继续教育与教师培训学院档案归档范围和保管期限018年调整版
(档案管理)文书档案归档范围
文书档案归档范围、保管期限一、院党政会议记录。
（永久）二、学院一年一次编写组织机构，人员配备一览表；大事记；组织沿革；年鉴、院史。
（永久）三、学院机构建立、撤并、更改院名、启用印章的报告、请示批复、通知等。
（永久）四、学院干部任免、党支部改选、学院领导班子调整的文件。
（永久）五、学院教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等。
（永久）六、学院离（退）休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复（永久）七、学院教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复。
（永久）八、学院人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等（永久）。
九、学院教职员工辞职、退职报告和批复。
（永久）十、学院教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转公等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。
（永久）十一、学院各种名册。
（永久）1、职员工花名册2、共产党员名册3、教师任职任课情况表4、民主主党派人员名册5、颁发各种荣誉证书、光荣证书名册十二、学院各种统计报表。
（年度、综合性的永久；学期的长期；季度、月度短期）1、教职员工、班级、学生基本情况统计表2、党团组织年报表3、国家干部定期年报表4、劳动工资年报表5、工会统计表6、档案统计表7、其他统计报表十三、学院政工干部、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；各部门的为长期）十四、学院负责人在全院性会议外的讲话材料。
（重要的永久、一般的长期）十五、学院制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。
（永久）十六、同学录、学生通讯录、院庆活动重要材料。
（永久）十七、学院编辑的并反映院主要职能活动的出版定稿和样本。
（永久）十八、学院及部门编印的简讯、信息。
（学院的长期，部分的短期）十九、学院教代会专题材料。
（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）。
（永久）二十、学院教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新手、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）（地、市县级机关批准的为永久、本院批准的为长期）二十一、上级机关批准办理的本院人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。
归档范围及保管期限表(doc 4页)
长期
新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料
长期
02
计划
统计
工作
企业各种生产经营计划、调整计划、追加计划的报告、批复
永久或长期
季、月计划
短期
计划工作分析报告及计划工作总结
长期
统计调查、分析材料
长期
各种统计年、季报表
永久或短期
统计工作制度、通知等文件材料
长期或短期
永久或长期
企业主要职能活动的工作总结、计划、报告（年度、季度）
永久或长期
公司荣誉申报、批复等有关材料
永久
02
宣传
外事
工作
理论时事政策教育、精神文明建设、宣传工作的指示、规定、通知
永久或长期
有关公司宣传报道
永久
公司简介、形象设计及产品广告文本、样稿、说明书等宣传工作材料
永久或长期
本单位出版的报纸、杂志等刊物
长期或短期
05
其它
文书档案分类、归档范围及保管期限表
一级类目
二级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
党
群
工
作
类
01
党务
工作
上级党务工作指示、规定、通知、会议材料
长期或短期
党委综合性工作、党务工作会议记录、组织建设、党员干部管理、党费管理等文件材料
永久或长期
02
监察工作
监督检查工作形成的文件材料
永久、长期或短期
03
工会
质量管理总结、计划、产品质量保证体系材料、产品质量分析报告及有关材料
长期或短期
计量、标准化工作有关的文件材料
档案的保管期限和范围
中小学校档案归档范围和保管期限表一、校长办公室(一)办公综合类1、本校工作计划、总结、组织沿革、大事记、重要的决定、决议、报告、批复、规章制度、汇报材料（包括支部文件材料）（永久）2、本校学年教育年报及基本情况统计表（永久）3、本校行政会议、校务会议、教工大会、支部会议等记录（永久）4、本校重要会议、校庆等重大活动材料（文字、照片、图片等）（永久或长期）5、本校负责人在上级机关召开会议上的重要发言以及上级领导在本校有关会议上的讲话材料（长期）6、本校参加先进学校、示范学校、合格学校评比考核的文件材料和登记表。
（长期）7、本校简报的定稿、印本。
（长期）8、学校处理重要的群众来信来访材料（长期）9、学校临时性工作安排、一般会议、培训、小型活动、通知等一般事务性工作文件. （短期）10、学校外事活动中形成的文字材料（重要的长期，一般的短期）11、教职工个人小结（短期）12、上级机关针对本校工作的重要指示、决定、批复（永久）13、上级机关下发的有关教育工作的决定、制度、计划、意见、通知。
（备用）14、非本校主管部门下发的需要贯彻执行的条例、规定、通知。
（备用）（二）机构人事类1、机构设置、撤并、更改名称、启用印章、人员编制、教职员工花名册和人事统计年报（永久）2、本校干部任免、教职工转正、定级、晋级、调资、津贴、离退休、退职、伤亡及重大事故的通知、报告批复、审批表、介绍信及存根（长期）3、本校教职员工的聘任制方案、考核方案、细则、年度考核材料、聘用协议书（长期）4、特级教师、先进集体、先进个人、优秀教师、劳模典型材料、先进事迹登记表（长期）5、教职员工处分的检查、调查材料、报告、批复、决定（长期）6、上级有关部门颁发给本校先进集体、先进个人的奖旗、奖状以及奖励物品的照片。
（长期）7、教师继续教育名单、各类考核成绩册。
（长期）8、教职员工生活困难申请补助报告及上级批文。
