会计电算化实用教程 第6章 系统管理.ppt

图6—3 创建账套—核算类型
❖ （4）单击“下一步”按钮，进入基础信息设置。如果存货、客户、供 应商资料繁多，为了便于管理，可以进行分类管理，本套账套不设置外 币核算，如图6—4所示。
图6—4创建账套—基础信息
❖ （5）单击“完成”按钮，系统提示开始建账。建账完成后，系统出现 “分类编码方案”对话框，这是本账套由系统预先设置的编码方案，有 些编码是可以更改的，有些是不可以更改的，根据需要更改完成之后， 需要单击“保存”按钮，保存更新后的设置，如图6—5所示。
❖ 2.核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、 通讯方式等。
❖ 在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全 称，其余情况全部使用企业的简称。
❖ 3.账套核算信息：包括记账本位币，行业性质、企业类型、账套主管、 编码规则、数据精度等。
❖ 记账本位币是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件 也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求， 系统都提供设置外币及汇率的功能。
❖ 三、 自动备份 ❖ 在系统管理中允许设置自动备份功能，系统根据企
业的设置定期进行自动备份处理，实现账套的自动 备份。 ❖ 四、年度账管理 ❖ 每个账套中一般要存放不同年度的会计数据，为方 便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中， 称为年度账。年度账的管理包括建立、引入、输出 年度账，结转上年数据，清空年度数据等。 ❖ 五、安全机制 ❖ 在系统管理中，设立了统一的安全机制，用于监控 并记录整个系统的运行过程，清除系统运行过程中 的异常情况等。
❖ （二）以账套主管的身份注册系统管理 ❖ 账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理
的账套进行修改，对年度账进行管理（包括创建、清空、 引入、输出以及各子系统的年末结转）以及对该账套操 作员的权限进行设置。 ❖ 对所管辖的账套来说，账套主管是级别最高的，拥有所 有模块的操作权限。 ❖ 由于账套主管是由系统管理员指定的，因此第一次必须 以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套而且指定 相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统 管理。系统管理员和账套主管看到的系统管理登陆界面 是有差异的。系统管理员登陆界面只需包括服务器、操 作员、密码三项，而账套主管登陆界面除以上三项外还 必须包括账套、会计年度及操作日期。 ❖ 企业账套数据的管理 ❖ 账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出和启用。 其中，系统管理员有权进行账套的建立，引入和输出操 作；而账套信息的修改则由账套主管负责。
❖ 一、账套管理 ❖ 账套指的是一组紧密相关的数据。一般说来，我们可以为每一个独立核
算的单位或部门在系统中建立一个账套，系统允许最多建立999个套账， 不同的账套数据之间彼此独立，没有丝毫联系。账套管理包括建立、修 改、引入和输出账套等。 ❖ 二、集中管理 ❖ 系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作员 的分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另 一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调，以保证各负其 责、流程顺畅。操作权限的集中管理包括用户的设置、角色和权限的设 置。
会计电算化实用教程
第六章
系统管理
抚顺职业技术学院 卜伟
教学目标
❖ ☆了解计算机系统管理的基本概念 ❖ ☆了解系统管理模块的主要内容及作用 ❖ ☆掌握用友软件系统管理的有关操作 ❖ ☆实施会计电算化工作的准备能力
内容概览
❖ 第一节 系统管理概述 ❖ 第二节 系统管理原理 ❖ 第三节 系统基础信息设置
❖ 企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型， 系统在业务处理范围上有所不同。
❖ 行业性质表明企业所执行的会计制度。从方便使用出发，系统一般设置 不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上， 用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。
❖ 编码规则是对企业关键核算对象确定分类级次及各级编码长度，以便于 用户进行分级核算、统计和管理。可分级设置的内容一般包括科目编码、 存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门 编码和结算方式编码等。编码规则的设置取决于核算单位经济业务的复 杂程度、核算与统计要求。
机环境中，系统及数据的安全性是企业首要关注的。无论是 计算机故障还是病毒侵犯，都会使系统数据受损，这时利用 账套引入功能，恢复备份数据，可以将损失降到最小。另外， 这一功能为集团公司的财务管理提供了方便。子公司的账套 数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据 的分析和合并工作。如果仅需要定期将子公司的账套数据引 入带总公司系统中，最好预先在建立账套时就进行规划，使 各公司的账套号不一样，以避免引入子公司数据时因为账套 号相同而覆盖其他账套的数据。具体操作如下： ❖ 1.以系统管理员的身份进入系统管理； ❖ 2.选择“账套一引入”命令； ❖ 3.进入“引入账套数据”窗口，选择所要引入的账套数据备 份文件，对弹出的对话框，单击“是”按钮； ❖ 4.引入完成，系统提示“账套引入成功!”。
