关于会议室使用的通知
会议室使用管理规定通知模板
关于规范会议室使用管理的通知
各部门：
为维护良好的办公环境和会议秩序，现就公司会议室使用的申请程序和管理要求明确如下：
一、各部门召开会议，应尽量首先使用本部门会议室。
二、如有公司董事会领导出席的会议，或有多个部门或分子公司参会，本部门会议室难以容纳的，各部门可联系会议中心申请使用会议中心会议室，分机****。
三、对于董事会领导出席的重要会议，如会议中心会议室无法满足使用需求的，可联系办公室申请使用董事会会议室（联系人：***，分机****）。
1、会议主办部门应至少提前一天向办公室秘书处提出需求，经审批同意后，由秘书统一安排。
2、会议主办部门应至少提前一天将会议通知发送至秘书处，并就席签、电脑、投影等事宜与秘书处进行联系，至少提前半小时布置好会场。
3、会议主办部门负责会议室及集散秩序，严禁喧哗。
四、凡有董事会领导出席的会议，原则上由秘书处通知董事会领导，如部门自行报告或直接发送通知给董事会领导的，务请同时报备秘书处队。
特此通知。
办公室
*月**日。
会议室的使用流程通知
会议室的使用流程通知1. 会议室介绍•会议室名称：XX会议室•会议室位置：XX大楼X层•会议室容纳人数：XX人•会议室配备设施：投影仪、白板、音响设备等2. 预定会议室流程1.预定时间：请提前至少两个工作日提交会议室预定申请。
预定时间需包括会议开始时间和结束时间。
2.提交申请：将会议室预定申请发送至XX邮箱。
申请内容包括：会议室名称、预定日期、预定时间、预计参会人数及其他特殊需求。
3.确认回复：预定申请提交后，我们会在1个工作日内给予确认回复，并告知是否预订成功。
4.变更或取消：如需变更或取消已预定的会议室，请提前至少24小时通知我们，以便给其他人预留时间。
5.确认使用：在会议开始前，请到前台确认会议室是否已被成功预定，并获取会议室的钥匙。
3. 使用会议室流程1.提前准备：请提前至少15分钟到达会议室，进行会议准备工作。
2.入场签到：会议召集人员需在会议开始前进行入场签到，并检查会议室是否已具备所需设施和材料。
3.会议结束：会议结束后，请确保会议室整洁，将垃圾等废弃物带离会议室。
4.关闭设备：请将投影仪、白板、音响设备等关闭，并将会议室钥匙交回前台。
4. 注意事项•会议室使用费用：使用公司内部会议室免费，使用外部会议室需另行支付费用。
•特殊需求：如需特殊设备或场地布置，请提前通知我们，以便安排。
•其他秩序及纪律：请维持会议室秩序，不得擅自改动会议室内部设施。
5. 联系信息如有任何疑问或需要进一步咨询，请联系以下人员：•XX：电话号码•XX：邮箱地址以上是关于会议室使用流程的通知，希望大家遵守相关规定，共同营造良好的会议环境。
感谢您的合作！。
会议室占用通知
会议室占用通知尊敬的各位同事：为了合理调度公司资源，提高工作效率，我们将针对会议室的预订和使用进行管理。
从即日起，公司内部需要使用会议室的团队或个人，请提前向行政部门提交会议室占用申请。
申请流程申请方需在开会前至少提前一天填写《会议室占用申请表格》（见附录1），包括以下内容：申请人姓名及部门会议主题会议时间和地点预计参会人数会议室设备需求（如投影仪、音响等）填写完毕后，申请者需将申请表格以电子邮件的形式发送至公司行政部门（对应邮箱）。
同时，在邮件主题中注明“会议室占用申请”字样。
行政部门收到申请后，将根据实际情况进行审核，并在两小时内答复是否批准申请。
若因某种原因无法批准，将告知申请方并提供合理的解释。
若申请被批准，行政部门将在预定成功的同时，通过邮件回复申请者相关信息，包括所预订的具体日期、时间和地点等。
注意事项会议室仅供公司内部团队或个人使用，不得向外租借或出借给非公司员工。
在使用会议室期间，请保持环境整洁，并遵守公司相关规章制度。
使用会议室期间，如需使用额外的设备或服务，请事先向行政部门提出申请，并提前说明具体需求。
