材料采购计划管理办法

——试行版——

第一部分通则

1.0 目的

为增强采购工作计划性，从物资供应上保障企业正常运营，特制定本制度，旨在为集团有关部门的材料计划制定、跟踪提供操作指引。

2.0 适用范围

2.1 从公司范围说，适用于集团下属建筑项目部的材料计划管理

2.2 从材料范围说，原则上对日常办公、工程所需等材料均应进行有计划的采购，以下材料可以除外：

■临时、应急、零星、不常出现的材料、资产设备

■涉及金额小，可现购或生产周期不超24小时的物料

■包工包料工程中的材料

3.0 关于采购计划各部门的职责：

3.1 集团采购部

■依各项目部上报材料需求计划主导各主要材料计划的编制

■负责材料采购计划的跟进、反馈及总结

■结合库存审核申购数量的合理性

■对各项目部计划编制的及时性进行监督和考核

3.2 商务部

■配合采购部提供施工物料种类、规格及计划或预估使用量等

■审核计划需求量的合理性

3.3总工室

审核采购计划中各类物料的必要性及数量的合理性

3.4 集团下属各项目部

■负责编制本项目部的材料需求计划

■根据集团采购部需要，跟进、反馈计划的执行情况

4.0 材料的分类：

从计划角度，材料根据使用特性和相应的市场行情，按采招周期可以分为以下两种：

4.1 年度材料

4.1.1 定义

为集团常年使用的物料，通过年度的招投标确定若干常年合作的供应商后可解决材料的供应问题。

4.1.2 材料特性

如符合以下条件的物料，可以纳入年度采购计划的编制范围：

■能实施集中采购，供应商能跨区域供货且不太影响采购总成本

■需用量相对稳定，集团总使用量持续，发生持续萎缩直至消失的情况机率很少

■使用量大，总体价格比较高，采购具有规模效应

5.0 计划编制原则和作用：

■配合各项目施工进度的开展

■尽可能准确地预估用料数量、交期，防止缺料断料

■保证合理库存，避免库存过多，减少资金积压和空间浪费

■尽量配合公司的资金预算和周转

■指导采购部门人员按计划作业，保障各项目开工建设过程的物料和设备供应

第二部分材料计划管理

1.0 计划的分层和精细度

年度材料从年度根据生成时间、编制主体、精细程度不同，自上而下划分为三个层次如下：

2.0 年度招标计划的编制

2.1 作用

对年度材料供应商的确定一般通过年度招标计划开展和实现，本计划指导和督促集团采购部按时完成年度招标工作。

2.2 计划的关键节点

2.2.1 获取物料规格清单

当某种年度材料有不同规格时，集团采购部须向商务部门或供应商等收集规格清单，经商务部门确认后作为供应商的报价基础。

2.2.2 年度预估使用量的获取

作为招标议价的筹码，集团采购部须向商务部门或财务中心收集历史数据，根据次年的业务量预估，最终生成年度预估使用量，可用金额或数量表示。

2.3 年度招标后处理

2.4.1 形成年度供应框架协议

根据评标结果，集团采购部就每类年度材料与年度供应商签署年度供应框架协议，包括物料规格清单及其对应的单价、暂定总价等

2.4.2 签订项目供应合同

根据各项目的进度及实际情况，可在不同时间根据年度供应框架协议签订以项目为单位的供应合同。

3.0 月度物料需用计划的编制

3.1作用

为了能让采购部门提前作好月度采购计划，由各项目部为单位编制月度材料需用计划。

3.2 各类材料计划的编制

3.2.1行政类物料需用计划

各部门、各项目部向行政人事中心提交月度需用计划，行政人事中心汇总各部门、各项目部的需求，根据下月预算，向集团采购部提交行政类物料月度需用计划，计划包含物料名称、规格、特殊要求、期望到位的时间等。由集团采购部补充单价、总价等。

