公司视频会议管理制度文档

Company video conference management system docum ent

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公司视频会议管理制度文档

小泰温馨提示：规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。本文档根据规则制度书写要求展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调整修改及打印。

为规范视频会议的使用，保证视频会议的顺利进行，特

制定本管理制度，要求如下：

一、会议申请流程及标准

1、各职能部门召开的接口人视频会议需填写《视频会议

申请单》（见附件一），分管（副）总裁签字后交至集团it

部留档，并将会议通知发送各分公司参会人员及it接口人，

视频会议后如需要本部门以外的相关部门进行协助或者需要运营督导部进行督导的，请抄送相关部门。

2、集团总监级以上、分公司副总经理以上或全国全员视

频会议均需提前两个工作日填写《视频会议申请单》提交至总裁办主任处，经总裁办主任批准同意后，方可将会议通知发送各分公司参会人员及it接口人，并将该申请单交至集团it部留档。

3、总裁办每季度召开一次全国（全员）视频会议；

4、集团各职能中心所召开的全国总监级以上视频会议应由集团总裁办主任或运营督导总监或培训总监出席，相关职能部门积极做好后期配合工作。

5、全国全员伙伴视频会议应由集团培训中心召集，集团总裁办主任以上领导主持，并由集团、地方公司it负责人负责设备的通畅。

二、会议设备及网络要求

1、各分公司it接口人必须准备相应设备，如：摄像头、音箱、话筒（或者耳麦），如有缺失或运行不正常，需提前至少一天在当地自行采购并调试，确保设备可用。

2、会议期间必须保证网络通畅，开会使用的电脑带宽需在4m以上，即实际下载速度需保证在200k以上；it接口人在会议开始之前需检查当地分公司的网络状况，必要时限制其他伙伴的网络带宽或直接断开网络。

3、集团it部应提前建立好会议，以保证各分公司在会议召开前30分钟可以进入会议系统进行调试。

4、各分公司必须根据会议通知的时间，准时上线，it接口人需在会议召开前30分钟调试完毕（由于目前大多分工司没有专职it，如没有把握在30分钟内调试完成，请提前更多

的时间进行调试，如有问题可询问集团it部，务必保证在规定时间会议系统能正常使用）。

三、奖惩措施以上事项请各分公司提前做好准备，如在会议进行中发现缺少硬件（没有话筒、没有视频），或者没有准时上线的以及由于网络状况导致时常断线或带宽不够的，一律作为缺席处理；分公司总经理、分公司it、集团it将承担三级连带责任，各成长50元。若由于集团it部延迟建立会议导致各分公司无法进入会议系统进行调试，集团it成长100元。

本制度经总裁办审核批准后下发执行集团it部二零xx 年四月十日此文件自发布之日起执行。

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视频会议制度三篇

关于印发视频会议系统管理办法的通知为进一步加强交通视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，部研究制定了《交通视频会议系统管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。交通视频会议系统管理办法第一条为规范交通视频会议系统的管理，保证系统的正常运行，特制定本办法。第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用交通视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。第三条以部名义召开的视频会议，须经分管副部长和部长批准；以司局名义召开的视频会议，须经主管副部长批准。召开视频会议的签报均应经办公厅会签。使用视频会议系统举办讲座、培训等，由主办业务司局领导批准。交通系统各单位名义召开视频会议，如需使用交通视频会议系统，由各单位领导批准并报交通视频会议系统技术保障和管理部门备案。第四条中国交通通信中心是交通视频会议系统的技术保障和管理部门。交通视频会议系统各使用单位也应明确系统的具体管理部门

及其职责，并须指定两名以上系统管理员。第五条以部或司局名义召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，按以下程序办理：会议发起司局通过部机关内部办公网的“会议室预订系统”提前2个以上工作日预订视频会议室，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。得到确认后，会议发起司局应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送部通信中心。第六条交通系统各单位召开视频会议并申请使用交通视频会议系统，须按以下程序办理：会议发起单位应提前3个以上工作日通过“交通视频会议服务系统”填报《交通视频会议申请表》（见附表1），打印并加盖公章后，传真至部通信中心。得到确认后，发起单位应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送部通信中心。如会议需交通部机关有关司局参加，并使用部机关视频会议室，发起单位应在申请表中加以说明，参会司局按本办法第五条预订会议室。第七条会前准备注意事项：（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“交通视频会议服务系统”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。联调时，各系统管理员应按照《交通视频会议系统调试情况记录表》的检查项目（见附表2），逐项检查系统状况。（二）会议开始前1小时，各参会单位的系统管理员应到达工作