如需长时间连续使用会议室（超过两天），请提前向行政部门进行详细沟通，并确保不影响其他团队的正常工作。
如果您的会议计划发生变动或取消，请及时通知行政部门以便更好地安排其他团队的需要。
根据公司安全制度要求，请勿在会议室内进行高危行为或违法活动。
注意保密。
在使用会议室期间，请合理控制谈话内容，并确保不泄露公司机密信息。
后续优化为了更好地满足各团队的需求，我们将根据实际情况和反馈意见逐步完善和优化会议室管理流程。
欢迎各位同事就流程中的问题、建议或改进建议等方面提供宝贵意见。
您可以通过以下方式与行政部门联系：电话：************邮箱：对应邮箱感谢各位同事的支持和配合！让我们一起努力，共同打造一个高效、舒适的工作环境！附录1：《会议室占用申请表格下载链接》公司行政部门。
关于公司会议室使用规则的通知
关于公司会议室使用规则的通知尊敬的公司全体员工：为了规范公司会议室的使用管理,提高会议室使用效率,营造良好的工作环境,特制定以下会议室使用规则,请大家遵守执行。
一、会议室使用对象公司会议室供公司内部员工使用,不对外开放。
员工可根据工作需要使用会议室召开各类会议,包括但不限于部门会议、项目讨论、培训讲座等。
二、会议室预订方式会议室采用实时预订制,员工可通过公司OA系统或联系行政部门进行预订。
预订时需注明会议时间、参会人数、会议目的等信息。
如需特殊设备,也要在预订时说明。
会议室预订遵循先到先得的原则,如遇时间冲突,将由行政部门协调解决。
为保证会议室使用效率,如会议提前结束或取消,请及时通知行政部门取消预订,以免影响其他员工使用。
三、会议室使用要求参会人员应提前5-10分钟进入会议室,会议开始时间即为会议室使用开始时间。
会议结束后,参会人员应及时离开会议室,并将会议室恢复到原有状态,包括清理桌面、关闭灯光、空调等。
会议室内禁止吸烟、饮食,以保持会议室环境整洁。
如需茶水,可在会议室外休息区域解决。
会议室内请保持安静,尽量减少对其他使用者的干扰。
大声谈话、喧哗等行为是不被允许的。
会议室内的设备仪器,参会人员应爱护使用,如有损坏请及时告知行政部门。
特殊情况下,如临时会议室紧张,行政部门有权调整或取消已预订的会议室。
届时会提前通知相关人员。
四、违规处理员工违反以上使用规则,经劝阻无效的,行政部门有权制止并记录在案。
屡次违规使用或造成严重后果的,行政部门有权暂停该员工使用会议室的权限。
因个人原因造成会议室设备损坏的,员工需承担相应的赔偿责任。
以上规定自发布之日起实施,望全体员工遵照执行。
如有任何疑问,请随时与行政部门联系。
祝工作顺利!公司行政部 2023年4月1日。
下周会议室使用规划调整通知
下周会议室使用规划调整通知尊敬的各位同事：
为了更好地利用公司资源，提高会议效率，经公司领导班子研究决定，对下周会议室使用规划进行调整。
具体调整内容如下：
一、会议室分配调整
大会议室（A区）：主要用于公司重要会议、部门汇报会议等，容纳人数较多，需要提前预约使用。
小会议室（B区）：适用于小范围讨论、项目组例会等，容纳人数较少，无需提前预约。
二、使用规定调整
预约方式：所有会议室的使用均需提前预约，预约方式统一由行政助理负责管理。
使用时长：每次会议室使用时长不得超过2小时，超时需提前申请并得到批准。
会议结束后：请及时清理会议室内的垃圾，并保持会议室整洁。
三、特殊情况处理
临时会议：如有临时会议需求，请提前向行政助理提交申请，经批准后方可使用。
跨部门协作：跨部门协作需要使用大会议室的，请提前协调好时间，并确保其他部门同意。
四、执行时间
以上规划调整将于下周一正式执行，请各位同事务必遵守。
如有任何疑问或建议，请及时与行政助理联系。
希望通过这次规划调整能够更好地优化公司资源利用，提高工作效率。
谢谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
敬礼
公司行政部敬上。
关于会议室使用流程的通知
