ④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； ⑤文种使用、公文格式是否规范。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并 说明理由。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
②如来文涉及其他有关文件的材料时，应调阅有关文件
材料，报送领导审批； ③凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门 协商处理；协办部门积极予以配合，绝对不能互相推诿 ④承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件
优先处理。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 传阅 分送
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或 按公文的内容要求，由文书处理部门快速送达有关部 批示。 门或人员传阅或承办。 办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、 分送的具体要求 延误。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
内容 一是从业部门的工作来说，针对来文所提出的 问题去具体执行或解决办理 二是从文书工作来说，对应办复试的文件要根 据领导批办意见办理复文。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
承办时要注意的事项： ①办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理
文书与档案管理基础练习(含答案) 第二章 公文
第二章公文一、填空题1．公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。
2．按公文来源分，有外发公文和收来公文。
3．直接反映本机关行使职权、完成工作任务和进行各项公务活动的真实情况的公文是外发公文。
4．按行文关系分有上行文、平行文、下行文。
5．按性质作用分，有法定行政公文、事务性公文、规范性公文。
6．法定行政公文是指国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13 种公文。
7．事务性公文是伴随着机关、企事业单位事务工作产生的，为适应和满足机关、企事业单位工作需要而撰写的不具有权威性和强制性的文书。
8．按公文的使用范围分，可分为通用公文和专用公文两大类。
9．通用公文是指在机关、社会团体、企事业单位中普遍使用的规范性的公文。
10．专用公文是指在司法、外交、军事、商务等部门根据特殊需要所使用的特种公文。
11．我国最早的公文叫书契。
“公文”一词最早的出现，见于陈寿的《三国志》。
12．公文的名称，历朝历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文案、案牍等。
清宣统三年公文一词出现。
由此，公文名称一直延续下来。
13．在公务活动中，通过公文进行上下左右的联系和沟通，使上情迅速下达，下情及时上报，使机关之间联系密切，关系协调。
14．我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共18 种。
15．命令是具有强制性的指挥性文件，是一种法规性、强制性很强的下行文。
16．“令”与“命令”在意义上并无区别，而是出于口语和习惯，“令”常用于专门的命令。
17．公报用于公开发布重要决定或者重大事件；公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告用于在一定范围内公布应当遵守或者法定周知的事项。
18．通告一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定行政约束力；而公报和公告更多的是宣示性、告知性事项。
19．决议的内容多是关系全局性、原则性的重要问题或重大事件，涉及的内容比较广泛，综合性强。
文书处理与档案管理课件
根据形成和使用的领域、内容和 性质，文书可分为公务文书和私 人文书两大类。
文书处理的基本原则与要求
准确、及时、安全、保密的原则
遵守法律法规和政策规定
文书处理必须准确、及时、安全、保密， 遵循规定的程序和方法，保证文书的合法 性和有效性。
文书处理必须遵守国家法律法规和政策规 定，确保文书的合法性和合规性。
内容结构的合理安排