（短期）9、教师继续教育培训资料、免培、免试对象有关证明材料（短期）10、上级有关人事管理的通知、决定、意见. （备用）二、教务、教研处（一）教务、教研类1、上级有关教学、教研、招生工作的通知、方案、意见2、全校性的教学教研工作计划、总结、教研方案。
二级学院(部、中心)教学档案的归档范围与保管期限
JX-13-11综合
序号
类目名称
保管期限
1
学院及学院教务部门下达的有关教学工作的文件材料
长期
2
学院教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定和办法，学院制定的各种教学规章制度、办法、管理条例
永久
3
学院、二级学院（部、中心）发展规划、实施计划、会议记录、发言材料等
长期
7
毕业生到校外进行顶岗实习的计划、总结、指导记录、考核表、申请表、统计表
长期
JX-13-17毕业生
序号
类目名称
保管期限
1
毕业生质量跟踪调查情况和详实的分析报告
长期
2
毕业生资格审核材料
永久
JX-13-18教材
序号
类目名称
保管期限
1
各专业每学期使用教材目录，规划教材、重点教材、优秀教材使用情况
长期
2
自编、主编教材、教学参考资料、实习实验指导书、习题集
长期
3
自制CAI课件、音像材料
长期
4
各专业使用的CAI课件目录、音像材料目录、试题库建设及使用情况
长期
JX-13-21论文
序号
类目名称
保管期限
1
教学科研项目、成果、论文等
长期
2
学生科技竞赛活动项目、成果、论文等
长期
JX-13-22教师业务档案
序号
类目名称
序号
类目名称
保管期限
1
各届各专业教学大纲（含实践教学环节）、教学计划
永久
2
各学期的校历、教学进程表、课程表、考试安排表，授课任务书、授课计划
档案归档范围及保管期限表
（文书档案分6类：①党群管理类、②行政管理类、③经营管理类、④财务审计类、⑤人事劳资类、⑥生产技术管理类。
科技档案分4类：①基本建设类、②产品类、③设备仪器类、④科学研究类）
档案归档范围及保管期限表（永久、长期30年、短期10年）表A1.1文书档案-党群管理（代码0）
表A1.2文书档案-行政管理（代码1）
表A1.3文书档案-经营管理（代码2）
表A1.4文书档案-财务审计（代码3）
表A1.5文书档案-人事劳资（代码4）
表A1.6文书档案-生产技术管理（代码5）
表A2.1科技档案-基本建设类
表A2.2科技档案-产品类
表A2.3科技档案-设备仪器类
表A2.4科技档案-科学研究类。
归档范围和保管期限(8号令)讲解
一、规定颁布的重要意义及市档案局对市 级机关的要求
（三）市档案局的具体要求 市档案局制发了《关于转发国家档案局《机关 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 的通知》(青档字〔2007〕1号)，提出贯彻意见。
1.《规定》适用于青岛市各级党政机关、民主党 派、人民团体及各级人民政府直属工作部门所 属的独立承担行政管理职能的机构、文化事业 单位（以下统称机关）。企业、事业单位根据 各级档案行政管理部门统一部署执行。
要文件材料； （8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的
来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
二、机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限的含义
2.定期保管的文书档案主要包括： （1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件
材料； （3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本机关一般性事务管理文件材料； （5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、
2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人
讲话、讨论通过的文件、参加人员名册
永久
2.2讨论未通过的文件
10年
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办
公会的纪要、会议记录
永久
4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、
2.市直机关2006年度文书档案保管期限划分仍按 原规定执行，2007年度文书档案整理全面执行 新《规定》。
一、规定颁布的重要意义及市档案局
对市级机关的要求
3.凡属机关归档范围的文件材料，必须按本机关文件 材料归档范围的规定向档案部门移交，实行集中统 一管理，任何部门、个人不得据为己有或拒绝归档。
江苏大学继续教育学院档案管理细则
附件一：文件材料归档范围一览表
一、党政文书类
注：1.保管期限：永久、定期30年、定期10年。
学院存的通常为复制件或备份，须移交学院档案室。
2.党政档案需有同纸质对应的电子版或扫描件。
二、教学类（高等学历继续教育）
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。
3.校本部直属教学点其法人单位是学校，故相关档案必须经校级兼职档案员、学历教育部门兼职档案员共同检查验收后向学校档案馆移交。
三、教学类（高等教育自学考试助学专业）
2.有同纸质对应的电子版或扫描件一并归档。
3.学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。
学院应存的复制件或备份移交学院档案室。
省教育考试院关于自考助学的政策文件归入“党政文书类”。
四、教学类（自学考试专接本）
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。
2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步移交归档。
2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。
注：1.保管期限：永久、定期30年。
上述需存学院档案室复制件或备份。
2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。
各部门档案归档范围和保管期限