关于会议室使用流程的通知1. 背景和目的为了更好地管理和优化会议室的使用，提高工作效率，特制定本通知，详细规定会议室的使用流程、预订方式以及注意事项，以便员工能够顺畅地使用会议室。
2. 会议室预订流程1.员工需要提前预订会议室，可以通过公司内部的办公自动化系统（如OA系统）进行预订。
2.在预订会议室时，请务必填写以下信息：–会议日期和时间–会议室名称–预计参会人数–会议主题–预计会议时长3.会议室预订申请需要提前至少24小时提交，以便管理员进行审核和安排。
4.预订成功后，系统会发送预订成功的通知邮件给申请人。
3. 会议室的使用规定1.在使用会议室前，请提前检查会议室的设备及环境是否满足需求，如有问题，请及时与办公室管理员联系。
2.会议室内的设备使用完毕后，请及时关闭，确保电源和设备处于节能状态。
3.在会议室内举行会议期间，请保持安静，避免打扰他人。
4.使用完毕后，请及时整理会议室内的物品，并保持整洁。
如有垃圾，请放入指定的垃圾桶。
5.离开会议室时，请确保门窗关闭，以免造成安全隐患。
4. 会议室使用注意事项1.会议室预订是先到先得的原则，如果预订的时间被其他人先预订成功，系统会自动拒绝后续的预订请求。
2.如需变更会议室的预订信息，须提前至少1小时通过系统进行修改，修改后会有邮件通知申请人和相关人员。
3.如无特殊情况，每个员工每天只能预订一个会议室。
4.如果会议室不再使用，请及时取消预订，以便其他员工能够使用。
5.长时间未使用预订的会议室，会被系统自动取消，以确保会议室的资源得到合理利用。
5. 问题反馈和建议如果在使用会议室的过程中遇到问题或者有任何建议，您可以通过以下渠道进行反馈： - 发送邮件至公司IT部门（**************） - 拨打公司服务热线（400-123-456）我们会尽快解决您的问题，并不断优化会议室的使用流程，提供更好的服务。
6. 结语会议室作为公司内部重要的资源之一，合理、高效地使用会议室不仅能提高工作效率，还能够增进同事之间的沟通与合作。
会议室使用规定的通知
4.会议准备
4.1议题准备：专项会议召开前需拟定会议议题，会议资料需提前发给参会者并通知参会人员做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体的方案或意见，避免会议时间过长。
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注意事项：1、时间包含开始时间与结束时间；缘由处需写清楚使用会议室的原因；所需物品包含：电脑、会议电话； 2、各部门使用完毕后，请自行将桌面上物品放置原位，保持桌面整洁，电脑及会议电话交还人资行政部； 3、如未借用擅自使用会议室，借用会议室人员有权要求其更换会议室，保证已借用人员的正常会议需求；
发布日期
2018-04-08
批准
审核
制定
修订日期
2018-05-18
实施日期
2018-04-08
*-*股份有限公司
文件编号
0310-03-00-205
版本
第一版
页次
1/2
文件名称
会议室使用规定的通知
文件类型
三级文件
3.8部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若30min未到并未告知人资行政部会议室负责人，则会议室使用权由人资行政部另作安排。
**有限公司
文件编号
0301-01-00-115
版本
第一版
页次
1/3
文件名称
会议管理规范
文件类型
三级文件
1.目的
规范公司会议管理，提高会议质量，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，特制定本规范。
2.范围
关于会议室使用的通知