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

公司文件管理规范

王88

目录一、制定目的 (2) 二、适用范围 (2) 三、各部门职责 (2) 四、文件类型定义 (3) 五、文件格式及标准 (4) 5.1公文（包括公告和通知等） (4) 5.2红头文件 (5) 5.3质量体系文件 (6) 5.4管理性文件 (7) 5.5通用文件、表格文件 (8) 5.6合同性文件 (9) 六、文件管理 (11) 6.1文件记录编号、发放 (11) 6.2文件的归档 (11) 6.3外来文件接收与归档 (11) 七、其他规定 (11) 八、附文件模板 (11)

公司文件管理制度一、制定目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。二、适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。三、各部门职责 3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管； 3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发布、归档等的管理。 3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理；四、文件类型定义 4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明文件： 4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。 4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。（涉及文档类内容未清楚） 4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息； 4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件； 4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

视频会议系统管理制度各种

视频会议系统管理制度(暂行) 为进一步规范管理XXXX有限公司（以下简称公司）视频会议系统，充分发挥视频会议系统提升效率、节省成本的功能作用，特制定本制度。第一条公司所属各项目公司应指定一名视频会议系统专管员（以下简称专管员）负责视频会议系统设备的日常管理和维护，并将名单上报至公司行政中心网络部。第二条专管员应对视频会议系统设备进行登记，列出清单。如遇设备故障，专管员应及时向公司管理中心行政管理部报告并组织维修，确保视频会议系统正常运行。第三条专管员应设置视频会议系统设备操作密码，并不得在该设备上安装与视频会议系统无关的软件。严禁其他无关人员操作该系统设备。第四条视频会议开始前，主办方应做好以下相关准备工作：（一）拟定议题议程；（二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论

的文件以及会议时间、议程等；（三）提前一天通知参会单位或个人。第五条各参会单位接到视频会议召开的通知后，各参会单位专管员必须在视频会议开始的一小时前配合主会场专管员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，按正确的方法操作设备，保障整个会议过程的网络传输效果。第六条主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。第七条各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。会议结束后，各分会场应及时将视频会议效果上报公司管理中心行政管理部。第八条参会人员应保持良好的会风，参会人员应关闭手机或将手机调至震动，不得打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。第九条会议主办方全权负责会议内容的保密工作。参会人员及记录员对会议内容负有保密的义务。

公司的关于公文管理制度.docx

XXX公司公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分 / 子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。第四条以公司、公司所属部门和分 / 子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。第二章公文种类第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。

（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分 / 子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/ 子公司执行、办理和周知的事项。（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告” ；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。（七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。第六条公文按照行文方向分为: 上行文 : 指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、

内蒙古大兴安岭林管局视频会议系统管理办法

各企事业单位、机关各部、委、处室：林区视频会议系统即将全面投入使用，为规范会议系统的管理，保证系统的正常运行，现将《林区视频会议系统管理办法（试行）》印发给你们，请认真执行，各林业局（森工公司）可参照建立你单位视频会议系统管理办法。内蒙古大兴安岭林管局（森工集团）党政办公室二0一一年六月十日林区视频会议系统管理办法第一章总则第一条为规范林区视频会议系统及其网络管理，保证整个系统安全、高效运行，更好地服务于林区各项工作，特制定本办法。第二条本视频会议系统及专网，包括连接林管局（森工集团）主会场和各林业局（森工公司）分会场的视频会议系统及其网络。第二章职责分工第三条视频会议系统及专网的日常维护管理，由林管局（森工集团）党政办公室具体负责。各分会场视频会议系统设备及网络的管理由各单位办公室具体负责。