❖ 数据精度是指定义数据的保留小数位数。在会计核算过程中，由于各企 业对数量、单价的核算精度要求不一致，有必要明确定义主要数量、金 额的小数保留位数，以保证数据处理的一致性。
❖ 以上账套参数确定后，应用系统会自动建立一套符合用户特征要求的账 簿体系。
❖ 4.建立帐套的步骤 ❖ （1）登录“系统管理”窗口，选择“账套”菜单下的“建立”，系统
图6—7 在企业门户中进行系统启用 设置
❖ 勾选需要启用的模块，然后系统会提示录入启用会计日期，如图6—8所 示。
图6一8 选择启用模块的会计期间
❖ 注意：只能对已经安装的模块进行启用，所有系统进入时都要判断模块 是否已经启用。未启用的模块不能登录，各模块的启用日期必须大于或 等于账套的启用日期。
弹出“创建账套”对话框。在“创建账套”对话框中输入账套号、名称、 账套路径、启用会计期，如图6—1所示。
图6—1 创建账套—账套信息
❖ （2）单击“下一步”按钮，输入单位信息，如图6—2所示。
图6—2 创建账套一单位信息
❖ （3）单击“下一步”按钮，进入核算类型设置。在此选择人民币为记 账本位币，企业类型为工业，行业性质为新会计制度科目，账套主管选 择先前设置好的操作员（如001：王静），勾选“按行业性质预置科 目”，如图6—3所示。
❖ (三) 系统模块的启用 ❖ 建完账套后，系统此时提示是否需要进行模块启用，只有进行模块启用
之后，才能在信息管理软件中使用该功能模块。企业管理系统通常包含 众多子系统，他们既可以独立运行，又可以集成使用，但两种用法的数 据流程是有差异的。一方面，各企业因应用需求、管理特点不同往往选 购不同的系统模块，未选用的模块不允许使用；另一方面即使企业购置 了全部模块，也可能按照“整体规划、分步实施”的原则有计划地先启 用一部分模块，待应用成熟后再启用其余部分，系统启用为企业提供了 选择的便利。利用系统启用功能可以设定在企业管理系统中各个子系统 开始使用的日期。只有启用后的子系统才能进行登录。 ❖ 有两种方法可以设置系统启用：一是在企业建账完成后立即进行系统启 用；二是在建账结束后由账套主管在系统管理中进行系统启用设置。 ❖ 本功能用于已安装系统（或模块）的启用，并记录启用日期和启用人。 要使用一个功能系统（如总账系统），必须先启用这个模块。 ❖ 在此单击“是”选项，可直接进入到“系统启用”设置窗口，该功能也 可以在“用友ERP—U850门户”窗口中进行启用，如图6—7所示。
❖ 注意：只能对已经安装的模块进行启用，所有系统进入时都要判断模块 是否已经启用。未启用的模块不能登录，各模块的启用日期必须大于或 等于账套的启用日期。
❖ (四) 账套的修改 ❖ 账套建立完成后，如果发现有些参数有误需要修改，或者希望查看建账
时所设定的信息，可以执行账套修改功能。只有账套主管有权修改账套， 即便如此，有些系统已使用的关键信息仍无法修改，如账套号、启用会 计日期。用户要以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管 理界面，选择“账套”菜单下的“修改”，进入修改账套功能，系统自 动列示出所选账套的账套信息、单位信息、核算信息、基础信息。 ❖ 1．修改时限。当系统管理员建完账并且账套主管将年度账全部建成， 但相关信息并未使用之前，为了使信息更真实、准确地反映企业的经济 状况，可以对某些信息进行适当的调整。 ❖ 2．修改权限。只有账套主管可以修改其具有修改权限的年度账套中的 信息，系统管理员无权修改。 ❖ 3．修改内容。可随时修改的内容包括账套名称和所有的单位信息；不 能随时修改的内容包括分类设置信息和数据精度信息。
第二节 系统管理原理
❖ 系统管理的使用者 ❖ 鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要
性，因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制。 系统只允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统 管理员的身份，二是以账套主管的身份。 ❖ （一）以系统管理员的身份注册系统管理 ❖ 系统管理员负责整个应用系统的总账控制和维护工作， 可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册 进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员 和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。 ❖ 系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数 据安全和运行安全负责。一般会计信息系统中系统管理 员及口令是默认的，企业在正确安装应用系统后，应该 及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。
❖ (五)账套备份 ❖ 1．手工备除数据。 ❖ 以“admin”身份进行注册，进入“系统管理”窗口，选择“账套”菜单
下的“输出”，系统弹出“账 ❖ 套输出”对话框，选择需要输出备份的账套。如果将该账套输出备份之
后，希望将其在用友软件系统中原存的账套数据全部删除，则勾选“删 除当前输出账套”选项，如图6—9所示。单击“确认”按钮，系统开始 出现正在备份进度条提示，最后系统提示备份到指定文件夹中。
第一节 系统管理概述
❖ 会计电算化管理软件由多个功能系统组成，各个功能系统之间相互联系、 数据共享，完整地体现了财务、业务处理一体化的管理，为企业的资金 流、物流、信息流的三流统一管理和实时反映提供了有效的方法和工具。 对于整个企业多个产品的管理，系统需要进行账套的建立、修改、删除 和备份，以及实现操作员的建立、角色的划分和权限的分配等功能，这 就需要一个平台来进行集中管理，系统管理模块的功能就提供了这样的 操作平台。系统管理的使用对象为企业的信息管理人员(即系统管理员 Admin)或账套主管。系统管理的主要功能有：