17
学院的发文汇编（三套文件）
18
学院的重要文件汇编
19
学院编印的出版物
20
与学院主要业务有关的业务报刊和出版物
21
政府公报等政府公开信息
22
新闻媒体关于学院有关情况的报道材料
23
学院干部职工的论著、论文及其他作品。
24
上级有关档案工作文件
25
档案工作管理制度
26
档案工作统计报表
27
启用印章的文件及印模
35
文书档案中永久、长期保管的数字化全文；科技档案中形成的电子文件；会计电算化材料；永久期限照片档案的电子板及数码相机拍摄的数字照片；其他音频、视频形成的电子文件。
组织人事处
1
上级针对学院党务、纪检、组织、人事、外事等方面的文件。
2
本部门形成的文书材料，编号发出的文件（底稿、三份文件及电子版），部门会议及纪要。
长期
20
组织人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录；组织人事统计报表。
21
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
22
干部任免文件及名册
长期
23
干部职工调入、录用、调出工资、行政、党团、工会组织关系介绍信及存根、毕业生报到证、录用合同、商调函件等。
长期
24
表彰和奖励先进集体、优秀党员、先进教职工的材料
34
学院和学院负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等荣誉类实物档案；帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等徽章类实物档案；票证颁发机关颁发的各类票证类实物档案；公务活动中接受的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等公务活动礼品类实物档案；反映合佐证学院重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品，领导、专家和英模人物使用过的物品等物证类实物档案；著名书画家和领导人书法、绘画作品，著作、梯次及其他手迹等；学院开发研制的易于保存的名优产品的样品等名优产品类实物档案；其他与学院职能有关或具有参考和凭证作用的实物。。
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32
进修证书领取签收册
长期
33
各系各专业使用教材目录
长期
34
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
长期
35
实物档案（本部门获校级以上奖励的奖状、奖杯等；有重大纪念意义的物品等）
永久
36
反映本部门重大活动的照片、声像档案
永久
37
与上述纸质档案对应的电子档案
永久
38
其它有保存价值的自编参考资料及其它材料
永久
6
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长期
7
非学历教育的培训班、进修班材料
长期
8
统计报表
永久
9
上级有关招生工作文件
永久
10
招生计划、简章、总结、统计、协议、规定、生源计划（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
11
新生录取材料及新生名册（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
短期
继续教育与教师培训学院档案归档范围和保管期限表
序号
类目名称
保管期限
1
上级下达的有关本院工作的文件材料
长期
2
院会议记录、纪要、简报
永久
3
院及各处工作计划、总结、报告
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ永久
4
教学改革、培养目标、方案、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永久
5
学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、院及各处工作计划、总结
长期
12
委培、代培、自费生计划、合同及名单（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
13
招生宣传、招生工作总结（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
14
新生入学登记表（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
15
学生学籍卡片（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
20
学生处分材料（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
21
毕业证领取签收册（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
22
各专业教学计划、教学大纲（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
23
课程建设要求及安排、校历表、课表（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
24
各系、科、专业课程试题库（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
25
授予各层次学位清册、申请审批材料
永久
26
研究生、进修教师入学试题及指导教师名册
长期
27
博士、硕士研究生学位论文及评审材料
长期
28
自编、主编教材
长期
29
进修教师录取材料及名单
永久
30
进修生成绩考核表
永久
31
在校进修生名册
永久
16
学生成绩总册（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
永久
17
在校学生名册（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
永久
18
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）
长期
19
学生奖励材料（奖学金、优秀学生）（函授、夜大、脱产、网络教育、自学考试及其他成人教育）