关于会议室使用的通知 1 / 2 对于“会议室使用预定”通知 各位领导、同事； 为进一步增强会议室管理、 充足利用会议室的功能， 提升使用率， 给企业同仁创建一个优秀的工作环境， 现联合本企业的实质状况， 发 布以下通知： 用途：会议室主要用于召开会议、培训、招聘面试、洽商等，未 经同意不得挪借他用。 一、管理职责： 1、人力行政部对企业的会议室（二层的两个会议室）一致负责 登记管理（我们将依据预定登记先后次序为大家安排） 。 2、信息部负责会议室投影仪等电子设备的调试工作。 3、各部门负责会议室的预定、协调工作，使用后的打扫工作以 及撤消会议的见告职责。 二、使用流程： 1、各部门需要使用会议室时，需提早 2 天在前台处预定并填写
《会议室使用预定登记表》 ； 2、暂时性使用会议室，需确认没有其余会议预定，可在登记后 使用会议室；遇矛盾状况时， 在使用部门自行互相之间磋商后能够调 整使用次序，协调未果时我们将为大家安排茶歇间、 空办公室等地点，
尽量解决各部门需求，若协调未请后申请部门体谅。 关于会议室使用的通知
2 / 2 3、遇企业高层的紧迫及重要的会议， 可能会占用提早预定的会
议时间，请大家体谅； 4、部门及职工应在所预定的时间抵达会议室，并开始使用。超 过 10 分钟未抵达会议室的，本次会议室使用的登记预定将作废； 5、部门及职工应按预定的时间内使用完成， 如无后续登记预定
的会议，可适合延伸会议室使用。如后续有登记预定的会议，如需延 长使用，请实时通知后续登记预定的部门或职工进行磋商。 三、其余注意事项： 1、任何部门或职工在使用会议室时期， 一定爱惜会议室的设备
设备，安全使用，禁止擅自接拉电源，擅自挪动设备； 2、会议室使用时期如需使用投影仪或其余设备自行联系信息部 调试； 3、会议室使用时期，使用部门或职工需保持会议室的整齐，不 同意有乱扔垃圾等不文明的行为； 使用完成后，务势必全部挪动过的 桌子、椅子、设备设备等复原，走开时封闭电源、空调；做好卫生清 洁。 4、如部门或职工暂时撤消登记预定的需要实时通知前台，再使 用时需从头登记预定。 人力行政部 2017-2-28
小区会议室使用管理通知
小区会议室使用管理通知居民朋友们,大家好!为了更好地管理和使用我们小区的会议室资源,特向大家发布以下使用管理通知,望周知并配合执行。
会议室使用申请使用会议室的居民,需提前向物业管理处提出申请,说明使用时间、人数、用途等信息。
物业将根据会议室的实际使用情况和预约先后顺序进行安排。
为了确保公平公正,每户居民每月限使用会议室1次,时长不超过2小时。
如有特殊需求,经物业同意后可适当延长使用时间。
申请使用会议室时,请提前3个工作日向物业提出。
物业将在收到申请后2个工作日内进行反馈,告知使用结果。
会议室使用规则使用会议室期间,请保持环境整洁卫生,不得损坏会议室内设备和物品。
使用结束后,请及时清理现场,恢复会议室原貌。
使用会议室期间请自觉遵守相关管理规定,保持会议室内的安静有序,不得喧哗、吸烟或从事其他影响他人的行为。
如因使用不当而造成会议室内设施设备损坏,使用者需承担相应的经济赔偿责任。
为了合理利用会议室资源,请您准时进入会议室使用,如果超过预约时间30分钟仍未到场,物业将收回该时段使用权,并视为自动放弃。
小区物业将不定期对会议室使用情况进行监督检查,如发现违规使用情况,将予以制止并记录在案,情节严重者将限制其未来使用权限。
您的配合是关键亲爱的居民朋友们,会议室是我们小区共享的公共资源,希望大家能够相互理解、互帮互助,共同维护好这个温馨的家园。
我们将持续优化完善会议室管理措施,提升使用体验,欢迎大家提出宝贵意见和建议。
让我们携手共建更加美好的小区生活!这次通知的重点就是规范化小区会议室的使用,确保公平公正,营造良好的使用秩序。
希望全体居民能够积极配合,维护好我们共同的公共空间。
超级会议室使用规定更改通知
超级会议室使用规定更改通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和优化公司资源，提高会议效率，经公司领导班子研究决定，对超级会议室使用规定进行了一些调整和变更。
