关于县级公安局档案管理的几点思考

加强县级公安机关

档案信息化管理的几点思考

薛和才

摘要：加强档案信息化管理是目前县级公安机关的紧迫任务,根据县级公安机关档案信息化管理工作现状，本文作者从转变观念、加强培训、科学建设、完善机制四个方面，对公安机关档案信息化管理提出对策和建议。

关键词：公安机关档案管理信息化

县级公安机关档案管理是一项非常重要的基础性工作，如何使其在打击犯罪、保护人民和维护社会稳定中发挥重要作用，加强信息化管理是必由之路，它突破了传统的思维理念，转变了传统的工作模式，整合了警务资源，提高了工作效率和质量。因此，加强档案信息化管理成了目前县级公安机关的紧迫任务。经过近几年的努力，目前很多县级公安机关档案信息化管理平台基本搭建完成，大规模的信息采集录入也基本完成，但是少数单位的档案管理员仍然存在着不会用、不能用、不愿用的问题，档案信息化管理还处于低级阶段。笔者现就如何加强县级公安机关档案信息化管理进行一些思考和研究，以期抛砖引玉。

一、档案信息化管理存在的问题

目前，县级公安机关档案信息化管理还存在着许多问题，有个人主观上的原因，也有信息化建设中存在的问题，

普遍存在的问题大致可归纳为四类。

（一）存在“不愿用”的问题。这是制约信息化管理提升的第一大“难题”。其表现主要有三：一是思想保守“不愿用”。少数档案管理员思想观念守旧，总是习惯于传统的工作模式，片面认为信息化管理既难学又不可靠，只会加重档案管理员的工作负担，对信息化应用存在着排斥心理和抵触情绪，还停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于简单地整理文件归档、等待利用者上门查阅、应付上级机关检查等等。二是工作受限“不愿用”。档案信息化管理，要求档案管理员严格遵循各类档案规定，认真按照文件材料的分类、归档范围、保管期限的规定按时收集汇总，档案信息输入、检索、利用等工作必须严格按照规定的流程进行，从时间、程序上限制了档案管理员工作的随意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核机制不健全，有些基层派出所对档案管理系统往往是谁会用、谁用得好，谁就多干事，一旦出错还会受到埋怨；不会用、不愿用的就在一边看，不受累，还不承担任何责任，这样严重挫伤了大家参与档案信息化管理的积极性，也不利于档案信息化应用的普遍提高。

（二）存在“不会用”的问题。近年来，档案管理员的计算机操作水平虽然有了普遍提高，但相当一部份人信息化应用还比较低，难以适应信息化管理的需要。一是素质不高“不会用”。多数县级公安机档案管理员专业不对口，有的

是半路子出家，有的档案员刚刚学会立卷归档等基本知识，就被调整岗位，知识结构趋于单一化，能够熟练操作微机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑检索、利用等工作的实用的“复合型”人才不多，这就影响了公安机关档案信息化管理水平的整体提升。二是培训不力“不会用”。近几年来，有的单位主要采取“大呼隆”的集中培训方式，计算机操作基本技能培训的多，专业应用技能培训的少；档案信息采集录入讲的多，学习信息化档案管理知识少；警综平台使用培训多，档案管理平台应用培训少。由此导致大部分档案管理员应用技能还停留在浏览、查询、录入上，融入文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果几乎没有。

（三）存在“不能用”的问题。虽然近几年各级对基层信息化建设的投入都很大，但对档案信息化投入比较少，目前多数基层派出所的档案信息化管理设备仍相对匮乏和落后。一是设备落后“不能用”。部分档案管理员电脑性能差，没有装备扫描仪、刻录机、防磁柜，在网上流转一个档案需要很长时间，很难满足日常工作应用需求；有的单位缺乏对档案管理工作必要的硬件投入，基层单位的文书、业务档案还没有按要求实行微机管理，文书档案文件数据、电子文件和纸质载体还不能做到同步归档。二是互不兼容“不能用”。档案管理系统与各个侦查办案应用系统之间的共享性差，数

据库不能对接，大量的档案信息只能在各自的业务系统内流转，难于通过关联、对接和共享实现质飞跃。三是权限不够“不能用”。许多系统大都是采用数字证书登录，由于证书的应用权限是按照职务、职级设置的，这就造成在实际工作中，最需要应用信息资源的档案管理员应用权限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