第四条专网IP地址资源，由林管局（森工集团）党政办公室统一配置到各单位分会场终端设备中，各单位不得擅自更改，必须按照分配的IP地址配置、安装、调试设备，确保系统正常运行，并协调维护本地系统及设备。第五条各单位应当定期或不定期对本地分会场的视频会议系统及其网络的运行和管理情况、有关技术人员和操作人员的工作情况进行监督和检查。在运行过程中，发现问题应当及时报告林管局办公室。第三章安全和保密管理第六条视频会议系统使用的设备和器材均为专用功能配备，必须做到专用，只能用于指定的功用，不得兼作他用。第七条为防止系统及专网受到计算机病毒、黑客或其他恶意程序攻击，各单位和操作人员应当遵守如下规定：（一）严禁在视频会议系统专用视频终端上进行与会议无关的操作。视频终端在使用过程中遇到异常情况时，操作人员应当及时与林管局办公室取得联系，及时发现隐患，解决问题。（二）严禁私自更改硬件设备配置。（三）除统一对系统进行升级改造外，严禁在系统上安装任何软件程序。第四章设备维护和管理第八条各单位必须指定两名以上视频会议系统管理员，非授权人员严禁擅自操作视频会议设备。第九条视频会议系统管理员应具备计算机网络基础知识、

网络视频会议管理实施细则

公司网络视频会议管理实施细则（试行）第一章总则第一条为加强公司（以下简称“公司”）网络视频会议管理，保证会议质量和效果，按照公司会议管理制度，特制定本实施细则。第二条公司网络视频会议按程序化、规范化原则，实行统一指挥，分级管理。第三条本办法适用于公司总部及各分支机构。第二章组织与管理第四条总经理工作部是公司网络视频会议的综合管理部门，负责网络视频会议规章制度的制定和修订，负责网络视频会议总协调，负责监督视频会议运维人员调试视频会议声音质量、画面质量、导播效果。第五条信息技术部是公司网络视频会议系统的技术保障部门，负责网络视频会议技术操作规程的制定和修订。第六条总公司领导主持召开的视频会议由总经理工作部负责组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，各分公司综合管理部门协助办理。第七条：各参会单位须按照会议要求提前半日布置会场，并主动与会议主办部门联系确认会场是否规范；各参会

人员应在在会议开始前10分钟进入会场，按照规定着装，不得出现交头接耳、随意走动、打电话、打瞌睡等与会议无关的行为。第三章会议基本流程第八条会议主办部门制定会议方案，提出会议申请，经总经理工作部会签，公司总经理审批同意后方可组织召开视频会议。第九条会议主办部门应在会议召开前2个工作日通过协同办公系统提交视频会议任务单，协调相关部门进行会场布置，做好会间服务。第十条视频会议任务单审核通过，会议主办部门与运维人员协商确定测试时间等事项后发布会议通知。第十一条会议通知须明确会议名称、时间、主会场地点及参加人员、分会场参加人员、会议议程（含远程发言单位）等内容。主会场与会人员落实由会议主办部门负责，如有请假事宜，按相关管理办法由各单位综合部门办理请假手续，报会议主办部门。第十二条设备调试视频会议运维人员根据会议通知和任务内容，制订工作落实方案（包括组织方案和技术方案），并进行系统联合调试。一般情况下，重大会议应提前半天时间调试，并在会议

公司公文管理规定

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第二条定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、内部通告适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 4、工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：

公司文件管理规定参考

公司文件管理规定 1.目的和作用公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。 2.管理职责公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。 3.文件立卷归档管理秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作： 3.1收集立卷文书材料。应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本。 3.2做好立卷类目的分类。按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。 3.3拟定卷内文件保存价值。按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。 3.4 科学、合理地排列卷内文件。应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是： 3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。 3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。 3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。

3.4.4 正文在前，附件在后。 3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。 3.5 文件装订成案卷。定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。 3.6 文件移交归档。文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。 4．文件的存放管理文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作： 4.1加强文件安全性的管理。 4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作。 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的文件加盖清退签章。 4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种：

视频会议系统管理制度

视频会议系统管理规定第一章总则为了正确、规范的使用视频会议系统,提高会议举办的效率及质量,保证视频会议能够长期有效的进行,特制定本规定。第二章设备管理一、视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用电脑、图像显示设备、音箱设备等构成。二、视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。三、严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。四、视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用时，不得随意更改。五、视频会议系统设备由办公室指定专人进行保管和维护；运营部指定专人提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。六、各部门使用视频会议系统设备前，必须至办公室办理登记手续，在使用期间，要妥善保管好设备，会议结束后，