3.2.2工程类物料需用计划

属“集团采购类”年度材料的需用计划，由商务部主导编制，包括物料名称、具体规格、技术参数要求、期望到位时间、当月分批使用量及使用部位，需附上图纸、样品、特殊要求等。由集团采购部补充单价、总价等。

4.0 月度物料采购计划编制

4.1作用

汇总各部门、各项目的物料月度需用计划后，由采购部门对每种物料的采购时间及送货地点进行汇编，以指导和跟进物料供应的及时性

4.2 计划的编制

集团采购部根据需求计划，针对每种物料制定下单时间、样板获取时间等，经集团采购部经理确认后按材料种类分配采购任务。

5.0 注意事项

5.1 针对每类年度材料的供应商以2~3家为宜

5.2 月度采购计划逾期的话，采购部将不予受理，由各项目部另外提出单宗的申购，按正常申购流程办理，造成的损失由各项目部自行承担

5.3 月度材料需用计划提交后原则上不予变更，如因特殊客观原因需在规格或数量、需用时间上变更的，由公司各部门、各项目部在下单采购前2天填写《计划/申购变更单》，经采购部经理审批后执行

5.4 对实际需用量或总价超计划，应按正常申购流程办理。

5.5 签订年度合作框架协议后，如材料因行情与合同约定产生差异，再按相关流程进行调价

第三部分计划管理

1.0 计划的跟踪

1.1 计划跟踪的内容

以跟踪计划完成情况为主，计划编制情况为辅。

1.2 跟踪主体

采用“谁编谁跟”原则，其中集团采购部对各项目采购部的计划完成情况有监控权。

1.3 计划跟踪方式

1.3.1 会议跟踪

集团采购部或各项目部可以定期召开会议，跟踪计划的执行情况。适用于预见性比较强的物料采招行为。

1.3.2 电话跟踪

相关责任人可以和供应商、使用部门进行定期、不定期的电话沟通，跟踪计划执行情况。

适用于零星物料的跟踪

1.3.3 库存系统跟踪

通过查询库存系统的入仓情况，跟踪计划的执行情况。

1.4 跟踪反馈

只针对没完成的情况进行反馈，一方面由跟踪人填报进行登记并存档，为了对相关责任人及供应商进行考核评价；另一方面要预警填写《物料订购跟催表》，向供应商跟催货物。

2.0 计划总结

年度计划和项目周期结束后，由集团采购部组织收集以下数据，并从以下几点进行总结，以改善下一周期的计划制定和执行情况。

2.1 节点的按时完成率：按时完成的节点数/总节点数，此项数据说明相关责任人节点控制效率2.2 按时到货率总结：按时到货批次/总订货批次，此项数据考察供应商的交货准时率

2.3 计划临时调整次数：考察计划的准确性和可行性

2.4 协议补充次数：考察计划和预算的准确性

3.0 计划制定和执行方面的奖惩

为督促相关部门和责任人按照要求制定和执行采购计划，集团将按照本办法进行奖惩：

3.1奖励

3.1.1采取以结果为导向原则，将计划制定和执行纳入相关责任人月度和年度绩效考核范围，对计划制定及时、准确、执行到位的员工实行通报表扬和一定的物质奖励

3.1.2 对计划制定及时、准确的部门和项目，实时进行通报表扬

3.2惩罚

公司将对计划制定过程中不与配合的部门或人员进行通报批评，并将视情节严重对以下行为责任人处以一定数量的罚款：

■不按照公司规定时间制定计划

■计划严重错误，给公司带来经济损失

■因缺失计划或计划严重滞后，影响项目进度

■计划执行不到位，严重影响项目进度

第四部分附表

附表一：年度招标计划表

附表二：材料月度需用计划表

附表三：月度采购计划

附表四：计划/申购变更单

附表五：调价申请单

附表六：申购单

雨滴穿石，不是靠蛮力，而是靠持之以恒。——拉蒂默