（四）存在“用不好”的问题。由于缺乏健全、规范的管理流程，使得县级公安机关档案信息化管理不能收到应有的或最佳的实战效能。一是投入少。一些单位的档案信息化管理是为了应付上级的检查，没有认识到公安档案管理在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入大量人力、物力、财力都出不了政绩，是得不偿失的徒劳，是“赔钱的买卖”，存在“说起来重要，做起来次要，真干起来不要”的现象。二是研判少。大多数单位编研成果只是对原始档案材料进行简单的汇总，片面追求数量,忽视了在汇编的基础上加以分析研究，编研成果往往质量不高，过于简单化，档案管理员的工作只限于在网上浏览各种网页和简单的业务查询，利用各系统进行数据关联比对，对各类违法犯罪信息的筛选比对不够，难以充分发挥编研成果的参考作用和辅助决策作用。三是用得少。有的单位只注重档案文书的收集管理，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为侦查破案寻找线索，为治安管理提

供服务，不会用信息化手段来提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息资源的闲置。

二、产生问题的主要原因

县级公安机关档案信息化管理普遍存在的上述四个方面的问题外，有历史的原因，也有现实的原因；有队伍管理方面的原因，也有档案管理员个体素质的原因。大致可归纳为以下几个方面：

（一）认识上存在误区。少数单位领导对档案工作重视不够，认为档案部门是养老的地方，档案工作者是“仓库保管员”，档案管理人员工作再努力，也比不上业务人员破获案件、抓获人头，用时想到了，不用时淡忘了，导致公安基层单位的档案管理人员缺乏工作的积极性、主动性和创造性。

（二）管理上存在偏差。在基层派出所，档案管理人员基本上由内勤兼任且变动频繁，难以形成专业性、系统性、稳定性的专门力量，派出所内勤要面对上级各个部门的十几种业务工作，往往是疲于多头应付，很难全身心地投入档案管理工作，当前基层派出所档案管理仍以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量低，查找速度慢，使用效率低。

（三）经费上缺乏保障。公安机关尤其是基层派出所办

公经费本来就捉襟见肘，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，多数基层派出所还没有配备档案密集架、保密计算机、扫描仪、刻录机、防磁柜等现代化设备，多数县级公安机关档案管理还普遍停留在落后的观念和管理模式上，未完全统一使用档案管理软件进行管理，还是以“整理凭经验、利用提案卷、查阅翻档案”为主要方式，这必然影响档案资料的利用时效，也不利于档案信息优势在各项工作中发挥应有的作用。

（四）机制上不够配套。有的单位在档案信息化管理方面虽然制定了许多的制度和机制，但却没有一个统一的、完整的、系统的、规划性的机制，管理与服务存在脱节现象，有的基层派出所只注重文书、户籍档案的收集，而忽视了声像、实物档案以及与公安业务有关的资料收集，影响了基层派出所档案的系统性和完整性，由于历史或保管不善等原因，个别基层派出所档案还存在断代现象，少数民警认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

三、加强县级公安机关档案信息化管理的几点浅见

加强档案信息化管理，必须紧密结合公安工作实际，研究、找准结合点、切入点和着力点，从警务运作、公安执法，到队伍管理，将信息化应用深入到公安档案管理工作的方方面面。

（一）转变观念，变“不愿用”为“主动用”。一要强化正面引导。充分利用会议、谈心等各种场合，向档案管理员大力灌输信息化理念，使档案管理员深刻认识到警务信息化是形势发展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不称职，就会丢掉工作岗位，切实增强广大档案管理员的危机感和紧迫感，切实提高其工作的主动性。二要强化管理责任。要根据档案管理的各项要求，结合实际、因地制宜制定各项管理制度和操作规范，要严格按照法律法规和管理制度抓好责任落实，以此促进档案信息化管理工作。三要强化习惯养成。要求档案管理部门在日常下发通知、简报以及上报材料等办公业务一律通过电子邮件、网站等形式进行，日常工作信息要及时录入信息平台，做到日清月结，逼使档案管理员养成“上班先开机，工作先上网”的日常习惯，从中切实感受到信息化管理带来的好处和便利，逐步从心理上、行动上接受和支持信息化。四要强化日常考核。要研究建立一套档案信息化管理与应用的激励机制，定期对档案管理员的信息采集、应用情况进行排名和网上通报，其工作成效与年终绩效考核、评优、评先挂钩，以考核调动档案管理员应用信息化的主动性和积极性。