及时将设备交还办公室。第三章会议管理一、视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实施。二、分公司各部门、各中支如使用视频会议，需由本单位视频会议申请人提前一周在视频会议申请系统中进行申请，紧急会议需提前三天进行申请，申请成功后，系统将自动生成申请单，申请人将打印出的申请单交本单位办公室进行审核，办公室确认公司会议室可以使用后，将申请单转至分公司视频会议管理员进行会议的预定。一般会议分公司视频会议管理员将在收到申请单之后三天之内通知申请人会议预定结果，紧急会议分公司视频会议管理员将在收到申请单之后二天之内通知申请人会议预定结果。三、会议预定好以后，主办部门要通过邮件及时通知参会人员会议的时间和议题。四、视频会议应在会议室召开，如遇特殊情况，应保证开会办公室环境良好、无噪音。五、与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如发现问题，要及时向本单位信息技术人员反映，

某某公司公文管理制度

某某公司公文管理制度公司公文管理制度一、目的为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，最大限度地提高工作效率，结合公司实际，特制定本制度。二、适用范围《公文管理制度》适用于企业内外公文的制作、收发及管理。三、管理职责综合管理部公司为公文管理部门，负责公文的规范、起草、核稿、公布、存档等管理工作。四、公文分类公司公文按其内容性质分为5类，包括： 1.制度类公文 2.机构设立及人员任免公文 3.内部通知、通告类公文 4.对政府职能部门的报告、请示、公函类公文 5.会议纪要、备忘录类公文五、权限划分 1.制度类公文代码为A，由综合管理部拟稿，分管副总经理审核，公司经理例会讨论通过，公司总经理批准和签发。 2.机构设立及人员任免公文(限公司部门级机构设立及人员任免)代码为B，由综合管理部行政科拟稿，分管副总经理审核，公司总经理批准和签发。

3.内部通知、通告类公文代码为C，由综合管理部行政科根据相关部门的发布内容拟稿，综合管理部部长审核，由相关部门的分管副总审核、签发，综合管理部备案。 4.对政府等部门报告、请示、公函类公文代码为D，由综合管理部根据相关部门的报送内容拟稿，由相关部门的分管副总审核，总经理审批和签发。 5.会议纪要、备忘录类公文代码为E，由综合管理部拟稿，综合管理部部长审核，总经理审批和签发。 6.各类公文发文端口、审核人、签发人、公文类别、公文头、公文字号详见附表一。 7.各类公文拟稿、审核、审批和发放均需依照权限实施，并办理审批手续。公文签发审批表详见附表二。六、公文格式 1.内容范式 1)制度类公文经公司会讨论通过，并报董事长批准，现发布制度，自年月日施行。特此通知 2)任免类公文经公司研究，并报上级批准(如必要)，决定设立/撤销机构，任命/免去先生/女士为职务，以上任命自年月日起生效。特此通知 3)其他类别公文内容范式参照其文种固有格式书写。 1.文本格式发文用纸为A4纸，标题小二号字，宋体加黑，正文一般为四号字，仿宋体，页边距上下左右各2cm，文件名与分隔线空1行，正文1.5倍行距，正文与文件名空1行，发文单位与正文空3行，发文日期与发文单位空1行，发文日期与发文单位位于页面右下靠右位置，发文单位公章盖在发文单位正中。 2.公文编号 1)制度类公文、机构设立及人员任免公文和对政府等部门报告、请示、公函类公文采用按发文的时间先后顺序获取公文编号。 2)内部通知、通告类公文和会议纪要、备忘录类公文分别按各自的公文文种单独编号，

视频会议系统使用管理制度

视频会议系统使用管理制度为进一步规范管理视频会议系统，提高工作效率，积极稳妥推进视频会议系统建设，特制定本制度。第一条视频会议系统设备由党政办及视频会议系统管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时向电信部门报告并维修，并做好在断网、断电等突发情况的应急处理工作。第二条视频会议系统管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在视频会议召开前一天，应按规定程序对相关设备进行全面检查调试，并在视频会议开始前半小时调试好系统，保障网络传输效果稳定正常。第三条视频会议系统只能由系统管理员操作，参会人员应自觉遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。第四条系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。管理人员还要作好有关工作，组织参会，保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。视频会议室管理人员，要做好视频会议室内的资产管理，严格按有关规程管理维护设备。