在写作过程中，应合理安排段落和层次，使文章内容紧凑、连贯， 避免冗长和重复。
常用文书的写作规范与技巧
通知、通报等告知性文书的写作
01
应简洁明了，直接陈述事实或要求，语言平和客观，避免使用
主观色彩强烈的词语。
申请书、建议书的写作
02
应清晰明确表达申请或建议的内容，同时注意礼貌和尊重，避
网络办公与协同处理
利用网络技术实现多人在线协同处理文书，提高工作效率和质量。
03
档案管理基础Βιβλιοθήκη 识档案的基本概念与分类档案定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的具有保存价值的文字、图像、声 音及其他各种形式的原始记录。
档案分类
按档案性质分为文书档案、科技档案、专门档案；按档案形成者分为机关档案 、企业档案、事业单位档案等；按档案内容分为人事档案、会计档案、教学档 案等。
档案安全保护
采取有效措施，确保档案的安全和 完整，防止档案遗失、损坏和泄密 。
档案的鉴定与销毁
档案鉴定标准
制定档案鉴定标准，明确各类档 案的保管期限和处理要求。
档案销毁程序
制定档案销毁程序，明确销毁审 批程序、销毁方式和销毁责任人
等。
档案清退与移交
根据工作需要和法律法规要求， 及时将不再需要的档案进行清退
《文书与档案管理》讲义(全部原版)
《文书与档案管理》第一章绪论一、文书与档案管理学的学科意义（一）学科释义文书学+档案学+管理学●文书学是研究文书和文书工作理论、原则、方法及其产生、演变和发展规律的学科●档案学是研究档案和档案工作理论、原则、方法及其产生、演变和发展规律的学科（二）研究对象文书档案文书学档案学文书工作档案工作（三）研究内容文书和档案的起源和产生，历代文书、档案和文书工作、档案工作制度的演变及其与国家制度、政治历史发展的关系，历代文书工作程序的历史发展和变化，揭示其规律性。
现行机关文书、档案与文书工作、档案工作制度和工作程序的相互关系及其规律性。
（四）学科关系（文书与档案、文书工作与档案工作的关系）1．文书与档案的关系区别：●文书是现行工作进程中正在运转使用的，未经整理归档的文件材料●档案是工作完毕以后，停止运转使用的，已经整理归档的文书材料●文书材料产生于正在进行的工作之中或刚刚结束之后，与现行工作密切相关，是现行工作的依据和记载●档案则产生于某项工作之后，是过去的工作的历史记录，只对今后的工作起参考和凭证作用●文书包括现行工作中形成的全部文件材料●档案则是现行文件材料中对今后有查考和保存价值的文书材料的总称，而且须经系统整理归档后方可转化为档案联系：文书与档案的主要构成成分都是工作活动中形成的文件材料。
一般而言，文书是档案的前身，是明天的档案，也是档案的源泉之一；档案是文书的变体，是昨天的文书，也是文书的主要归宿2．文书工作与档案工作的关系区别：●两者的工作对象不同文书工作的对象是一份份流通中的单份文件档案工作的对象是经文书整理归档后的一个个案卷●两者的工作任务不同文书工作的任务是形成文书、处理文书、保管文书——文书工作三大阶段、任务档案工作的任务是对档案进行收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用（检索、编研）——档案工作六环节（八环节）●两者的工作目的不同文书工作是应现行工作的需要而形成、处理和保管文件材料，起着机关的纽带作用，推动现行工作的正常进行。
文书档案管理(最新版本)
交流性文件，用于交流、沟通信息和问题的文件，如 简报及典型经验介绍等。
一、规范性公文
规范性公文主要包括7个种类，条例、规定、 办法是其中最具代表性的类型。（还有：细 则、章程、规程、制度等）
（一）条例 条例是领导机关制定或批准规定某些事项或
内部使用文件指不宜向社会公开，只限在机关内部 使用的文件。
秘密文件是指一般的国家秘密，泄露会使国家的安 全和利益受到损害的文件。
机密文件是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家 的安全和利用受到特别严重损害的文件。
绝密文件是指含有最重要的国家秘密，泄露会使国 家的安全和利益受到特别严重损害的文件。
指挥性文件，领导机关为实施领导、部署工作、指挥 行动、贯彻政令而制成的文件，如命令、指示、决定 等。
报请性文件，下级机关和上级机关报告情况、提出建 议、请求批准事项的文件，如请示、报告、情况反映 等。
知照性文件，机关之间或机关向人民群众知照情况、 事项、安排、规定、要求的文件，如通知、通报、通 告、函等。
（四）其他
细则：主要用于根据法定职责或专门的明确授权对法律、 法规、规章及其它规范性公文中的有关事物或要领作出具 体解释，规定具体的实施办法与规则，明确规定各种事物 与要领间的精细界限，为这些法律、法规、规章的有效实 施确立保证。