（二）加强培训，变“不会用”为“精通用”。一要强化专题培训。对不懂得专业知识的档案管理人员，要创造条件让他们接受专业教育，系统地学习档案专业知识、学习计

算机的基础知识、基本原理，学习文字处理技术，学习常用档案管理软件的应用，通过专题培训和实际操作，使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者，扫除现代文盲，使之上岗后就了解纸质文件、电子文件的管理，个个成为档案管理工作的行家里手。二要强化岗位培训。要使在职档案管理人员能适应当前新形势的需要，就必须有针对性地进行与本职岗位密切相关的公安业务知识、档案业务知识和现代科技知识的培训，以达到“懂公安业务、懂档案工作、懂信息技术”的要求。三要强化交流互补。要定期或不定期的组织档案管理人员到各地参观学习，实地考察，取长补短，拓宽视野，使档案人员自觉地进行业务交流、研究活动，以便更好地适应新形势下档案信息化管理的需要。

（三）科学建设，变“不能用”为“高效用”。一要扩容网络，保持高速畅通。现在接入公安网络的计算机越来越多，上网操作越来越频繁，要结合本地实际，适当增强网络带宽，确保网络高速畅通，让全体民警真正体会到网络带来的快捷高效，以提高档案信息化管理应用的实效性。二要改进质量，提升应用实效。要充分挖掘和利用档案资源，紧紧围绕各个时期公安中心工作，抓住公安工作的热点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作，变“死档案”为“活信息”，更好地为公安工作服务。三要创新手段，增强服务后劲。要充分利用警务信息综合应用平台和公安档

案管理系统，不断创新公安档案管理手段，加强电子文档、网上信息与纸质文档一体化管理，全面实现档案信息的网上著录、管理和查询，以充分利用网上档案信息服务实战，促进社会和谐稳定。四是打破壁垒，保证高度共享。在条件成熟时，要逐步将各业务部门建设的信息系统整合进档案管理应用平台，实现档案基础信息在各部门、各警种之间互联互通、高度共享，为基层实战应用提供更大的便利和信息支持。

（四）完善机制，变“用不好”为“用得好”。一要进一步完善档案信息的采集录入机制。要建立档案信息日常更新维护机制，将档案信息的采集录入指标按不同警种、不同工作岗位，细化分解到每一个单位和档案管理员，结合日常走访、巡逻、行业管理、集中清查等工作，主动深入社区搜集敌情、社情、民情，及时录入工作对象的相片、指纹、活动情况和各种不安定因素信息，积累大量原始档案信息资料，为侦查破案服务。同时，要落实信息采集录入责任，落实档案管理员、科所队长、业务部门“三级把关”制度，确保采集录入的信息“能用”、办案民警“敢用”。二要进一步完善档案信息的分析研判机制。县级公安机关要建立档案研判网页，以此为平台，建立以分级分类研判、成果集中展示、单位选择应用为主要内容的日常档案研判机制，确保档案信息研判常态化。各基层单位要建立档案信息研判工作小组，依托档案信息管理平台，切实加强对各类基础信息的梳理、

比对、关联查询和动态分析，不断提高信息研判的质量和水平，形成有价值的实战档案，真正指导服务于各实战单位。三要进一步完善档案信息的实战应用机制。在档案信息的指导下，要及时对辖区警情信息进行研判，确保及时准确掌握辖区的治安态势，并采取有针性地开展防范部署，对辖区突出治安问题和突出犯罪，通过集中整治、组建专业队等形式实施精确打击、定点清除，切实提高防控工作的针对性和实效性。四要进一步规范档案信息的应用管理流程。要经常组织基层派出所深入出租屋、流动人口、高危人员、重点行业等进行信息采集，及时将其录入档案信息管理平台，使基层派出所档案管理员从繁琐的统计报表中解决出来，形成“走访—录入—流动查询”的动态化信息管理模式，真正做到底数清、情况明、管得住、不失控，真正突出档案信息化管理实效。