为了让大家更好地了解和遵守新的规定，特向各位通报如下内容：一、会议室预订方式调整为了避免会议室资源浪费和冲突，从即日起，所有会议室的预订统一由行政部门负责管理。
各部门需要提前至少一天将会议室需求提交给行政部门，并经过审核确认后方可预订成功。
未经审核确认的预订将被视为无效。
二、会议室使用时间调整为了更好地安排会议室资源，有效利用工作时间，自即日起，会议室的使用时间将做出如下调整：工作日上午8:30-12:00，下午13:30-17:30；周末及法定节假日暂停开放。
请各部门合理安排会议时间，避免超时使用。
三、会议室使用规范调整为了提高会议效率和保障会议秩序，自即日起，对会议室使用规范做出如下调整：1. 会议开始前15分钟内到达现场签到，逾期未到者视为放弃使用权；2. 会议结束后请及时清理整理会议室，保持环境整洁；3. 严禁在会议室内吸烟、大声喧哗或私自携带宠物；4. 使用完毕后请关闭投影仪、电脑等设备，并关闭灯光空调等电器设备。
四、违规处理办法为了维护公司内部秩序和资源合理利用，对于违反以上规定的行为将做出相应处理：1. 首次违规者将被口头警告，并记录在个人档案中；2. 多次违规或情节严重者将被列入公司纪律处分程序，并可能影响个人晋升评定。
希望各位员工能够严格遵守以上规定，共同维护公司内部秩序和良好工作环境。
如有任何疑问或建议，请随时与行政部门联系。
谢谢大家的配合！祝工作顺利！此致敬礼公司行政部敬上。
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关于会议室使用的通知
The latest revision on November 22, 2020
关于“会议室使用预约”通知
各位领导、同事；
为进一步加强会议室管理、充分利用会议室的功能，提高使用
率，给公司同仁创造一个良好的工作环境，现结合本公司的实际情
况，发布以下通知：
用途：会议室主要用于召开会议、培训、招聘面试、洽谈等，
未经允许不得挪借他用。
一、管理职责：
1、人力行政部对公司的会议室（二层的两个会议室）统一负责
登记管理（我们将按照预约登记先后顺序为大家安排）。
2、信息部负责会议室投影仪等电子设备的调试工作。
3、各部门负责会议室的预约、协调工作，使用后的清扫工作以
及取消会议的告知职责。
二、使用流程：
1、各部门需要使用会议室时，需提前2天在前台处预约并填写
《会议室使用预约登记表》；
2、临时性使用会议室，需确认没有其他会议预约，可在登记后
使用会议室；遇冲突情况时，在使用部门自行相互之间协商后可以
调整使用顺序，协调未果时我们将为大家安排茶歇间、空办公室等
位置，尽量解决各部门需求，若协调未请后申请部门谅解。
3、遇公司高层的紧急及重要的会议，可能会占用提前预约的
会议时间，请大家谅解；
4、部门及员工应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。
超过10分钟未到达会议室的，本次会议室使用的登记预约将作废；
5、部门及员工应按预约的时间内使用完毕，如无后续登记预
约的会议，可适当延长会议室使用。如后续有登记预约的会议，如
需延长使用，请及时通知后续登记预约的部门或员工进行协商。
三、其他注意事项：
1、任何部门或员工在使用会议室期间，必须爱护会议室的设
备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备；
2、会议室使用期间如需使用投影仪或其他设备自行联系信息
部调试；
3、会议室使用期间，使用部门或员工需保持会议室的整洁，不
允许有乱扔垃圾等不文明的行为；使用完毕后，务必将所有移动过
的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调；做好卫
生清洁。
4、如部门或员工临时取消登记预约的需要及时通知前台，再使
用时需重新登记预约。
人力行政部
2017-2-28