章程：主要用于规定某个组织的性质、宗旨、组成人员、 组织结构和活动规则。
《关于XXX通知》和关于转发《关于XX通知》
三、公布性公文
公布性公文常用于公布各种重要信息。公文公布形式多样， 可直接张贴、广播，可在报刊上发表。主要有三种类型： 公告、公报、通告。
（一）公告 公告适用于地位较高、影响较大的机关向国内外宣布重要
《文书与档案管理》讲义(全部原版)
第一章绪论一、文书与档案管理学的学科意义（一）学科释义文书学+档案学+管理学●文书学是研究文书和文书工作理论、原则、方法及其产生、演变和发展规律的学科●档案学是研究档案和档案工作理论、原则、方法及其产生、演变和发展规律的学科（二）研究对象文书档案文书学档案学文书工作档案工作（三）研究内容文书和档案的起源和产生，历代文书、档案和文书工作、档案工作制度的演变及其与国家制度、政治历史发展的关系，历代文书工作程序的历史发展和变化，揭示其规律性。
现行机关文书、档案与文书工作、档案工作制度和工作程序的相互关系及其规律性。
（四）学科关系（文书与档案、文书工作与档案工作的关系）1．文书与档案的关系区别：●文书是现行工作进程中正在运转使用的，未经整理归档的文件材料●档案是工作完毕以后，停止运转使用的，已经整理归档的文书材料●文书材料产生于正在进行的工作之中或刚刚结束之后，与现行工作密切相关，是现行工作的依据和记载●档案则产生于某项工作之后，是过去的工作的历史记录，只对今后的工作起参考和凭证作用●文书包括现行工作中形成的全部文件材料●档案则是现行文件材料中对今后有查考和保存价值的文书材料的总称，而且须经系统整理归档后方可转化为档案联系：文书与档案的主要构成成分都是工作活动中形成的文件材料。
一般而言，文书是档案的前身，是明天的档案，也是档案的源泉之一；档案是文书的变体，是昨天的文书，也是文书的主要归宿2．文书工作与档案工作的关系区别：●两者的工作对象不同文书工作的对象是一份份流通中的单份文件档案工作的对象是经文书整理归档后的一个个案卷●两者的工作任务不同文书工作的任务是形成文书、处理文书、保管文书——文书工作三大阶段、任务档案工作的任务是对档案进行收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用（检索、编研）——档案工作六环节（八环节）●两者的工作目的不同文书工作是应现行工作的需要而形成、处理和保管文件材料，起着机关的纽带作用，推动现行工作的正常进行。
档案管理学第四章
3、地方性 、 馆藏结构除具有一般性特点以外， 馆藏结构除具有一般性特点以外，要反映本 地区地特点，有独到的地方特色， 地区地特点，有独到的地方特色，国家级的要求 区别于其他国家的中国特色， 区别于其他国家的中国特色，省市的要有省市的 特色。 特色。
四、广泛收集
对于流散在社会上或个人手中的档案， 对于流散在社会上或个人手中的档案，采取有效措施收集到档 案馆来， 案馆来，就是通常说的历史档案的收集 （一）意义： 意义： 1、征集历史档案具有抢救历史文化财富的性质 2、征集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要 3、征集历史档案是丰富馆藏，保护原件的重要措施
6、编写页号、件号，页号：单面或是筒子页、折叠页均 、编写页号、件号，页号：单面或是筒子页、 应作为一页编号，双面书写的的应两面编号。 应作为一页编号，双面书写的的应两面编号。如果卷内只 有一份文件，且已有页码则不用编号。编号位置， 有一份文件，且已有页码则不用编号。编号位置，在装订 线另一侧的上角或下角，图表、 线另一侧的上角或下角，图表、照片可在空白处或背后编 不装订的文件，要逐件编件号，并按份装订。 号，不装订的文件，要逐件编件号，并按份装订。编号位 置在每件首页的右上角
全宗号
目录号卷号Fra bibliotek件号7、填写卷内文件目录进馆档案必须全部填写卷内文件目 、 卷内文件目录上的项目要填写齐全、字迹工整、 录。卷内文件目录上的项目要填写齐全、字迹工整、文件 标题不要随意更改和简化 8、填写卷内备考表每卷卷末都要有卷内备考表，填写需要 、填写卷内备考表每卷卷末都要有卷内备考表， 说明的问题，立卷人要签名以示负责。 说明的问题，立卷人要签名以示负责。 9、填写案卷封面250克牛皮纸，30*22厘米，卷背厚度不 、填写案卷封面 克牛皮纸， 厘米， 克牛皮纸 厘米 超过两厘米。 超过两厘米。 10、案卷装订与文件修复 、 11、案卷排列应严格按照分类方案排列，一般按问题或重 、案卷排列应严格按照分类方案排列， 要程度进行排列，也可以按时间、机构或地区进行排列， 要程度进行排列，也可以按时间、机构或地区进行排列， 但各类案卷在排列方法上应力求一致。 但各类案卷在排列方法上应力求一致。