会议服务培训

conference （是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”会议服务

。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似）officers

乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。

会议服务的前期准备和筹备一．

与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举 1.

办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准等内容。

2.会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制定详细的接待方案。方案包括会议的

周送递会 2 活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。方案确定后，提前

议承办单位负责人及内部有关部门和人员，然后填写会议通知。会议服务的准备二．

会场布置 1.

会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁，灯光亮度a）

适中，应适当摆放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内

容，还应通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆b）

桌或“回”字台型；大中型会议可采用礼堂型或教室型。会议用品准备2.

分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无20 茶杯。须经过消

毒，消毒时间不少于a）

水迹且光亮。玻璃杯。不得有破损和缺口，被子清洁、光亮、透明，无指印，并列放在杯垫上。b)

矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内。c)

分钟左右。重要会议一律用新20 小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在d)

的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后，须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次e)

使用。

签到台。台布无污迹，无破损。f) 鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。g) 度以上。90 热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在h)

挂衣架。清洁完好，无破损，无缺少。i) 文具。笔，油墨饱满，书写通畅；纸本，干净整洁。j)

3. 设备设施准备

接通计算机与屏幕的数据传输线。a) 调整投影设备、亮度、大小适当。b) 调试话筒效果。c) 安排摄影、摄像位置。d)

e)度左右，22夏季室内温度控制在度左右，18冬季室内温度控制在调节空调调温器，

分钟左右喷洒适量空气清洗剂，保持室内空气清新。30并在会

、八

前

会议服务程序三．

会议迎宾服务 1.

ay小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。

来宾到 1 会议开始前

达时应引领到签到处签到。

签到时，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适当b)

位置签到，然后引领至会场或休息室。迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。c)

冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接，并挂至衣帽架上。d)

提供茶水服务的顺序是先主宾，后主人，然后按顺时针方向提供服务。在客人较多e)

个方向，但不可将主人放在最后。 2 人或多人同时服务时，分正反 1 的情况下，

添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙f)

而不乱，快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客

”用矿泉水，必须先开瓶盖，“请用茶。度，并说：45 的右手位置，同时杯柄朝后

在掀杯盖，倒入矿泉水时，矿泉水瓶不得与杯口接触，倒至八分满即可。

会场服务 2. 会议开始后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子a) 观察所负责区域宾客是否需要服务。会议服务人员应站立在会场周围，会议开始后，b)

会议服务人员一般不得随意出入会议室，确有紧急事项，服务人员可用纸条传递信c)

d) 分钟加茶水。20”每隔“请用茶。送茶水等物品时，应对客人

说：

米 1 会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方e)

处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。

会议结束时，会议服务人员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微笑f)

将衣帽架上的衣、g)检查会议室是否有来宾遗忘的物品，注意不

可出错，帽送还来宾，

如有发现，应立即交还来宾或交领班处理。

会议结束 3.

检查会议室内是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知设备部进行修复。a)

清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品，并送到储水间进行清理。b)

摆放桌椅，恢复原样，进行保洁清扫。c)

d) 关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略下降，以备下次会议使用。关闭会议室。e)

会场服务的注意事项 4.

决不能因为服务站立时间过长，而依靠会场墙壁或柱子。a) 在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。b) 会场服务过程，语言、动作要轻，避免影响发现者。c) 遵守会场规定，不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应d)

保密。

服务人员一．

仪容仪表 1.

着装统一整洁，佩戴服务标志，不穿拖鞋，不浓妆艳抹。a)

坐站规范端庄。b)

语言 2.

语调温和亲切，音量适中，普通话规范。a) “没关系”、“对不起”、“谢谢”、“请”、“您请用”、语言文明礼貌，适时运用“您好” b)

等礼貌用语。

对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧

哗。c)

敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。a)微笑服务，态度诚恳、热情、周到。b)

工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。c)