第五条参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。第六条分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。在确认主会场统一中断系统连接后，方可关闭视频会议系统，并做好设备整理工作。

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1．0 总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3．0 收文的管理 3．1 公文的签收 3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3．2 公文的编号保管 3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3．3 公文的阅批与分转 3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特

公司视频会议系统管理规定试行

公司视频会议系统管理规定试行 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】

XXXX公司视频会议系统管理办法（试行）第一条为规范我司视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本办法。第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各级部门和机构应积极利用视频会议系统（以下均简称“视频会议”）召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。第三条总公司综合管理部是全司视频会议的管理部门，也是总公司视频会议室的管理部门，总公司信息技术部是全司视频会议系统的技术保障部门。各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体管理部门及其职责，并指定两名以上系统管理员。第四条各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一配发。各机构可以根据自身情况本着适用即可的原则参考《视频会议室的建设》（见附件1）来建设视频会议室。视频会议系统的日常操作应按照《视频会议系统操作规范》（见附件2）的要求进行。第五条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，需要在OA系统上执行“视频会议申请流程”，并经由相关领导审批通过之后方可召开；以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提前告知总公司综合管理部，并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。如与总公司视频会议冲突，应优先确保总公司视频会议。第六条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，须按以下程序办理：（一）对于有总经理室及以上人员参加或涉及全司大部分机构参加的重要会议，会议发起者需提前5个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。

公司公文管理制度(附表格及流程)

XXX公司公文管理制度一、目的为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于公司各类办公文件的处理。三、常用公文文种 1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。 2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。通知：适用于发布和传达公司内部事项；通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项；报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问；请示：适用于向上级单位请求指示和批准；函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项；

决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。 3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。四、版面要求 1、纸张尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4 型纸（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。 2、版面（附件1《公文样本》）页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。装订：公文应左侧装订，不掉页。五、公文内容要素划分及格式要求公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度一、目的：为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。二、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司。三、文件管理办法： 1、公司文件产生的途径：（1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）；（2）因外部合作与交流产生的法律文件；（3）因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程：发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式：（1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；（2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。（3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统；（1）文件编号原则：首位：公司名称的缩写GYRT；第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”；第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；

公司文件收发管理制度18495

文件收发管理制度第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。条党政分工的原则本文件(党支部和行政)由办公室归口管理(二)收文的管理条公文的签收 1.所有文件(除订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因 2.对发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对口应立即报告并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管 1. 收发员(文书) 拆封和签收后应附上"文件传阅单"作分类登记编号、保管 2.本外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)文件内容和性质阅签后由收发员(文书)分送和承办阅办文件或急作应立刻呈送(或分管)阅批后分送承办阅办为文件积压误事应在当天阅签完 2.性质的函、电、单据等可由办公室直接分转如涉及几个会办的文件应同各后再分转 3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关

系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外) 第七条文件的传阅与催办 1.传阅文件应遵守传阅范围和保密规定将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也将文件转借人阅看对尚未传达的文件向外泄露内容 2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件超过两天阅后应签名以示如有"批示"、"拟办意见"办公室应责成和人员按文件所提要求和批示办理事宜 3.阅文时抄录全文任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密 4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办接到文件、函电应立即指定专人办理将文件压放分散如需备查应保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应归档周转 6.阅文范围离、退休干部由组织学习文件或由办公室通知到阅文 (三)发文的管理第八条发文的规定 1.上报下发正式文件的权力分别党支部和行政办公室各团体和一律自行向上、向下发送正式文件 2.各团体、需要向上反映汇报情况或向下安排布置工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与分工归口以党×字、政×字发文团体文件由党支部批转

公司文件管理规定

公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。 2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。

2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。 3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：XX公司发[XXXX]X号。 4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送。 5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 6.“报告”不得夹带请示事项。第七条发文办理 1.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。 2.草拟公文时，应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；

公文管理制度最新版

公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。第二章公文种类第六条公司常用公文种类主要包括：（一）决定：用于对重要事项作出决策和安排。（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重

要情况。（五）报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。（六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。（七）批复：用于公司回复有关单位的请示。（八）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。（九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。（十）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。第七条公文按照行文方向分为：上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。第三章公文格式第八条规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文按机密程度可分为以下几类：